Integrace projektu a řízení rozsahu: Co je, definice
Jonathan Reed
⚡ Chytré shrnutí
Správa integrace projektů koordinuje každou aktivitu, plán a změnu v rámci projektu, zatímco správa rozsahu projektu definuje a řídí přesnou požadovanou práci, aby týmy dodaly správný produkt včas a v rámci rozpočtu.
Co je řízení integrace projektu?
Řízení projektové integrace se zabývá především procesy potřebnými k zajištění řádné koordinace různých činností projektu.
Jinými slovy, proces řízení integrace projektů zahrnuje činnosti, jako je identifikace, definování, kombinování a koordinace různých procesů souvisejících s projektem.
Řízení projektové integrace zahrnuje následující činnosti.
| Proces | Fáze projektu | Klíčové výsledky |
|---|---|---|
| Vypracovat chartu projektu | Zahájení | Charta projektu |
| Vypracujte plán řízení projektu | Plánování | Plán řízení projektu |
| Řídit a řídit práci na projektu | Provedení | Dodávky |
| Monitorovat a kontrolovat práci na projektu | Monitorování a kontrola | Žádosti o změnu |
| Proveďte integrované řízení změn | Monitorování a kontrola | Změnit aktualizace stavu požadavku |
| Zavřete projekt nebo fázi | Uzavření projektu | Finální produkt |
Každý proces si krok za krokem probereme níže: -
Charta projektu
Projektová charta je nedílnou součástí Project Integration Management, bez projektové charty nemůže projekt začít. Formálně schvaluje a definuje cíle projektu. Obsahuje název, popis a výstupy projektu, obvykle napsané vyšší autoritou, než je projektový manažer.
| Vstupy | Nástroje a techniky | Výstupy |
|---|---|---|
| Projekt výkaz práce | Odborný posudek | Charta projektu |
| Obchodní případ | ||
| stract | ||
| Podnikové environmentální faktory | ||
| Aktiva organizačního procesu |
Plán řízení projektu
Vypracování plánu projektu využívá výstupy ostatních plánovacích procesů k vytvoření konzistentního, logického dokumentu, který lze použít k řízení projektu i jeho realizaci. Project Management Plan se používá k přímému provádění projektu, dokumentování předpokladů plánování projektu, komunikaci mezi zainteresovanými stranami, pro lepší kontrolu projektu atd.
| Vstupy | Nástroje a techniky | Výstupy |
|---|---|---|
| Charta projektu | Odborný posudek | Plán řízení projektu |
| Výstup z plánovacích procesů | ||
| Podnikové environmentální faktory | ||
| Aktiva organizačního procesu |
Řídit a řídit práci na projektu
Jedná se o proces, kdy bude práce prováděna tak, jak je definována v plánu řízení projektu a zavádí se změny s ohledem na požadavek projektu.
| Vstupy | Nástroje a techniky | Výstupy |
|---|---|---|
| Plán řízení projektu | Odborný posudek | Dodávky |
| Schválené žádosti o změnu | Informační systém pro řízení projektů | Informace o pracovním výkonu |
| Podnikové environmentální faktory | Žádosti o změnu | |
| Aktiva organizačního procesu | Aktualizace plánů řízení projektů | |
| Aktualizace projektových dokumentů |
Monitorovat a kontrolovat práci na projektu
Tato fáze zahrnuje trackrál, kontrola a podávání zpráv o pokroku projektu za účelem splnění výkonnostních cílů definovaných v plánu řízení projektu.
| Vstupy | Nástroje a techniky | Výstupy |
|---|---|---|
| Plán řízení projektu | Odborný posudek | Žádosti o změnu |
| Přehledy výkonu | Aktualizace plánů řízení projektů | |
| Podnikové environmentální faktory | Aktualizace projektových dokumentů | |
| Aktiva organizačního procesu |
Proveďte integrované řízení změn
Je to fáze, kdy se dopad jakékoli změny posuzuje oproti projektu. Je třeba jej posuzovat v rámci celého projektu. V tomto procesu se skutečná práce analyzuje oproti plánovanému plánu a provede úpravy, pokud nejsou inline nebo synchronizované.
