Korrespondenz in SAP – Konfiguration & Typen
Maurer Garcia
Es stehen verschiedene Standard-Korrespondenzarten wie Rechnungsdruck, Kontoauszug usw. zur Verfügung. Es können auch benutzerdefinierte Korrespondenzarten erstellt werden.
Korrespondenzen können direkt während der Verarbeitung einzelner Geschäftsvorgänge oder auch nachträglich für bereits erfolgte Vorgangsbuchungen erstellt werden.
Korrespondenz kann an Kunden/Lieferanten in verschiedenen Formaten wie E-Mail und Fax gesendet werden. Korrespondenz ist im Grunde genommen Briefe usw., die gesendet werden von SAP an Verkäufer/Kunde etc.
Die Korrespondenz kann einzeln oder gesammelt, ad-hoc oder per automatisiertem Batch-Job erstellt werden.
Arten der Korrespondenz
Es folgt eine Beispielliste verschiedener Standardkorrespondenztypen, die kopiert werden können, um ein bestimmtes benutzerdefiniertes Formular, Programm usw. zu erstellen.
| Korrespondenztyp | Korrespondenz DescriptIon | Druckprogramm | Benötigte Daten | Beispielstandard SAP Skriptformular |
|---|---|---|---|---|
| SAP01 | Zahlungsmitteilungen | RFKORD00 | Dokumentnummer | F140_PAY_CONF_01 |
| SAP06 | Kontoauszüge | RFKORD10 | Kontonummer und Datum | F140_ACC_STAT_01 |
| SAP07 | Bill von Wechselgebührenabrechnungen | RFKORD20 | Dokumentnummer | F140_BILL_CHA_01 |
| SAP09 | Interne Dokumente | RFKORD30 | Dokumentnummer | F140_INT_DOCU_01 |
| SAP10 | Einzelne Buchstaben | RFKORD40 | Kontonummer | F140_IND_TEXT_01 |
| SAP11 | Dokumentenauszüge | RFKORD50 | Dokumentnummer | F140_DOCU_EXC_01 |
| SAP13 | Kundenaussagen | RFKORD11 | Kundennummer und Datum | F140_CUS_STAT_01 |
So führen Sie die Korrespondenzkonfiguration durch
Konfiguration der Korrespondenz in SAP kann in den folgenden Schritten durchgeführt werden
Schritt 1) Definieren Sie die Korrespondenzart
Pfad: – SPRO > Finanzbuchhaltung (neu) > Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung > Debitorenkonten > Einzelposten > Korrespondenz > Einstellungen für Korrespondenz vornehmen und prüfen > Korrespondenzarten definieren
Transaktions-Code:-OB77
Hier verschiedene SAP Es stehen standardmäßige Korrespondenztypen zur Verfügung. Sie können auch Ihre eigenen Korrespondenztypen erstellen. Sie können angeben, welche Daten zum Generieren einer Korrespondenz erforderlich sind. Für einen Kontoauszug können Sie beispielsweise angeben, dass Debitoren-/Kreditorenstammsätze für den Auszug erforderlich sind. Außerdem können Sie die Datumsparameter und den Text angeben, der bei der Datumsauswahl angezeigt werden soll.
Schritt 2) Weisen Sie das Programm der Korrespondenzart zu
Pfad:-SPRO > Finanzbuchhaltung (neu) > Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung > Debitorenkonten > Einzelposten > Korrespondenz > Einstellungen für Korrespondenz vornehmen und prüfen > Programme für Korrespondenzarten zuordnen
Transaktions-Code: -OB78
Hier müssen Sie das Korrespondenzgeneratorprogramm mit der Korrespondenzart verknüpfen. Sie können auch verschiedene Programme für verschiedene Buchungskreise angeben. (Außerdem können Sie hier die Standardvariante angeben, die das Programm ausführen soll. Sie können eine solche Variante in der Transaktion SE38/ SA38 für das Programm.)
Sie können auch Ihr eigenes benutzerdefiniertes Programm als Kopie des Standardprogramms erstellen und geeignete Änderungen vornehmen, um alle Ihre kundenspezifischen Anforderungen zu erfüllen.
