Projektomkostningsberegning og budgettering i projektledelse

Omkostningerne ved projektet kan estimeres fra forskellige proceskilder (eksempler nedenfor)

• Oprettelse af Work Breakdown Structure (WBS)
• Udvikle tidsplan
• Planlægge menneskelige ressourcer
• Identificering af risici

Input af omkostningsstyring omfatter,

• Projektledelsesplan
• Projektgrundlaget
• Virksomhedens miljøfaktorer
• Organisatoriske procesaktiver

Mens outputtet af dette er

• Omkostningsstyringsplan.

At skabe estimering og omkostningsberegning for projekt er en yderst afgørende del af ethvert projektledelse. Forskellige ting tages i betragtning, mens budgettet for projektet beregnes, såsom lønomkostninger, nødvendig udstyrsanskaffelse, materialeomkostninger osv.

Hvad er estimering af projektomkostninger?

Projektomkostningsestimat er defineret som processen med at tilnærme projektets samlede udgifter. Nøjagtigheden af ​​omkostningsestimat og budgettering i projektledelse afhænger af nøjagtigheden og detaljerne i projektets omfang, som er scope baseline. Omfanget vil også definere eventuelle begrænsninger som dato, ressourcer eller budget. Risikoregisteret vil hjælpe med at beregne estimat af omkostningstyper, de udgifter, der er afholdt bag betinget handling og de udgifter, der er afholdt for at håndtere risici.

For at estimere omkostningerne ved projektet skal du kategorisere forskellige omkostningstyper i kategorier som

• Arbejdsomkostninger
• Udgifter til udstyr
• Udgifter til forsyninger
• Rejseomkostninger
• Udgifter til uddannelse
• Overheadomkostninger mv.

Teknikker, der bruges til at estimere projektomkostninger

Der er nogle teknikker, der bruges til at estimere en projektomkostning, såsom: Ekspertvurdering, trepunktsvurdering, reserveanalyse og kvalitetsomkostninger.

For at estimere projektomkostninger er der formelt set kun få hovedmetoder (teknikker), der anvendes som følger:

Analog estimering

Denne estimeringsteknik er baseret på ekspertvurderinger og information baseret på lignende tidligere projekter. Hvor tidligere udført, betragtes lignende projektomkostninger med plus eller minus på 20% for eksisterende projekt.

Parametrisk estimering

Tidligere data eller registrering bruges til at estimere omkostningerne for det aktuelle projekt.

Bottom-up estimering

Når du har defineret projektets omfang, er det den mest pålidelige form for teknik. I denne teknik, baseret på WBS, estimerer du omkostningerne for hver ressource eller leverancer.

Ligeledes er der andre metoder (teknikker), som kunne være nyttige til at estimere omkostninger som PERT-estimering, leverandørbudanalyse osv.

Projekt budgetplanlægning

Hovedformålet med denne aktivitet er at allokere og godkende de økonomiske ressourcer, der er nødvendige for at fuldføre projektet. Hovedoutputtet til fastsættelse af budgettet inkluderer omkostningspræstationsbaseline. Det specificerer ikke kun, hvilke omkostninger der vil blive afholdt, men også hvornår omkostningerne vil blive afholdt. Input til fastlæggelse af budget inkluderer følgende projektstyringsbudgetteringsmetoder:

• Aktivitetsomkostningsestimater
• Grundlag for skøn
• Omfang baseline
• Projektplan
• Ressourcekalendere
• medtracts
• Organisatoriske procesaktiver

Resultatet af denne proces er

• Baseline for omkostningsydelse
• Krav til projektfinansiering
• Opdatering af projektdokumenter

Projektbudgettering udføres parallelt med projektplanlægningsprocessen. Det er meget afhængigt af tre komponenter -

• Omkostningsestimering
• Opgavens varighed
• Tildelte ressourcer

Under projektbudgettering og omkostningsberegning kommunikerer projektleder med forskellige personer, der er ansvarlige for at styre arbejdsindsatsen samt estimere projektomkostninger.

Han vil bruge forskellige projektudsigter, såsom projektopdelingsstruktur, omkostningsestimater, historiske data og registreringer, ressourceinformation og politikker.

Uden risikovurdering er budgetteringsprocessen ikke afsluttet. Risikovurderingsprocessen tager hensyn til faktorer som tidsmangel, tilgængelighed af ressourcer, udviklingsteams erfaring, den anvendte teknologi osv. Risikovurderingen kan være et beløb på mellem 25 og 30 procent af de samlede projektomkostninger.

Projektkvalitetsstyringsplan

Kvalitetsledelsesprocesgruppen består af tre processer,

Plankvalitet

Plan Kvalitetsprocessen involverer at identificere, hvilken standardkvalitet der er relevant for projektet, og hvordan de skal opfyldes. Det omfatter også identifikation af kvalitetsmålinger og standardmål for projektprocesser, regulatoriske overholdelseskrav, produktfunktionalitet, dokumentation osv.

