Co je MIS? Celá forma a význam
Atlas Phoenix
⚡ Chytré shrnutí
Manažerské informační systémy kombinují lidi, data, obchodní postupy, hardware a software za účelem zaznamenávání transakcí a převodu nezpracovaných dat do reportů, které pomáhají manažerům činit včasná a informovaná rozhodnutí v celé organizaci.
Co je MIS?
MIS je využití informačních technologií, lidí a obchodních procesů k zaznamenávání, ukládání a zpracování dat za účelem vytváření informací, které mohou lidé s rozhodovací pravomocí používat ke každodenním rozhodnutím. Plná forma MIS je Manažerské informační systémyÚčelem MIS je extracdata z různých zdrojů a získávat poznatky, které podporují růst podnikání.
Potřeba MIS
Níže jsou uvedena některá z důvodů, proč mít systém MIS.
- Osoby s rozhodovací pravomocí potřebují informace, aby mohly činit efektivní rozhodnutí. Manažerské informační systémy (MIS) to umožňují.
- Systémy MIS usnadňují komunikaci v rámci organizace i mimo ni – zaměstnanci v organizaci mají snadný přístup k informacím potřebným pro každodenní provoz. Funkce, jako je služba krátkých textových zpráv (SMS) a e-mail, umožňují komunikaci se zákazníky a dodavateli z informačního systému (MIS), který organizace používá.
- Záznam keeping – manažerské informační systémy zaznamenávají všechny obchodní transakce organizace a poskytují referenční bod pro transakce.
Komponenty MIS
Hlavní komponenty typického MIS (manažerského informačního systému) jsou:
- Lidé – lidé používající informační systém
- Data – údaje, které informační systém eviduje
- Obchodní postupy – zavedené postupy pro záznam, ukládání a analýzu údajů
- technické vybavení – mezi ně patří servery, pracovní stanice, síťová zařízení, tiskárny atd.
- Software a licence – jedná se o programy používané ke zpracování dat. Patří sem programy, jako jsou tabulkové procesory, databázový software atd.
Typy informačních systémů
Typ informačního systému, který uživatel používá, závisí na jeho úrovni v organizaci. Následující diagram ukazuje tři hlavní úrovně uživatelů v organizaci a typ informačního systému, který používají.
Transaction Processing Systems (TPS)
Tento typ informačního systému se používá k zaznamenávání každodenních transakcí podniku. Příkladem systému zpracování transakcí je systém POS (Point of Sale). Pro evidenci denních tržeb se používá POS systém.
Manažerské informační systémy (MIS) \ t
Manažerské informační systémy, zkráceně MIS, slouží k vedení taktických manažerů při přijímání polostrukturovaných rozhodnutí. Výstup ze systému pro zpracování transakcí se používá jako vstup do systému MIS.
Systémy pro podporu rozhodování (DSS)
Systémy pro podporu rozhodování používají vrcholoví manažeři k přijímání polostrukturovaných a nestrukturovaných rozhodnutí. Výstup z manažerského informačního systému (MIS) se používá jako vstup do systému pro podporu rozhodování. Systémy DSS také získávají vstupní data z externích zdrojů, jako jsou aktuální tržní síly, konkurence atd.
Manuální informační systémy versus počítačové informační systémy (MIS)
Data jsou krevním řečištěm jakéhokoli obchodního subjektu. Každý v organizaci potřebuje informace, aby mohl činit rozhodnutí. Informační systém je organizovaný způsob zaznamenávání, ukládání dat a získávání informací.
V této části se podíváme na manuální informační systémy vs. počítačové informační systémy.
Manuální informační systém
Manuální informační systém nepoužívá žádná počítačová zařízení. Záznam, ukládání a získávání dat provádějí ručně lidé, kteří jsou odpovědní za informační systém.
Následují hlavní komponenty manuálního informačního systému:
- Lidé - lidé jsou příjemci informačního systému
- Obchodní postupy – jedná se o zavedená opatření, která definují pravidla pro zpracování dat, jejich ukládání, analýzu a vytváření informací
- Data - jedná se o zaznamenané každodenní transakce
- Plnící systém - jde o organizovaný způsob ukládání informací
- Přehledy – zprávy jsou generovány po ruční analýze dat z kartotéky a jejím sestavení.
