8 BESTE Spesenmanagement-Software (2024)

Unternehmen nutzen Spesenverwaltungssoftware, um Ausgaben zu verwalten, zu planen und vorherzusagen. Die meisten Spesenmanagementlösungen können mit Com nicht umgehenplex Es gibt keine Kostengenehmigungen, manuelle Eingaben sind für die Funktionsfähigkeit erforderlich und es fehlen Tools für eine ordnungsgemäße Prognose.

Die Wahl eines Spesenverwaltungsdienstes mit ausreichend Benutzern zur Verwaltung Ihrer Waage ist immer die beste. Es wäre hilfreich, wenn Sie sich auf eine Lösung verlassen würden, die Mitarbeiterkartenverwaltung, Budgetierung, Automatisierung, Workflow-Management und viele Integrationen unterstützt. Die Auswahl der besten Kostenmanagement-Tools kann Ihnen bei der Bewältigung Ihrer Geschäftsanforderungen erheblich helfen.

Unser Team hat sorgfältig die acht besten Softwareprogramme zur einfachen Kostenverfolgung ausgewählt. Die Bewertungen basierten auf Reise-/Kostenmanagement, Budgetierungstools, Genehmigungsworkflows und Preisen.

Beste Spesenmanagement-Software: Top-Tipps!

Provider Regions-/Währungsunterstützung Mobile Apps Kostenlose Testphase Integrierte Zahlungen und Reisekosten Link
Ramp 195 Länder mit über 40 Währungen Android und iOS Lebenslang kostenloser Basisplan Ja Erfahren Sie mehr
Expensify 58-Währungen iOS, iPadOS und Android Freier Plan Ja Erfahren Sie mehr
Glück Über 150 Länder Android und iOS, iPadOS Lebenslang kostenloser Basisplan Ja Erfahren Sie mehr
Rydoo 19 Länder iOS, iPadOS und Android Nein Nein Erfahren Sie mehr
DivvyPay USD Android und iOS Ja, 14 Tage Nein Erfahren Sie mehr

1) Ramp

Am besten geeignet für die Automatisierung der Ausgabenverwaltung

Ramp gehört zu den besten Spesenverwaltungssoftwares, die alle kleinen und großen Geschäftstransaktionen verfolgen. Seine fortschrittlichen Algorithmen lernen und passen sich Ihrem Verhalten an und kategorisieren alle Ausgaben im Handumdrehen. KI-gesteuerte Datenanalysen und Erkenntnisse tragen dazu bei, Verschwendung zu minimieren und Ihre Ressourcen effizient zu nutzen.

Ramp ermöglicht Ihnen die Erstellung benutzerdefinierter Richtlinien und Regeln für die Verwaltung der Reisekosten Ihrer Mitarbeiter. Darüber hinaus können Sie eine komplizierte Logik zum Festlegen von Mitarbeiterausgabengrenzen für jede Kategorie erstellen. Sie können damit Ihre täglichen Arbeitsabläufe, Genehmigungen und Transaktionsprüfungen computerisieren. Es verfügt über ein hochqualifiziertes Expertenteam, das Sie bei allen Problemen, mit denen Sie möglicherweise konfrontiert sind, mit Rat und Tat berät.

Ramp

Merkmale:

  • Belegabgleich: Robuste KI-gestützte Algorithmen können Daten aus Belegbildern extrahieren und entsprechende Maßnahmen ergreifen.
  • Autopilot: Sie können die Quittungserfassung beschleunigen, indem Sie wichtige Dokumente direkt abrufentails von 3rd Partydienste wie Lyft, Gmail und Amazon.
  • Anmeldung: It hat Native Unterstützung für schnelle Anmeldungen über SSO von Diensten wie Okta, Google und Azure. Sie können damit auch die 2-Faktor-Authentifizierung implementieren.
  • Automation: Eine große Auswahl an Tools für die Genehmigung von Ausgaben, die Umsetzung von Richtlinien und die Einhaltung von Richtlinien sparen Ihnen Zeit und verringern das Risiko manueller Fehler.
  • Digitalisierung: Sie können Ihre Abläufe digitalisieren und so die papierlose Einreichung von Rechnungen von Mitarbeitern und verbundenen Unternehmen sicherstellen.
  • Onboarding-Ressourcen: Bietet umfassende Anleitungen und Schulungen für Anfänger, um den Einstieg zu erleichtern und sich mit der Plattform vertraut zu machen.
  • Datum Syncing: Es führt Echtzeitdaten aus syncDabei wird sichergestellt, dass alle Daten von Anbietern, Kunden, Lieferanten und verbundenen Unternehmen auf dem neuesten Stand sind.
  • Betrug verhindern: Bietet umfassende Kontrolle über Karten und stellt sicher, dass Betrug sofort erkannt und verhindert werden kann.
  • Ausgaben vorab genehmigen: Sie können Ihre Mitarbeiter finanziell besser unterstützen, indem Sie bestimmte kritische Ausgaben mit entsprechenden Limits vorab genehmigen.
  • Kompatibilität: Dieser Service ist mit verschiedenen Technologie-Stacks, Konten und Banken kompatibel und gewährleistet eine vollständige Abdeckung in Ihrem gesamten Unternehmen.
  • Umsetzbare Erkenntnisse: It Bietet fundierte, umsetzbare Erkenntnisse für Ihr Unternehmen, die Ihre finanzielle Leistung drastisch verbessern können.
  • Regeln: Ermöglicht Ihnen die Definition präziser Regeln für Mitarbeiterausgaben in jeder Kategorie und mit mehrstufigen Bedingungen für Quittungen und Memos.

