Co je MIS? Úvod a definice

Potřeba MIS

Níže jsou uvedena některá z důvodů, proč mít systém MIS.

• Osoby s rozhodovací pravomocí potřebují informace, aby mohly činit efektivní rozhodnutí. Manažerské informační systémy (MIS) to umožňují.
• Systémy MIS usnadňují komunikaci v rámci organizace i mimo ni – zaměstnanci v rámci organizace mají snadný přístup k požadovaným informacím pro každodenní provoz. Usnadnění, jako je služba krátkých zpráv (SMS) a e-mail, umožňují komunikovat se zákazníky a dodavateli v rámci systému MIS, který organizace používá.
• Vedení záznamů – manažerské informační systémy zaznamenávají všechny obchodní transakce organizace a poskytují referenční bod pro transakce.

Komponenty MIS

Hlavní součásti typického MIS long-form (Management Information System) jsou:

• Lidé – lidé používající informační systém
• Data – údaje, které informační systém eviduje
• Obchodní postupy – zavedené postupy pro záznam, ukládání a analýzu údajů
• technické vybavení – mezi ně patří servery, pracovní stanice, síťová zařízení, tiskárny atd.
• Vývoj – jedná se o programy používané ke zpracování dat. Patří sem programy, jako jsou tabulkové procesory, databázový software atd.

Typy informačních systémů

Typ informačního systému, který uživatel používá, závisí na jeho úrovni v organizaci. Následující diagram ukazuje tři hlavní úrovně uživatelů v organizaci a typ informačního systému, který používají.

Transaction Processing Systems (TPS)

Tento typ informačního systému se používá k zaznamenávání každodenních transakcí podniku. Příkladem systému zpracování transakcí je systém POS (Point of Sale). Pro evidenci denních tržeb se používá POS systém.

Manažerské informační systémy (MIS) \ t

Manažerské informační systémy zkráceně MIS se používají k vedení taktických manažerů k přijímání polostrukturovaných rozhodnutí. Výstup ze systému zpracování transakcí se používá jako vstup do systému MIS.

Systémy pro podporu rozhodování (DSS)

Systémy pro podporu rozhodování používají manažeři na nejvyšší úrovni k přijímání polostrukturovaných rozhodnutí. Výstup z Manažerského informačního systému se používá jako vstup do systému podpory rozhodování. Systémy DSS také získávají data z externích zdrojů, jako jsou aktuální tržní síly, konkurence atd.

Manuální informační systémy versus počítačové informační systémy (MIS)

Data jsou krevním řečištěm jakéhokoli obchodního subjektu. Každý v organizaci potřebuje informace, aby mohl činit rozhodnutí. Informační systém je organizovaný způsob zaznamenávání, ukládání dat a získávání informací.

V této části se podíváme na manuální informační systémy vs. počítačové informační systémy.

Manuální informační systém

Manuální informační systém nepoužívá žádná počítačová zařízení. Záznam, ukládání a získávání dat provádějí ručně lidé, kteří jsou odpovědní za informační systém.

Následují hlavní součásti manuálního informačního systému

• Lidé -lidé jsou příjemci informačního systému
• Obchodní postupy –jedná se o zavedená opatření, která definují pravidla pro zpracování dat, jejich ukládání, analýzu a vytváření informací
• Data -jedná se o zaznamenané každodenní transakce
• Plnící systém - jde o organizovaný způsob ukládání informací
• Přehledy –zprávy jsou generovány po ruční analýze dat z kartotéky a jejím sestavení.

Následující diagram ukazuje, jak funguje typický manuální informační systém

Výhody a nevýhody manuálního informačního systému

Výhody:

Následují výhody manuálních informačních systémů

• Nákladově efektivní - je levnější ve srovnání s počítačovým systémem, protože není třeba kupovat drahé vybavení, jako jsou servery, pracovní stanice, tiskárny atd.
• Flexibilní -vyvíjející se obchodní požadavky lze snadno implementovat do obchodních postupů a okamžitě implementovat

Nevýhody:

Níže jsou uvedeny některé nevýhody manuálního informačního systému.

