Sådan konverteres PR til PO i SAP (Indkøbsrekvisition)
Olivia Turner
⚡ Smart opsummering
Konvertér en indkøbsrekvisition til en indkøbsordre i SAP gennem transaktion ME21N. Et frigivet rekvisitionsnummer indtastes som reference, og SAP kopierer varedata, mens informationspostpris og ordreenhed anvendes.
Hvad sker der, når en rekvisition bliver til en ordre?
Konvertering omdanner en intern anmodning til en ekstern forpligtelse. Rekvisitionen bad indkøbsafdelingen om at købe noget; indkøbsordren beder en navngiven leverandør om at levere det til en aftalt pris på en aftalt dato.
SAP kopierer ikke rekvisitionen blindt. Tre sæt stamdata tilsidesætter det, rekvirenten skrev:
- Købsinfopost: Angiver nettoprisen, ordreenheden, den planlagte leveringstid og tolerancegrænserne for leverandør- og materialeparret.
- Leverandørmester: Leverer betalingsbetingelser, Incoterms og data om den indkøbsorganisation, der bruges i ordrehovedet.
- Materialemester: Angiver indkøbsgruppen, indstillinger for over- og underlevering samt behandlingstid for varemodtagelse.
Derfor kan en mængde indtastet i styk vises på paller på ordren, og derfor kan nettoprisen afvige fra den vurderingspris, der vises på rekvisitionen. Begge dele er forventet adfærd, ikke fejl. Vedligeholdelse af købsinforegistrering korrekt er derfor den største enkeltstående indflydelse på konverteringsnøjagtigheden.
Proces til at konvertere PR til PO ind SAP
Ved frigivelse kan indkøbsrekvisitioner konverteres til indkøbsordrer. Dette kan opnås i transaktionskode ME21NProcessen til at konvertere en PR til en PO er ligetil, og trinnene til at udføre den er som følger:
Trin 1)
- Udfør transaktionskode ME21N.
- Vælg den relevante indkøbsordretype: i vores tilfælde NB – standard PO.
- Organisatoriske niveauer: Indtast dem efter behov.
- Indkøbsrekvisition: Indtast købsrekvisitionsnummeret, der blev frigivet i forrige lektion.
Tryk på ENTER. Du skal muligvis trykke ENTER en del gange for at gennemgå adskillige advarselsmeddelelser.
Som skærmbilledet ovenfor viser, indtastes rekvisitionsnummeret i dokumentoversigten til venstre, hvorfra dets elementer overføres til ordren.
Trin 2)
- PO mængde: du kan se, at PO-mængden er rundet ned til 2 PAL. Det er fordi vi har indtastet 30 stk på PR, og vi har sat vores ordreenhed til at være PAL i vores info record, så vi skal bestille i paller, og system runder det ned.
- Netto pris: Nettoprisfeltet udfyldes fra købsinfoposten.
Gem PO, og du er færdig med at konvertere en indkøbsrekvisition til indkøbsordre.
⚠️ Advarsel: Kontrollér den konverterede mængde, før du gemmer. Afrunding til infopostens ordreenhed kan reducere det bestilte beløb til under den ønskede efterspørgsel, som i eksemplet ovenfor, hvor 30 stk. blev til 2 paller. Ret mængden på ordrevaren, hvis underskuddet har betydning.
Massekonvertering: ME57, ME58 og ME59N
Konvertering af én rekvisition ad gangen i ME21N er egnet til ad hoc-indkøb. En køber, der afvikler en daglig arbejdsliste, bruger i stedet en af tre kollektive transaktioner.
| transaktion | Hvad gør den | Kilde påkrævet? | Bedste brugt til |
|---|---|---|---|
| ME57 | Tildel en forsyningskilde, og konverter derefter interaktivt | Nej, kilden er tildelt i transaktionen | Rekvisitions, hvor leverandøren endnu ikke er besluttet |
| ME58 | Opret ordrer fra rekvisitioner, der allerede har en kilde | Ja | Daglig indkøbsarbejdsliste med kendte leverandører |
| ME59N | Automatisk konvertering, kører interaktivt eller som et baggrundsjob | Ja, og det skal være unikt | Gentagne indkøb i høj volumen uden manuel gennemgang |
ME59N konverterer kun, hvor der findes præcis én gyldig kilde, og rekvisitionen markeres som relevant for automatisk ordreoprettelse. Alt tvetydigt springes over og rapporteres, så den gætter aldrig en leverandør. Oprettelse af en ordre direkte mod et kildedokument er dækket i oprettelse af en indkøbsordre med reference.
Hvorfor en rekvisition ikke konverteres
Konverteringsfejl næsten altid tractilbage til et lille sæt årsager. Gennemgå disse, før du antager en systemfejl.
- Rekvisitionen er ikke frigivet. En udgivelsesstrategi er gældende, og mindst én udgivelseskode er stadig åben. Udgiv den i ME54N eller samlet i ME55, og prøv derefter igen.
- Ingen forsyningskilde. Kildebestemmelse fandt ingen kvoteordning, kildelisteindgang, contract, eller infopost gyldig for leveringsdatoen og anlægget. Opret en kildeliste indtastning eller en informationspost.
- Varen er allerede fuldt bestilt. En rekvisitionsvare har en bestilt mængde. Når den er lig med den ønskede mængde, vises varen ikke længere på arbejdslisten.
- Sletningsflag angivet. Et element, der er markeret til sletning i ME52N, udelukkes fra konvertering, selvom dokumentet stadig findes.
- Lukket indikatorsæt. Varen blev lukket manuelt, hvilket fortæller SAP der forventes ingen yderligere ordrer imod det.
- Manglende data fra indkøbsorganisationen. Leverandøren findes, men har ingen indtastede data for den indkøbende organisation, så ordrehovedet kan ikke oprettes.
Efter en vellykket konvertering fortsætter ordren gennem varemodtagelse og fakturaverifikation. Later rettelser foretages i ændre indkøbsordre, og den bredere proces er kortlagt i oversigt over indkøb.