Vorteile

  • Ermöglicht Ihnen, Ihren Mitarbeitern Auslagen zu erstatten bills, einschließlich internationaler Ausgaben, schnell.
  • Intelligente KI-gesteuert chatbot erledigt Aufgaben wie die Verwaltung von Ausgaben, Compliance und Buchhaltung.
  • Integriert sich in eine Vielzahl von Drittanbieterdiensten wie FreshBooks, Sage und XERO.

Nachteile

  • Eingeschränkter Kundensupport und fehlende rechtzeitige Antworten auf kritische Probleme.

Pricing:

  • Kostenlose Testphase: Lebenslanger kostenloser Basisplan
  • Preis: Wenden Sie sich bezüglich der Preise an den Kundendienst

Besuchen Sie Ramp >>


2) Expensify

Ideal für die Quittungsverfolgung und -verwaltung

Expensify ist ein idealer Spesenverwaltungsdienst, der dabei hilft, alle Aspekte des Geschäfts zu verwalten und Kosten zu optimieren. Dank der robusten Quittungsverfolgung bleiben Sie über den Status Ihrer Quittungen auf dem Laufenden. Sie können damit detaillierte Prüfungen durchführen, doppelte Tickets vermeiden, Transaktionen überprüfen und die korrekte Wechselkursnutzung sicherstellen.

Expensify schützt Ihre Daten durch Following alle modernen Sicherheitsstandards, einschließlich DSGVO und Einhaltung der Privacy Shield-Standards. Sie können kostenlose Expensify Cards für Ihr gesamtes Team verteilen und verschiedene Erkenntnisse gewinnen. Es verfügt außerdem über Funktionen, die Sie bei Buchhaltung, Gehaltsabrechnung und Steuern unterstützen.

Expensify

Merkmale:

  • Scannen von Quittungen: Mit dem Quittungsscanner können Sie und Ihre Mitarbeiter von ihren Geräten aus Quittungsfotos anklicken/hochladen. Seine fortschrittlichen Algorithmen extrahieren Daten aus den Bildern und speichern sie in der Datenbank.
  • Transaktionsimport: Um genaue Aufzeichnungen zu führen, können Sie Ihre Finanztransaktionen einfach von Privat- und Visitenkarten importieren und zusammenführen.
  • Mehrere Genehmiger: Sie können komplizierte Genehmigungsworkflows mit verschiedenen Parametern und Logik erstellen, die Ihren Anforderungen entsprechen. Es wird Markieren Sie auf intelligente Weise Ausgaben, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern.
  • Zwei-Wege SyncChronisierung: Führen Sie Echtzeit durch syncVerarbeitung Ihrer Daten mit Buchhaltungs- und Steuersoftware, um sicherzustellen, dass alle Daten in der gesamten Software auf dem neuesten Stand sind.
  • Steuerberechnung: Es hilft Ihnen bei der Durchführung von Steuerberechnungen nach Ihrem Grundstücksrecht. Sie können benutzerdefinierte Steuersätze, Steuersätze, Codes und andere Parameter konfigurieren.
  • Delegierter Zugriff: Sie können Ihrer CA, Ihrem Anwalt und anderen Mitarbeitern uneingeschränkten Zugriff auf alle Ihre Daten gewähren. Dadurch wird sichergestellt, dass sie alles überprüfen, aber ohne Ihre Erlaubnis keine Änderungen vornehmen können.
  • PCI-Konformität: Alle Daten werden durch moderne Sicherheitsstandards geschützt, einschließlich PCI-Compliance und DSGVO.
  • Spesenabrechnungen für den nächsten Tag: Bieten Sie Anreize für Mitarbeiter, indem Sie rechtzeitig Spesenabrechnungen einreichen und Erstattungen mit minimalen Verzögerungen ausstellen.
  • Der Rettungsdienst: Ramp bietet kostenlose medizinische und Sicherheitsberatung sowie Notfalldienste für Inlands- und Auslandsreisen.
  • Reisepräferenzen: Es passt sich Ihren Präferenzen an und lernt sie kennen, einschließlich bevorzugter Fluggesellschaften, Sitzplätze, Hotels und Zeitpläne, um die für Sie am besten geeigneten Pläne zu erstellen.
  • Kosteneinblicke: Administratoren erhalten eine Spesenabrechnung in Echtzeit, die ihnen tiefe Einblicke in die Reisekosten aller Mitarbeiter gibt.
  • Integrationen: Es lässt sich problemlos in Standard 3 integrierenrd Partyservices wie Oracle, Financial Force und Sage.

Vorteile

  • Ermöglicht Ihnen den schnellen Import Ihrer FIBU-Codes, um Ausgaben mit mehrstufiger Detaillierung zu kennzeichnen.
  • Mit Expensify-Karten können Sie Prämien, Rückerstattungen und Vorteile effektiv verwalten.
  • Administratoren können ihre Richtlinien und Limits für Ausgaben in verschiedenen Kategorien definieren.

Nachteile

  • Es fehlen erweiterte Buchhaltungstools und -funktionen.

Preis

  • Kostenlose Testphase: Lebenslang kostenloser Basisplan
  • Preis: Sie haben drei Pläne für das Unternehmen. Kostenlos, abholen und kontrollieren ab 0 $, 5 $ bzw. 9 $ pro monatlichem Benutzer.

