Sådan opretter du en leverandørkontogruppe i SAP Fico
Murer Garcia
⚡ Smart opsummering
Leverandørkontogrupper i SAP kontrollerer det nummerinterval, et leverandørnummer trækkes fra, og feltstatus for hver leverandørhovedskærm, og de oprettes ved tilpasning via transaktion SPRO eller OBD3.
Før en enkelt leverandør kan oprettes, SAP skal vide, hvilken type leverandør det er. Den klassificering er kontogruppen, og den konfigureres én gang i tilpasningen.
Hvad er en leverandørkontogruppe i SAP?
En leverandørkontogruppe er et tilpasningsobjekt, der klassificerer leverandørstamdata, der bruges på tværs af indkøb og regnskab, og den styrer, hvordan disse poster oprettes. Hver leverandør er tildelt præcis én kontogruppe på oprettelsestidspunktet, og denne tildeling kan ikke ændres frit bagefter.
Kontogruppen styrer tre ting.
- Nummerinterval: Intervallet, som leverandørkontonummeret er taget fra, og om nummeret er tildelt internt af systemet eller indtastet eksternt af brugeren.
- Feltstatus: Hvilke felter på skærmbillederne for generel information, virksomhedskode og indkøb er obligatoriske, valgfrie, kun viste eller helt undertrykte.
- Engangsindikator: Om gruppen er en kollektiv konto for engangsleverandører, hvor navn og adresse indtastes på dokumentet i stedet for i stamdataene.
De fleste projekter definerer separate grupper for indenlandske leverandører, udenlandske leverandører, medarbejdere betalt via gældsforpligtelserog engangsleverandører, fordi hver population har brug for et forskelligt sæt obligatoriske felter. Trinene nedenfor opretter en sådan gruppe.
Sådan opretter du en leverandørkontogruppe i SAP
Kontogruppen oprettes i tilpasningsprogrammet, så en anmodning om tilpasning og den tilhørende godkendelse er nødvendig, før man starter.
Trin 1) Indtast transaktionskoden SPRO i SAP kommandofelt, som vist nedenfor.
Trin 2) På det næste skærmbillede skal du vælge 'SAP Knappen 'Reference IMG' vist nedenfor for at åbne implementeringsvejledningen.
Trin 3) I det næste skærmbillede, 'Vis IMG', skal du vælge menustien Finansregnskab → Debitorer og kreditorer → Kreditorkonti → Stamdata → Forberedelser til oprettelse af leverandørstamdata → Definer kontogrupper med skærmlayout (leverandører). Aktiviteten kan også nås direkte med transaktionskoden OBD3. Den udvidede sti ser ud som følger.
Trin 4) På det næste skærmbillede skal du vælge knappen 'Nye poster' i programmenuen, som er fremhævet nedenfor.
Trin 5) På det næste skærmbillede skal du indtaste følgende på skærmbilledet for nye poster, der er vist nedenfor.
- Indtast en unik nøgle som kontogruppenøgle.
- Indtast en kort beskrivelse af kontogruppen.
- Vælg indikatoren for engangskonto, når gruppen oprettes for engangsleverandører.
- Vælg den stamdatasektion, hvis feltstatus skal vedligeholdes.
Trin 6) Tryk på knappen 'Rediger feltstatus' for at bevare feltstatussen for den valgte stamdatasektion, som vist nedenfor.
Trin 7) På det næste skærmbillede skal du vælge den gruppe af felter, som feltstatus skal vedligeholdes for. De tilgængelige feltgrupper er angivet nedenfor.
Trin 8) På det næste skærmbillede skal du vedligeholde feltstatussen for felterne i den valgte gruppe, som vist nedenfor.
På samme måde kan feltstatus for de andre stamdatasektioner og deres grupper vedligeholdes. Når feltstatus er vedligeholdt, skal du trykke på 'Gem' i SAP standardmenuen, vist nedenfor, for at oprette kontogruppen.
