ME23N v SAPObjednávka služby

Co je objednávka služby?

Objednávky služeb se zadávají na služby, které jsou pořizovány interně nebo externě. Tyto nákupní objednávky se liší od standardních, protože nevyžadují příjem zboží, protože nemají žádné zásoby. Kromě toho existuje několik malých rozdílů ve vytváření PO. První je typ dokumentu pro tyto objednávky. Mělo by to být FO – Rámcová objednávka. Pro pořízení služby přímo pro nákladové středisko budeme postupovat podle níže uvedeného postupu.

Krok 1) Přejít na transakci ME21N.

1. Zvolte typ dokladu FO – Rámcová zakázka.
2. Vyberte prodejce.
3. Vyberte začátek platnosti pro PO.
4. Vyberte kategorii přiřazení účtu – K a kategorie položky – D.
5. Zadejte popis služby.
6. Zadejte množství a měrnou jednotku.
7. Zadejte cenu za službu (např. 900 EUR za 1 AU – jednotku aktivity).

Krok 2) Na úrovni položky existuje několik polí, která musíte udržovat, abyste vytvořili platnou objednávku pro službu. Na záložce „Služby“ zadejte informace o vaší službě, množství a ceně.

Můžete být vyzváni k zadání informací o přiřazení účtu.

Krok 3) Zde můžete zadat účet hlavní knihy (ve většině případů bude navrženo) a nákladové středisko pro náklady na služby, které mají být přiřazeny.

1. účet hlavní knihy.
2. Nákladové středisko.

Krok 4) Na záložce Limity můžete zadat limit pro neplánované služby. Očekávaná hodnota, kterou by služby neměly překročit.

Krok 5) Nyní zvolte záložku Doručení a zrušte zaškrtnutí políčka Příjem zboží. Služby nemají Příjem zboží protože nejsou relevantní pro řízení zásob (nemají zásoby).

Krok 6) Karta Přiřazení účtu zobrazuje informace, které jsme byli požádáni o zadání, ve vyskakovacím okně. Pokud nebudete vyzváni k zadání prostřednictvím vyskakovacího okna, můžete zadat informace zde.

Krok 7) Nepotřebujeme skladovací místo pro naši položku, protože není relevantní.

Můžete uložit své změny a získat číslo dokumentu.

Změna a režim zobrazení jsou přístupné prostřednictvím stejných transakcí jako u standardu nákupní objednávka, ME22N a ME23N.

Item Category D and Account Assignment K Explained

These two single letter fields do most of the work on a service order, and entering the wrong combination is the usual reason the Services tab never appears.

Item category D – Service. Setting D tells SAP the item describes work rather than material. Three things change immediately: the Services tab becomes available for entering individual service lines, the Limits tab becomes available for unplanned work, and inventory management is switched off for the item.

Account assignment category K – Cost center. Because a service is consumed the moment it is performed, it never enters stock and therefore has no stock account to post to. K directs the cost to a cost center and demands a G/L account. Other categories serve different receivers:

• K – Cost center: Routine services such as maintenance, cleaning, and consultancy.
• F – Order: Work belonging to an internal order or maintenance order.
• P – Project: Services charged to a WBS element in Project System.
• A – Asset: Work capitalised onto a fixed asset rather than expensed.

The pairing matters. Item category D without an account assignment category leaves SAP with no receiver for the cost, and the order cannot be saved. Cost center master data is covered in creating a cost center.

How a Service PO Differs from a Standard PO

Most of the ME21N screen looks familiar, but six behaviours change once item category D is used.

The validity period on an FO order is what makes it a framework. Services can be called off repeatedly against it until either the validity date passes or the limit value is consumed.

Service Entry Sheet: Confirming Services Received

The article above ends at saving the order, but the order alone commits nothing to accounting. Because there is no goods receipt, the service entry sheet is what records that work was actually performed and releases the cost. Skipping it leaves the invoice with nothing to match against.

1. Open transaction ML81N. Enter the service purchase order number and, where the order has several lines, the item to be confirmed.
2. Create a new entry sheet. Give it a short text describing the period or the work completed, for example the month being billed.
3. Adopt the planned services. Use Service Selection to pull the lines already specified on the order, then enter the quantity actually delivered. Partial confirmation is normal for a framework order.
4. Add unplanned services if required. Work not foreseen when the order was raised is entered directly on the entry sheet. The total is checked against the overall limit and rejected if it exceeds it.
5. Check the account assignment. The cost center and G/L account default from the order item and can be split across several receivers if the work benefited more than one department.
6. Accept the entry sheet. Acceptance is the moment the cost posts. It creates a material document and an accounting document that debits the cost center and credits the GR/IR clearing account, exactly as a goods receipt would for material.

Acceptance can be subject to its own release strategy, in which case ML85 handles collective release before the cost is posted. Only after acceptance does invoice verification find a quantity to match, and any variance blocks the document until someone can vydat fakturu. Related material is covered across the SAP MM tutoriál série.

Nejčastější dotazy