Schritt 3) Aufruffunktionen für Korrespondenzart festlegen
Pfad:-SPRO > Finanzbuchhaltung (neu) > Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung > Debitorenkonten > Einzelposten > Korrespondenz > Einstellungen für Korrespondenz vornehmen und prüfen > Aufruffunktionen festlegen
Transaktions-Code:-OB79
Hier müssen Sie festlegen, zu welchem Zeitpunkt Sie die jeweilige Korrespondenzart generieren können. Sie können auch für verschiedene Buchungskreise eine unterschiedliche Einstellung festlegen. Die verschiedenen verfügbaren Optionen sind:-
- Zum Zeitpunkt der Dokumentenerfassung (z. B. FB50, FB60 usw.)
- Zum Zeitpunkt der Buchung von Zahlungen (z. B. F-28, F-26 usw.)
- Zum Zeitpunkt der Anzeige oder Änderung des Dokuments (z. B. FB02, FB03 usw.)
- Zum Zeitpunkt der Kontoanzeige (z. B. FBL1N, FBL5N usw.)
Schritt 4) Korrespondenzformular dem Korrespondenzdruckprogramm zuordnen
Pfad:-SPRO > Finanzbuchhaltung (neu) > Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung > Debitorenkonten > Einzelpostenkorrespondenz > Einstellungen für Korrespondenz vornehmen und prüfen > Formularnamen für Korrespondenzdruck definieren
Transaktions-Code: -OB96
Hier müssen Sie angeben, welche Formulardefinition vom Korrespondenzdruckprogramm verwendet wird. Sie können auch für verschiedene Buchungskreise unterschiedliche Einstellungen festlegen. (Die SAP Das Skriptformular wird über die Transaktion SE71, wo die verschiedenen Daten im Ausgabeformat angeordnet werden, um verarbeitet zu werden. Dies SAP Das Skriptformular definiert das Layout in der Ausgabe.)
Sie können auch zweistellige Formular-IDs verwenden, mit denen Sie unterschiedliche Formulare für unterschiedliche Formular-IDs im gleichen Buchungskreis aufrufen können.
Diese Formular-ID kann im Selektionsbild des korrespondenzerzeugenden Druckprogramms angegeben werden. Sie können für eine Korrespondenzart jeweils nur eine Formular-ID auswählen. Sie können mehrere Korrespondenztypen erstellen, die unterschiedliche Formular-IDs auslösen.
Schritt 5) Absenderdetails für Korrespondenz festlegen
Pfad: -SPRO > Finanzbuchhaltung (Neu) > Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung > Debitorenkonten > Positionen > Korrespondenz > Einstellungen für Korrespondenz vornehmen und prüfen > Absenderdetails für Korrespondenzformular festlegen
Transaktions-Code:-OBB1
Hier können Sie die Angaben für Kopfzeile, Fußzeile, Signatur und Absender verknüpfen. Dieser Text wird über die Transaktion SO10 mit der oben verlinkten Text-ID (z. B. ADRS) definiert. Sie können auch für verschiedene Buchungskreise unterschiedliche Einstellungen festlegen. (Außerdem können zweistellige Absendervarianten definiert werden, die Sie in den Selektionsparametern des Druckprogramms angeben können. Dadurch werden unterschiedliche Absenderangaben innerhalb desselben Buchungskreises möglich.)
Schritt 6) Sortiervarianten für Korrespondenz definieren
Pfad:-SPRO > Finanzbuchhaltung (neu) > Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung > Debitorenkonten > Einzelposten > Korrespondenz > Einstellungen für Korrespondenz vornehmen und prüfen > Sortiervarianten für Korrespondenz definieren
Transaktions-Code: -O7S4
Hier können Sie festlegen, in welcher Reihenfolge die Korrespondenzbriefe generiert werden. Wenn Sie beispielsweise einen Kontoauszug für mehrere Lieferanten erstellen, werden die Lieferanten in dieser Reihenfolge sortiert und anschließend der Brief generiert. Diese Sortiervariante kann im Selektionsbild des korrespondenzerzeugenden Druckprogramms angegeben werden.
Schritt 7) Definieren Sie Sortiervarianten für Einzelposten in der Korrespondenz
Pfad:-SPRO > Finanzbuchhaltung (neu) > Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung > Debitorenkonten > Einzelposten > Korrespondenz > Einstellungen für Korrespondenz vornehmen und prüfen > Sortiervarianten für Einzelposten definieren
Transaktions-Code: -O7S6
Hier können Sie festlegen, in welcher Reihenfolge die einzelnen Posten in einem Korrespondenzbrief erscheinen sollen. Wenn beispielsweise ein Kreditorenkontoauszug mehrere Rechnungen enthält, werden die Rechnungen in dieser Reihenfolge sortiert und anschließend der Brief generiert.
