Datavalidering i Excel: Filtre, Grupperingping, Sorteringseksempler

⚡ Smart opsummering

Datavalidering i Excel begrænser, hvad en celle accepterer, mens filtrering, sortering og grupperingping Organiser posterne omkring det. Denne side forklarer valideringsregler med fejladvarsler, tekst- og talfiltre, sortering, grupperingping med subtotaler og indsættelse af billeder i et regneark.

✅ Data validering: En valideringsregel begrænser en celle til tilladte værdier, f.eks. et heltal mellem 0 og 100, og viser en fejlalarm, når indtastningen overtræder reglen.
🔎 Filtre: Et filter skjuler rækker, der ikke matcher et kriterium, for eksempel navne, der starter med "ja" eller scorer over en værdi.
↕️ Sortering: Sortering omarrangerer rækkerne efter en eller flere kolonner, i stigende eller faldende rækkefølge, uden at slette data.
🗂️ Gruppe og subtotal: Grouping skjuler relaterede rækker, og kommandoen Subtotal tilføjer et gennemsnit eller en sum for hver kategori.
️ Billeder: Fanen Indsæt tilføjer et logo eller billede for at brande et udskrevet regneark.
🧭 Hvor kan man finde: Validering, Sortering og filtrering, Gruppering og Subtotal findes alle under fanen DATA på båndet.

Læs mere

Data validering

Datavalidering er meget vigtig i den forstand, at den hjælper os med at undgå fejl, der kan undgås. Lad os antage, at du registrerer studentereksamenskarakterer, og du ved, at minimum er 0 og maksimum er 100. Du kan drage fordel af valideringsfunktioner til at sikre, at kun værdier mellem 0 og 100 indtastes.
Tilføj et nyt ark i din projektmappe ved at klikke på plusknappen i bunden af arbejdsarket.

Tilføj en kolonne for S/N, Navn og Score. Dit ark skal se ud som følger

S / N	Navn	Score
1	Jane
2	James
3	Jones
4	Jonathan
5	John

Klik på fanen DATA
Vælg cellerne C2 til C6 (de celler, der vil blive brugt til at registrere scoringerne)

Klik på rullelisten Datavalidering.
Klik på Datavalidering.

Du får følgende dialogvindue

Klik på fanen Error Alert
Indtast underretningens titel og besked som vist i diagrammet nedenfor.

Klik på knappen OK
Prøv at indtaste en score større end 200. Du får følgende fejlmeddelelse

Typer af datavalideringskriterier

Rullemenuen Tillad i vinduet Datavalidering tilbyder flere kriterier, ikke kun hele tal. Hvis du vælger det rigtige kriterium, holder du posterne rene ved ty-punktet.pingTabellen nedenfor viser de almindelige kriterier med et praktisk eksempel.

Kriterium	Hvad det tillader	Eksempel
Helt tal	Heltal inden for et interval	Mellem 0 og 100 for en eksamenskarakter
Decimal	Numbers med decimaler inden for et interval	Mellem 0 og 1 for en rabatsats
Liste	Kun værdier fra en defineret liste, vist som en rullemenu	Mand kvinde
Dato	Datoer inden for et interval	På eller efter i dag
Tekstlængde	Et begrænset antal tegn	Præcis 10 for et telefonnummer
Tilpasset	Enhver formel, der returnerer SAND eller FALSK	=ERTAL(C2) for at tvinge et tal

💡 Tip: Brug fanen Inputmeddelelse til at vise et tip, når cellen er valgt, og fanen Fejlalarm til at afgøre, om en forkert indtastning er et hårdt stop, en advarsel, der kan tilsidesættes, eller en informationsnote.

Datafiltre

Datafiltre giver os mulighed for at få data, der matcher vores ønskede kriterier. Lad os sige, at vi ønsker at vise resultaterne for alle de elever, hvis navne starter med "ja" eller får scores, der er mindre end, større end eller lig med en bestemt værdi. Vi kan bruge filtre til at få sådanne data.
Vælg kolonnerne med navn og score som vist nedenfor

Klik på fanen DATA på båndet
Klik på rullelisten Sorter og filtrer som vist på billedet nedenfor

Klik på navnefilteret
Vælg tekstfiltre
Vælg begynder med
Du får følgende vindue.

Indtast "ja" og klik på knappen "OK".
Du bør kun kunne se resultaterne for Jane og James.