• Časově náročné -všechny vstupy dat musí být před podáním ověřeny, což je časově náročný úkol, pokud jej provádějí lidé. Načítání dat z kartotéky také zabere značné množství času
• Sklon k chybám - přesnost údajů při ověřování a validaci lidmi je náchylnější k chybám ve srovnání s ověřováním a validací prováděnou počítačovými systémy.
• Nedostatek zabezpečení - zabezpečení manuálních systémů je realizováno omezením přístupu do spisovny. Zkušenosti ukazují, že neoprávněné osoby mohou snadno získat přístup do podatelny
• Duplikace dat -většina oddělení v organizaci potřebuje mít přístup ke stejným datům. V manuálním systému je běžné duplikovat tato data, aby byla snadno dostupná všem oprávněným uživatelům. Problém nastává, když je třeba aktualizovat stejná data
• Nekonzistence dat – z důvodu duplikace dat je velmi běžné aktualizovat data v jednom souboru a neaktualizovat ostatní soubory. To vede k nekonzistenci dat
• Nedostatek záloh - pokud se soubor ztratí nebo se s ním špatně naloží, šance na obnovu dat jsou téměř nulové.

Počítačový informační systém

Počítačové systémy byly vyvinuty pro řešení problémů manuálních informačních systémů. Hlavním rozdílem mezi manuálním a počítačovým informačním systémem je počítačový systém, který používá kombinaci softwaru a hardwaru k záznamu, ukládání, analýze a získávání informací.

Výhody a nevýhody počítačového informačního systému (MIS)

Níže jsou uvedeny některé z nevýhod počítačového informačního systému.

Výhody:

Níže jsou uvedeny výhody počítačových informačních systémů

• Rychlé zpracování dat a vyhledávání informací – to je jedna z největších výhod počítačového informačního systému. Zpracovává data a získává informace rychlejším tempem. To vede ke zlepšení služeb klientům/zákazníkům
• Vylepšená přesnost dat – snadná implementace ověřování dat a ověřovacích kontrol v počítačovém systému ve srovnání s manuálním systémem.
• Vylepšené zabezpečení – kromě omezení přístupu k databázovému serveru může počítačový informační systém implementovat další bezpečnostní kontroly, jako je autentizace uživatele, biometrické autentizační systémy, kontrola přístupových práv atd.
• Snížená duplicita dat – databázové systémy jsou navrženy tak, aby minimalizovaly duplicitu dat. To znamená, že aktualizace dat v jednom oddělení je automaticky zpřístupní ostatním oddělením
• Vylepšené zálohovací systémy – s moderní technologií lze zálohy ukládat do cloudu, což usnadňuje obnovu dat, pokud se něco stane s hardwarem a softwarem používaným k uložení dat
• Snadný přístup k informacím – většina obchodních manažerů potřebuje cestovat a přesto být schopna se na základě informací rozhodovat. Web a Mobilní aplikace technologie umožňují přístup k datům odkudkoli.

Nevýhody:

• Nastavení a konfigurace je nákladné – organizace musí nakoupit hardware a potřebný software pro provoz informačního systému. Kromě toho bude nutné revidovat obchodní postupy a proškolit zaměstnance v používání počítačového informačního systému.
• Velká závislost na technologii – pokud se něco stane s hardwarem nebo softwarem, kvůli kterému přestane fungovat, pak nebude možné získat přístup k informacím, dokud nebude vyměněn požadovaný hardware nebo software.
• Riziko podvodu - pokud nejsou zavedeny řádné kontroly a kontroly, může narušitel zaúčtovat neautorizované transakce, jako je faktura za zboží, které nebylo nikdy dodáno atd.

Shrnutí

• MIS je zkratka pro Management Information System. Je to soubor lidí, postupů, dat a informačních technologií, které pomáhají manažerům činit informovaná rozhodnutí.
• Počítačové informační systémy jsou efektivnější než manuální informační systémy. Manuální informační systémy jsou levnější než počítačové informační systémy.
• Systémy zpracování transakcí (TPS) slouží provozním zaměstnancům k zaznamenávání každodenních obchodních transakcí a používají se k přijímání strukturovaných rozhodnutí.
• Manažerské informační systémy (MIS) používají manažeři na střední úrovni k přijímání polostrukturovaných rozhodnutí
• Systémy pro podporu rozhodování používají manažeři na nejvyšší úrovni a pomáhají manažerům na nejvyšší úrovni dělat nestrukturovaná rozhodnutí.