SAP PA03: Lønkontrolregistreringsvejledning
Kaelyn Flynn
⚡ Smart opsummering
SAP PA03 vedligeholder lønkontrolposten, som styrer hver lønkørsel for et lønområde. Denne ressource forklarer de fire skærmafsnit, statusfaserne, hvorfor posten er vigtig, og hvordan man frigiver, korrigerer og afslutter løn ved hjælp af PA03.
Lønningsliste Kontrolpost definerer den aktuelle lønperiode og lønfortid for tilbagevirkende regnskab.
- Den låser SAP HR-stamdata mod ændringer under en lønkørsel, som gælder for både tidligere og nuværende lønudbetalinger. Ændringer, der påvirker fremtiden, er stadig mulige.
- Den definerer den største tidligste tilbagevirkende kraft Bogføring og administration periode.
Lønkontrolpost
Skærmen Payroll Control Record er opdelt i 4 sektioner:
- Lønområde: Dette afsnit angiver det lønområde, som lønkontrolposten gælder for. For hvert lønområde kan der kun eksistere ÉN lønkontrolpost ad gangen.
- Lønstatus: Dette afsnit angiver, med et grønt flueben, på hvilket stadium en lønkørsel er i øjeblikket. Den definerer også den aktuelle lønperiode med nøjagtige datoer og angiver, hvor mange gange en lønkørsel er kørt.
- Tidligste retro Acctg-periode: Dette afsnit angiver den største tidligste lønperiode for regnskabsføring med tilbagevirkende kraft.
- Sidste ændring af personalekontrolpost: Dette afsnit angiver, hvem der udløste en ændring i lønkontrolposten, hvornår og hvilken ændring der fandt sted.
På skærmen Payroll Control Record kan du bruge følgende knapper:
- Forkert Pers. Nej: Klik på denne knap for at få en liste over medarbejdere ind SAP HR afvist under den seneste lønudbetaling.
- Liste personale Numbers: Klik på denne knap for at få en liste over medarbejdere inkluderet i lønområdet.
- Aflåst Pers. Nej: Klik på denne knap for at få en liste over medarbejdere, i SAP HR er låst ude af løn i infotype 0003 (Lønstatus), hvilket forhindrer muligheden for at udføre en lønkørsel for dem.
Statusfaser for lønkontrolposter
Lønstyringsposten gør mere end at låse data – den styrer lønkørslen gennem en defineret rækkefølge af statusser. Hver status styrer, hvad du kan gøre, og hvad der sker med stamdataene:
- Frigivelsesløn: Kontrolposten er indstillet til "Frigivelse til lønudbetaling". Tidligere og nuværende stamdata er låst, og lønperioden er åbnet til behandling.
- Start lønudbetaling: Løndriveren kører for lønområdet. Afviste medarbejdere indsamles under Matchcode W til korrektion.
- Udgivet til rettelse: Stamdata er midlertidigt låst op, så du kan rette de fejl, der findes i kørslen, og derefter frigive og genstarte lønprocessen.
- Afslutningsløn: Perioden lukkes, stamdata låses op, og kontrolposten ruller frem til den næste lønperiode.
Du kan skifte mellem Frigivelse og Korrektion så ofte som nødvendigt, men kun Afslutning lukker perioden og flytter kontrolposten til den næste cyklus.
Hvorfor lønkontrolregistreringen er vigtig
Da der kun kan findes én kontrolpost pr. lønområde, fungerer den som den eneste gatekeeper for hver lønkørsel i det pågældende område. Dens status bestemmer, om lønudbetalingen kan starte, om stamdata kan redigeres, og hvor langt tilbage systemet vil genberegne.
keeping Det er vigtigt, at kontrolposten har den korrekte status, fordi:
- Det forhindrer ændringer i stamdata i at beskadige en lønkørsel, der allerede er i gang.
- Det sikrer, at retroaktiv regnskabsføring kun går tilbage til den tidligste tilladte periode.
- Det giver administratorer en klar og reviderbar oversigt over, hvem der ændrede lønstatus, og hvornår.
- Den koordinerer store teams, så kun én løncyklus kører for et område ad gangen.
Hvis kontrolposten forbliver i forkert status – for eksempel stadig åben i Korrektion – kan lønudbetalingen for hele området gå i stå, så administratorer holder nøje øje med den under hele processen.
Sådan vedligeholder du lønkontrolregistreringen (PA03)
Du vedligeholder lønkontrolposten med transaktion PA03. Dette er det skærmbillede, hvor en administrator frigiver, starter, retter eller afslutter en lønkørsel for et lønområde.
Følg disse trin for at åbne og ændre kontrolposten:
Trin 1) Indtast transaktion PA03 i SAP kommandofeltet og tryk på Enter.
Trin 2) Indtast det lønområde, hvis kontrolpost du vil vedligeholde. Da der kun findes én kontrolpost pr. område, SAP indlæser den aktuelle status automatisk.
Trin 3) RevSe de fire sektioner – Lønområde, Lønstatus, Tidligste retrospektive regnskabsperiode og Sidste ændring – for at bekræfte den aktuelle periode og fase.
Trin 4) Vælg den handling, du har brug for. Brug statusknapperne til at flytte posten til Frigiv løn, Frigivet til korrektion eller Afslut løn, afhængigt af hvor du er i cyklussen.
Trin 5) Brug hjælpeknapperne – Forkerte personer, Liste over personale Numbersog Låste pers. nr. – for at kontrollere, hvilke medarbejdere der blev afvist, hvilke der tilhører området, og hvilke der er låst i infotype 0003.
Trin 6) Gem dine ændringer. Afsnittet Seneste ændring registrerer derefter dit brugernavn, datoen og den udførte handling.
Da kontrolposten påvirker alle medarbejdere i lønområdet, bør ændringer foretages omhyggeligt og normalt af én ansvarlig administrator. Koordinering af statusændringer med lønkalenderen undgår konflikter, og gennemgang af de afviste og låste medarbejderlister før hver fase holder kørslen ren. Når perioden er afsluttet, flyttes den til næste cyklus, når kontrolposten afsluttes.
