Integrace projektu a řízení rozsahu: Co je, definice

Co je řízení integrace projektu?

Řízení projektové integrace se zabývá především procesy potřebnými k zajištění řádné koordinace různých činností projektu.

Jinými slovy, proces řízení integrace projektu se skládá z činností, jako je identifikace, definování, kombinování a koordinace různých procesů souvisejících s projektem.

Řízení projektové integrace zahrnuje následující činnosti.

Proces	Fáze projektu	Klíčové výsledky
Vypracovat chartu projektu	Zahájení	Charta projektu
Vypracujte plán řízení projektu	Plánování	Plán řízení projektu
Řídit a řídit práci na projektu	Provedení	Dodávky
Monitorovat a kontrolovat práci na projektu	Monitorování a kontrola	Žádosti o změnu
Proveďte integrované řízení změn	Monitorování a kontrola	Změnit aktualizace stavu požadavku
Zavřete projekt nebo fázi	Uzavření projektu	Finální produkt

Tento celý proces uvidíme krok za krokem níže: -

Charta projektu

Projektová charta je nedílnou součástí Project Integration Management, bez projektové charty nemůže projekt začít. Formálně schvaluje a definuje cíle projektu. Obsahuje název, popis a výstupy projektu, obvykle napsané vyšší autoritou, než je projektový manažer.

Vstupy	Nástroje a techniky	Výstupy
Projekt výkaz práce	Odborný posudek	Charta projektu
Obchodní případ
Smlouva
Podnikové environmentální faktory
Aktiva organizačního procesu

Plán řízení projektu

Vypracování plánu projektu využívá výstupy ostatních plánovacích procesů k vytvoření konzistentního, logického dokumentu, který lze použít k řízení projektu i jeho realizaci. Project Management Plan se používá k přímému provádění projektu, dokumentování předpokladů plánování projektu, komunikaci mezi zainteresovanými stranami, pro lepší kontrolu projektu atd.

Vstupy	Nástroje a techniky	Výstupy
Charta projektu	Odborný posudek	Plán řízení projektu
Výstup z plánovacích procesů
Podnikové environmentální faktory
Aktiva organizačního procesu

Řídit a řídit práci na projektu

Jedná se o proces, kdy bude práce prováděna tak, jak je definována v plánu řízení projektu a zavádí se změny s ohledem na požadavek projektu.

Vstupy	Nástroje a techniky	Výstupy
Plán řízení projektu	Odborný posudek	Dodávky
Schválené žádosti o změnu	Informační systém pro řízení projektů	Informace o pracovním výkonu
Podnikové environmentální faktory		Žádosti o změnu
Aktiva organizačního procesu		Aktualizace plánů řízení projektů
		Aktualizace projektových dokumentů

Monitorovat a kontrolovat práci na projektu

Tato fáze zahrnuje sledování, revizi a podávání zpráv o průběhu projektu, aby byly splněny výkonnostní cíle definované v plánu řízení projektu.

Vstupy	Nástroje a techniky	Výstupy
Plán řízení projektu	Odborný posudek	Žádosti o změnu
Přehledy výkonu		Aktualizace plánů řízení projektů
Podnikové environmentální faktory		Aktualizace projektových dokumentů
Aktiva organizačního procesu

Proveďte integrované řízení změn

Je to fáze, kdy se dopad jakékoli změny posuzuje oproti projektu. Je třeba jej posuzovat v rámci celého projektu. V tomto procesu se skutečná práce analyzuje oproti plánovanému plánu a provede úpravy, pokud nejsou inline nebo synchronizované.

Rozdíl mezi „prácí na projektu monitorovat a kontrolovat“ a „integrovanou kontrolou změn“ je v tom, že provádění integrované kontroly změn klade důraz na řízení jakékoli změny rozsahu projektu, zatímco první se zaměřuje na řízení způsobu, jakým je takový rozsah prováděn.

Vstupy	Nástroje a techniky	Výstupy
Plán řízení projektu	Odborný posudek	Aktualizace stavu žádostí o změnu
Informace o pracovním výkonu	Změnit kontrolní schůzky	Aktualizace plánu řízení projektů
Žádosti o změnu		Aktualizace projektových dokumentů
Podnikové environmentální faktory
Aktiva organizačního procesu

Zavřete projekt nebo fázi

Je to fáze formálního dokončení činností souvisejících s projektem.

Vstupy	Nástroje a techniky	Výstupy
Plán řízení projektu	Odborný posudek	Přechod na konečný produkt, službu nebo výsledek
Přijaté dodávky		Aktualizace aktiv organizačního procesu
Aktiva organizačního procesu

Co je řízení rozsahu projektu?

Procesy správy rozsahu určují, jakou práci je třeba provést, a zajišťují, že projekt zahrnuje pouze práci k dokončení projektu.

Proč manažeři potřebují řízení rozsahu projektu

• Bez určení rozsahu projektu nelze odhadnout čas nebo náklady, které projekt zabere
• Správa rozsahu vytváří kontrolní procesy, které řeší prvky, které mohou během projektu změnit životní cyklus projektu
• Pomáhá vyhnout se výzvám, se kterými se projekt může setkat s každým rostoucím rozsahem a neukázněným seznamem požadavků.