Sortering af data i Excel

Filtrering skjuler de rækker, der ikke matcher, mens sortering bevarer hver række, men ændrer deres rækkefølge. Sortering af elevernes scorer fra højeste til laveste gør rangeringen tydelig med et hurtigt blik, og det er endnu en kommando på fanen DATA.

Vælg en celle i kolonnen: Klik på en hvilken som helst celle i kolonnen Score. Det er ikke nødvendigt at markere hele kolonnen, da Excel registrerer den omgivende tabel.
Åbn Sortér og filtrer: På fanen DATA skal du vælge Sorter fra størst til mindst for tal eller Sorter fra A til Å for tekst.
Sortér efter flere kolonner: For en sortering på flere niveauer skal du klikke på knappen Sorter, tilføje et niveau og sortere først efter Køn og derefter efter Score. Excel anvender niveauerne fra top til bund.
Behold overskriften: Sørg for at "Mine data har overskrifter" er markeret, så kolonnenavnene forbliver på plads og ikke sorteres med dataene.

⚠️ Advarsel: Vælg kun én celle, aldrig en enkelt kolonne, før sortering. Hvis kun én kolonne er fremhævet og sorteret, adskilles navnene og scorerne, og posten er beskadiget. Excel advarer med en prompt med teksten "Udvid det valgte", som altid skal accepteres.

Gruppe og opdel gruppe

Grupper giver os mulighed for nemt at se og skjule unødvendige detaljer fra enten kolonner eller rækker. Ud over det kan vi også bruge grupper til at analysere data, der tilhører en fælles kategori. Lad os illustrere dette med et eksempel. Vi vil bruge elevresultateksemplet ovenfor.

Højreklik på partituret og vælg Indsæt kolonne. Navngiv navnekolonnen køn.
Skift James til Juanita. Sæt hun til Janet og Juanita. Sæt han til resten af eleverne. Dit ark skal se ud som følger.

Vi vil nu gruppere hunnerne sammen og vise deres gennemsnitlige score og gøre det samme for hannerne.

Klik på fanen DATA på båndet
Vælg alle kolonner og rækker med data
Klik på rullemenuen Gruppe som vist på billedet nedenfor

Du får følgende vindue

Sørg for, at Row-indstillinger er valgt
Klik på knappen OK
Du får følgende forhåndsvisning

Vi vil nu beregne den gennemsnitlige score for kvinder og mænd
Vælg hele data som vist nedenfor

Klik på rullemenuen Subtotal under fanen DATA

Du får følgende vindue

Indstil "Ved hver ændring" til køn
Indstil "Brug funktion" til gennemsnit
Vælg "Tilføj subtotal" for at score
Klik på knappen "OK".

Download ovenstående Excel-fil Code

Tilføjelse af billeder til regneark

I perioder vil du gerne brande dokumenterne trykt i excel med brevpapiroplysninger og printe med firmalogo mv. Excel har funktioner, der giver dig mulighed for at importere billeder til Excel. Kommandoen til at tilføje billeder findes under fanen INSERT på båndet.

Du får følgende dialogvindue

Du kan bladre til enhver mappe på din computer, der har billeder, og du kan vælge et hvilket som helst billede efter eget valg.
Du vil få resultater svarende til dem, der er vist nedenfor

Øvelse 4

Brug kommandoen INSERT tab pictures for at tilføje et billede efter eget valg til regnearket.

Ofte Stillede Spørgsmål

Et filter skjuler de rækker, der ikke matcher et kriterium, og lader resten være på plads. En sortering bevarer hver række, men omarrangerer dem i stigende eller faldende rækkefølge. Filtrering fjerner rod, sortering omarrangerer det.

Markér cellerne, åbn Datavalidering, vælg Liste under Tillad, og skriv værdierne adskilt af kommaer, eller peg Kilde til et område. Excel viser derefter en rullemenu, så brugerne kan vælge en gyldig post.

På fanen DATA skal du klikke på Opdel gruppering for at fjerne dispositionen, og derefter åbne vinduet Subtotal og vælge Fjern alle for at slette rækkerne med subtotaler. De oprindelige data returneres uændret nedenunder.

Ja. AI-funktioner som Copilot i Excel omdanner en anmodning som "tillad kun scorer fra 0 til 100" til en valideringsregel for heltal med en fejlalarm. Brugeren gennemgår og anvender stadig reglen.

Ja. AI-værktøjer markerer dubletter og ugyldige poster, foreslår filteret eller sorteringen, der besvarer et spørgsmål, og opsummerer de synlige rækker. Valideringsreglerne beskytter stadig dataene ved indtastningsstedet.