Sådan opretter du engangsleverandør FK01 i SAP
Murer Garcia
⚡ Smart opsummering
Engangsleverandørstamdata i SAP betjene leverandører, der kun faktureres lejlighedsvis. En enkelt samlet konto indeholder regnskabsindstillingerne, og navn, adresse og bankoplysninger registreres i stedet på hvert dokument.
Ikke alle leverandører fortjener en masterregistrering. SAP, en leverandør, der faktureres én eller to gange om året, kan bogføres via en delt engangskonto, og de oplysninger, der foretager betalingen traceable er indfanget i selve dokumentet.
Hvad er en engangsleverandør i SAP?
En engangsleverandør er en samlet stamdatapost, der bruges til leverandører, der ikke har hyppige transaktioner og ikke berettiger deres egen post. Da den samme post betjener mange forskellige leverandører, gemmes der ingen leverandørspecifikke data i den. Navn, adresse, telefonnummer og bankoplysninger indtastes, når dokumentet bogføres.
Posten opfører sig stadig som en almindelig leverandørkonto i alle andre henseender. Den tilhører en virksomhedskode, den har en afstemningskonto, og dens åbne poster vises i den sædvanlige gældsforpligtelser rapporter.
| Aspect | Fast sælger | Engangsleverandør |
|---|---|---|
| Nødvendige masterregistre | Én pr. leverandør | Én samlet konto for mange leverandører |
| Navn og adresse | Gemt i masterregistreringen | Indtastet på hvert dokument |
| Bank detaljer | Gemt i masterregistreringen | Indtastet på hvert dokument |
| Bedst egnet til | Tilbagevendende leverandører, contracts, planlagte betalinger | Lejlighedsvise køb, udgiftsrefusioner, enkeltstående leverancer |
| Rapportering fra leverandør | Ligetil, efter leverandørnummer | Kræver læsning af adresseoplysningerne på dokumenterne |
Afvejningen er bekvemmelighed kontra synlighed. Færre stamdata betyder mindre vedligeholdelse, men udgiftsanalyse pr. leverandør bliver vanskeligere, fordi hver bogføring sidder under det samme kontonummer.
Engangsleverandørkontogruppen og dens indikator
En engangsleverandør kan ikke oprettes fra en almindelig kontogruppe. Opførslen kommer fra en enkelt tilpasningsindstilling, så kontogruppen skal eksistere, før transaktion FK01 startes.
I leverandørkontogruppe definition, nået med transaktion OBD3, indstilles en engangskontoindikator for gruppen. Indikatoren gør to ting: den undertrykker de leverandørspecifikke felter på stamdataskærmene, og den fortæller bogføringstransaktionerne, at de i stedet skal anmode om disse oplysninger på dokumentet. Indstillingen gemmes på hver leverandørpost i feltet XCPDK i tabel LFA1.
SAP leverer færdige grupper til dette formål, og de fleste systemer bruger en af dem i stedet for at definere en ny.
- CPD: Engangsleverandørgruppe med intern nummertildeling, så systemet udsteder kontonummeret.
- CPDL: Engangsleverandørgruppe med ekstern nummertildeling, så nummeret indtastes.
- 0099: Den engangsleverandørgruppe, der bruges i gennemgangen nedenfor, vist med dens indikator markeret på kontogruppelisten.
To yderligere forudsætninger er værd at kontrollere, før man starter. Nummerintervallet, der er tildelt gruppen, afgør, om leverandørnummeret overhovedet kan indtastes, og den afstemningskonto, der skal indtastes senere, skal findes i kontoplanen for den anvendte virksomhedskode.
Sådan opretter du en engangsleverandør i SAP Brug af FK01
Når kontogruppen er på plads, oprettes posten i stamdatatransaktionen for kreditorer.
Trin 1) Indtast transaktionskoden FK01 i SAP kommandofelt, som vist nedenfor.
Trin 2) På skærmbilledet Opret leverandør: Startskærm skal du placere markøren i feltet Kontogruppe og trykke på F4 for at åbne søgehjælpen, som er fremhævet nedenfor.
