Co je to softwarový telefon? Přehled, definice a jak jej získat

Co je to softwarový telefon?

Softphone je softwarový program na osobním počítači nebo mobilním zařízení, který se používá k provádění hlasových hovorů přes VOIP namísto použití sluchátka.

Jakmile si stáhnete a nainstalujete aplikaci pro softphone do vašeho smartphonu nebo stolního počítače, na obrazovce se objeví číselník telefonu, který bude vypadat jako normální číselník pevně připojeného telefonu. Firemní uživatelé mohou volat kdekoli, kde je přístup k internetu, což zvyšuje mobilitu a produktivitu interních i vzdálených zaměstnanců.

Jak funguje softwarový telefon?

Softphone funguje stejně jako typický smartphone. Po spuštění programu použijte virtuální číselník k vytočení mobilního čísla. Můžete si také vybrat někoho ze seznamu kontaktů svého mobilního telefonu nebo počítače a poté čekat na připojení.

VoIP telefonní systémy přenášejí hlasová data k přijímačům přes internet. Používají kodek, softwarový program, který rozděluje zvuková data na části a převádí je na binární kód. Tento kód se přesouvá z jednoho počítače do druhého a je „dešifrován“ na konci příjemce.

Pro telefonování přes internet jsou nutné následující předpoklady:

• VoIP sluchátka
• Stolní počítač, osobní počítač a mobilní telefon
• Připojení k internetu
• Služba VoIP jako Skype, RingCentral atd.

Aplikace pro softwarové telefony se neomezují pouze na osobní počítače. Požadavky se budou lišit podle hardwaru, ale všechny vyžadují přístup k internetu.

Jak používat SoftPhone?

Zde jsou důležité kroky, které vám pomohou naučit se používat softwarové telefony:

Krok 1) Stáhněte si software Softphone

Nejprve si stáhněte a nainstalujte aplikaci VoIP z vašeho firemního počítače nebo mobilního zařízení. Jakmile dokončíte postup nastavení a nakonfigurujete nastavení zařízení, bude aplikace připravena k použití za několik minut.

Krok 2) Ujistěte se, že je váš internet stabilní

Nestabilní připojení k internetu (DSL nebo kabelová služba) vás může frustrovat při uskutečňování nebo přijímání hovorů VoIP. Musíte se tedy ujistit, že jste připojeni ke stabilnímu internetu, abyste předešli nesouvislým nebo přerušeným hovorům.

Kvalitu služby routeru můžete změnit tak, aby upřednostňovala hlasové pakety oproti méně časově citlivým datům. Většina poskytovatelů VoIP softphone to dokáže virtuálně za vás.

Krok 3) Splňte všechny technické požadavky

Existuje několik dalších technických požadavků, které musíte splnit.

• Mezi oběma konci by měl být standardem minimálně jeden kodek
• Softphone komunikuje pouze s jinými zařízeními, která používají podobné VoIP protokol
• Softphony fungují nejen na stolních počítačích a chytrých telefonech, ale mohou pracovat s různými platformami.

Software softwarového telefonu poskytuje relativně jednoduché uživatelské prostředí. Umožňuje rychle přenášet, držet telefonní hovory a spravovat hlasové zprávy.

Vlastnosti Softphone

Zde jsou důležité funkce Softphone:

• Sdílené seznamy kontaktů: Tyto seznamy sdílejí vaše kontakty s vašimi kolegy nebo se připojují k databázi obchodních kontaktů.
• Less Zařízení: Softphone potřebuje mnohem méně hardwaru než tradiční stolní telefony.
• Žádná vyhrazená linka: Významným snížením nákladů pro vaši společnost je absence vyhrazené linky.
• Adresář kontaktů: Na vašem Softphone byste měli vidět seznam kontaktů.
• Vytáčení pobočky: Firemní softwarové telefony jsou užitečné jako stolní telefony, takže by měly být schopny se připojit ke kolegům prostřednictvím pobočkové volby, zejména při telekonferencích.
• Špičková kvalita hovoru: Díky větší prioritě šířky pásma a vylepšené technologii routeru není problém s nesrozumitelnou řečí a zpožděním zvuku a můžete si užívat vynikající kvalitu hovoru.
• Instant Messaging: Okamžité chatování prostřednictvím softwarového telefonu můžete využít k rychlejší koordinaci a rychlému zodpovězení problémů, přičemž výrazně snížíte dostupnost po celou dobu.
• Videohovory: Videohovory vám umožní komunikovat s vaší posádkou. Pro posílení spolupráce mohou členové týmu používat nástroje jako virtuální tabule, sdílení obrazovky, vzdálené ovládání obrazovky atd.
• Přidržení hovoru a ID volajícího: Kdykoli agent přijme příchozí hovor, zatímco právě telefonuje s někým jiným, funkce čekajícího hovoru jej upozorní.
• Ovládání hlasitosti a ztlumení: Softphone je dobrý pro přijímání hovorů, když nejste na vhodném místě. Můžete ztlumit a upravit hlasitost.
• Třícestné konference: Můžete mít třístranný konferenční hovor se dvěma dalšími kontakty a používat softwarový telefon.

