Projektkostenschätzung und Budgetierung im Projektmanagement

Die Kosten des Projekts können aus verschiedenen Prozessquellen geschätzt werden (Beispiele unten)

• Projektstrukturplan (PSP) erstellen
• Zeitplan entwickeln
• Personalressourcen planen
• Risiken erkennen

Zu den Inputs des Kostenmanagements gehören:

• Projektmanagementplan
• Projektcharta
• Umweltfaktoren des Unternehmens
• Organisatorische Prozess-Assets

Während die Ausgabe davon ist

• Kostenmanagementplan.

Die Erstellung von Kostenvoranschlägen und Kosten für ein Projekt ist ein äußerst wichtiger Teil jedes Projekts Projektmanagement. Bei der Berechnung des Projektbudgets werden verschiedene Faktoren berücksichtigt, z. B. Arbeitskosten, notwendige Anschaffung von Ausrüstung, Materialkosten usw.

Was ist eine Projektkostenschätzung?

Unter Projektkostenschätzung versteht man den Prozess der Schätzung der Gesamtausgaben des Projekts. Die Genauigkeit der Kostenschätzung und Budgetierung in Projektmanagement hängt von der Genauigkeit und den Details des Projektumfangs ab, der die Umfangsbasis darstellt. Der Umfang definiert auch alle Einschränkungen wie Datum, Ressourcen oder Budget. Das Risikoregister hilft bei der Berechnung der geschätzten Kostenarten, der Ausgaben für die Eventualmaßnahme und der Ausgaben für die Bewältigung von Risiken.

Um die Kosten eines Projekts abzuschätzen, müssen Sie verschiedene Kostenarten in Kategorien einteilen, z

• Arbeitskosten
• Ausrüstungskosten
• Kosten für Lieferungen
• Reisekosten
• Schulungskosten
• Gemeinkosten usw.

Techniken zur Schätzung der Projektkosten

Es gibt einige Techniken, die zur Schätzung der Projektkosten verwendet werden, wie zum Beispiel: Expertenbeurteilung, Drei-Punkte-Schätzung, Reserveanalyse und Qualitätskosten.

Um die Projektkosten abzuschätzen, werden jedoch formal nur wenige Hauptmethoden (Techniken) verwendet:

Analoges Schätzen

Diese Schätztechnik basiert auf Expertenurteilen und Informationen aus ähnlichen früheren Projekten. Bei bereits durchgeführten ähnlichen Projekten werden die Kosten mit einem Plus- oder Minus von 20 % für das bestehende Projekt berücksichtigt.

Parametrische Schätzung

Zur Schätzung der Kosten für das aktuelle Projekt werden frühere Daten oder Aufzeichnungen verwendet.

Bottom-up-Schätzung

Sobald Sie den Umfang des Projekts definiert haben, ist dies die zuverlässigste Technik. Bei dieser auf WBS basierenden Technik schätzen Sie die Kosten für jede Ressource oder jeden Liefergegenstand.

Ebenso gibt es andere Methoden (Techniken), die für die Kostenschätzung nützlich sein könnten, wie z. B. die PERT-Schätzung, die Angebotsanalyse von Lieferanten usw.

Projektbudgetplanung

Der Hauptzweck dieser Aktivität besteht darin, die zur Fertigstellung des Projekts erforderlichen finanziellen Mittel zuzuweisen und zu genehmigen. Das wichtigste Ergebnis zur Ermittlung des Budgets umfasst die Kostenleistungs-Basislinie. Sie gibt nicht nur an, welche Kosten anfallen, sondern auch, wann die Kosten anfallen. Die Eingaben zur Ermittlung des Budgets umfassen die folgenden Budgetierungsmethoden des Projektmanagements:

• Schätzungen der Aktivitätskosten
• Grundlage für Schätzungen
• Umfangsgrundlinie
• Projektplan
• Ressourcenkalender
• Verträge
• Organisatorische Prozess-Assets

Das Ergebnis dieses Prozesses ist

• Kosten-Leistungs-Basislinie
• Anforderungen an die Projektfinanzierung
• Aktualisierungen von Projektdokumenten

Die Projektbudgetierung erfolgt parallel zum Projektplanungsprozess. Es hängt stark von drei Komponenten ab:

• Kostenschätzung
• Aufgabendauer
• Zugewiesene Ressourcen

Während der Projektbudgetierung und Kostenkalkulation kommuniziert der Projektmanager mit verschiedenen Personen, die für die Verwaltung des Arbeitsaufwands und die Schätzung der Projektkosten verantwortlich sind.

