Was ist ein Softphone? Überblick, Definition und wie man eine bekommt

Was ist ein Softphone?

Was ist ein Softphone?

Softphone ist ein Softwareprogramm auf einem PC oder Mobilgerät, mit dem Sprachanrufe über VOIP statt über ein Mobilteil getätigt werden können.

Sobald eine Softphone-Anwendung heruntergeladen und auf Ihrem Smartphone oder Desktop installiert wurde, erscheint auf dem Bildschirm ein Telefon-Wählfeld, das wie das normale Wählfeld eines festverdrahteten Telefons aussieht. Geschäftsanwender können überall dort anrufen, wo es einen Internetzugang gibt, was die Mobilität und Produktivität interner und Remote-Mitarbeiter erhöht.

SoftPhone
SoftPhone

Wie funktioniert ein Softphone?

Softphones funktionieren auf die gleiche Weise wie ein typisches Smartphone. Sobald Sie das Programm starten, verwenden Sie die virtuelle Wähltastatur, um eine Mobiltelefonnummer zu wählen. Sie können auch jemanden aus der Kontaktliste Ihres Mobiltelefons oder Computers auswählen und dann auf die Verbindung warten.

VoIP-Telefonanlagen übermitteln Sprachdaten über das Internet an Empfänger. Sie verwenden einen Codec, ein Softwareprogramm, das Tondaten in Blöcke aufteilt und sie in Binärcode umwandelt. Dieser Code wird von einem Computer auf einen anderen übertragen und am Ende des Empfängers „entschlüsselt“.

Following sind die Voraussetzungen, um über das Internet telefonieren zu können:

  • VoIP-Kopfhörer
  • Ein Desktop, ein PC und ein Mobiltelefon
  • Internetverbindung
  • VoIP Service like Skype, RingCentral usw.

Softphone-Anwendungen sind nicht auf Personalcomputer beschränkt. Die Anforderungen variieren je nach Hardware, aber alle erfordern einen Internetzugang.

Wie verwende ich ein SoftPhone?

Hier sind wichtige Schritte, die Ihnen helfen, den Umgang mit Softphones zu erlernen:

Schritt 1) ​​Laden Sie die Softphone-Software herunter

Laden Sie zunächst die VoIP-Anwendung von Ihrem Geschäftscomputer oder Mobilgerät herunter und installieren Sie sie. Sobald Sie den Einrichtungsvorgang abgeschlossen und Ihre Geräteeinstellungen konfiguriert haben, ist die App in wenigen Minuten einsatzbereit.

Schritt 2) Stellen Sie sicher, dass Ihr Internet stabil ist

Eine instabile Internetverbindung (DSL- oder Kabeldienst) kann Sie beim Tätigen oder Empfangen von VoIP-Anrufen frustrieren. Sie müssen also sicherstellen, dass Sie mit einer stabilen Internetverbindung verbunden sind, um zu verhindern, dass es zu unterbrochenen oder abgebrochenen Anrufen kommt.

Sie können die Dienstqualität Ihres Routers ändern, um Sprachpakete gegenüber weniger zeitkritischen Daten zu bevorzugen. Die meisten VoIP-Softphone-Anbieter können dies virtuell für Sie erledigen.

Schritt 3) Erfüllen Sie alle technischen Anforderungen

Es gibt noch einige weitere technische Voraussetzungen, die Sie erfüllen müssen.

  • An beiden Enden sollte mindestens ein Codec Standard sein
  • Softphones interagieren nur mit anderen Geräten, die ähnliche Funktionen nutzen VoIP Protokoll
  • Softphones funktionieren nicht nur auf Desktops und Smartphones, sondern können auch mit einer Vielzahl von Plattformen funktionieren.

Softphone-Software bietet eine relativ einfache Benutzererfahrung. Es ermöglicht die Weiterleitung, das Halten und das Sprechen von Telefongesprächenmail Nachrichten können schnell verwaltet werden.

