Αλληλογραφία σε SAP – Διαμόρφωση & Τύποι

Υπάρχουν διάφοροι τυπικοί τύποι αλληλογραφίας διαθέσιμοι, όπως εκτύπωση τιμολογίου, κατάσταση λογαριασμού κ.λπ. Μπορούν επίσης να δημιουργηθούν προσαρμοσμένοι τύποι αλληλογραφίας.

Οι αντιστοιχίες μπορούν να δημιουργηθούν κατά τη στιγμή της επεξεργασίας συγκεκριμένων επιχειρηματικών συναλλαγών ή σε μεταγενέστερο στάδιο για ήδη δημιουργημένες καταχωρήσεις συναλλαγών.

Η αλληλογραφία μπορεί να σταλεί στον πελάτη/προμηθευτή σε διάφορες μορφές όπως email και φαξ. Η αλληλογραφία είναι βασικά επιστολές κλπ. που αποστέλλεται από SAP σε πωλητή/πελάτη κ.λπ.

Η αλληλογραφία μπορεί να δημιουργηθεί μεμονωμένα ή συλλογικά, ad-hoc ή μέσω αυτοματοποιημένης εργασίας παρτίδας.

Είδη αλληλογραφίας

Ακολουθεί μια λίστα παραδειγμάτων με διάφορους τυπικούς τύπους αλληλογραφίας, οι οποίοι μπορούν να αντιγραφούν για να δημιουργήσουν μια συγκεκριμένη προσαρμοσμένη φόρμα, πρόγραμμα κ.λπ.

Τύπος αλληλογραφίας	Αλληλογραφία Descriptιόν	Εκτύπωση προγράμματος	Απαιτούμενα δεδομένα	Πρότυπο δείγματος SAP Φόρμα σεναρίου
SAP01	Δηλώσεις πληρωμής	RFKORD00	Αριθμός Εγγράφου	F140_PAY_CONF_01
SAP06	Καταστάσεις λογαριασμού	RFKORD10	Αριθμός λογαριασμού και ημερομηνία	F140_ACC_STAT_01
SAP07	Bill των δηλώσεων εξόδων ανταλλαγής	RFKORD20	Αριθμός Εγγράφου	F140_BILL_CHA_01
SAP09	Εσωτερικά έγγραφα	RFKORD30	Αριθμός Εγγράφου	F140_INT_DOCU_01
SAP10	Μεμονωμένες επιστολές	RFKORD40	Αριθμός λογαριασμού	F140_IND_TEXT_01
SAP11	Αποσπάσματα εγγράφων	RFKORD50	Αριθμός Εγγράφου	F140_DOCU_EXC_01
SAP13	Δηλώσεις πελατών	RFKORD11	Αριθμός πελάτη και ημερομηνία	F140_CUS_STAT_01

Πώς να κάνετε τη διαμόρφωση αλληλογραφίας

Διαμόρφωση Αλληλογραφίας σε SAP μπορεί να πραγματοποιηθεί στα παρακάτω βήματα

Βήμα 1) Ορίστε τον τύπο αντιστοιχίας

Διαδρομή: – SPRO > Χρηματοοικονομική Λογιστική (Νέα) > Εισπρακτέοι και πληρωτέοι λογαριασμοί > Λογαριασμοί πελατών > Στοιχεία γραμμής > Αλληλογραφία > Δημιουργία και έλεγχος ρυθμίσεων για αλληλογραφία > Ορισμός τύπων αλληλογραφίας

Κωδικός συναλλαγής: -OB77

Εδώ διάφορα SAP είναι διαθέσιμοι τυπικοί τύποι αλληλογραφίας. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε τους προσαρμοσμένους τύπους αλληλογραφίας σας. Μπορείτε να καθορίσετε ποια δεδομένα απαιτούνται για τη δημιουργία μιας αλληλογραφίας, π.χ. για την κατάσταση λογαριασμού μπορείτε να καθορίσετε ότι ο κύριος πελάτης/πωλητής είναι απαραίτητος για τη δήλωση. Επίσης, μπορείτε να καθορίσετε τις παραμέτρους ημερομηνίας και το κείμενο που θα εμφανίζεται για την επιλογή ημερομηνίας.