Rozdíl mezi „prácí na projektu monitorovat a kontrolovat“ a „integrovanou kontrolou změn“ je v tom, že provádění integrované kontroly změn klade důraz na řízení jakékoli změny rozsahu projektu, zatímco první se zaměřuje na řízení způsobu, jakým je takový rozsah prováděn.
| Vstupy | Nástroje a techniky | Výstupy |
|---|---|---|
| Plán řízení projektu | Odborný posudek | Aktualizace stavu žádostí o změnu |
| Informace o pracovním výkonu | Změnit kontrolní schůzky | Aktualizace plánu řízení projektů |
| Žádosti o změnu | Aktualizace projektových dokumentů | |
| Podnikové environmentální faktory | ||
| Aktiva organizačního procesu |
Zavřete projekt nebo fázi
Je to fáze formálního dokončení činností souvisejících s projektem.
| Vstupy | Nástroje a techniky | Výstupy |
|---|---|---|
| Plán řízení projektu | Odborný posudek | Přechod na konečný produkt, službu nebo výsledek |
| Přijaté dodávky | Aktualizace aktiv organizačního procesu | |
| Aktiva organizačního procesu |
Co je řízení rozsahu projektu?
Procesy správy rozsahu určují, jakou práci je třeba provést, a zajišťují, že projekt zahrnuje pouze práci k dokončení projektu.
Proč manažeři potřebují řízení rozsahu projektu
- Bez určení rozsahu projektu nelze odhadnout čas nebo náklady, které projekt zabere
- Správa rozsahu vytváří kontrolní procesy, které řeší prvky, které mohou během projektu změnit životní cyklus projektu
- Pomáhá to vyhnout se problémům, s nimiž se projekt může setkat kvůli neustále rostoucímu rozsahu a nepoddajnému seznamu požadavků.
Tato fáze zahrnuje obojí -
- Správa rozsahu projektu
- Správa rozsahu produktu
Proces řízení rozsahu projektu zahrnuje následující činnosti.
| Proces | Projektová skupina | Klíčové výsledky |
|---|---|---|
| Správa rozsahu plánu | Plánování | |
| Sbírejte požadavky | Plánování | Požadovaný dokument |
| Definujte rozsah | Plánování | Prohlášení o rozsahu projektu |
| Vytvořte WBS | Plánování | Adresář WBS, WBS |
| Ověřit rozsah | Monitorování a kontrola | Akceptační dodávky |
| Rozsah ovládání | Monitorování a kontrola | Změnit požadavek |
Každý proces si krok za krokem probereme níže: -
Správa rozsahu plánu
Plán řízení rozsahu určí, jak bude rozsah definován, validován a řízen.
| Primární vstupy | Nástroje a techniky | Primární výstupy |
|---|---|---|
| Předběžné prohlášení o rozsahu projektu | ||
| Charta projektu | setkání | Plány řízení požadavků |
| Plán řízení projektu | Odborný posudek | Plány řízení rozsahu |
| Podnikové environmentální faktory | ||
| Aktiva organizačního procesu |
Sbírejte požadavky
Během tohoto procesu manažeři používají různé techniky a nástroje pro shromažďování požadavků na projekt od zainteresovaných stran. Tato fáze je velmi důležitá a pokud je provedena přesně, bude pravděpodobnost chyb během projektu minimální.
| Primární vstupy | Nástroje a techniky | Primární výstupy |
|---|---|---|
| Charta projektu | rozhovory | Dokumentace požadavků |
| Registr zúčastněných stran | Zaměřit se na skupiny | Plán řízení požadavků |
| Techniky skupinové kreativity | požadavky tracmatice proveditelnosti | |
| Usnadněné workshopy | ||
| Průzkumy a dotazníky | ||
| Prototypy | ||
| Pozorování | ||
| Techniky skupinového rozhodování |
Proces definování rozsahu
Tento proces jasně ukazuje, jak má projekt postupovat a co nemůže. Během tohoto procesu je zajištěno, že projekt zůstane v souladu s plánem. track přezkoumáním podpůrných dokumentů. Výsledný rozsah pak uvede požadavky a očekávání zúčastněných stran.