Tato fáze zahrnuje obojí -

• Správa rozsahu projektu
• Správa rozsahu produktu

Proces řízení rozsahu projektu zahrnuje následující činnosti.

Proces	Projektová skupina	Klíčové výsledky
Správa rozsahu plánu	Plánování
Sbírejte požadavky	Plánování	Požadovaný dokument
Definujte rozsah	Plánování	Prohlášení o rozsahu projektu
Vytvořte WBS	Plánování	Adresář WBS, WBS
Ověřit rozsah	Monitorování a kontrola	Akceptační dodávky
Rozsah ovládání	Monitorování a kontrola	Změnit požadavek

Tento celý proces uvidíme krok za krokem níže: -

Správa rozsahu plánu

Plán řízení rozsahu určí, jak bude rozsah definován, validován a řízen.

Primární vstupy	Nástroje a techniky	Primární výstupy
Předběžné prohlášení o rozsahu projektu
Charta projektu	setkání	Plány řízení požadavků
Plán řízení projektu	Odborný posudek	Plány řízení rozsahu
Podnikové environmentální faktory
Aktiva organizačního procesu

Sbírejte požadavky

Během tohoto procesu manažeři používají různé techniky a nástroje pro sběr projektových požadavků od zainteresovaných stran. Tato fáze je velmi důležitá a pokud je provedena přesně, pravděpodobnost chyby během projektu bude minimální.

Primární vstupy	Nástroje a techniky	Primární výstupy
Charta projektu	rozhovory	Dokumentace požadavků
Registr zúčastněných stran	Zaměřit se na skupiny	Plán řízení požadavků
	Techniky skupinové kreativity	Matice sledovatelnosti požadavků
	Usnadněné workshopy
	průzkumy a dotazníky
	Prototypy
	Pozorování
	Techniky skupinového rozhodování

Proces definování rozsahu

Tento proces jasně ukazuje, jak se má projekt vyvíjet a co nemůže dělat. Během tohoto procesu je zajištěno, že projekt zůstane na cestě, a to kontrolou podpůrných dokumentů. Výsledný rozsah pak zmíní požadavky a očekávání zainteresované strany.

Primární vstupy	Nástroje a techniky	Primární výstupy
Charta projektu	Odborný posudek	Prohlášení o rozsahu projektu
Dokumentace požadavků	Analýza produktu	Aktualizace projektových dokumentů
Aktiva organizačního procesu	Alternativní identifikace
	Usnadněné workshopy

Vytvoření WBS (Work Breakdown Structure)

WBS umožňuje projektovému manažerovi a jeho týmu rozdělit výstupy projektu na vysoké úrovni do menších, zvládnutelných jednotek práce nazývaných pracovní balíčky.

Primární vstupy	Nástroje a techniky	Primární výstupy
Prohlášení o rozsahu projektu	Rozklad	WBS
Dokumentace požadavků		slovník WBS
Aktiva organizačního procesu		Základní linie rozsahu
		Aktualizace projektových dokumentů

Ověřit rozsah

Proces ověření rozsahu zahrnuje přijetí klientů. Je to tehdy, když klient formálně přijme všechny výstupy projektu. Na konci každé fáze k tomuto procesu dochází. Během tohoto procesu klient poskytuje zpětnou vazbu o provedené práci.

Primární vstupy	Nástroje a techniky	Primární výstupy
Prohlášení o rozsahu projektu	Inspekce	Akceptační dodávky
Plán řízení projektu		Změnit požadavek
Matice sledovatelnosti požadavků		Aktualizace projektových dokumentů
Ověřené dodávky

Řízení rozsahu

Tento proces nebo fáze zahrnuje monitorování stavu projektu a řízení změn rozsahu. Kromě toho jde také o posouzení dodatečných požadavků ze strany zákazníka nebo proaktivní přehlížení rozsahu projektu.

Primární vstupy	Nástroje a techniky	Primární výstupy
Plán řízení projektu	Analýza rozptylu	Měření pracovního výkonu
Dokumentace požadavků		Požadavky na změnu
Matice sledovatelnosti požadavků
Aktiva organizačního procesu
Informace o pracovním výkonu		Aktualizace projektových dokumentů

Klíčové body, které je třeba pamatovat pro správu rozsahu

• Aby se zabránilo překročení nákladů a výpadkům harmonogramu, musí být rozsah úplný a přesný.
• Rozsah musí být jasně definován, aby se předešlo zbytečné práci a zmatkům
• Dokument o rozsahu by měl být sdílen se všemi zúčastněnými stranami, aby se předešlo chybám v návrhu a požadavcích
• Osvědčeným postupem pro řízení rozsahu je, že dokument rozsahu musí zůstat nezměněn po dobu trvání projektu

Shrnutí

Správa rozsahu se používá k určení, jak bude řízen zbytek procesů plánování rozsahu.

Klíčový aspekt této fáze

• Analýza požadavků projektu
• Sdělte změnu rozsahu všem zúčastněným stranám
• Role a odpovědnosti vztahující se k rozsahu