Jak nastavíte softwarový telefon?

Nastavení firemní pevné telefonní sítě může být časově náročný a příliš složitý úkol. Možná se vám bude zdát instalace složitá a budete potřebovat odborníky, aby se dostali na vaše pracoviště. Může to vašemu týmu zabránit ve volání během zdlouhavého a rušivého instalačního postupu.

Při používání systému softphone však budete mít bezproblémovou zkušenost, protože nastavení na telefonu nebo počítači vašeho týmu může proběhnout během několika minut.

Zde jsou kroky k posílení softwarového telefonu:

Krok 1) Postupujte podle pokynů k nastavení se svým týmem IT a poté si stáhněte soubor poskytovatele softwarového telefonu.

Krok 2) Spusťte proces instalace výběrem ikony souboru.

Krok 3) Dokončete aktivaci programu tak, že dvakrát klepnete na softwarový telefon a zobrazí se symbol.

Rychlé nastavení vašeho Softphone a jeho přidružených funkcí může znít složitě, ale po třech jednoduchých krocích budete moci nabídnout uživatelskou zkušenost na nejvyšší úrovni.

Důležité vlastnosti Softphone

Zde jsou některé důležité vlastnosti Softphone

• Přítomnost: Softphone odhalí, zda je tým offline, online, na schůzce nebo zaneprázdněn. Jakmile budete znát jejich dostupnost, můžete jim zavolat nebo přejít na vhodnější kanál, jako je instant messenger.
• Přenosnost: Vzdálení zaměstnanci, interní kancelářský personál a často cestující mohou nosit své firemní mobilní telefony všude. Zaměstnanci nemusí zůstávat na svých pracovních stanicích, aby mohli přijímat telefonní hovory. Mohou volat a přijímat hovory odkudkoli, jako by seděli u stolu.
• Ochrana osobních údajů Předpokládejme, že chcete uchovat své údaje v soukromí, můžete použít software softwarového telefonu k odpovědi na pracovní hovory ze smartphonu, ale ponechte své údaje a kontakty odděleně. Se softwarovým telefonem komunikuje celá vaše organizace prostřednictvím soukromého připojení.
• Účinnost: Softphones vám pomohou používat několik funkcí, včetně vizuálních hlasových zpráv, přepínání hovorů přetažením, upozornění na příchozí hovory a nastavení hlasové pošty na e-mail prostřednictvím uživatelského rozhraní (UI).
• Konektivita: Schopnost přenášet váš Softphone kamkoli je významnou výhodou. Aplikaci můžete nainstalovat na nový počítač a zahrnout ji do více mobilních zařízení. Nejlepší na tom je, že se musíte starat o náklady na přenos a výměnu zařízení.

Výhody a nevýhody Softphone

Zde jsou výhody/výhody používání softwarového telefonu:

• Hovory lze volat nebo přijímat odkudkoli
• Zaměstnanci mohou skrýt telefonní čísla a osobní údaje
• Nabízí další funkce, jako je volání hlasem do e-mailu
• Můžete si jej stáhnout na více zařízení
• Ukazuje dostupnost týmu a zda je volání časově nejefektivnější metodou

Zde jsou nevýhody/nevýhody používání softphone:

• Kvalita vašeho internetového připojení ovlivňuje uskutečňování a přijímání hovorů.
• V závislosti na poskytovateli VOIP vám mohou vzniknout dodatečné poplatky předem.
• Zvládnutí toho, jak softwarový telefon funguje, může vyžadovat spoustu času.

Softfony vs. stolní telefony

Můžete se nerozhodnout, zda zvolit tradiční telefon nebo softphone. Zde jsou srovnání, která vám pomohou s výběrem:

Tradiční telefony:

• Značné náklady předem: Tradiční telefony vyžadují drahé telefony, poplatky za zřízení telefonních linek a možná i nějaké přeinstalování v budově, aby se systém přizpůsobil. Tyto počáteční výdaje nezohledňují částku, kterou budete muset vynaložit na jejich udržení nebo nahrazení v průběhu času.
• Omezené základní funkce a funkce: Tradiční pevná linka zpracovává pouze zvukové hovory a pro konferenční hovory vyžaduje upgrade.
• Sjednocená komunikace: Mít jeden telefonní systém pro všechny vaše zaměstnance je výhodné.
• Poskytuje omezené informace o volajících, protože vidíte pouze základní ID volajícího.