| Primární vstupy | Nástroje a techniky | Primární výstupy |
|---|---|---|
| Charta projektu | Odborný posudek | Prohlášení o rozsahu projektu |
| Dokumentace požadavků | Analýza produktu | Aktualizace projektových dokumentů |
| Aktiva organizačního procesu | Alternativní identifikace | |
| Usnadněné workshopy |
Vytvoření WBS (Work Breakdown Structure)
WBS umožňuje projektovému manažerovi a jeho týmu rozdělit výstupy projektu na vysoké úrovni do menších, zvládnutelných jednotek práce nazývaných pracovní balíčky.
| Primární vstupy | Nástroje a techniky | Primární výstupy |
|---|---|---|
| Prohlášení o rozsahu projektu | Rozklad | WBS |
| Dokumentace požadavků | slovník WBS | |
| Aktiva organizačního procesu | Základní linie rozsahu | |
| Aktualizace projektových dokumentů |
Ověřit rozsah
Proces ověření rozsahu zahrnuje přijetí klientem. Jedná se o okamžik, kdy klient formálně přijme všechny výstupy projektu. K tomuto procesu dochází na konci každé fáze. Během tohoto procesu klient poskytuje zpětnou vazbu k provedené práci.
| Primární vstupy | Nástroje a techniky | Primární výstupy |
|---|---|---|
| Prohlášení o rozsahu projektu | Inspekce | Akceptační dodávky |
| Plán řízení projektu | Změnit požadavek | |
| Požadavek TracMatice proveditelnosti | Aktualizace projektových dokumentů | |
| Ověřené dodávky |
Řízení rozsahu
Tento proces nebo fáze zahrnuje sledování stavu projektu a řízení změn rozsahu. Kromě toho zahrnuje také posouzení dodatečných požadavků ze strany zákazníka nebo proaktivní přezkoumání rozsahu projektu.
| Primární vstupy | Nástroje a techniky | Primární výstupy |
|---|---|---|
| Plán řízení projektu | Analýza rozptylu | Měření pracovního výkonu |
| Dokumentace požadavků | Požadavky na změnu | |
| Požadavek tracmatice proveditelnosti | ||
| Aktiva organizačního procesu | ||
| Informace o pracovním výkonu | Aktualizace projektových dokumentů |
Klíčové body, které je třeba pamatovat pro správu rozsahu
- Aby se zabránilo překročení nákladů a výpadkům harmonogramu, musí být rozsah úplný a přesný.
- Rozsah musí být jasně definován, aby se předešlo zbytečné práci a zmatkům
- Dokument o rozsahu by měl být sdílen se všemi zúčastněnými stranami, aby se předešlo chybám v návrhu a požadavcích
- Osvědčeným postupem pro řízení rozsahu je, že dokument rozsahu musí zůstat nezměněn po dobu trvání projektu
Klíčové rozdíly mezi integrací projektu a řízením rozsahu projektu
Ačkoli obě oblasti znalostí patří do rámce PMBOK a sdílejí několik vstupů, odpovídají na různé otázky.
Řízení integrace projektů se ptá, jak každý plán, výstup a změna do sebe zapadají v celém životním cyklu projektu. Řízení rozsahu projektu se ptá, jakou práci projekt přinese a jakou ne.