Funktionen des Softphones

Funktionen des Softphones

Hier sind wichtige Funktionen eines Softphones:

  • Gemeinsame Kontaktlisten: Diese Listen teilen Ihre Kontakte mit Ihren Kollegen oder treten einer Geschäftskontaktdatenbank bei.
  • Weniger Ausrüstung: Softphones benötigen weit weniger Hardware als herkömmliche Tischtelefone.
  • Keine dedizierte Leitung: Eine erhebliche Kostenreduzierung für Ihr Unternehmen ist der Verzicht auf eine Standleitung.
  • Kontaktverzeichnis: Auf Ihrem Softphone sollte eine Kontaktliste angezeigt werden.
  • Durchwahl: Da Firmen-Softphones als Tischtelefone nützlich sind, sollten sie insbesondere für Telefonkonferenzen über die Nebenstellenwahl mit Kollegen verbunden werden können.
  • Überlegene Anrufqualität: Dank höherer Bandbreitenpriorität und verbesserter Router-Technologie sind unverständliche Sprach- und Audioverzögerungen kein Problem und Sie können eine hervorragende Anrufqualität genießen.
  • Instant Messaging: Sie können den Sofort-Chat über ein Softphone nutzen, um schneller zu koordinieren und Probleme schnell zu beantworten, während Sie gleichzeitig deutlich weniger ständig erreichbar sind.
  • Videoanrufe: Mithilfe von Videoanrufen können Sie mit Ihrer Crew in Kontakt treten. Um die Zusammenarbeit zu fördern, können Teammitglieder Tools wie virtuelles Whiteboarding, Bildschirmfreigabe, Fernsteuerung des Bildschirms usw. nutzen.
  • Anruf halten und Anrufer-ID: Immer wenn ein Agent einen eingehenden Anruf erhält, während er gerade mit einer anderen Person telefoniert, wird er durch die Anklopffunktion benachrichtigt.
  • Lautstärkeregelung und Stummschaltung: Ein Softphone eignet sich gut zum Annehmen von Anrufen, wenn Sie sich nicht an einem geeigneten Ort befinden. Sie können die Lautstärke stummschalten und anpassen.
  • Drei-Wege-Konferenzen: Sie können eine Dreierkonferenz mit zwei zusätzlichen Kontakten führen und dabei ein Softphone verwenden.

Wie richtet man ein Softphone ein?

Das Einrichten des festverdrahteten Telefonnetzwerks eines Unternehmens kann eine zeitaufwändige und übermäßig knifflige Aufgabe sein. Möglicherweise ist die Installation für Sie kompliziert und Sie benötigen Experten für den Zugang zu Ihrem Arbeitsplatz. Es kann dazu führen, dass Ihr Team während eines langwierigen, störenden Installationsvorgangs nicht anruft.

Die Verwendung eines Softphone-Systems verläuft jedoch reibungslos, da die Einrichtung auf dem Telefon oder PC Ihres Teams in wenigen Minuten erfolgen kann.

Hier sind die Schritte zum Erweitern des Softphones:

Schritt 1) Befolgen Sie die Einrichtungsanweisungen mit Ihrem IT-Team und laden Sie dann die Softphone-Anbieterdatei herunter.

Schritt 2) Starten Sie den Installationsvorgang, indem Sie das Dateisymbol auswählen.

Schritt 3) Beenden Sie die Aktivierung des Programms, indem Sie zweimal auf das Softphone tippen, um das Symbol anzuzeigen.

Das schnelle Einrichten Ihres Softphones und der damit verbundenen Funktionen kann schwierig klingen, aber nach drei einfachen Schritten können Sie ein erstklassiges Benutzererlebnis bieten.

Wichtige Eigenschaften von Softphone

Hier sind einige wichtige Eigenschaften eines Softphones

  • Gegenwart: Softphones zeigen an, ob ein Team offline, online, in einer Besprechung oder beschäftigt ist. Sie können sie anrufen, sobald Sie die Verfügbarkeitszeiten kennen, oder zu einem geeigneteren Kanal wechseln, z. B. Instant Messenger.
  • Portabilität: Remote-Mitarbeiter, interne Büromitarbeiter und Vielreisende können ihre Firmenhandys überallhin mitnehmen. Mitarbeiter müssen nicht an ihrem Arbeitsplatz bleiben, um Anrufe entgegenzunehmen. Sie können von überall aus Anrufe tätigen und entgegennehmen, als ob sie an einem Schreibtisch sitzen würden.
  • Datenschutz: Angenommen, Sie möchten Ihr De behaltentails Privat können Sie die Softphone-Software verwenden, um geschäftliche Anrufe von Ihrem Smartphone aus zu beantworten, aber lassen Sie Ihr Details und Kontakte trennen sich. Mit einem Softphone kommuniziert Ihre gesamte Organisation über eine private Verbindung.
  • Effizienz: Softphones helfen Ihnen bei der Nutzung verschiedener Funktionen, einschließlich visueller Sprachemails, Drag-and-Drop-Anrufwechsel, Benachrichtigungen über eingehende Anrufe und Sprachemail-Zehemail Einrichtung über die Benutzeroberfläche (UI).
  • Konnektivität: Die Möglichkeit, Ihr Softphone überallhin mitzunehmen, ist ein wesentlicher Vorteil. Sie können Ihre Anwendung auf einem neuen PC installieren und auf mehreren Mobilgeräten einbinden. Das Beste daran ist, dass Sie sich über die Kosten für den Transfer und den Austausch von Geräten Gedanken machen müssen.

