So erstellen Sie eine Rechnungskorrekturanforderung in SAP SD
Redaktion
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Rechnungskorrektur in SAP Eine Rechnungskorrektur ist ein Verfahren, mit dem die Menge oder der Preis einzelner Rechnungspositionen korrigiert wird. Diese Ressource erklärt, was eine Rechnungskorrekturanfrage ist, wie eine Gutschrift oder Lastschrift erstellt wird und wie man eine solche Anfrage anlegt.
Was ist eine Rechnungskorrektur?
Eine Rechnungskorrektur ist der Vorgang, bei dem die Menge oder die Preise einer oder mehrerer Positionen einer Rechnung korrigiert werden. Anstatt die ursprüngliche Rechnung zu stornieren, SAP erstellt eine Rechnungskorrekturanforderung, ein Verkaufsdokument (Auftragsart RK), das die korrigierten Werte erfasst und nur die Differenz mit dem Kunden verrechnet.
Das System berechnet die Differenz zwischen dem Originalbetrag und dem korrigierten Betrag. Um die Kontrolle zu behalten, wird der Antrag auf Rechnungskorrektur automatisch vom System mit einer Abrechnungssperre versehen, bis er geprüft wurde. Nach der Genehmigung kann die Sperre aufgehoben werden. Abhängig vom Gesamtbetrag des Antrags erstellt das System anschließend entweder eine Gutschrift oder eine Lastschrift. Auf diese Weise bietet die Rechnungskorrektur eine saubere und nachvollziehbare Möglichkeit, Abrechnungsfehler zu beheben, da der Antrag stets auf das ursprüngliche Rechnungsdokument verweist und genau dokumentiert, was sich warum geändert hat. Aus diesem Grund bevorzugen Finanzabteilungen diese Methode gegenüber der Bearbeitung oder Stornierung der Originalrechnung, da dies die Nachvollziehbarkeit beeinträchtigen würde.
Wie eine Rechnungskorrektur eine Gutschrift oder Lastschrift erzeugt
Wenn Sie eine Rechnungskorrekturanfrage erstellen, SAP Jeder Posten der Originalrechnung wird zweimal kopiert. Der erste Posten ist stets ein Gutschriftsposten, der dem Kunden den ursprünglichen Betrag gutschreibt, der zweite ein Lastschriftposten, der den korrigierten Betrag belastet. Da sich die beiden Posten gegenseitig aufheben, bleibt nur die Nettodifferenz bestehen.
Ist der Nettobetrag negativ, was bedeutet, dass dem Kunden zu viel berechnet wurde, führt die Anfrage zu einer Gutschrift. Ist der Nettobetrag positiv, was bedeutet, dass dem Kunden zu wenig berechnet wurde, führt sie zu einer Lastschrift. Dieses Prinzip der paarweisen Artikelverarbeitung macht die Rechnungskorrektur so nützlich: Eine einzige Anfrage kann sowohl Gutschriften als auch Lastschriften in mehreren Positionen erzeugen, dem Kunden wird jedoch nur die exakte Differenz berechnet oder erstattet. Sie passen die Lastschriften an die korrigierte Menge oder den korrigierten Preis an, lassen die Gutschriften unverändert, und das System berechnet den Saldo automatisch. Dadurch bleibt die Korrektur für Unternehmen und Kunden transparent.
Schritte zum Erstellen eines Antrags auf Rechnungskorrektur
Um in der Transaktion VA01 eine Rechnungskorrekturanforderung zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor und beziehen Sie sich dabei auf das zu korrigierende Rechnungsdokument.
Schritt 1) Starten Sie die Anfrage.
- Geben Sie den T-Code VA01 in das Befehlsfeld ein.
- Geben Sie im Feld „Auftragsart“ „Rechnungskorrekturantrag“ ein.
- Geben Sie die Vertriebsorganisation, den Vertriebskanal und die Sparte in den Organisationsdaten ein.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Mit Referenz erstellen“, um die Rechnungskorrektur mit Bezug auf das Rechnungsdokument zu erstellen.
Schritt 2) Kopie von der Rechnung.
- Geben Sie die Nummer des Abrechnungsbelegs (Rechnung) ein, der korrigiert werden muss.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Kopieren“.
Schritt 3) Die Korrektur anwenden und speichern.
- Der Lieferempfänger und die Bestellnummer können geändert werden.
- Geben Sie das gewünschte Lieferdatum ein.
- Die Bestellmenge kann auf den korrigierten Wert geändert werden.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
Es wird die Meldung „Daten wurden gespeichert“ angezeigt.
Wichtige Punkte zu Anträgen auf Rechnungskorrektur
Einige Merkmale unterscheiden einen Antrag auf Rechnungskorrektur von einer einfachen Gutschrift oder Lastschrift. Beachten Sie folgende wichtige Punkte:
- Auftragsart RK: Der Antrag auf Rechnungskorrektur verwendet den Verkaufsbelegtyp RK und wird in der Transaktion VA01 erstellt.
- Bezug auf ein Abrechnungsdokument: Für eine RK-Anfrage muss ein Bezug auf eine bestehende Rechnung hergestellt werden, wodurch eine lückenlose Nachverfolgbarkeit gewährleistet ist.
- Automatische Abrechnungssperre: Die Anfrage wird bis zur Überprüfung blockiert, sodass ohne Genehmigung keine Gutschrift oder Belastung beim Kunden ankommt.
- Ergebnis: Gutschrift oder Belastung: Der Nettowert der Anfrage entscheidet darüber, ob eine Gutschrift oder eine Lastschrift erstellt wird.
- Zusammengehörige Artikel: Jeder Rechnungsposten wird als Gutschriftsposten und als Lastschriftposten kopiert, sodass nur die korrigierte Differenz verrechnet wird.
Zusammengenommen machen diese Punkte die Rechnungskorrektur zu einer kontrollierten Methode, mit der sich Abrechnungsfehler in einem einzigen Dokument beheben lassen, ohne die Originalrechnung zu stornieren und neu auszustellen. Dies schützt die Nachvollziehbarkeit und ermöglicht eine schnellere und unkompliziertere Streitbeilegung.