Βήμα 2) Αντιστοίχιση προγράμματος σε Τύπο αντιστοιχίας

Διαδρομή:-SPRO > Χρηματοοικονομική λογιστική (Νέο) > Εισπρακτέοι και πληρωτέοι λογαριασμοί > Λογαριασμοί πελατών > Στοιχεία γραμμής > Αλληλογραφία > Δημιουργία και έλεγχος ρυθμίσεων για αλληλογραφία > Εκχώρηση προγραμμάτων για τύπους αλληλογραφίας

Κωδικός συναλλαγής: –OB78

Εδώ πρέπει να συνδέσετε το πρόγραμμα δημιουργίας αλληλογραφίας με τον τύπο αλληλογραφίας. Μπορείτε επίσης να καθορίσετε διαφορετικά προγράμματα για διαφορετικούς κωδικούς εταιρείας. (Επίσης, μπορείτε να καθορίσετε την προεπιλεγμένη παραλλαγή εδώ για την εκτέλεση του προγράμματος. Μπορείτε να δημιουργήσετε μια τέτοια παραλλαγή από συναλλαγή SE38/ SA38 για το πρόγραμμα.)

Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε το δικό σας προσαρμοσμένο πρόγραμμα ως αντίγραφο του τυπικού προγράμματος και να κάνετε κατάλληλες αλλαγές για να καλύψετε οποιαδήποτε από τις συγκεκριμένες ανάγκες του πελάτη σας.

Βήμα 3) Προσδιορίστε τις συναρτήσεις κλήσης για τον τύπο αλληλογραφίας

Διαδρομή:-SPRO > Χρηματοοικονομική λογιστική (Νέο) > Εισπρακτέοι και πληρωτέοι λογαριασμοί > Λογαριασμοί πελατών > Στοιχεία γραμμής > Αλληλογραφία > Ρυθμίσεις δημιουργίας και ελέγχου για αλληλογραφία > Προσδιορισμός Λειτουργιών κλήσης

Κωδικός συναλλαγής: -OB79

Εδώ πρέπει να καθορίσετε ότι σε ποιο χρονικό σημείο μπορείτε να δημιουργήσετε τον συγκεκριμένο τύπο αλληλογραφίας. Μπορείτε επίσης να καθορίσετε διαφορετική ρύθμιση για διαφορετικούς κωδικούς εταιρείας. Οι διάφορες διαθέσιμες επιλογές είναι: -

• Κατά την εισαγωγή του εγγράφου (π.χ. FB50, FB60, κ.λπ.)
• Κατά τη στιγμή της καταχώρησης πληρωμών (π.χ. F-28, F-26, κ.λπ.)
• Κατά την εμφάνιση ή την αλλαγή του εγγράφου (π.χ. FB02, FB03, κ.λπ.)
• Κατά την εμφάνιση του λογαριασμού (π.χ. FBL1N, FBL5N, κ.λπ.)

Βήμα 4) Αντιστοίχιση φόρμας αλληλογραφίας στο πρόγραμμα εκτύπωσης αλληλογραφίας

Διαδρομή:-SPRO > Χρηματοοικονομική Λογιστική (Νέα) > Εισπρακτέοι λογαριασμοί και πληρωτέοι λογαριασμοί > Λογαριασμοί πελατών > Αλληλογραφία στοιχείων γραμμής > Δημιουργία και έλεγχος ρυθμίσεων για αλληλογραφία > Ορισμός ονομάτων φόρμας για την αλληλογραφία

Κωδικός συναλλαγής: –OB96

Εδώ πρέπει να καθορίσετε ποιος ορισμός φορμών θα χρησιμοποιηθεί από το πρόγραμμα εκτύπωσης αλληλογραφίας. Μπορείτε επίσης να καθορίσετε διαφορετική ρύθμιση για διαφορετικούς κωδικούς εταιρείας. (Ο SAP Η φόρμα σεναρίου ορίζεται χρησιμοποιώντας τη συναλλαγή SE71, όπου τα διάφορα δεδομένα είναι διατεταγμένα στη μορφή εξόδου για επεξεργασία. Αυτό SAP Η φόρμα σεναρίου καθορίζει τη διάταξη στην έξοδο.)

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε διψήφια αναγνωριστικά φόρμας, με τα οποία μπορείτε να καλέσετε διαφορετικές φόρμες για διαφορετικά αναγνωριστικά φορμών στον ίδιο εταιρικό κωδικό.

Αυτό το αναγνωριστικό φόρμας μπορεί να δοθεί στην οθόνη επιλογής του προγράμματος εκτύπωσης που δημιουργεί αλληλογραφία. Μπορείτε να επιλέξετε μόνο ένα αναγνωριστικό φόρμας κάθε φορά για έναν τύπο αλληλογραφίας. Μπορείτε να δημιουργήσετε πολλούς τύπους αλληλογραφίας, ενεργοποιώντας διαφορετικά αναγνωριστικά φόρμας.