Link: https://use.expensify.com/expense-management


3) Glück

Am besten für das breiteste Spektrum an Integrationen geeignet

Mit Happay können Sie Genehmigungsworkflows für Ihr Unternehmen einrichten und einen reibungslosen Ablauf gewährleisten. Sie können es auch so konfigurieren, dass kleine Ausgaben direkt genehmigt werden und bei größeren Kosten zusätzliche Genehmigungen angefordert werden. Alle Transaktionen, einschließlich ausstehender Genehmigungen, werden den Administratoren in Echtzeit zur Verfügung gestellt.

Es bietet automatisierte Spesenberichte und Analysen in Tabellen, Balkendiagrammen und Grafiken, die als PNG-, CSV- oder PDF-Format exportiert werden können. Dies ist eine der besten Softwarelösungen für das Spesenmanagement, um die Effizienz zu verbessern, pünktliche Zahlungen/Erstattungen sicherzustellen und so Mitarbeiter und Lieferanten zufrieden zu stellen.

Glück

Merkmale:

  • Intelligente Audits: Die On-Cloud-Intelligence prüft alle Ihre Finanztransaktionen, um die Leistung zu analysieren, Verbesserungsmöglichkeiten zu ermitteln und Änderungen vorzuschlagen.
  • Hinweise: Während jedes Genehmigungsprozesses werden Push-Benachrichtigungen an beteiligte Mitarbeiter, Lieferanten und Administratoren gesendet, um sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind.
  • Automatisierte Datenerfassung: Mit der mobilen App können Mitarbeiter Bilder hochladen, die sich einfach verarbeiten lassen. KI-gesteuerte Tools helfen Ihnen, alle Daten aus Rechnungen schnell zu erfassen, zu extrahieren und zu verarbeiten.
  • Genehmigungsworkflows: Sie können eine erweiterte Hierarchie mit mehreren Variablen erstellenarchiKalkulische Arbeitsabläufe basierend auf Kostenstelle, Abteilung und Historie.
  • Datenanalyse: Es bietet vollständige Transparenz über alle Ihre Ausgaben und analysiert alle Transaktionen über Abteilungen, Mitarbeiter und Teams hinweg.
  • Echtzeit-Berichterstellung: Das Dashboard bietet Echtzeit-Einblicke in alle Geschäftsaktivitäten. Dazu gehören ausstehende Genehmigungen, Genehmigungen in Bearbeitung und Kostenüberschreitungen.
  • Versicherungskosten: Sie können strenge Richtlinien einrichten, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter nicht für Ausgaben bezahlt werden, die nicht den Richtlinien entsprechen.
  • Erinnerungen: Pünktliche Erinnerungen halten Sie über alle dringenden Aufgaben/Aufgaben mit hoher Priorität auf dem Laufenden, die Ihnen vielleicht entgangen sind. Es kann Push-Benachrichtigungen über Mobilgeräte versenden, zmailund Web-Apps.
  • Ausgabenanalyse: Analysieren Sie regelmäßig alle Ihre Ausgaben im gesamten Unternehmen, um das Risiko von Budgetüberschreitungen zu mindern, Ihre Lieferantenauswahl zu verbessern und bessere Richtlinienentscheidungen zu treffen.
  • Integriertes Reisemanagement: Führen Sie Reisemanagementausgaben nahtlos mit anderen Ausgaben zusammen, um eine schnelle Einreichung/Genehmigung von Reisekosten zu gewährleisten.
  • Leistung analysieren: Es hilft Ihnen, Lücken bei Genehmigungen, Spesenabrechnungen und Erstattungen zu minimieren und sorgt für eine schnellere und genauere Bearbeitung von Finanzen.
  • Pflege: Sie können allen Ihren Mitarbeitern einen vordefinierten Pflegestandard bieten, der sicherstellt, dass die richtigen Verfahren und Richtlinien für maximale Sicherheit eingehalten werden.
  • Tarifstopp: Es kann Tickets sperren, wenn Angebote zu niedrigeren Preisen angeboten werden, wodurch minimale Verzögerungen bei der Genehmigung und kostengünstige Budgettickets gewährleistet werden.

Vorteile

  • Bietet ein vollständiges Bild des Genehmigungspfads für eine eingehende Prüfung von Finanztransaktionen.
  • Native mobile Apps für Android, iOS und iPadOS sind ideal, um über alle Ereignisse auf dem Laufenden zu bleiben.
  • Native Integrationen mit Oracle Net Suite, Tally, SAP und Microsoft Dynamics 365

Nachteile

  • Begrenzte Optionen zum Generieren, Anpassen und Konfigurieren von Berichten.

Pricing: Wenden Sie sich bezüglich der Preise an den Kundendienst

Link: https://happay.com/expense-management-software/


4) Rydoo

Am besten für die Verwaltung der Anforderungen kleiner Unternehmen geeignet

Rydoo ist eine ideale Spesenverfolgungssoftware, mit der Sie Spesenabrechnungen und -verwaltung durchführen können, sodass am Monats-/Jahresende keine zusätzlichen Belastungen entstehen. Mitarbeiter können alle Spesenbelege schnell von ihren Telefonen aus scannen und mithilfe der Easy Scan-Technologie hochladen. Easy Scan extrahiert, füllt und verarbeitet alle erforderlichen Datentails B. Datum, Betrag und Währung in Echtzeit für alle Rechnungen.

