Projektomkostningsberegning og budgettering i projektledelse

Projektomkostningsstyring

Projektomkostningsstyring defineres som processen med at planlægge og kontrollere projektets omkostninger og budget effektivt og virkningsfuldt. Det definerer, hvilke omkostninger der kræves for hver leverance af projektet. Det omfatter forskellige funktioner i projektstyring såsom estimering, jobkontrol, indsamling af feltdata, planlægning, regnskab, design og mere.

Projektomkostningerne kan estimeres ud fra forskellige proceskilder (eksempler nedenfor):

• Oprettelse af Work Breakdown Structure (WBS)
• Udvikle tidsplan
• Planlægge menneskelige ressourcer
• Identificering af risici

Inputtene til omkostningsstyring omfatter:

• Projektledelsesplan
• Projektgrundlaget
• Virksomhedens miljøfaktorer
• Organisatoriske procesaktiver

Mens outputtet af dette er:

• Omkostningsstyringsplan

At lave estimater og omkostninger for et projekt er en yderst vigtig del af ethvert projektledelseForskellige ting tages i betragtning ved beregning af budgettet for et projekt, såsom lønomkostninger, anskaffelse af nødvendigt udstyr, materialeomkostninger og mere.

Hvad er estimering af projektomkostninger?

Projektomkostningsestimat er defineret som processen med at tilnærme projektets samlede udgifter. Nøjagtigheden af ​​omkostningsestimat og budgettering i projektledelse afhænger af nøjagtigheden og detaljerne i projektets omfang, som er omfangets baseline. Omfanget vil også definere eventuelle begrænsninger som dato, ressourcer eller budget. Risikoregisteret vil hjælpe med at beregne estimater af omkostningstyper, udgifterne bag betingede handlinger og udgifterne til at håndtere risici.

For at estimere omkostningerne ved et projekt skal du kategorisere forskellige omkostningstyper i kategorier som:

• Arbejdsomkostninger
• Udgifter til udstyr
• Udgifter til forsyninger
• Rejseomkostninger
• Udgifter til uddannelse
• Overheadomkostninger mv.

Teknikker, der bruges til at estimere projektomkostninger

Der findes nogle teknikker, der bruges til at estimere en projektomkostning, såsom ekspertvurdering, trepunktsestimering, reserveanalyse og kvalitetsomkostninger.

For at estimere projektomkostningerne anvendes der dog formelt et par hovedmetoder (teknikker), som følger:

Analog estimering

Denne estimeringsteknik er baseret på ekspertvurderinger og information fra lignende tidligere projekter, hvor omkostningerne til et tidligere udført lignende projekt tages med et plus eller minus på 20 % for det eksisterende projekt.

Parametrisk estimering

Tidligere data eller optegnelser bruges til at estimere omkostningerne for det aktuelle projekt.

Bottom-up estimering

Når du har defineret projektets omfang, er dette den mest pålidelige teknikform. I denne teknik, baseret på arbejdsmarkedsvurderingen, estimerer du omkostningerne for hver ressource eller leverance.

Ligeledes findes der andre metoder (teknikker), der kan være nyttige til at estimere omkostninger, såsom PERT-estimering, leverandørbudanalyse og mere.

Projekt budgetplanlægning

Hovedformålet med denne aktivitet er at allokere og godkende de økonomiske ressourcer, der kræves for at færdiggøre projektet. Det primære output til fastlæggelse af budgettet omfatter omkostningsudbyttegrundlaget. Det specificerer ikke kun, hvilke omkostninger der vil blive afholdt, men også hvornår omkostningerne vil blive afholdt. Input til fastlæggelse af budgettet omfatter følgende projektledelsesbudgetteringsmetoder:

• Aktivitetsomkostningsestimater
• Grundlag for skøn
• Omfang baseline
• Projektplan
• Ressourcekalendere
• medtracts
• Organisatoriske procesaktiver

Resultatet af denne proces er:

• Baseline for omkostningsydelse
• Krav til projektfinansiering
• Opdatering af projektdokumenter

Projektbudgetteringen udføres parallelt med projektplanlægningsprocessen. Den er i høj grad afhængig af tre komponenter:

• Omkostningsestimering
• Opgavens varighed
• Tildelte ressourcer

Under projektets budgettering og omkostningsberegning kommunikerer projektlederen med forskellige personer, der er ansvarlige for at styre arbejdsindsatsen samt estimere projektomkostningerne.

Han eller hun vil bruge forskellige projektperspektiver, såsom projektets arbejdsfordelingsstruktur, omkostningsestimater, historiske data og optegnelser, ressourceinformation og politikker.

Uden risikovurdering er budgetteringsprocessen ikke afsluttet. Risikovurderingsprocessen tager højde for faktorer som tidsmangel, tilgængelighed af ressourcer, udviklingsteamets erfaring, den anvendte teknologi og mere. Risikovurderingen kan udgøre et beløb mellem 25 og 30 procent af de samlede projektomkostninger.

Projektkvalitetsstyringsplan

Kvalitetsstyringsprocesgruppen består af tre processer.

Plankvalitet

Planlægningskvalitetsprocessen involverer at identificere, hvilke kvalitetsstandarder der er relevante for projektet, og hvordan de opfyldes. Den omfatter også identifikation af kvalitetsmålinger og standardmål for projektprocesser, krav til overholdelse af lovgivningen, produktfunktionalitet, dokumentation og mere.