Trin 3) I den dialogboks, der åbnes, skal du vælge den kontogruppe, hvis engangskontoegenskab er markeret. I listen nedenfor markerer OTA-kolonnen engangsgrupperne, og gruppe 0099 "Engangsleverandører" er den, der vælges.
Trin 4) Tilbage på startskærmen skal du indtaste følgende, som markeret nedenfor.
- Indtast leverandør-ID i henhold til det nummerinterval, der er tildelt kontogruppen.
- Indtast den virksomhedskode, som stamdataene skal oprettes i.
Trin 5) På det næste skærmbillede, Opret leverandør: Adresse, skal du indtaste følgende i de generelle data, som markeret nedenfor.
- Indtast et navn, der identificerer den samlede post, for eksempel "Engangsleverandør Ny".
- Indtast et søgeord, så kontoen hurtigt kan findes under opslag.
- Indtast kommunikationssproget.
Felterne for gade og post forbliver bevidst tomme her, fordi de tilhører den enkelte leverandør snarere end den kollektive konto.
Trin 6) På skærmbilledet med virksomhedskodedata, Opret leverandør: Regnskabsoplysninger Regnskab, skal du indtaste følgende som markeret nedenfor.
- Indtast afstemningen artskonto nummer, som forbinder leverandørposteringerne med finansbogholderiet.
- Angiv den likviditetsstyringsgruppe, der bruges til likviditetsprognoser.
Trin 7) Tryk på 'Gem' på standardværktøjslinjen, vist nedenfor, for at oprette den nye engangsleverandørstamdata.
Trin 8) Tjek statuslinjen for bekræftelsesmeddelelsen. Eksemplet nedenfor viser, at leverandør 0000088888 blev oprettet i virksomhedskode 1000.
Kontoen er nu klar til brug, og leverandøroplysningerne leveres første gang, den bogføres.
Sådan bogfører du en faktura til en engangsleverandør
Der sker ikke noget særligt, før samlekontoen bruges. Indtastning af den som leverandør på en sælgers faktura i FB60 eller på F-43, får systemet til at åbne en ekstra adresseskærm, før linjeposterne kan udfyldes.
Skærmen beder om de detaljer, der bevidst blev udeladt fra stamdataene.
- Navn og adresse: Titel, navn, gade, postnummer, by og land for den faktiske leverandør.
- Kommunikation: Telefon og andre kontaktfelter, hvor de er relevante.
- Bank detaljer: Land, banknøgle og kontonummer, som betalingsprogrammet derefter bruger.
- Skattenumre: Skatteidentifikationsfelterne, hvor lokal rapportering kræver dem.
Disse poster gemmes pr. dokument i tabellen BSEC, datasegmentet for engangskontoen, i stedet for i leverandørstamtabellerne. Det er det, der gør den samme konto brugbar for mange leverandører, og det er også grunden til, at en rapport på leverandørniveau ikke blot kan læse LFA1. Adressen skal tages fra dokumentet, og udgående betaling henter bankdataene på samme måde.
To konsekvenser følger. Dobbeltbetalinger er sværere at få øje på, fordi to fakturaer fra den samme leverandør har to uafhængige adresseposter, og enhver kontrol, der er afhængig af leverandørstamdata – f.eks. en kontrol af ændringer i bankoplysninger – gælder ikke. Mange økonomiteams begrænser derfor engangskonti til posteringer med lav værdi og gennemgår dem separat undervejs. rapportering ved periodens udgang cyklus.
In SAP S/4HANA, engangskontoen, overlever, men den er oprettet som en forretningspartner. En dedikeret forretningspartnergruppeping er knyttet til engangsleverandørkontogruppen i tilpasning af kunde-/leverandørintegration, vedligeholdes posten med transaktions-BP i leverandørrollen, og adresseskærmen på dokumentniveau fungerer præcis som i SAP ERP. Det tilsvarende objekt på kundesiden fungerer på samme måde i kundefordringer.