Následující diagram znázorňuje, jak funguje typický manuální informační systém:
Výhody a nevýhody manuálního informačního systému
Výhody:
Následují výhody manuálních informačních systémů:
- Nákladově efektivní - je levnější ve srovnání s počítačovým systémem, protože není třeba kupovat drahé vybavení, jako jsou servery, pracovní stanice, tiskárny atd.
- Flexibilní - vyvíjející se obchodní požadavky lze snadno implementovat do obchodních postupů a okamžitě implementovat
Nevýhody:
Následují některé nevýhody manuálního informačního systému:
- Časově náročné - všechny vstupy dat musí být před podáním ověřeny, což je časově náročný úkol, pokud jej provádějí lidé. Načítání dat z kartotéky také zabere značné množství času
- Sklon k chybám - přesnost údajů při ověřování a validaci lidmi je náchylnější k chybám ve srovnání s ověřováním a validací prováděnou počítačovými systémy.
- Nedostatek zabezpečení - zabezpečení manuálních systémů je realizováno omezením přístupu do spisovny. Zkušenosti ukazují, že neoprávněné osoby mohou snadno získat přístup do podatelny
- Duplikace dat - Většina oddělení v organizaci potřebuje mít přístup ke stejným datům. V manuálním systému je běžné, že se tato data duplikují, aby k nim měli snadný přístup všichni oprávnění uživatelé. Problém nastává, když je třeba stejná data aktualizovat.
- Nekonzistence dat – z důvodu duplikace dat je velmi běžné aktualizovat data v jednom souboru a neaktualizovat ostatní soubory. To vede k nekonzistenci dat
- Nedostatek záloh - Pokud se soubory ztratí nebo se s nimi špatně zachází, šance na jejich obnovení je téměř nulová.
Počítačový informační systém
Počítačové systémy byly vyvinuty pro řešení problémů manuálních informačních systémů. Hlavním rozdílem mezi manuálním a počítačovým informačním systémem je počítačový systém, který používá kombinaci softwaru a hardwaru k záznamu, ukládání, analýze a získávání informací.
Výhody a nevýhody počítačového informačního systému (MIS)
Následují výhody a nevýhody počítačového informačního systému.
Výhody:
Následují výhody počítačových informačních systémů:
- Rychlé zpracování dat a vyhledávání informací – to je jedna z největších výhod počítačového informačního systému. Zpracovává data a získává informace rychlejším tempem. To vede ke zlepšení služeb klientům/zákazníkům
- Vylepšená přesnost dat – snadná implementace ověřování dat a ověřovacích kontrol v počítačovém systému ve srovnání s manuálním systémem.
- Vylepšené zabezpečení – Kromě omezení přístupu k databázovému serveru může počítačový informační systém implementovat další bezpečnostní kontroly, jako je ověřování uživatelů, biometrické ověřovací systémy, řízení přístupových práv atd.
- Snížená duplicita dat – Databázové systémy jsou navrženy tak, aby minimalizovaly duplicitu dat. To znamená, že aktualizace dat v jednom oddělení je automaticky zpřístupňuje ostatním oddělením.
- Vylepšené zálohovací systémy – s moderní technologií lze zálohy ukládat do cloudu, což usnadňuje obnovu dat, pokud se něco stane s hardwarem a softwarem používaným k uložení dat
- Snadný přístup k informacím – většina obchodních manažerů potřebuje cestovat a přesto být schopna se na základě informací rozhodovat. Web a Mobilní aplikace technologie umožňují přístup k datům odkudkoli.
Nevýhody:
- Nastavení a konfigurace je nákladné – organizace musí nakoupit hardware a potřebný software pro provoz informačního systému. Kromě toho bude nutné revidovat obchodní postupy a proškolit zaměstnance v používání počítačového informačního systému.
- Velká závislost na technologii – pokud se něco stane s hardwarem nebo softwarem, kvůli kterému přestane fungovat, pak nebude možné získat přístup k informacím, dokud nebude vyměněn požadovaný hardware nebo software.
- Riziko podvodu - pokud nejsou zavedeny řádné kontroly a kontroly, může narušitel zaúčtovat neautorizované transakce, jako je faktura za zboží, které nebylo nikdy dodáno atd.