Er wird verschiedene Projektaussichten wie den Projektstrukturplan, die Kostenschätzungen, historische Daten und Aufzeichnungen, Ressourceninformationen und Richtlinien verwenden.

Ohne Risikobewertung ist der Budgetierungsprozess nicht abgeschlossen. Der Risikobewertungsprozess berücksichtigt Faktoren wie Zeitmangel, Verfügbarkeit von Ressourcen, Erfahrung des Entwicklungsteams, verwendete Technologie usw. Die Risikobewertung kann einen Betrag zwischen 25 und 30 Prozent der gesamten Projektkosten ausmachen.

Qualitätsmanagementplan des Projekts

Die Prozessgruppe Qualitätsmanagement besteht aus drei Prozessen:

Qualität planen

Der Planqualitätsprozess beinhaltet die Ermittlung, welche Standardqualitäten für das Projekt relevant sind und wie diese erfüllt werden können. Dazu gehört auch die Identifizierung von Qualitätsmetriken und Standardmaßnahmen für Projektprozesse, regulatorische Compliance-Anforderungen, Produktfunktionalität, Dokumentation usw.

Zu den Inputs des Plans gehört das Qualitätsmanagement

• Projektmanagementplan
• Stakeholder-Register
• Gefahrenregister
• Anforderungsdokumentation
• Umweltfaktoren des Unternehmens
• Organisatorische Prozess-Assets

Die Ausgabe für das Qualitätsmanagement ist

• Qualitätsmanagementplan
• Prozessverbesserungsplan
• Qualitätsmetriken
• Qualitätschecklisten
• Aktualisierungen der Projektdokumente

Qualitätssicherung

Diese Phase umfasst hauptsächlich zwei Aktivitäten: zunächst die Analyse der Projektqualität und die Verbesserung der Projektqualität. Dabei handelt es sich um einen Prozess zur Prüfung der Qualitätsanforderungen und der Ergebnisse der Qualitätskontrollmessung, um sicherzustellen, dass der Qualitätsstandard während des gesamten Prozesses eingehalten wird. Der Input dafür wird derselbe sein wie der Output des Planqualitätsmanagements

Das Ergebnis dieses Prozesses wird sein

• Änderungsanforderung
• Projektmanagementplan
• Aktualisierungen der Projektdokumente
• Aktualisierungen der Prozessressourcen der Organisation

Qualitätskontrolle

Dies wird durchgeführt, um die Qualität während des gesamten Projektlebenszyklus zu kontrollieren. Es definiert, wie der Qualitätsstandard den definierten Qualitätsstandards entsprechen kann. Die Ausgabe von Qualitätssicherung wird der Input für die Qualitätskontrolle sein. Während die Ausgabe erfolgt

• Qualitätskontrollmessungen
• Änderungen validieren
• Verifizierte Ergebnisse
• Informationen zur Arbeitsleistung
• Änderungsanforderung
• Projektmanagementplan
• Aktualisierungen der Projektdokumente
• Aktualisierungen der organisatorischen Prozessressourcen

Projekt Personalmanagement

Das Personalmanagement umfasst den Prozess der Organisation, Leitung und Leitung des Projektteams. Es besteht aus Personen mit zugewiesenen Rollen und Verantwortlichkeiten für den Abschluss des Projekts. Das Personalmanagement wird sich mit vier Prozessen befassen.

Entwickeln Sie einen Personalplan

In dieser Phase werden die Projektrollen und -verantwortlichkeiten, die Projektorganigramme und der Personalmanagementplan definiert

Die Eingabe dafür wird

• Projektmanagementplan
• Anforderungen an Aktivitätsressourcen
• Umweltfaktoren des Unternehmens
• Organisatorische Prozess-Assets

Die Ausgabe hierfür wird sein

• Personalmanagementplan

Projektteam gewinnen

In dieser Phase wird die Verfügbarkeit der Humanressourcen und die Bereitstellung des für die Durchführung der Projektaktivitäten erforderlichen Teams bestätigt. Die Eingabe für diese Stufe wäre die Ausgabe aus dem vorherigen Schritt. Während die Ausgabe dieser Phase wäre

