Korrespondance i SAP – Konfiguration og typer
Murer Garcia
Der er forskellige standard korrespondance typer tilgængelige som faktura print, kontoudtog osv. Brugerdefinerede korrespondance typer kan også oprettes.
Korrespondancer kan oprettes på tidspunktet for en bestemt forretningstransaktionsbehandling eller på et senere tidspunkt for allerede oprettede transaktionsposteringer.
Korrespondance kan sendes til kunde/leverandør i forskellige formater som e-mail og fax. Korrespondance er som udgangspunkt breve etc. som sendes fra SAP til sælger/kunde osv.
Korrespondance kan oprettes individuelt eller samlet, ad hoc eller via automatiseret batchjob.
Typer af korrespondance
Følgende er en eksempelliste over forskellige standardkorrespondancetyper, som kan kopieres for at oprette en specifik brugerdefineret formular, program osv.
| Korrespondancetype | Korrespondance Description | Udskriv program | Nødvendige data | Prøve standard SAP Skriftform |
|---|---|---|---|---|
| SAP01 | Betalingsmeddelelser | RFKORD00 | Dokument Nummer | F140_PAY_CONF_01 |
| SAP06 | Kontoudtog | RFKORD10 | Kontonummer og dato | F140_ACC_STAT_01 |
| SAP07 | Bill opgørelser af valutakurser | RFKORD20 | Dokument Nummer | F140_BILL_CHA_01 |
| SAP09 | Interne dokumenter | RFKORD30 | Dokument Nummer | F140_INT_DOCU_01 |
| SAP10 | Individuelle bogstaver | RFKORD40 | Kontonummer | F140_IND_TEXT_01 |
| SAP11 | Dokumentudtræk | RFKORD50 | Dokument Nummer | F140_DOCU_EXC_01 |
| SAP13 | Kundeerklæringer | RFKORD11 | Kundenummer og dato | F140_CUS_STAT_01 |
Sådan udføres korrespondancekonfiguration
Konfiguration af korrespondance i SAP kan udføres i følgende trin nedenfor
Trin 1) Definer korrespondancetype
Sti: – SPRO > Finansielt regnskab (nyt) > Debitorer og kreditorer > Kundekonti > Linjeposter > Korrespondance > Foretag og kontroller indstillinger for korrespondance > Definer korrespondancetyper
Transaktionskode:-OB77
Her forskellige SAP standard korrespondancetyper er tilgængelige. Du kan også oprette dine tilpassede korrespondancetyper. Du kan angive, at hvilke data der kræves for at generere en korrespondance, f.eks. for kontoudtog kan du angive, at kunde/leverandørmaster er nødvendig for kontoudtoget. Du kan også angive datoparametrene og den tekst, der skal vises til datovalg.
Trin 2) Tildel program til korrespondancetype
Sti:-SPRO > Finansielt regnskab (nyt) > Debitorer og kreditorer > Kundekonti > Linjeposter > Korrespondance > Foretag og kontroller indstillinger for korrespondance > Tildel programmer til korrespondancetyper
Transaktionskode: –OB78
Her skal du koble korrespondancegeneratorprogrammet til korrespondancetypen. Du kan også angive forskellige programmer for forskellige firmakoder. (Du kan også angive standardvarianten her, som programmet skal udføre. Du kan oprette en sådan variant fra transaktion SE38/ SA38 for programmet.)
Du kan også oprette dit eget tilpassede program som en kopi af standardprogrammet og kan foretage passende ændringer for at imødekomme ethvert af dine kundespecifikke behov.
Trin 3) Bestem opkaldsfunktioner for korrespondancetype
Sti:-SPRO > Finansielt regnskab (nyt) > Debitorer og kreditorer > Kundekonti > Linjeposter > Korrespondance > Foretag og kontroller indstillinger for korrespondance > Bestem opkaldsfunktioner
Transaktionskode:-OB79
Her skal du angive, at på hvilket tidspunkt du kan generere den pågældende korrespondancetype. Du kan også angive en anden indstilling for forskellige firmakoder. De forskellige muligheder er: -
- På tidspunktet for dokumentindtastning (f.eks. FB50, FB60 osv.)
- På tidspunktet for bogføring af betalinger (f.eks. F-28, F-26 osv.)
- På tidspunktet for dokumentvisning eller ændring (f.eks. FB02, FB03 osv.)
- På tidspunktet for kontovisning (f.eks. FBL1N, FBL5N osv.)
Trin 4) Tildel korrespondanceformular til korrespondanceudskrivningsprogram
Sti:-SPRO > Finansielt regnskab (nyt) > Debitorer og kreditorer > Kundekonti > Linjepostkorrespondance > Foretag og kontroller indstillinger for korrespondance > Definer formularnavne til korrespondance Udskriv
Transaktionskode: –OB96
Her skal du angive, hvilken formulardefinition, der skal bruges af korrespondanceprintprogrammet. Du kan også angive en anden indstilling for forskellige firmakoder. (De SAP Scriptform defineres ved hjælp af transaktionen SE71, hvor de forskellige data er arrangeret i outputformatet for at blive behandlet. Denne SAP Scriptform definerer layoutet i outputtet.)
Du kan også bruge tocifrede formular-id'er, hvorved du kan kalde forskellige formularer til forskellige formular-id'er i samme firmakode.
Dette formular-ID kan angives i udvælgelsesskærmen for det printprogram, der genererer korrespondance. Du kan kun vælge ét formular-id ad gangen for en korrespondancetype. Du kan oprette flere korrespondancetyper, der udløser forskellige formular-id'er.
