Datavalidering i Excel: Filtre, gruppering, sorteringseksempler

Data validering

Datavalidering er meget vigtig i den forstand, at den hjælper os med at undgå fejl, der kan undgås. Lad os antage, at du registrerer studentereksamenskarakterer, og du ved, at minimum er 0 og maksimum er 100. Du kan drage fordel af valideringsfunktioner til at sikre, at kun værdier mellem 0 og 100 indtastes.
Tilføj et nyt ark i din projektmappe ved at klikke på plusknappen i bunden af ​​arbejdsarket.

Tilføj en kolonne for S/N, Navn og Score. Dit ark skal se ud som følger

• Klik på fanen DATA
• Vælg cellerne C2 til C6 (de celler, der vil blive brugt til at registrere scoringerne)

• Klik på rullelisten Datavalidering.
• Klik på Datavalidering.

• Du får følgende dialogvindue

• Klik på fanen Error Alert
• Indtast underretningens titel og besked som vist i diagrammet nedenfor.

• Klik på knappen OK
• Prøv at indtaste en score større end 200. Du får følgende fejlmeddelelse

Datafiltre

Datafiltre giver os mulighed for at få data, der matcher vores ønskede kriterier. Lad os sige, at vi ønsker at vise resultaterne for alle de elever, hvis navne starter med "ja" eller får scores, der er mindre end, større end eller lig med en bestemt værdi. Vi kan bruge filtre til at få sådanne data.
Vælg kolonnerne med navn og score som vist nedenfor

• Klik på fanen DATA på båndet
• Klik på rullelisten Sorter og filtrer som vist på billedet nedenfor

• Klik på navnefilteret
• Vælg tekstfiltre
• Vælg begynder med
• Du får følgende vindue.

• Indtast "ja" og klik på knappen "OK".
• Du bør kun kunne se resultaterne for Jane og James.

Gruppe og opdel gruppe

Grupper giver os mulighed for nemt at se og skjule unødvendige detaljer fra enten kolonner eller rækker. Ud over det kan vi også bruge grupper til at analysere data, der tilhører en fælles kategori. Lad os illustrere dette med et eksempel. Vi vil bruge elevresultateksemplet ovenfor.

• Højreklik på partituret og vælg Indsæt kolonne. Navngiv navnekolonnen køn.
• Skift James til Juanita. Sæt hun til Janet og Juanita. Sæt han til resten af ​​eleverne. Dit ark skal se ud som følger.

Vi vil nu gruppere hunnerne sammen og vise deres gennemsnitlige score og gøre det samme for hannerne.

• Klik på fanen DATA på båndet
• Vælg alle kolonner og rækker med data
• Klik på rullemenuen Gruppe som vist på billedet nedenfor

Du får følgende vindue

• Sørg for, at Row-indstillinger er valgt
• Klik på knappen OK
• Du får følgende forhåndsvisning

• Vi vil nu beregne den gennemsnitlige score for kvinder og mænd
• Vælg hele data som vist nedenfor

Klik på rullemenuen Subtotal under fanen DATA

Du får følgende vindue

• Indstil "Ved hver ændring" til køn
• Indstil "Brug funktion" til gennemsnit
• Vælg "Tilføj subtotal" for at score
• Klik på knappen "OK".

Download ovenstående Excel-kode

Tilføjelse af billeder til regneark

I perioder vil du gerne brande dokumenterne trykt i excel med brevpapiroplysninger og printe med firmalogo mv. Excel har funktioner, der giver dig mulighed for at importere billeder til Excel. Kommandoen til at tilføje billeder findes under fanen INSERT på båndet.

Du får følgende dialogvindue

• Du kan bladre til enhver mappe på din computer, der har billeder, og du kan vælge et hvilket som helst billede efter eget valg.
• Du vil få resultater svarende til dem, der er vist nedenfor

Øvelse 4

Brug kommandoen INSERT tab pictures for at tilføje et billede efter eget valg til regnearket.

Resumé

I denne artikel har vi lært, hvordan man udfører grundlæggende aritmetiske operationer ved hjælp af Excel, formaterer dataene og anvender valideringsregler, filtrerer data og hvordan man udnytter grupper til yderligere at analysere data og forbedre præsentationen.