Indgangene til planens kvalitetsstyring omfatter

• Projektledelsesplan
• Interessentregister
• Risikoregister
• Krav dokumentation
• Virksomhedens miljøfaktorer
• Organisatoriske procesaktiver

Output for kvalitetsstyringen er

• Kvalitetsstyringsplan
• Procesforbedringsplan
• Kvalitetsmålinger
• Kvalitetstjeklister
• Opdatering af projektdokumenter

Kvalitetssikring

Denne fase omfatter hovedsageligt to aktiviteter, først analyse af projektkvalitet og forbedring af projektkvalitet. Det er en proces med revision af kvalitetskravene og resultaterne fra kvalitetskontrolmålinger for at sikre, at kvalitetsstandarden opretholdes gennem hele processen. Input til dette vil være det samme som output fra planens kvalitetsstyring, mens

Resultatet af denne proces vil være

• Skift anmodning
• Projektledelsesplan
• Opdatering af projektdokumenter
• Opdatering af aktiver i organisationens proces

Kvalitetskontrol

Dette vil blive udført for at kontrollere kvaliteten gennem hele projektets livscyklus. Den definerer, hvordan kvalitetsstandarden kan overholde de definerede kvalitetsstandarder. Outputtet af Kvalitetssikring vil være input til kvalitetskontrol. Mens udgangen vil

• Kvalitetskontrolmålinger
• Valider ændringer
• Verificerede leverancer
• Oplysninger om arbejdspræstationer
• Skift anmodning
• Projektledelsesplan
• Opdatering af projektdokumenter
• Opdateringer af organisatoriske procesaktiver

Projekt Human Resource Management

HR-ledelse omfatter processen med at organisere, lede og lede projektteamet. Den består af personer med tildelte roller og ansvar for at gennemføre projektet. HR-ledelsen vil beskæftige sig med fire processer.

Udvikle personaleplan

Denne fase definerer projektets roller og ansvar, projektets organisationsdiagrammer og personaleledelsesplan

Input til dette vil

• Projektledelsesplan
• Krav til aktivitetsressourcer
• Virksomhedens miljøfaktorer
• Organisatoriske procesaktiver

Output for dette vil være

• Plan for forvaltning af menneskelige ressourcer

Anskaffe projektteam

Denne fase bekræfter tilgængeligheden af ​​den menneskelige ressource og opnåelse af det nødvendige team til at gennemføre projektaktiviteter. Input for dette trin ville være output fra det foregående trin. Mens outputtet af denne fase ville være

• Projektpersonale opgaver
• Ressourcekalendere
• Opdatering af projektledelsesplan

Udvikle projektteam

I denne fase er fokus at forbedre teameffektiviteten, teammedlemsinteraktion og forbedre den overordnede team- og projektydelse. Input for dette trin ville være output fra det foregående trin. Mens output for denne fase ville være

• Team præstationsvurderinger
• Opdateringer af virksomhedsmiljøfaktorer

Leder projektteamet

Denne proces omfatter tracat kontrollere teammedlemmers præstation, løse problemer, give feedback og lede et team for at optimere projektets præstation. Inputtet til denne fase ville være outputtet fra det foregående trin. Mens outputtet til denne fase ville være

• Skift anmodning
• Opdatering af projektledelsesplan
• Opdatering af projektdokumenter
• Opdateringer af virksomhedsmiljøfaktorer
• Opdateringer af organisatoriske procesaktiver

Projektkommunikationsledelse

Her betyder projektkommunikation ikke verbal interaktion med hinanden, men transmiteffektivt at dele projektrelateret information med projektteamet, interessenter, projektledere osv. Det bør omhandle risikohandlinger og -vurderinger, projektplaner, mødeledelse og -handlinger, gennemgange og gennemgange osv.

Dette segment dækker hovedsageligt fem områder

Kommunikation med interessenter

Det er udviklingsprocessenping en tilgang til effektiv kommunikation med interessenter og forståelse af deres krav. Inputtet til dette ville være

• Projektledelsesplan
• Interessentregister
• Virksomhedens miljøfaktorer
• Organisatoriske procesaktiver

Mens outputtet for dette vil være

• Kommunikationsstyringsplan
• Opdatering af projektdokumenter

Administrer kommunikation

Det er processen med at lagre, distribuere, indsamle og hente projektinformation i overensstemmelse med en kommunikationsplan. Input af denne fase ville være

• Virksomhedens miljøfaktorer
• Organisatoriske procesaktiver
• Arbejdsresultatrapporter
• Kommunikationsstyringsplan

Mens udgangen ville være

• Projektkommunikation
• Opdatering af projektledelsesplan
• Opdatering af projektdokumenter
• Opdateringer af organisatoriske procesaktiver

Kontrol kommunikation

Det er processen med at kontrollere og overvåge kommunikation gennem hele projektets livscyklus. Input til denne fase ville være

• Projektledelsesplan
• Projektkommunikation
• Udstedelseslog
• Arbejdspræstationsdata
• Organisatoriske procesaktiver

Mens outputtet af denne fase ville være

• Oplysninger om arbejdspræstationer
• Ændringsanmodninger
• Opdatering af projektledelsesplan
• Opdatering af projektdokumenter
• Organisatoriske procesopdateringer

Resumé

Omkostningsstyring er processen med at planlægge og kontrollere projektet omkostningseffektivt. Omkostningsbudgettering i projektstyring hjælper dig med at registrere og track de udgifter, der er afholdt efter projektet.

For at se, at dit projekt er afsluttet inden for en given tidslinje og budget, vil vi se, hvilken risikofaktor der skal afbødes i næste vejledning.

Projektomkostningsvurdering og budgettering er defineret som processen med at tilnærme projektets samlede udgifter.