Rozdíly jsou jasně patrné v následující tabulce.
| Vzhled | Řízení integrace projektů | Řízení rozsahu projektu |
|---|---|---|
| Hlavní účel | Koordinujte všechny oblasti znalostí do jednoho konzistentního plánu. | Definovat, ověřit a kontrolovat práci potřebnou k dodání produktu. |
| Klíčový výstup | Projektová charta a plán řízení projektu. | Vyhláška o rozsahu, struktura rozdělení prací a základní linie rozsahu. |
| Typický výstup | Schválené žádosti o změny a aktualizované plány. | Přijaté výstupy a požadavky na změny vázané pouze na rozsah. |
| Majitel | Projektový manažer spolupracující se sponzorem. | Projektový manažer spolupracující s obchodním analytikem a zainteresovanými stranami. |
Stručně řečeno, integrace zajišťuje, aby jednotlivé části projektu fungovaly jako jeden systém, zatímco správa rozsahu udržuje hranice práce jasné a stabilní.
Jak zabránit posunu rozsahu v projektu
Plíživé narůstání rozsahu je nekontrolované rozšiřování projektové práce po schválení základního rozsahu. Pokud není včas identifikováno, vyčerpává rozpočet, posouvá harmonogramy a snižuje kvalitu.
Následující postupy pomáhají projektovému manažerovi udržet pod kontrolou postupné zvyšování rozsahu od zahájení až do ukončení.
- Napište jasné prohlášení o rozsahu. V popisu rozsahu popište každý výstup, výjimku, předpoklad a omezení, aby zúčastněné strany sdílely jednu interpretaci práce.
- Vytvořte podrobnou strukturu rozdělení práce. Rozdělte výstupy do pracovních balíčků, které jsou dostatečně malé, aby se daly odhadnout na hodiny nebo dny. Přesný systém práce s prací (WBS) zřetelně ukazuje nové požadavky, protože neodpovídají žádnému existujícímu pracovnímu balíčku.
- Včas si stanovte základní rozsah. Zmrazte příkaz rozsahu, WBS a slovník WBS jako základní linii rozsahu a uložte je do správy verzí, aby byl jakýkoli posun měřitelný.
- Směrujte každý požadavek přes integrované řízení změn. Když zainteresovaná strana požádá o novou funkci, zaznamenejte požadavek, vyhodnoťte jeho dopad na náklady, harmonogram, kvalitu a riziko a poté jej schválejte nebo zamítněte na správní radě změn.
- Track požadavků s a tracmatice proveditelnosti. Propojte každý požadavek s obchodní potřebou, výstupem a akceptačním testem. Požadavky, které nelze tracvzato zpět k obchodní potřebě jsou silnými kandidáty na odmítnutí.
- Sdělte rozhodnutí o rozsahu. Sdílejte každou schválenou i zamítnutou změnu s širším týmem, aby nikdo omylem nezačal pracovat s neplánovanou prací.
Tyto kroky neodstraňují změnu. Udržují změnu viditelnou a finančně podpořenou, což je rozdíl mezi zdravou evolucí a destruktivním šířením zájmu.
Oblíbené nástroje pro integraci projektů a správu rozsahu
Moderní projektoví manažeři jen zřídka tracIntegrace k a rozsah pouze v tabulkách. Následující nástroje pokrývají společné potřeby napříč těmito dvěma oblastmi znalostí.
- Microsoft Project: Plánovač pro stolní počítače a cloud s jasným Ganttovým diagramem, zdrojem a základními parametry trackrál pro střední a velké projekty.
- Jira a Jira Align: Široce se používá v agilních týmech ke správě epických úkolů, příběhů a závislostí mezi týmy a zároveň k udržení nevyřízených úkolů v rámci rozsahu.
- Smartsheet: Nástroj založený na mřížce, který podporuje struktury rozdělení práce, protokoly změn a integrované dashboardy bez velkých režijních nákladů na učení.
- Asana a monday.com: Platformy pro spolupráci, které kombinují seznamy úkolů, zobrazení portfolia a pracovní postupy pro žádosti o změny v jednom pracovním prostoru.
- Confluence a SharePoint: Dokumentační platformy, které umožňují vyhledávání charty projektu, prohlášení o rozsahu a rozhodnutí o změnách na jednom místě.
Správná volba závisí na velikosti týmu, způsobu doručení a standardu podávání zpráv používaném sponzorem.