Inputtene i planens kvalitetsstyring omfatter:

• Projektledelsesplan
• Interessentregister
• Risikoregister
• Krav dokumentation
• Virksomhedens miljøfaktorer
• Organisatoriske procesaktiver

Resultatet for kvalitetsstyringen er:

• Kvalitetsstyringsplan
• Procesforbedringsplan
• Kvalitetsmålinger
• Kvalitetstjeklister
• Opdatering af projektdokumenter

Kvalitetssikring

Denne fase omfatter primært to aktiviteter: for det første analyse af projektkvaliteten og for det andet forbedring af projektkvaliteten. Det er en proces med revision af kvalitetskravene og resultaterne fra kvalitetskontrolmålinger for at sikre, at kvalitetsstandarden opretholdes gennem hele processen. Inputtet til dette vil være det samme som outputtet fra planens kvalitetsstyring.

Resultatet af denne proces vil være:

• Skift anmodning
• Projektledelsesplan
• Opdatering af projektdokumenter
• Opdatering af aktiver i organisationens proces

Kvalitetskontrol

Dette vil blive udført for at kontrollere kvaliteten gennem hele projektets livscyklus. Det definerer, hvordan kvalitetsstandarden kan overholde de definerede kvalitetsstandarder. Outputtet af Kvalitetssikring vil være input til kvalitetskontrol.

Mens outputtet vil være:

• Kvalitetskontrolmålinger
• Valider ændringer
• Verificerede leverancer
• Oplysninger om arbejdspræstationer
• Skift anmodning
• Projektledelsesplan
• Opdatering af projektdokumenter
• Opdateringer af organisatoriske procesaktiver

Projekt Human Resource Management

HR-ledelse omfatter processen med at organisere, styre og lede projektteamet. Det består af de personer, der har tildelt roller og ansvar for at gennemføre projektet. HR-ledelse vil håndtere fire processer.

Udvikle personaleplan

Denne fase definerer projektets roller og ansvar, projektets organisationsdiagrammer og personaleplanen.

Inputtet til dette vil være:

• Projektledelsesplan
• Krav til aktivitetsressourcer
• Virksomhedens miljøfaktorer
• Organisatoriske procesaktiver

Outputtet for dette vil være:

• Plan for forvaltning af menneskelige ressourcer

Anskaffe projektteam

Denne fase bekræfter tilgængeligheden af ​​de menneskelige ressourcer og realiseringen af ​​det nødvendige team til at fuldføre projektaktiviteterne. Inputtet til denne fase ville være outputtet fra det foregående trin. Outputtet fra denne fase ville være:

• Projektpersonale opgaver
• Ressourcekalendere
• Opdatering af projektledelsesplan

Udvikle projektteam

I denne fase er fokus på at forbedre teamets effektivitet, interaktionen mellem teammedlemmerne og forbedre den samlede team- og projektpræstation. Inputtet til denne fase ville være outputtet fra det foregående trin. Outputtet for denne fase ville være:

• Team præstationsvurderinger
• Opdateringer af virksomhedsmiljøfaktorer

Leder projektteamet

Denne proces omfatter tracat kontrollere teammedlemmers præstation, løse problemer, give feedback og styre et team for at optimere projektets præstation. Inputtet til denne fase ville være outputtet fra det foregående trin. Outputtet til denne fase ville være:

• Skift anmodning
• Opdatering af projektledelsesplan
• Opdatering af projektdokumenter
• Opdateringer af virksomhedsmiljøfaktorer
• Opdateringer af organisatoriske procesaktiver

Projektkommunikationsledelse

Her betyder projektkommunikation ikke verbal interaktion med hinanden, men transmiteffektivt at dele projektrelateret information med projektteamet, interessenter, projektledere og andre. Det bør omhandle risikohandlinger og -vurderinger, projektplaner, mødestyring og -handlinger, gennemgange og gennemgange med mere.

Dette segment dækker følgende nøgleområder:

Kommunikation med interessenter

Det er udviklingsprocessenping en tilgang til effektiv kommunikation med interessenter og forståelse af deres krav. Inputtet til dette ville være:

• Projektledelsesplan
• Interessentregister
• Virksomhedens miljøfaktorer
• Organisatoriske procesaktiver

Mens outputtet for dette vil være:

• Kommunikationsstyringsplan
• Opdatering af projektdokumenter

Administrer kommunikation

Det er processen med at lagre, distribuere, indsamle og hente projektinformation i overensstemmelse med en kommunikationsplan. Inputtet i denne fase ville være:

• Virksomhedens miljøfaktorer
• Organisatoriske procesaktiver
• Arbejdsresultatrapporter
• Kommunikationsstyringsplan

Mens outputtet ville være:

• Projektkommunikation
• Opdatering af projektledelsesplan
• Opdatering af projektdokumenter
• Opdateringer af organisatoriske procesaktiver

Kontrol kommunikation

Det er processen med at kontrollere og overvåge kommunikation gennem hele projektets livscyklus. Inputtet til denne fase ville være:

• Projektledelsesplan
• Projektkommunikation
• Udstedelseslog
• Arbejdspræstationsdata
• Organisatoriske procesaktiver

Mens resultatet af denne fase ville være:

• Oplysninger om arbejdspræstationer
• Ændringsanmodninger
• Opdatering af projektledelsesplan
• Opdatering af projektdokumenter
• Organisatoriske procesopdateringer

Ofte Stillede Spørgsmål