Sådan opretter du en indkøbsordre ME21N i SAP

Indkøbsordrer bruges til en række processer i indkøb. De kan bruges til internt indkøb (fra et anlæg til et andet), eksternt indkøb af varer (direkte forbrug eller lager) og tjenesteydelser. Det kan også bruges til underleverandør-, tredjeparts- og forsendelsesprocesser. Behandling af indkøbsordre er vist i følgende diagram. Indkøbsordrer kan oprettes med reference til en indkøbsrekvisition, RFQ, tilbud, en anden indkøbsordre, kontrakt, salgsordre.

Sådan opretter du en indkøbsordre

Indkøbsordrer oprettes ved at bruge standardtransaktion ME21N (eller ME21 – den gamle forekomst af transaktionen).

Trin 1)

1. Indtast transaktionskode ME21N.
2. Indtast leverandør.
3. Indtast materialenummer, der skal anskaffes.
4. Indtast mængden og måleenheden (valgfrit – systemet bruger UoM fra købsinfoposten).
5. Presse ENTER for at bekræfte de indtastede data.

Indkøbsordreposten er nu udfyldt med oplysninger fra indkøbsinfopost og materialestam, i kombination med leverandørstamdata. Dette kan ses på de næste par skærme.

Leveringsdato og nettopris udfyldes ud fra oplysningerne i stamdata.

I skærmbilledet nedenfor, Blocks 1 og 2 blev udfyldt fra købsinformationsposten, mens 3 var befolket fra leverandørmester.

Standardtekster udfyldt via købsoplysninger registrerer stamdata.

1. Info post PO tekst – tekst udfyldt fra info record master.
2. Info note – udfyldt fra info record master.
3. Teksten i dette felt er den samme som i vores info-rekod.

Trin 2)

1. Du kan se, at indkøbsordre indeholder flere faner på overskriftsniveau. På fanen "Status" kan du finde nogle oplysninger om status for indkøbsordren.
2. I denne blok kan du finde generel status (Aktiv) samt ordrebekræftelse (endnu ikke sendt), Leveringsstatus og Fakturastatus.
3. Dette er oplysninger om mængder og værdi, bestilt antal og værdi, leveret antal og værdi, stadig leveringsmængde og værdi, faktureret antal og værdi, og endelig udbetalingsoplysninger.

Andre faner indeholder information om Organisationsdata, Import, Yderligere data, Partnere, Kommunikation, Adresse, Tekster, Betingelser, Levering/Fakturaoplysninger.

Trin 3) Fanen Levering/Faktura indeholder data om betalingsbetingelser og handelsbetingelser. Du kan indsætte betalingsbetingelser her (som =D06 – betaling 30 dage efter levering), handelsbetingelser (i to incoterms-felter – for eksempel EXW Wien).

Trin 4) Organisationsdata indeholder oplysningerne om indkøbsorganisation, indkøbsgruppe og virksomhedskode. Du kan vælge en anden købsgruppe, hvis du har brug for det.

Andre faner

• In Betingelser fanen, kan du finde data om priser og betingelser på overskriftsniveau.
• tekster fanen bruges til at vedligeholde tekster på overskriftsniveau.
• Adresse fanen indeholder leverandøradressedata.
• I Yderligere data fanebladet, kan du finde leverandørens samlenummer og momsregistreringsnummer.

På vareniveau indeholder indkøbsordre yderligere oplysninger om varer

• På leveringsskema fanen, kan vi indtaste den ønskede leveringsplan og mængder, der skal leveres på en bestemt dato.

• Materielle data fanen indeholder oplysninger om leverandørmaterialenummer, batch, leverandørbatch, EAN-kode osv. Nogle af dataene er udfyldt fra købsinfopost.
• På leveringsfane, du kan indstille leveringstoleranceprocenter (over- og underlevering), indstille leveringsstatus, indstillinger for restlevering og andre oplysninger.
• Faktura fanen indeholder oplysninger om fakturarelaterede data og et felt "Skat", der skal udfyldes, hvis det er relevant (i vores tilfælde er skattekoden V1 for begge varer).
• Betingelser fanen bruges til at angive betingelser på vareniveau.
• Leveringsadresse – vores firmaadresse, kan den ændres, hvis vi ønsker materialet leveret andetsteds.

• Bekræftelse fanen indeholder data, der er specifikke for varebekræftelseskontrol- og afvisningsindikatoren.

Når alle data er dobbelttjekket for fejl og indtastet nøjagtigt, kan vi gemme indkøbsordren.