Vor- und Nachteile des Softphones

Hier sind die Vor- und Vorteile der Verwendung eines Softphones:

  • Anrufe können von überall getätigt oder entgegengenommen werden
  • Mitarbeiter können Telefonnummern ausblenden und persönliche Informationen
  • Bietet zusätzliche Funktionen wie Voice-to-Email Aufruf
  • Sie können es auf mehrere Geräte herunterladen
  • Es zeigt die Verfügbarkeit des Teams und ob der Anruf die zeiteffizienteste Methode ist

Hier sind die Vor- und Nachteile der Verwendung eines Softphones:

  • Die Qualität Ihrer Internetverbindung beeinflusst das Tätigen und Empfangen von Anrufen.
  • Abhängig von Ihrem VOIP-Anbieter können zusätzliche Vorabkosten anfallen.
  • Es kann viel Zeit in Anspruch nehmen, die Funktionsweise eines Softphones zu beherrschen.

Softphones vs. Tischtelefone

Möglicherweise sind Sie sich nicht sicher, ob Sie sich für ein herkömmliches Telefon oder ein Softphone entscheiden sollen. Hier sind die Vergleiche, die Ihnen bei der Auswahl helfen:

Herkömmliche Telefone:

  • Erhebliche Vorabkosten: Herkömmliche Telefone erfordern teure Mobiltelefone, Gebühren für die Einrichtung von Telefonleitungen und möglicherweise einige Neuverkabelungen im Gebäude, um das System unterzubringen. Diese anfänglichen Ausgaben berücksichtigen nicht den Betrag, den Sie ausgeben müssen, um sie im Laufe der Zeit aufrechtzuerhalten oder zu ersetzen.
  • Eingeschränkte Basisfunktionen und -funktionen: Ein herkömmlicher Festnetzanschluss verarbeitet nur Audioanrufe und erfordert ein Upgrade für Konferenzgespräche.
  • Unified Communications: Ein einziges Telefonsystem für Ihr gesamtes Personal ist von Vorteil.
  • Bietet begrenzte Informationen über Anrufer, da Sie nur die grundlegende Anrufer-ID sehen können.

Softphones:

  • Geringe Vorabkosten: Softphones erfordern lediglich Headsets für alle Benutzer und bieten Konferenz- und Videofunktionen ohne zusätzliche Kosten. Darüber hinaus müssen Sie keine zusätzliche Software erwerben, da Softphones mit vorhandener Software kompatibel sind CRMs.
  • Umfangreiche Basisfunktionen: Softphones bieten nach wie vor die Möglichkeit, bei wichtigen Anrufen Sofortnachrichten zu teilen, Telefonkonferenzen schnell zu planen und Sprachfunktionen zu nutzenmail-Zehemail Die Möglichkeiten bieten einen neuen Bereich der Konnektivität, mit dem gerootete Telefone nicht mithalten können.
  • Remote-Funktionen: Softphones können hilfreich sein, wenn Sie Mitarbeiter haben, die remote arbeiten. Ihr Team kann die Anrufweiterleitung auf sein Smartphone aktivieren, von überall auf der Welt auf die Softphone-App zugreifen und Einstellungen per Knopfdruck ändern. Durch die Möglichkeit, von überall aus anzurufen, können auch entfernte Teammitglieder an Telefonkonferenzen teilnehmen.
  • Bietet nützliche Informationen: Es liefert wichtige Informationen über Anrufer, einschließlich Daten zu früheren Anrufen.

Was ist der Unterschied zwischen VoIP und Softphones?

Hier sind einige wesentliche Unterschiede zwischen VOIP und Softphones:

  • VoIP ermöglicht den Betrieb und die Verbindung eines physischen IP-Telefons mit einem Netzwerk.
  • Ein Softphone ist ein Softwareprogramm, das das gewohnte Telefonerlebnis über Ihr Smartphone, Handheld-Gerät oder Ihren PC ermöglicht.
  • A Physisches VoIP Das Telefon wird an einen Ethernet-Anschluss angeschlossen und erfordert ein physisches Mobilteil.
  • Softphones sind kostengünstig in der Nutzung und jedes Teammitglied kann darauf zugreifen, ohne physisch vor Ort sein zu müssen.