Βήμα 5) Καθορίστε τα στοιχεία αποστολέα για την αλληλογραφία

Διαδρομή:-SPRO > Χρηματοοικονομική Λογιστική (Νέο) > Εισπρακτέοι και πληρωτέοι λογαριασμοί > Λογαριασμοί πελατών > Στοιχεία γραμμής > Αλληλογραφία > Δημιουργία και έλεγχος ρυθμίσεων για αλληλογραφία > Ορισμός στοιχείων αποστολέα για φόρμα αλληλογραφίας

Κωδικός συναλλαγής: -OBB1

Μπορείτε εδώ να συνδέσετε τις λεπτομέρειες για την κεφαλίδα, το υποσέλιδο, την υπογραφή και τον αποστολέα. Αυτό το κείμενο ορίζεται χρησιμοποιώντας τη συναλλαγή SO10 με αναγνωριστικό κειμένου όπως συνδέεται παραπάνω (π.χ. ADRS). Μπορείτε επίσης να καθορίσετε διαφορετική ρύθμιση για διαφορετικούς κωδικούς εταιρείας. (Επίσης, μπορεί να οριστεί διψήφια παραλλαγή αποστολέα, την οποία μπορείτε να δώσετε στις παραμέτρους επιλογής του προγράμματος εκτύπωσης. Αυτό θα ενεργοποιήσει διαφορετικά στοιχεία αποστολέα στον ίδιο εταιρικό κωδικό.)

Βήμα 6) Ορίστε παραλλαγές ταξινόμησης για αντιστοιχία

Διαδρομή:-SPRO > Χρηματοοικονομική Λογιστική (Νέο) > Εισπρακτέοι και πληρωτέοι λογαριασμοί > Λογαριασμοί πελατών > Στοιχεία γραμμής > Αλληλογραφία > Δημιουργία και έλεγχος ρυθμίσεων για αλληλογραφία > Ορισμός παραλλαγών ταξινόμησης για αλληλογραφία

Κωδικός συναλλαγής: –O7S4

Μπορείτε εδώ να καθορίσετε με ποια σειρά θα δημιουργηθούν τα γράμματα αλληλογραφίας. Π.χ. εάν δημιουργείτε αντίγραφο κίνησης λογαριασμού για πολλούς προμηθευτές, τότε οι προμηθευτές θα ταξινομηθούν με αυτήν τη σειρά και στη συνέχεια θα δημιουργηθεί το γράμμα. Αυτή η παραλλαγή ταξινόμησης μπορεί να δοθεί στην οθόνη επιλογής του προγράμματος εκτύπωσης που δημιουργεί αλληλογραφία.

Βήμα 7) Ορίστε παραλλαγές ταξινόμησης για στοιχεία γραμμής στην αντιστοιχία

Διαδρομή:-SPRO > Χρηματοοικονομική Λογιστική (Νέο) > Εισπρακτέοι και πληρωτέοι λογαριασμοί > Λογαριασμοί πελατών > Στοιχεία γραμμής > Αλληλογραφία > Δημιουργία και έλεγχος ρυθμίσεων για αντιστοιχία > Ορισμός παραλλαγών ταξινόμησης για στοιχεία γραμμής

Κωδικός συναλλαγής: –O7S6

Εδώ μπορείτε να καθορίσετε με ποια σειρά θα εμφανίζονται τα διάφορα στοιχεία γραμμής σε γράμματα αντιστοιχίας. Π.χ. εάν μια κατάσταση λογαριασμού προμηθευτή έχει πολλαπλά τιμολόγια, τότε τα τιμολόγια θα ταξινομηθούν με αυτήν τη σειρά και στη συνέχεια θα δημιουργηθεί το γράμμα.

Αυτή η παραλλαγή ταξινόμησης μπορεί να δοθεί στην οθόνη επιλογής του προγράμματος εκτύπωσης που δημιουργεί αλληλογραφία.

Γενιά Αλληλογραφίας

Όπως φαίνεται νωρίτερα, επίσης κατά τη διαμόρφωση του σημείου κλήσης, η αντιστοιχία μπορεί να δημιουργηθεί σε παρακάτω χρονικά σημεία:-

1. Κατά την εισαγωγή του εγγράφου (π.χ. FB50, FB60, κ.λπ.)
2. Κατά τη στιγμή της καταχώρησης πληρωμών (π.χ. F-28, F-26, κ.λπ.)
3. Κατά την εμφάνιση ή την αλλαγή του εγγράφου (π.χ. FB02, FB03, κ.λπ.)
4. Κατά την εμφάνιση του λογαριασμού (π.χ. FBL1N, FBL5N, κ.λπ.)

Η αλληλογραφία μπορεί να δημιουργηθεί για ένα συγκεκριμένο έγγραφο ή για λογαριασμό προμηθευτή/πελάτη. Οι επόμενες διαφάνειες θα εξηγήσουν τη δημιουργία της αλληλογραφίας με διαφορετικούς τρόπους και την εκτύπωσή της.