• Zuweisungen von Projektmitarbeitern
• Ressourcenkalender
• Aktualisierungen des Projektmanagementplans

Projektteam weiterentwickeln

In dieser Phase liegt der Schwerpunkt auf der Verbesserung der Teameffizienz, der Interaktion der Teammitglieder und der Verbesserung der gesamten Team- und Projektleistung. Die Eingabe für diese Stufe wäre die Ausgabe aus dem vorherigen Schritt. Während die Ausgabe für diese Phase wäre

• Beurteilung der Teamleistung
• Aktualisierungen der Unternehmensumweltfaktoren

Projektteam leiten

Dieser Prozess umfasst die Verfolgung der Leistung der Teammitglieder, die Lösung von Problemen, die Bereitstellung von Feedback und die Leitung eines Teams zur Optimierung der Projektleistung. Die Eingabe für diese Stufe wäre die Ausgabe aus dem vorherigen Schritt. Während die Ausgabe für diese Phase wäre

• Änderungsanforderung
• Aktualisierungen des Projektmanagementplans
• Aktualisierungen von Projektdokumenten
• Aktualisierungen der Unternehmensumweltfaktoren
• Aktualisierungen der organisatorischen Prozessressourcen

Projekt Kommunikationsmanagement

Projektkommunikation bedeutet hier nicht, verbal miteinander zu interagieren, sondern projektbezogene Informationen effektiv an das Projektteam, Stakeholder, Projektmanager usw. weiterzugeben. Dabei sollten Risikomaßnahmen und -bewertungen, Projektpläne, Besprechungsmanagement und -maßnahmen, Überprüfungen und Schritte behandelt werden -Durchgänge usw.

Dieses Segment umfasst hauptsächlich fünf Bereiche

Kommunikation mit Stakeholdern

Dabei handelt es sich um den Prozess der Entwicklung eines Ansatzes zur effizienten Kommunikation mit Stakeholdern und zum Verständnis ihrer Anforderungen. Die Eingabe hierfür wäre

• Projektmanagementplan
• Stakeholder-Register
• Umweltfaktoren des Unternehmens
• Organisatorische Prozess-Assets

Während die Ausgabe dafür sein wird

• Kommunikationsmanagementplan
• Aktualisierungen der Projektdokumente

Kommunikation verwalten

Dabei handelt es sich um den Prozess des Speicherns, Verteilens, Sammelns und Abrufens von Projektinformationen gemäß einem Kommunikationsplan. Die Eingabe dieser Phase wäre

• Umweltfaktoren des Unternehmens
• Organisatorische Prozess-Assets
• Arbeitsleistungsberichte
• Kommunikationsmanagementplan

Während die Ausgabe wäre

• Projektkommunikation
• Aktualisierungen des Projektmanagementplans
• Aktualisierungen der Projektdokumente
• Aktualisierungen der organisatorischen Prozessressourcen

Kommunikation steuern

Dabei handelt es sich um den Prozess der Steuerung und Überwachung der Kommunikation während des gesamten Projektlebenszyklus. Die Eingabe für diese Phase wäre

• Projektmanagementplan
• Projektkommunikation
• Protokoll ausgeben
• Arbeitsleistungsdaten
• Organisatorische Prozess-Assets

Während die Ausgabe dieser Phase wäre

• Informationen zur Arbeitsleistung
• Änderungswünsche
• Aktualisierungen des Projektmanagementplans
• Aktualisierungen von Projektdokumenten
• Aktualisierungen der organisatorischen Prozesse

Zusammenfassung

Kostenmanagement ist der Prozess der kosteneffizienten Planung und Steuerung des Projekts. Die Kostenbudgetierung im Projektmanagement hilft Ihnen, die nach dem Projekt getätigten Ausgaben zu erfassen und nachzuverfolgen.

Um sicherzustellen, dass Ihr Projekt innerhalb eines vorgegebenen Zeitrahmens und Budgets abgeschlossen wird, sehen wir uns im nächsten Tutorial an, welcher Risikofaktor gemindert werden muss.

Unter Projektkostenschätzung und -budgetierung versteht man den Prozess der Schätzung der Gesamtausgaben des Projekts.