Sie können Ihre Unternehmensrichtlinien, wie z. B. Kilometerpauschalen, konfigurieren, um sicherzustellen, dass die Kosten in Echtzeit angezeigt werden, während die Mitarbeiter unterwegs sind. Dadurch bleiben alle besser über die Ausgaben informiert und die Bearbeitung erfolgt schneller. Es hilft Ihnen dabei, das Grundstücksrecht vollständig einzuhalten, indem es die Mehrwertsteuer- und Umsatzsteuervorschriften strikt einhält.

Rydoo

Merkmale:

  • Dateneinblicke in Echtzeit: Dies hilft Ihnen, das Ausgabeverhalten Ihres Unternehmens besser zu verstehen, um bessere Finanzentscheidungen zu treffen. Es sammelt alle Daten, um einen umfassenden Überblick über alle De zu gebentails.
  • Papierloser Betrieb: Vollständig papierlose Abläufe sorgen für eine schnellere Bearbeitung, die Minimierung manueller Fehler und ein problemloses Erlebnis. Durch die genaue Datenextraktion wird außerdem das Risiko unerwarteter Fehler oder fehlender Daten minimiert.
  • Tagesgeldverwaltung: Legen Sie Ihre Tagespauschalen fest und laden Sie die Standardeinstellungen Ihrer Gerichtsbarkeit hoch, damit diese Ihren Reisenden dynamisch angezeigt werden.
  • Automatisierte Spesengenehmigungen: Konfigurieren Sie Parameter und Regeln, um alltägliche Ausgaben zu genehmigen, ohne dass Ihre Aufmerksamkeit erforderlich ist.
  • Reduzieren Sie die Kosten außerhalb der Police: Sie können strenge Regeln erstellen, um die in Ihrer Police abgedeckten Ausgaben festzulegen. Alle Rechnungen über Gebühren, die nicht den Richtlinien entsprechen, werden abgelehnt, was Ihnen unnötige Ausgaben erspart.
  • Reichhaltige Einblicke: Die KI-gesteuerten Systeme analysieren und liefern wichtige Einblicke in die Geschäftsleistung. Es hilft Ihnen, mit allen Niederlassungen, Mitarbeitern und Projekten in die richtige Richtung voranzukommen.
  • Schnelles Onboarding: Das Expertenteam von Rydoo hilft Ihnen bei einer schnellen und mühelosen Ersteinrichtung, indem es den perfekten Onboarding-Plan für Ihre Bedürfnisse erstellt.
  • Snap: Es ermöglicht Ihnen, Bilder Ihrer Belege zu speichern und diese bei Bedarf in Zukunft aus der Cloud abzurufen.
  • Vorausschauende Ausgabenprognosen: Sie können sich in Echtzeit einen Überblick über alle Finanzaktivitäten in Ihrem Unternehmen verschaffen und genaue Prognosen für die Ausgaben in den kommenden Wochen/Monaten erhalten. Dies hilft Ihnen, Pläne und Budgets im Voraus zu erstellen und Überraschungen zu vermeiden.
  • Automatisierte Prüfungen: Rydoo führt umfassende Site-Audits durch und meldet verdächtiges Verhalten. Es hält Sie über alle Warnungen und Bedrohungen auf dem Laufenden.
  • Rydoo-Karten: Es bietet gebrandete virtuelle Karten und Visitenkarten für verschiedene geschäftliche Anwendungsfälle, einschließlich einmaliger, wiederkehrender oder fortlaufender Ausgaben.
  • Integrationen: Sie können es in mehr als 100 ERP-Systeme integrieren und 3rd Parteiintegrationen.

Vorteile

  • Halten Sie sich an die Steuergesetze und sorgen Sie so für eine Rationalisierung des gesamten Kostenverwaltungsprozesses.
  • Wir sind so konzipiert, dass es intuitiv und anfängerfreundlich ist und von jedem verwendet werden kann.
  • Es liefert Prognosen für die Ausgaben in den kommenden Monaten und hilft Ihnen bei der entsprechenden Planung.

Nachteile

  • Es fehlen Tools für Nischenanwendungsfälle wie Erstattungsmanagement und SSO.

Pricing:

  • Kostenlose Testphase: Ja, 14 Tage
  • Preis: Der Plan beginnt bei 8 € pro Monat, billed jährlich.

Link: https://www.rydoo.com/expense/


5) DivvyPay

Am besten geeignet für hoch skalierbare Spesenverwaltungssoftware.

DivvyPay ist eine der besten Ausgabenverfolgungssoftwares, die Sie durch ihre fortschrittlichen Risikobewertungssysteme vor Betrug schützt. Es setzt Ihre Budgets strikt durch, führt Streitbeilegung durch und schützt Ihr Unternehmen vor Betrug und Überladungsschutz. Mit den kostenlosen Erstattungen können Sie Ausgaben wie Kilometergeld und Anreize einfach verwalten.

Die Berichte und Diagramme helfen Ihnen, Ihre Ausgaben besser zu überprüfen und zu verstehen und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen. Seine erweiterten Filter helfen Ihnen, bessere Entscheidungen zu treffen, während Sie Transaktionen genehmigen oder ablehnen. Tools zur Richtliniendurchsetzung sollen sicherstellen, dass den Mitarbeitern keine Zahlungen geleistet werden, die nicht den Richtlinien entsprechen, und machen sie zu einer idealen Software zur Kostenverfolgung.