Δημιουργία αλληλογραφίας (Μέθοδος Α):-

Η αλληλογραφία μπορεί να δημιουργηθεί ενώ δημιουργείτε, αλλάζετε ή εμφανίζετε το έγγραφο.

Για αυτό, μεταβείτε στο Environment > Correspondence και επιλέξτε τον σχετικό τύπο αλληλογραφίας, π.χ. δείτε την παρακάτω οθόνη FB70 δημιουργία τιμολογίου πελάτη: -

Ομοίως, μπορείτε να δημιουργήσετε την αντιστοιχία από την εμφάνιση/αλλαγή εγγράφου από τη συναλλαγή, όπως στο FB02/ FB03/ FBl1N/ FLB5N κ.λπ.

Δημιουργία αλληλογραφίας (Μέθοδος Β)

Για υπάρχοντα λογιστική έγγραφα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον κωδικό συναλλαγής FB12.

Στη συνέχεια, εισάγοντας τον κωδικό της εταιρείας, θα ζητήσει τον τύπο αλληλογραφίας. Επιλέξτε Τύπος αλληλογραφίας και θα σας ζητήσει να εισαγάγετε τον αριθμό εγγράφου/αριθμό λογαριασμού. κ.λπ. με βάση τη ρύθμιση τύπου αλληλογραφίας. Μετά από αυτό, ζητείται η αλληλογραφία.

Δημιουργία αλληλογραφίας (Μέθοδος Γ)

Από τη συναλλαγή F.27, μπορείτε να δημιουργήσετε την αλληλογραφία (Κατάσταση Λογαριασμού) για προμηθευτές/πελάτες.

Εδώ "Δείκτης στην κύρια εγγραφή", η τιμή που δίνεται πρέπει να ταιριάζει με την τιμή που δίνεται στα κύρια δεδομένα πελάτη/προμηθευτή > Κωδικός εταιρείας > Αλληλογραφία.

Εάν επιλέξετε το πλαίσιο ελέγχου «Ατομικό αίτημα», τότε εάν ο ίδιος προμηθευτής/πελάτης έχει στοιχεία γραμμής σε πολλούς εταιρικούς κωδικούς, τότε για κάθε εταιρικό κωδικό θα δημιουργηθεί μια ξεχωριστή δήλωση.

Εκτύπωση αλληλογραφίας

Εκτύπωση αλληλογραφίας (Μέθοδος Α):-

Χρησιμοποιήστε τον κωδικό συναλλαγής ΣΤ.61 για να εκτυπώσετε τον σχετικό τύπο αλληλογραφίας που έχει ήδη δημιουργηθεί. Κατά την εκτέλεση, απλώς θα εκτυπώσει την αλληλογραφία (Εάν έχει ρυθμιστεί το Email/ Fax, κ.λπ., τότε θα δημιουργηθεί έξοδος σε αυτήν τη μορφή)

Εκτύπωση αλληλογραφίας (Μέθοδος Β):-

Από συναλλαγή ΣΤ.64, μπορείτε να δείτε το γράμμα αλληλογραφίας (Spool) που δημιουργήθηκε και να το εκτυπώσετε. (Η διαφορά από το F.61 είναι ότι στο F.64 μπορείτε επίσης να κάνετε άλλες λειτουργίες (όπως διαγραφή, προεπισκόπηση εκτύπωσης, κ.λπ.) για αίτηση αλληλογραφίας που έχει ήδη δημιουργηθεί.)

Το καρούλι που δημιουργείται μπορεί να δει και να εκτυπωθεί από τη συναλλαγή SP02 ή Σύστημα > Αίτημα δικής ουρά.

Αλληλογραφία μέσω email

Διατηρήστε τη διεύθυνση email στη ρύθμιση στο πελάτη/ πλοίαρχος πωλητής > Γενικά δεδομένα > Καρτέλα Διεύθυνση > Επικοινωνία και επιλέξτε τη μέθοδο επικοινωνίας ως email.

Διατηρήστε επίσης το αναγνωριστικό email στο κύριο πελάτη/προμηθευτή > Δεδομένα κωδικού εταιρείας > καρτέλα αλληλογραφίας.

Στη συνέχεια, η αλληλογραφία για αυτόν τον πελάτη/προμηθευτή θα δημιουργηθεί σε μορφή email αντί για εκτύπωση (Λαμβάνοντας υπόψη τη ρύθμιση εξόδου χρήστη που έγινε για τον προσδιορισμό της μεθόδου επικοινωνίας στην έξοδο χρήστη που δίνεται στην επόμενη διαφάνεια.)

(Σημείωση: Ομοίως, μπορείτε να κάνετε ρύθμιση για την έξοδο φαξ επιλέγοντας την τυπική επικοινωνία ως ΦΑΞ και διατηρώντας τον αριθμό φαξ.)