Sådan opretter du debetnota i SAP
Jessica Blake
⚡ Smart opsummering
Oprettelse af debetnota i SAP opretter en anmodning om debetnota, der opkræver et højere beløb fra en kunde, når de blev underfaktureret. Denne ressource forklarer, hvad en debetnota er, hvordan den adskiller sig fra en kreditnota, og hvordan man opretter en.
Hvad er en debetnota i SAP SD?
En debetnota er et dokument, der øger det beløb, en kunde skylder. SAP Salg og distribution, processen starter med en debetnotaanmodning, som er et salgsdokument, der oprettes for at anmode om det ekstra gebyr. Når anmodningen faktureres, bliver den til en debetnota, der hæver kundens tilgodehavende.
Debetnotaer oprettes typisk for at korrigere en underfakturering. Et almindeligt eksempel er, når den beregnede pris på den oprindelige faktura var for lav, fordi den forkerte pris blev valgt, så kunden skal opkræves differencen. For at bevare kontrollen kan en debetnotaanmodning blokeres med en faktureringsspærre, så den kontrolleres og godkendes, før den behandles. Først efter godkendelse, når spærren fjernes, kan anmodningen faktureres. Dette gør debetnotaen til en kontrolleret måde at korrigere fakturering på uden at redigere den oprindelige faktura, og den holder et tydeligt revisionsspor for, hvorfor den ekstra betaling blev opkrævet.
Debetnota vs. kreditnota i SAP
Debetnotaer og kreditnotaer er modsatte korrektioner i SAP fakturering. Begge fastsætter et beløb efter den oprindelige faktura, men de flytter kundens saldo i forskellige retninger, så det er vigtigt at vælge den rigtige.
| Sammenligningsgrundlag | Debetnota | Kreditnota |
|---|---|---|
| Effekt på kunden | Opkræver mere fra kunden | Refusionerer eller reducerer gebyret |
| Typisk årsag | Kunden blev underfaktureret | Kunden blev overfaktureret eller returnerede varer |
| Anmod om ordretype | Anmodning om debetnota (L2) | Anmodning om kreditnota (G2) |
| lavet i | VA01 | VA01 |
| Resultat af fakturering | Øger tilgodehavendet | Reducerer tilgodehavendet |
Kort sagt, brug en debetnota, når kunden skal betale mere, og en kreditnota, når kunden skal betale mindre. Begge oprettes i VA01 med den matchende ordretype for anmodning og faktureres derefter. Valget påvirker også regnskabet: en debetnota bogfører en yderligere tilgodehavende på kundekontoen, hvorimod en kreditnota bogfører en reduktion, så finansafdelingen kan afstemme begge mod den oprindelige faktura.
Trin til oprettelse af debetnota
Følg disse trin for at oprette en debetnotaanmodning i transaktion VA01 med reference til en salgsordre.
Trin 1) Indtast T-koden.
- Indtast T-kode VA01 i kommandofeltet.
- Indtast ordretypen "Debetnotaanmodning".
- Indtast salgsorganisation, distributionskanal og division i fanen salgsorganisation.
- Klik på knappen "Opret med reference".
Trin 2) Indtast salgsordrenummeret.
- Indtast salgsordrenummeret som reference for at oprette debetnotaanmodningen i ordrefanen i pop op-vinduet.
- Klik på knappen Kopier.
Trin 3) Opret anmodningen om debetnota.
- Indtast indkøbsordrenummeret.
- Indtast Billing Block (årsagen til debetnotaen).
- Indtast prisdatoen (den dato, hvor tilstandsregistreringerne tilgås).
- Indtast Billing dato.
- Indtast Target antal (det antal, som du opretter debetnotaen for).
Trin 4) Klik på knappen Gem.
Klik på Gem 
knappen. Meddelelsen "Debetnotaanmodning 700000 er gemt" vises.
Hvornår bruges en debetnota? Almindelige scenarier
En debetnota er nyttig, når en kunde skal opkræves igen efter den oprindelige faktura. De mest almindelige scenarier inkluderer:
- Underpris: Den oprindelige faktura brugte en for lav pris, så differencen skal faktureres.
- Manglende opkrævninger: Et fragt-, tillægsgebyr eller ekspeditionsgebyr blev udeladt fra den første faktura.
- Mængdekorrektion: Kunden blev faktureret for mindre end aftalt og skylder restbeløbet.
- Renter eller gebyrer: Der skal opkræves et gebyr for forsinket betaling eller en aftalt bod.
- medtract-justeringer: En prisstigning aftalt efter fakturering gælder for en leveret mængde.
I hvert tilfælde registrerer debetnotaanmodningen det ekstra beløb og årsagen, og en faktureringsblok sikrer, at opkrævningen gennemgås, før kunden faktureres. Dokumentation af scenariet på anmodningen hjælper også revisorer med at forstå, hvorfor kundens saldo ændrede sig, efter at den første faktura blev udstedt.