Trin 9) På det næste skærmbillede skal du indtaste nummeret på tilpasningsanmodningen for at oprette leverandørkontogruppen. Prompten vises nedenfor.
Kontogruppen findes nu, men den kan ikke bruges, før der er knyttet et talinterval til den.
Nummerområder og feltstatus for leverandørkontogrupper
To opfølgende aktiviteter fuldfører konfigurationen. Nummerområdet bestemmer, hvilke kontonumre gruppen må bruge, og feltstatus bestemmer, hvad en bruger skal indtaste, når han/hun opretter leverandøren.
| T-kode | Aktivitet | Hvorfor det betyder noget |
|---|---|---|
| OBD3 | Definer kontogrupper med skærmlayout (leverandører) | Aktiviteten udført i ovenstående trin. |
| XKN1 | Opret nummerområder for leverandørkonti | Definerer intervallet og om nummereringen er ekstern. |
| OBAS | Tildel nummerområder til leverandørkontogrupper | Knytter intervallet til gruppen, så der kan udstedes tal. |
Et enkelt nummerinterval kan betjene hver kontogruppe, eller hver gruppe kan have sit eget interval. Separate intervaller er det almindelige valg, fordi selve kontonummeret derefter afslører, hvilken type leverandør det er. Når intervallet markeres som eksternt, indtaster brugeren leverandørnummeret; ellers tildeler systemet det næste ledige nummer.
Feltstatus vedligeholdes pr. stamdatasektion, og sektionerne afspejler segmenterne i leverandørstamdataposten: generelle data, firmakodedata og indkøbsdata. Inde i en sektion grupperes felter, og hvert felt har en af fire indstillinger.
- Undertrykke: Feltet er fuldstændig skjult.
- Påkrævet indtastning: Posten kan ikke gemmes, før feltet er udfyldt.
- Valgfri indtastning: Feltet vises og kan stå tomt.
- Skærm: Feltet er synligt, men kan ikke ændres.
Feltstatus bestemmes ikke udelukkende af kontogruppen. Indstillingerne for feltstatus på transaktionsniveau og virksomhedskodeniveau kombineres med den, og den mest restriktive indstilling vinder. En konflikt, f.eks. et felt, der er undertrykt ét sted, men påkrævet et andet, producerer en fejl, hvilket også er grunden til, at flytning af en eksisterende leverandør til en anden kontogruppe er begrænset.
Standard leverandørkontogrupper og S/4HANA forretningspartnergruppepings
SAP leverer flere kontogrupper i standardsystemet, og de fleste projekter kopierer en af dem i stedet for at starte fra en tom post.
- 0001: Den generelle leverandørgruppe, der bruges som model for almindelige leverandører.
- KRED og LIEF: Leverede leverandørgrupper, hvis nummereringsadfærd afhænger af det nummerinterval, der er tildelt dem.
- Efteruddannelse og efteruddannelse: Engangskontogrupper, hvor en enkelt samlet stamdatapost betjener mange lejlighedsvise leverandører.
- 0002 til 0006: Rollespecifikke grupper såsom vareleverandør, alternativ modtager, faktureringspart og speditør.
In SAP I S/4HANA er leverandøren en forretningspartner, og leverandørstamdata vedligeholdes med transaktion BP i stedet for FK- og XK-transaktionerne. Kontogruppen forsvinder ikke. Hver forretningspartnergruppeping er knyttet til en leverandørkontogruppe i tilpasning af kunde-/leverandørintegration, og talintervallerne bag gruppenping og kontogruppen skal forblive justeret, ellers mislykkes synkroniseringen under oprettelsen eller under en konvertering fra SAP ERP-udvidelse.
Når gruppen og dens nummerinterval er på plads, er de næste trin at opret leverandørstamdata og senere til bloker eller marker det til sletning når forholdet ophører. Den tilsvarende klassificering på kundesiden bruges på samme måde i kundefordringer.