So wählen Sie den richtigen Softphone-Anbieter für Ihr Unternehmen aus

Hier sind wichtige Dinge, die Sie bei der Auswahl des richtigen Softphone-Anbieters für Ihr Unternehmen beachten sollten:

  • Integrierte mobile Anwendungen: Ein Softphone sollte auf einem integrierten, benutzerfreundlichen Softphone-Programm basieren. Es sollte Kommunikationswege wie Anrufe, Videokonferenzen und Instant Messaging umfassen. So können Sie mit Kollegen in Kontakt bleiben.
  • Ausreichende Telefonleitungen: Bestimmen Sie, wie viele Telefonleitungen Ihr Unternehmen benötigt, und stellen Sie außerdem sicher, dass der von Ihnen ausgewählte Softphone-Anbieter diese Anzahl an Leitungen bereitstellen kann.
  • Bestimmen Sie die Anpassungsfähigkeit: Ein Softphone sollte in der Lage sein, personalisierte Kontaktinformationen anzubieten und sich an die Kultur des Unternehmens, in dem es arbeitet, anzupassen. Zu den Anpassungen gehört die Fähigkeit, unter Druck und in Spitzenzeiten zu arbeiten.
  • Betriebssystemkompatibilität: Nicht alle Softphones funktionieren mit jedem Betriebssystem (OS), and you must select a softphone compatible with your current OS. (Windows, macOS, iOS und Android.
  • VoIP-Protokollkompatibilität: Überprüfen Sie, ob Ihr Softphone genau das Protokoll Ihres bevorzugten VoIP-Dienstes verwendet. Protokolle bestimmen, wie Daten über ein Netzwerk verarbeitet und übertragen werden. Daher ist es wichtig zu überprüfen, ob das neue Softphone die VOIP-Konformität erfüllt.
  • Fehlerbehebung rund um die Uhr:Sie sollten außerdem sicherstellen, dass Ihr bevorzugter Lieferant angemessene technische Hilfe bietet. Sie möchten sicherstellen, dass jemand da ist, der Sie anleitet, egal was passiert.
  • Sicherheit: It’s critical to investigate the security precautions used by each particular supplier. Even if there are attacks, the security threat is not any bigger than download managers, instant messaging, or internet explorers. Certain softphones are prone to hacking. Ignoring the Softphone’s security mechanisms can lead to frustrations later. Find out what security measures the softphone supplier has implemented. The result can be a significant exposure of your sensitive data, resulting in massive losses.
  • Preisstruktur und Zahlungsoptionen:Softphones sind günstig. Jeder Anbieter bietet unterschiedliche Preispläne und Zahlungsoptionen an. Recherchieren und bewerten Sie die Tarife verschiedener Anbieter sowie deren Dienstleistungen und Funktionen. Sie sollten die Preisstufen für die Anzahl der Verbindungen berücksichtigen und ob es Obergrenzen für die Anzahl der Minuten gibt, die das Unternehmen nutzen kann. Sie sollten im Vertrag eine Testphase vereinbaren und prüfen, ob der Service Ihren Erwartungen entspricht.
  • Lokale und internationale Abdeckung:Um mit Ihren Kunden in Kontakt zu bleiben, ist es von Vorteil, Ihre Telefonnummern und Ihr Softphone an einem Ort und von einem einzigen Dienstleister zu haben. Dies könnte dazu beitragen, Zeit und Geld zu sparen, die für zwei separate Lieferanten und Systeme aufgewendet werden.

Zusammenfassung

  • Ein Softphone-System ist ein Softwareprogramm, das wie ein herkömmliches Telefon auf einem PC, Tablet oder Smartphone funktioniert.
  • Es bietet integrierte Funktionen wie Instant Messaging, Anrufer-ID, Konferenzgesprächeund freigegebene Kontaktlisten.
  • Unternehmen bevorzugen möglicherweise ein Softphone gegenüber einem Tischtelefon für Remote-Mitarbeiter, um die anfänglichen Einrichtungskosten zu senken.
  • Sie sollten sich für einen Softphone-Softwareanbieter entscheiden, der eine Testphase anbietet.