Trin 5) Definer afsenderdetaljer for korrespondance
Sti:-SPRO > Finansielt regnskab (nyt) > Debitorer og kreditorer > Kundekonti > Linjeposter > Korrespondance > Foretag og kontroller indstillinger for korrespondance > Definer afsenderoplysninger for korrespondanceformular
Transaktionskode:-OBB1
Du kan her linke detaljerne for sidehoved, sidefod, signatur og afsender. Denne tekst er defineret ved hjælp af transaktionen SO10 med tekst-ID som linket ovenfor (f.eks. ADRS). Du kan også angive en anden indstilling for forskellige firmakoder. (Der kan også defineres en tocifret afsendervariant, som du kan give til valgparametrene for printprogrammet. Dette vil aktivere forskellige afsenderdetaljer inden for samme firmakode.)
Trin 6) Definer sorteringsvarianter for korrespondance
Sti:-SPRO > Finansielt regnskab (nyt) > Debitorer og kreditorer > Kundekonti > Linjeposter > Korrespondance > Foretag og kontroller indstillinger for korrespondance > Definer sorteringsvarianter for korrespondance
Transaktionskode: –O7S4
Du kan her angive, i hvilken rækkefølge korrespondancebrevene skal genereres. Hvis du f.eks. genererer kontoudtog for flere leverandører, vil kreditorerne blive sorteret i denne rækkefølge, og derefter vil brevet blive genereret. Denne sorteringsvariant kan angives i udvælgelsesskærmen for det printprogram, der genererer korrespondance.
Trin 7) Definer sorteringsvarianter for linjeposter i korrespondance
Sti:-SPRO > Finansielt regnskab (nyt) > Debitorer og kreditorer > Kundekonti > Linjeposter > Korrespondance > Foretag og kontroller indstillinger for korrespondance > Definer sorteringsvarianter for linjeposter
Transaktionskode: –O7S6
Du kan her angive, at i hvilken rækkefølge de forskellige linjeposter skal fremgå af et korrespondancebrev. Hvis f.eks. et kreditorkontoudtog har flere fakturaer, vil fakturaerne blive sorteret i denne rækkefølge, og derefter genereres brevet.
Denne sorteringsvariant kan angives i udvælgelsesskærmen for det printprogram, der genererer korrespondance.
Generering af korrespondance
Som vist tidligere, mens du konfigurerer opkaldspunktet, kan korrespondancen genereres på følgende tidspunkter: -
- På tidspunktet for dokumentindtastning (f.eks. FB50, FB60 osv.)
- På tidspunktet for bogføring af betalinger (f.eks. F-28, F-26 osv.)
- På tidspunktet for dokumentvisning eller ændring (f.eks. FB02, FB03 osv.)
- På tidspunktet for kontovisning (f.eks. FBL1N, FBL5N osv.)
Korrespondance kan genereres for et bestemt dokument eller for leverandør(er)/kunde(r) konto. Efterfølgende slides vil forklare genereringen af korrespondance via forskellige måder og dens udskrivning.
Generering af korrespondance (metode A):-
Korrespondancen kan genereres, mens du opretter, ændrer eller viser dokumentet.
Hertil gå til Miljø > Korrespondance og vælg relevant korrespondancetype, se fx nedenstående skærmbillede i FB70 oprettelse af kundefaktura:-
På samme måde kan du oprette korrespondancen fra dokumentvisning/ændring fra transaktionen, som i FB02/ FB03/ FBl1N/ FLB5N osv.
Generering af korrespondance (metode B)
For eksisterende regnskab dokumenter, du kan bruge transaktionskode FB12.
Efter indtastning af virksomhedskoden vil den spørge korrespondancetypen. Vælg Korrespondancetype, og den vil bede dig om at indtaste dokumentnummer/kontonr. osv. baseret på indstillingen af korrespondancetype. Herefter anmodes korrespondancen.
Generering af korrespondance (metode C)
Fra transaktion F.27 kan du generere korrespondancen (Kontoudtog) for leverandør(er)/kunde(r).
Her "Indikator i stamregistrering", skal den angivne værdi stemme overens med værdien angivet i kunde-/leverandørstamdata > Firmakode > Korrespondance.
Hvis du markerer afkrydsningsfeltet "Individuel anmodning", hvis den samme leverandør/kunde har linjeposter i flere virksomhedskoder, vil der for hver virksomhedskode blive genereret en separat erklæring.
Korrespondancetryk
Korrespondanceudskrivning (metode A):-
Brug transaktionskode F.61 for at udskrive den relevante korrespondancetype, der allerede er genereret. Ved udførelse vil den blot udskrive korrespondancen (hvis e-mail/fax osv. er konfigureret, vil output blive genereret i det format)
Korrespondanceudskrivning (metode B):-
Fra transaktion F.64, kan du se korrespondancebrevet (Spool) genereret og kan udskrive det. (Forskellen fra F.61 er, at du i F.64 også kan udføre andre handlinger (såsom sletning, udskriftsvisning osv.) for allerede genererede korrespondanceanmodninger.)
Den genererede spool kan ses og udskrives fra transaktionen SP02 eller System > Egen spool-anmodning.
Korrespondance via e-mail
Vedligehold e-mailadressen i indstillingen i kunde/ sælger mester > Generelle data > fanen Adresse > Kommunikation, og vælg kommunikationsmetoden som e-mail.
Vedligehold også e-mail-id'et i kunde-/leverandørmaster > Firmakodedata > Korrespondance-fanebladet.
Derefter vil korrespondancen for denne kunde/leverandør blive genereret i e-mail-format i stedet for udskrift (under hensyntagen til indstillingen for brugerafslutning, der er foretaget for at bestemme kommunikationsmetoden i brugerafslutningen, der er angivet i næste dias).
(Bemærk: På samme måde kan du foretage indstilling for faxoutput ved at vælge standardkommunikationen som FAX og vedligeholde faxnr.)