DivvyPay

Merkmale:

  • Budgetausrichtung: Sie können Ihre Budgets wie folgt anpassenwing Passen Sie Ihre Geschäftsanforderungen an, indem Sie Grenzen nach Abteilung, Team oder Projekt festlegen.
  • Zulassungen: Administratoren können jede Geldanforderung über ihr Telefon oder ihre Web-App aus der Ferne anzeigen, verwalten, genehmigen oder ablehnen.
  • Kostenverfolgung: Es ermöglicht Ihnen, Ihre Geschäftsleistung und Echtzeitausgaben zu verfolgen und geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um die zugewiesenen Budgets einzuhalten.
  • Spesenabrechnung: Sie erhalten Berichte, die schnell sortiert und gefiltert werden können, um die Leistung basierend auf einer bestimmten Abteilung, einem Projekt, einem Team oder einem individuellen Budget zu analysieren.
  • Finanzmanagement: Mithilfe von Budgetierungstools können Sie Budgets vorab festlegen und aktuelle und erwartete Ausgaben vergleichen. Mit diesen Tools können Sie auch anstehende Kosten prognostizieren und Ihr Unternehmen entsprechend planen.
  • Freiheit: Sie können es Managern und Teamleitern ermöglichen, ihre Budgets festzulegen und entsprechend Finanzpläne zu erstellen.
  • Vordefinierte Genehmigungsworkflows: Es verringert sich durch Belastung durch Allowing Sie können Genehmigungsworkflows für die Genehmigung täglicher Ausgaben für Mitarbeiter wie Verkaufsmittagessen oder Kaffeepausen definieren.
  • Durchsetzbare Budgets: Alle Ihre Erstattungen werden aus einem vorab festgelegten Budget bezahlt. So stellen Sie sicher, dass Sie Ihr Budget nie aufgrund überhöhter Erstattungen überschreiten.
  • Hochladen der Quittung: Mitarbeiter können Belege direkt über die mobilen Anwendungen von DivvyPay hochladen. Es liest und analysiert Belege auf intelligente Weise, um relevante Dokumente zu finden und zu speicherntails.
  • Kostenlose Rückerstattungen: DivvyPay bietet kostenlose Erstattungen, die sich ideal für die Verwaltung von Ausgaben außerhalb der Karte wie Kilometergeld oder Bargelderstattungen eignen.
  • Nahtloser Arbeitsablauf: Sie können DivvyPay so konfigurieren, dass es Ihre Kontodiagramme widerspiegelt, wodurch Sie Zeit für die manuelle Eingabe sparen und Genauigkeit gewährleisten.
  • Spesenmanagementberichte: Es generiert Spesenabrechnungen durch einen Belegabgleich und eine regelbasierte Kategorisierung.
  • Zweistufige Transaktionsgenehmigungen: Budgeteigentümer geben Erstattungsanträge in einem zweistufigen Genehmigungssystem zunächst an oder lehnen sie ab, und Administratoren werden benachrichtigt, um die endgültige Genehmigung zu erteilen.

Vorteile

  • Bietet native mobile Benachrichtigungen, wenn sich der Status der Rechnungen ändert.
  • Führt 2-Wege in Echtzeit durch sync aller Ausgaben mit Ihrer Buchhaltungssoftware.
  • Mühelose Integrationen mit beliebten Diensten wie Slack, Oracle Net Suite und Sage Intact

Nachteile

  • Komplizierte Tools zur Budgetierung und Konfiguration von Ausgabengrenzen.

Pricing:

  • Kostenlose Testphase: Lebenslang kostenloser Basisplan.
  • Preis: Lebenslang frei

Link: https://getdivvy.com/expenses/


6) Airbase

Am besten für die Durchführung einer detaillierten Spesenprüfung geeignet

Airbase ist eine der besten Kostenmanagementlösungen für Geschäftsanalysen und -planung. Es ermöglicht Mitarbeitern, Belege direkt über die App hochzuladen. Alle Quittungsbilder werden digital verarbeitet, Daten extrahiert und gespeichert, sodass nur minimale menschliche Eingriffe erforderlich sind.

Mit Airbase können Sie Unternehmensrichtlinien für alle Ausgaben konfigurieren, einschließlich des Zeitfensters für das Hochladen von Belegen, Pflichtfeldern, Budgetbeschränkungen und Zulagen. Es markiert/blockiert außerdem alle Ausgaben, die nicht den Richtlinien entsprechen. Sie können damit detaillierte Audit-Trails zur Analyse Ihrer Geschäftsleistung erkunden. Mit computergestützten Transaktionen können Sie ohne großen Aufwand pünktliche Zahlungen für alle Mitarbeiter und Lieferanten sicherstellen.

Airbase

Merkmale:

  • Buchungskontrolle: Es erfasst jedes Ausgabendetail in Echtzeit und nutzt sie für die Erstellung eines regelmäßigen Prüfpfads mit Notizen, Quittungen und anderen Unterlagen.
  • Belegverwaltung: Ihre Mitarbeiter können damit Spesenabrechnungen erfassen und ausfüllentails mit OCR-Technologie, allowing für schnellere Einreichung und Genehmigungen.
  • App: Es verfügt über eine native App für Android und iOS, mit der Sie aus der Ferne auf Geschäftsdaten zugreifen und Aktivitäten verwalten können.
  • Ausgabenberichte in Echtzeit: Sie können die Ausgaben in Echtzeit verfolgen, indem Sie alle Ihre Ausgaben überwachen. Es kann außerdem verwendet werden, um jede Transaktion von Fall zu Fall zu genehmigen oder abzulehnen.
  • Vorhersagen: Es nutzt Ihre vorhandenen Daten, um Ausgabemuster und Benutzerverhalten zu verstehen. Dies wird verwendet, um zukünftige Ausgaben genau zu prognostizieren, um sicherzustellen, dass Sie das Budget nie überschreiten.
  • Verhindern Sie Betrug und Betrug: Die fortschrittlichen Mustererkennungstechniken erkennen verdächtige Aktivitäten oder ungewöhnliche Transaktionen und melden sie frühzeitig.
  • Virtuelle Kreditkarten: Mit Airbase können Sie erstellen und verteilen virtuelle Kreditkarten für Ihre Mitarbeiter. Sie behalten die vollständige administrative Kontrolle und können Ausgabenlimits festlegen.
  • Operationen: Es trägt zur Verwaltung und Rationalisierung von Prozessen bei, indem Genehmigungsanfragen z. B. direkt an den zuständigen Genehmiger weitergeleitet werdenmail und Slack. Dies sorgt für minimale Verzögerungen und schnelle Bearbeitungszeiten.
  • Kategorien und Tags: Allen Ausgaben und Transaktionen können bestimmte Tags und Kategorien zugewiesen werden, um ähnliche Transaktionen einfach abzurufen.
  • Voller Stapel: Die gesamte Spesenverwaltung, Berichterstattung, Zahlungen und Analyse erfolgt über eine einzige Schnittstelle, sodass keine internen Kommunikationskanäle erforderlich sind.
  • Direktzahlungen: Es verfügt über integrierte Tools und Systeme, um genehmigte Zahlungen zu verarbeiten und direkt auf die Konten des Mitarbeiters zu überweisen.
  • Catch-All Emails: Mitarbeiter können Belege an einen vorkonfigurierten Catch-All-E-Mail-Dienst sendenmail Adresse, die ihre Quittungen mit den jeweiligen Transaktionsdatensätzen abgleicht und speichert.

Vorteile

  • Gewährleistet vollständige Sicherheit und Datenschutz durch following Standards wie SOC 2 Typ II und SOC 1 Typ II.
  • Optimiert die Gehaltsabrechnung, indem Zahlungen direkt auf das Bankkonto des Mitarbeiters erfolgen
  • Über ein Dashboard können Mitarbeiter Erstattungen, Zahlungen und andere Anfragen einfach verfolgen.

Nachteile

  • Schlecht konzipierte Automatisierungsworkflows können für Anfänger schwierig zu konfigurieren sein.

Pricing: Wenden Sie sich an den Kundendienst für die Preisgestaltung

Link: https://www.airbase.com/modules/expense-management


7) Navan

Bestes Reise- und Spesenmanagementsystem

Navan (ehemals TripActions) ist eine ideale Spesenmanagementlösung, die in der Lage ist, alle Ihre Ausgaben in Echtzeit zu melden. Sie können Ihre Transaktionen ganz einfach über alle Karten und Erstattungen hinweg verfolgen. Es bietet datengesteuerte Erkenntnisse, die Ihnen helfen, Ausgabenverluste zu minimieren, Finanzprognosen zu verbessern und eine bessere Optimierung der Finanzressourcen sicherzustellen.

Navan verfügt über integrierte Funktionen zur Verwaltung Ihrer Steuern in Übereinstimmung mit den Landgesetzen. Sie können de ganz einfach erfassen und übermittelntails im Zusammenhang mit der Mehrwertsteuer und anderen Steuern. Alle Transaktionen werden in vordefinierte Labels kategorisiert, sodass keine manuelle Eingabe erforderlich ist. Es bietet beschleunigte Zahlungen für alle Erstattungen in mehr als 40 Ländern und 25 Währungen.

Navan

Merkmale:

  • Skalierbarkeit: Digitale Abstimmungen, KI-gesteuerte Quittungsscans und automatisch generierte Spesenabrechnungen stellen sicher, dass die Software mit minimalem Zusatzaufwand an Ihr Unternehmen angepasst werden kann.
  • Echtzeitanalyse: Sie können Ihre Geschäftsausgaben verfolgen und verwalten, indem Sie in Echtzeit über die neuesten Finanzaktivitäten auf dem Laufenden bleiben.
  • Steuern: Sie können alle Ausgabenregeln ganz einfach kontrollieren und alle Ihre Unternehmensrichtlinien für alle Mitarbeiterzahlungen durchsetzen.
  • Globale Kartenverknüpfung: Ihre Mitarbeiter können ihre bestehenden Karten von Visa oder Mastercard verknüpfen, um alle Ausgaben zu verfolgen und gleichzeitig die Kartenvorteile zu behalten.
  • Einheitliches Dashboard: Es bietet ein einheitliches Dashboard für die Verwaltung von Geschäftsausgaben mit Datenfilterung, zarching und Live-Kartenunterstützung.
  • Produktivität: Sie können damit die Unternehmensproduktivität steigern, indem Sie Abstimmungen automatisieren und die Notwendigkeit von Spesenabrechnungen über In-App-Kategorien eliminierennovaaktive Spesenmanagement-Technologie.
  • Analytik: Alle Geschäftsausgaben werden durch leistungsstarke Analysetools verfolgt und überwacht. KI-gestützte Systeme nutzen diese Daten, um umsetzbare Erkenntnisse über Ihr Unternehmen zu liefern.
  • Automatisiertes Spesenmanagement: Diese Geschäftsausgabenverwaltungssoftware kategorisiert Transaktionen und Ausgaben automatischtails, ohne dass ein menschliches Eingreifen erforderlich ist.
  • MFA und SSO: Es bietet native Unterstützung für die Multi-Faktor-Authentifizierung, die wichtige Geschäftskonten hervorragend schützt. SSO vereinfacht den Anmeldevorgang und bietet Benutzern einen enormen Komfort.
  • Backups: Navan führt tägliche Backups durch und gewährleistet so die Sicherheit Ihrer Daten vor unerwarteten Verlusten. Zur Implementierung geografischer Redundanz werden mehrere geografisch unterschiedliche Server verwendet.
  • Belohnungsprogramme: Mitarbeiter erhalten Prämien, wenn sie geschäftlich mit Navan Cards reisen. Sie können diese Prämien künftig für den persönlichen Gebrauch einlösen.
  • Beratung: Das Expertenteam von Navan bietet die richtige Beratung durch Einzelsitzungen, Konferenzen, Online-Veranstaltungen und Dokumentation.
  • Dynamische Grenzen: Mit den aktiven Richtlinien können Sie die Ausgabenbudgets dynamisch an verschiedene Faktoren und Bedingungen anpassen.
  • Reisekosten: Reduzieren Sie Reisekosten durch AnreizevizMitarbeiter, die auf Geschäftsreisen weniger ausgeben.
  • Kundendienst: Ihr KI-gesteuerter Assistent beantwortet Ihre häufig gestellten Fragen und häufigen Probleme und hilft Ihnen, mit minimalem Aufwand schnelle Lösungen zu finden.

Vorteile

  • Es lässt sich mit 3 integrierenrd Partydienste wie QuickBooks, Oracleund Google Suite zur Automatisierung der Spesenabrechnung
  • Hilft bei der Rationalisierung von Zahlungen über mit Navan verknüpfte virtuelle Firmenkarten für Flüge oder Hotelbuchungen.
  • Ermöglicht die Ausgabe virtueller oder physischer Karten für alle Mitarbeiter zur einmaligen Nutzung oder für wiederkehrende Zahlungen.

Nachteile

  • Es ist schwierig, Änderungen vorzunehmen oder Datenbankfehler manuell zu korrigieren.

Pricing:

  • Kostenlose Testphase: Lebenslanger kostenloser Basisplan
  • Preis: Wenden Sie sich an den Kundendienst für die Preisgestaltung

Link: https://navan.com/expense-management


8) Brex

Bestes KI-gesteuertes Unternehmen expense tracker App

Brex gehört zu den besten Spesenmanagement-Softwarelösungen für die Verwaltung der globalen Belegschaft und unterstützt problemlos schnelle internationale Transaktionen. Es bietet Rückerstattungen in lokalen Währungen für über 70 Länder an. Sie können damit die Finanzen aller Abteilungen, Teams und Einzelpersonen live verfolgen.

Brex hilft bei der Datenerfassung, sodass Sie die Bücher schneller abschließen können. Es ordnet die Belege den Transaktionen zu, erstellt Memos, sendet Genehmigungsbenachrichtigungen und bereitet vorares Daten für Steuererklärungen. Mithilfe der OCR-Technologie können Sie Token in verschiedenen Sprachen und Währungen prüfen.

Brex

Merkmale:

  • Steuererhebung: Es sammelt und speichert alle Steuerinformationen, einschließlich der Mehrwertsteuer, die für Steuererklärungen bei Ihren örtlichen Behörden verwendet werden können.
  • Personalisierung: Die Buchungssoftware lernt dynamisch die Vorlieben der Mitarbeiter und sucht künftig nach ihren bevorzugten Fluggesellschaften und Hotels.
  • Reisemanagement: Mit Brex können Benutzer ohne Probleme unbegrenzte Reiseroutenänderungen basierend auf ihren Anforderungen vornehmen.
  • Richtlinienkontrolle: Es bietet benutzerdefinierte Steuerelemente zum Festlegen von Limits für Karten, Erstattungen, Reiseplattformen, Abteilungen usw.
  • Genehmigungshierarchie: Sie können eine Genehmigungshierarchie definieren, sodass jede Transaktion, die manuelle Genehmigungen erfordert, direkt an die betroffene Person weitergeleitet werden kann. Auch große Beschaffungen, die mehrere Lizenzen erfordern, können damit abgewickelt werden.
  • Spesenregeln: Ermöglicht Ihnen die Erstellung leicht verständlicher Spesenregeln, die die Genehmigung/Ablehnung von Ausgaben regeln.
  • Stipendien: Mithilfe vordefinierter Regeln können Sie einmalige oder wiederkehrende Stipendien für verschiedene Anwendungsfälle wie Wohlbefinden, Leistung und Verhalten vergeben.
  • Daten importieren/exportieren: Es bietet integrierte Funktionen zum direkten Exportieren von Transaktionsdaten mit der ERP-CSV-Übertragungsfunktion.
  • Automation: Es lässt sich gut in führende Automatisierungsplattformen integrieren, um Produktivität und Effizienz zu verbessern. Dadurch werden Kostenmanagementprozesse, Buchhaltung, Gehaltsabrechnung und Personalverwaltung optimiert.
  • 2 Way Sync: Brex syncsynchronisiert alle Daten mit Ihrem Buchhaltungssoftware, um minimale Datendiskrepanzen zwischen den Plattformen sicherzustellen.
  • Ausgabenkontrolle und Genehmigungen: Hilft bei der Implementierung von Ausgabenkontrollen und stellt sicher, dass keine Abteilung oder Zweigstelle das Budget überschreitet. Das Genehmigungssystem stellt notwendige Ausgaben bereit, die vor der Verarbeitung manuelle Genehmigungen erfordern.
  • Live Support: Ihr Team aus erfahrenen Fachleuten kann Ihnen bei der Ersteinrichtung, der Verwaltung und bei häufigen Problemen helfen, zmail, Anrufe rund um die Uhr oder Live-Chat.
  • Spesenerfassung: Mit den Tools zur Spesenerfassung können Mitarbeiter Fotos von Belegen direkt auf den Server hochladen. Die fortschrittlichen Systeme extrahieren, speichern und verarbeiten die Daten.