Diese Sortiervariante kann im Selektionsbild des korrespondenzerzeugenden Druckprogramms angegeben werden.
Korrespondenzgenerierung
Wie bereits bei der Konfiguration des Abrufpunkts gezeigt, kann die Korrespondenz zu folgenden Zeitpunkten generiert werden:
- Zum Zeitpunkt der Dokumentenerfassung (z. B. FB50, FB60 usw.)
- Zum Zeitpunkt der Buchung von Zahlungen (z. B. F-28, F-26 usw.)
- Zum Zeitpunkt der Anzeige oder Änderung des Dokuments (z. B. FB02, FB03 usw.)
- Zum Zeitpunkt der Kontoanzeige (z. B. FBL1N, FBL5N usw.)
Korrespondenz kann für ein bestimmtes Dokument oder für ein Lieferanten-/Kundenkonto erstellt werden. Nachfolgende Folien erläutern die Erstellung von Korrespondenz auf unterschiedliche Weise und deren Ausdruck.
Korrespondenzgenerierung (Methode A):-
Die Korrespondenz kann beim Anlegen, Ändern oder Anzeigen des Dokuments generiert werden.
Gehen Sie dazu zu Umgebung > Korrespondenz und wählen Sie den entsprechenden Korrespondenztyp aus, siehe z. B. den folgenden Bildschirm in FB70 Erstellung von Kundenrechnungen:-
Ebenso können Sie die Korrespondenz aus der Beleganzeige/-änderung aus der Transaktion heraus erstellen, wie in FB02/FB03/FBl1N/FLB5N usw.
Korrespondenzgenerierung (Methode B)
Für bestehende Buchhaltung Für Dokumente können Sie den Transaktionscode verwenden FB12.
Nach Eingabe des Buchungskreises wird nach der Korrespondenzart gefragt. Wählen Sie „Korrespondenztyp“ und Sie werden aufgefordert, die Dokumentnummer/Kontonummer einzugeben. usw. basierend auf der Einstellung des Korrespondenztyps. Danach wird die Korrespondenz angefordert.
Korrespondenzgenerierung (Methode C)
Aus der Transaktion F.27 können Sie die Korrespondenz (Kontoauszug) für Kreditor(en)/Kunde(n) generieren.
Hier „Indikator im Stammsatz“ sollte der angegebene Wert mit dem Wert übereinstimmen, der in Kunden-/Kreditorenstammdaten > Buchungskreis > Korrespondenz angegeben ist.
Wenn Sie das Kontrollkästchen „Einzelanforderung“ aktivieren und derselbe Lieferant/Kunde Positionen in mehreren Buchungskreisen hat, wird für jeden Buchungskreis eine separate Abrechnung generiert.
Korrespondenzdruck
Korrespondenzdruck (Methode A):-
Verwenden Sie den Transaktionscode F.61 um den relevanten, bereits generierten Korrespondenztyp auszudrucken. Bei der Ausführung wird einfach die Korrespondenz ausgedruckt (wenn E-Mail/Fax usw. konfiguriert ist, wird die Ausgabe in diesem Format generiert)
Korrespondenzdruck (Methode B):-
Aus der Transaktion F.64können Sie den erstellten Korrespondenzbrief (Spool) sehen und ausdrucken. (Der Unterschied zu F.61 besteht darin, dass Sie in F.64 für bereits erstellte Korrespondenzaufträge auch andere Operationen (wie Löschen, Druckvorschau usw.) durchführen können.)
Der generierte Spool kann in der Transaktion angezeigt und ausgedruckt werden SP02 oder System > Eigener Spool-Auftrag.
Korrespondenz per E-Mail
Pflegen Sie die E-Mail-Adresse in den Einstellungen unter Kunde/ Lieferantenstamm > Allgemeine Daten > Registerkarte Adresse > Kommunikation und wählen Sie als Kommunikationsmethode E-Mail aus.
Pflegen Sie die E-Mail-ID auch im Kunden-/Lieferantenstamm > Buchungskreisdaten > Registerkarte „Korrespondenz“.
Dann wird die Korrespondenz für diesen Kunden/Lieferanten im E-Mail-Format statt als Ausdruck generiert (unter Berücksichtigung der Benutzerexit-Einstellung zur Bestimmung der Kommunikationsmethode im Benutzerexit, die auf der nächsten Folie angegeben ist).
(Hinweis: Ebenso können Sie Einstellungen für die Faxausgabe vornehmen, indem Sie die Standardkommunikation als FAX auswählen und die Faxnummer pflegen.)