Softphones:

• Nízké náklady předem: Softphony vyžadují pouze náhlavní soupravy pro všechny uživatele a jsou dodávány s funkcemi pro konference a video bez dalších nákladů. Navíc nemusíte kupovat další software, protože softwarové telefony jsou kompatibilní se stávajícími CRM.
• Rozsáhlé základní vlastnosti: Softphone stále zahrnuje sdílení rychlých zpráv během kritických hovorů, rychlé plánování telekonferencí a možnosti přenosu hlasové pošty do e-mailu nabízejí novou oblast připojení, které se rootované telefony nemohou rovnat.
• Vzdálené možnosti: Softfony mohou být užitečné, pokud máte zaměstnance, kteří pracují na dálku. Váš tým může aktivovat přesměrování hovorů na svůj smartphone, přistupovat k aplikaci pro softphone z kterékoli části zeměkoule a upravovat nastavení pouhým stisknutím tlačítka. Díky možnosti volat odkudkoli se i vzdálení členové týmu budou účastnit konferenčních hovorů.
• Poskytuje užitečné informace: Poskytuje důležité informace o volajících, včetně údajů o předchozích hovorech.

Jaký je rozdíl mezi VoIP a softwarovými telefony?

Zde jsou některé hlavní rozdíly mezi VOIP a softwarovými telefony:

• VoIP umožňuje provoz fyzického IP telefonu a připojení k síti.
• Softphone je softwarový program, který poskytuje obvyklé telefonování pomocí smartphonu, kapesního zařízení nebo osobního počítače.
• A Fyzické VoIP telefon se zapojuje do ethernetového portu a vyžaduje fyzické sluchátko.
• Používání softwarových telefonů je levné a každý člen týmu k nim má přístup, aniž by tam musel být fyzicky.

Jak vybrat správného poskytovatele softwarových telefonů pro vaši firmu

Zde jsou důležité věci, na které je třeba pamatovat při výběru správného poskytovatele softwarových telefonů pro vaši firmu:

• Integrované mobilní aplikace: Softphone by měl být založen na integrovaném, uživatelsky přívětivém programu pro softphone. Měl by zahrnovat komunikační trasy, jako je volání, videokonference a rychlé zasílání zpráv. Umožní vám zůstat v kontaktu se spolupracovníky.
• Dostatek telefonních linek: Určete, kolik telefonních linek bude vaše společnost chtít, a také se ujistěte, že vybraný dodavatel softwarových telefonů dokáže takový počet linek dodat.
• Určete přizpůsobivost: Softphone by měl být schopen nabídnout personalizované kontaktní informace a přizpůsobit se kultuře podniku, ve kterém pracuje. Mezi úpravy patří schopnost pracovat pod tlakem a ve špičce.
• OperaKompatibilita systému ting: Ne všechny softwarové telefony fungují s každým operační systém (OS) a musíte vybrat softwarový telefon kompatibilní s vaším aktuálním operačním systémem. (Windows, macOS, iOS a Android.
• Kompatibilita protokolu VoIP: Zkontrolujte, zda váš softwarový telefon používá přesný protokol jako preferovanou službu VoIP. Protokoly určují, jak se s daty nakládá a jak se přesouvají v jakékoli síti. Je tedy nezbytné ověřit, zda nový softwarový telefon splňuje VOIP.
• Nepřetržité odstraňování problémů:Měli byste se také ujistit, že váš preferovaný dodavatel poskytuje odpovídající technickou pomoc. Budete se chtít ujistit, že tu bude někdo, kdo vás povede, ať se stane cokoliv.
• Zabezpečení Je důležité prozkoumat bezpečnostní opatření používaná každým konkrétním dodavatelem. I když dojde k útokům, bezpečnostní hrozba není o nic větší než správci stahování, zasílání rychlých zpráv nebo internetové průzkumníky. Některé softwarové telefony jsou náchylné k hackování. Ignorování bezpečnostních mechanismů softwarového telefonu může později vést k frustraci. Zjistěte, jaká bezpečnostní opatření zavedl dodavatel softphone. Výsledkem může být značné vystavení vašich citlivých dat, což má za následek masivní ztráty.
• Struktura cen a možnosti platby:Softfony jsou levné. Každý dodavatel nabízí různé cenové plány a možnosti plateb. Prozkoumejte a vyhodnoťte sazby různých dodavatelů a jejich služeb a funkcí. Měli byste zvážit cenové úrovně pro počet připojení a zda existují horní limity počtu minut, které může podnik využít. Ve smlouvě byste měli požádat o zkušební období a zkontrolovat, zda služba splňuje vaše očekávání.
• Místní a mezinárodní pokrytí:Chcete-li zůstat v kontaktu se svými zákazníky, je výhodné mít svá telefonní čísla a Softphone na jednom místě a od jediného dodavatele služeb. Mohlo by to pomoci ušetřit čas a peníze vynaložené na dva samostatné dodavatele a systémy.

Shrnutí

• Systém softphone je softwarový program, který funguje jako tradiční telefon na osobním počítači, tabletu nebo chytrém telefonu.
• Nabízí integrované funkce, jako je rychlé zasílání zpráv, ID volajícího, konferenční hovory a sdílené seznamy kontaktů.
• Podniky mohou u vzdálených pracovníků upřednostňovat softwarový telefon před stolním telefonem, aby snížily náklady na počáteční nastavení.
• Měli byste se rozhodnout pro poskytovatele softwaru pro softphone, který nabízí zkušební dobu.