Vorteile

  • Bietet unbegrenzte Rückerstattungen ohne Transaktionsgebühren.
  • Integriert sich in Top-ERPs wie NetSuite, Oracleund QuickBooks.
  • Ermöglicht die individuelle Konfiguration von Richtlinien basierend auf Anwendungsfall, Ebene, Region und Abteilung.

Nachteile

  • Es werden begrenzte Berichte und Dateneinblicke zur Verfügung gestellt.

Pricing:

  • Kostenlose Testphase: Nein
  • Pricing: Wenden Sie sich an den Kundendienst für die Preisgestaltung

Link: https://www.brex.com/product/spend-management

FAQs

Einige der wichtigsten Unterschiede zwischen Buchhaltungssoftwarelösungen und Spesenverwaltungssoftware für kleine Unternehmen sind folgende:

Kontosoftware Spesenmanagement-Software
Es dient dazu, alle Finanztransaktionen zu verfolgen und eine ordnungsgemäße Buchhaltung durchzuführen. Es wird verwendet, um Ausgaben zu optimieren und Ausgabeplattformen besser zu verstehen.
Sie können damit die Gehaltsabrechnung verwalten und Geld senden/empfangen. Viele Tools verfügen über integrierte Rechnungsfunktionen. Sie können es nutzen, um finanzielle Zwänge zu verstehen und unnötige Ausgaben zu verwalten.
Hilft bei der Berechnung und Zahlung von Steuern und gewährleistet die vollständige Einhaltung der Vorschriften. Führt ausführliche Audits durch, um Berichte über die Geschäftsleistung und Verbesserungsbereiche bereitzustellen.
Es ermöglicht Ihnen, den Cashflow besser zu verwalten und aufrechtzuerhalten, das Betriebskapital zu verbessern und Ihre Partner zufrieden zu stellen. Unterstützt Sie bei der Erstellung von Budgets für Ihre geschäftlichen/finanziellen Ziele.

Einige der wichtigsten Parameter, die Sie bei der Auswahl einer Spesenabrechnungssoftware berücksichtigen sollten, sind:

  • Berichte/Analysen: Sie sollten sich immer für ein Tool entscheiden, das detaillierte Finanzprüfungen durchführt und aussagekräftige Berichte liefert, um Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu identifizieren und den Leistungsvergleich zu erleichtern.
  • Budgetierungstools: Bevorzugen Sie immer eine Spesenabrechnungssoftware, anstatt Dienstleistungen mit Budgetierungstools auszuwählen, mit denen Sie im Voraus planen und für zukünftige Ausgaben sparen können.
  • Kompatibilität: Bevorzugen Sie immer Tools, die mit Ihrem vorhandenen Technologie-Stack kompatibel sind und sich in Ihre anderen Dienste wie Buchhaltungs- und Verwaltungstools integrieren lassen.
  • Pricing: Sie sollten sich immer auf Dienste verlassen, die kostengünstige Preispläne für Ihre aktuellen Geschäftsanforderungen bieten und problemlos an Ihre Anforderungen angepasst werden können.

Beste Spesenverfolgungssoftware: Top-Tipps!

Provider Regions-/Währungsunterstützung Mobile Apps Kostenlose Testphase Integrierte Zahlungen und Reisekosten Link
Ramp 195 Länder mit über 40 Währungen Android und iOS Lebenslang kostenloser Basisplan Ja Erfahren Sie mehr
Expensify 58-Währungen iOS, iPadOS und Android Freier Plan Ja Erfahren Sie mehr
Glück Über 150 Länder Android und iOS, iPadOS Lebenslang kostenloser Basisplan Ja Erfahren Sie mehr
Rydoo 19 Länder iOS, iPadOS und Android Nein Nein Erfahren Sie mehr
DivvyPay USD Android und iOS Ja, 14 Tage Nein Erfahren Sie mehr

The Verdict

Wir haben einige der besten Softwarelösungen zur Spesenverfolgung besprochen. Während sie alle großartig sind, sind einige eher auf bestimmte Anwendungsfälle ausgerichtet. Unser abschließendes Urteil soll Ihnen dabei helfen, die richtige Entscheidung zu treffen.

  • Wenn Sie Ihr Spesenmanagement automatisieren und menschliche Eingaben minimieren möchten, Ramp ist die beste Wahl.
  • Expensify ist ideal für die Verfolgung und Verwaltung von Belegen, um eine zeitnahe Bearbeitung sicherzustellen.
  • Wenn Sie ein kleines Unternehmen leiten, Rydoo ist die ideale Spesenmanagement-Software für Ihre Bedürfnisse.