Odhad nákladů na projekt a rozpočtování v projektovém řízení

Řízení nákladů na projekt

Řízení nákladů na projekt je definován jako proces efektivního a účinného plánování a kontroly nákladů a rozpočtu projektu. Definuje, jaké náklady jsou nutné pro každý výstup projektu. Zahrnuje různé funkce projektového řízení, jako je odhadování, kontrola zakázek, sběr dat v terénu, plánování, účetnictví, návrh a další.

Náklady na projekt lze odhadnout z různých procesních zdrojů (příklady níže):

• Vytvoření struktury rozpisu práce (WBS)
• Vypracovat plán
• Plánujte lidské zdroje
• Identifikace rizik

Vstupy řízení nákladů zahrnují:

• Plán řízení projektu
• Charta projektu
• Podnikové environmentální faktory
• Aktiva organizačního procesu

Výstupem je:

• Plán řízení nákladů

Vytvoření odhadu a kalkulace nákladů pro projekt je nesmírně důležitou součástí každého řízení projektůPři výpočtu rozpočtu projektu se berou v úvahu různé věci, jako jsou náklady na práci, pořízení potřebného vybavení, náklady na materiál a další.

Co je odhad nákladů na projekt?

Odhad nákladů na projekt je definován jako proces aproximace celkových výdajů projektu. Přesnost odhadu nákladů a rozpočtování v řízení projektů závisí na přesnosti a detailech rozsahu projektu, což je základní linie rozsahu. Rozsah bude také definovat veškerá omezení, jako je datum, zdroje nebo rozpočet. Registr rizik pomůže vypočítat odhadované typy nákladů, výdaje vynaložené na podmíněné akce a výdaje vynaložené na zvládání rizik.

Pro odhad nákladů na projekt je nutné rozdělit různé typy nákladů do kategorií, jako například:

• Cena práce
• Náklady na vybavení
• Náklady na dodávky
• Cestovní náklady
• Náklady na školení
• Režijní náklady atd.

Techniky používané k odhadu nákladů na projekt

Existuje několik technik používaných k odhadu nákladů projektu, jako je expertní posudek, tříbodový odhad, analýza rezerv a náklady na kvalitu.

Pro odhad nákladů projektu se však formálně používá několik hlavních metod (technik), a to:

Analogický odhad

Tato technika odhadování je založena na odborném posudku a informacích z podobných předchozích projektů, kde se náklady na dříve realizovaný podobný projekt zohledňují s plus mínus 20 % pro stávající projekt.

Parametrický odhad

K odhadu nákladů na aktuální projekt se používají minulá data nebo záznamy.

Odhad zdola nahoru

Jakmile definujete rozsah projektu, jedná se o nejspolehlivější formu techniky. V této technice na základě WBS odhadujete náklady na každý zdroj nebo výstup.

Stejně tak existují i ​​další metody (techniky), které by mohly být užitečné pro odhad nákladů, jako je odhad PERT, analýza nabídek dodavatelů a další.

Plánování rozpočtu projektu

Hlavním účelem této činnosti je alokovat a schválit peněžní zdroje potřebné k dokončení projektu. Hlavním výstupem pro stanovení rozpočtu je základní linie nákladů a výkonnosti. Ta specifikuje nejen to, jaké náklady budou vynaloženy, ale také kdy budou vynaloženy. Vstupy pro stanovení rozpočtu zahrnují následující metody rozpočtování projektového řízení:

• Odhady nákladů na činnost
• Základ pro odhady
• Základní linie rozsahu
• Plán projektu
• Kalendáře zdrojů
• stracts
• Aktiva organizačního procesu

Výstupem tohoto procesu je:

• Základní úroveň nákladů a výkonu
• Požadavky na financování projektu
• Aktualizace projektových dokumentů

Rozpočtování projektu probíhá souběžně s procesem plánování projektu. Je vysoce závislé na třech složkách:

• Přibližná cena
• Trvání úkolů
• Přidělené zdroje

Během sestavování rozpočtu a kalkulace nákladů projektu komunikuje projektový manažer s různými lidmi odpovědnými za řízení pracovního úsilí a také za odhadování nákladů projektu.

Použije různé projektové perspektivy, jako je struktura rozdělení prací projektu, odhady nákladů, historická data a záznamy, informace o zdrojích a zásady.

Bez posouzení rizik není proces sestavování rozpočtu dokončen. Proces posouzení rizik zohledňuje faktory, jako je nedostatek času, dostupnost zdrojů, zkušenosti vývojového týmu, použitá technologie a další. Posouzení rizik může činit 25 až 30 procent celkových nákladů projektu.

Plán řízení kvality projektu

Skupina procesů managementu kvality se skládá ze tří procesů.

Plán kvality

Proces plánování kvality zahrnuje identifikaci standardů kvality relevantních pro projekt a způsob jejich splnění. Zahrnuje také identifikaci metrik kvality a standardních opatření pro projektové procesy, požadavky na dodržování předpisů, funkčnost produktu, dokumentaci a další.

Vstupy pro řízení kvality plánu zahrnují:

• Plán řízení projektu
• Registr zúčastněných stran
• Registr rizik
• Dokumentace požadavků
• Podnikové environmentální faktory
• Aktiva organizačního procesu

Výstupem pro systém managementu kvality je:

• Plán řízení kvality
• Plán zlepšování procesu
• Metriky kvality
• Kontrolní seznamy kvality
• Aktualizace projektových dokumentů

Quality Assurance

Tato fáze zahrnuje hlavně dvě činnosti: za prvé, analýzu kvality projektu a za druhé, zlepšení kvality projektu. Jedná se o proces auditu požadavků na kvalitu a výsledků měření kontroly kvality, aby se zajistilo, že standard kvality je v průběhu celého procesu dodržován. Vstup pro tento proces bude stejný jako výstup řízení kvality plánu.

Výstupem tohoto procesu bude:

• Změnit požadavek
• Plán řízení projektu
• Aktualizace projektových dokumentů
• Aktualizace aktiv procesu organizace

Kontrola kvality

Toto bude prováděno za účelem kontroly kvality v průběhu celého životního cyklu projektu. Definuje, jak může standard kvality splňovat definované standardy kvality. Výstup Quality Assurance bude vstupem pro kontrolu kvality.

Výstup bude:

• Měření kontroly kvality
• Potvrďte změny
• Ověřené dodávky
• Informace o pracovním výkonu
• Změnit požadavek
• Plán řízení projektu
• Aktualizace projektových dokumentů
• Aktualizace aktiv organizačního procesu

Řízení lidských zdrojů projektu

Řízení lidských zdrojů zahrnuje proces organizace, řízení a vedení projektového týmu. Skládá se z lidí s přidělenými rolemi a odpovědnostmi za dokončení projektu. Řízení lidských zdrojů se bude zabývat čtyřmi procesy.

Vypracujte plán lidských zdrojů

Tato fáze definuje role a odpovědnosti v projektu, organizační schémata projektu a plán řízení zaměstnanců.

Vstup pro to bude:

• Plán řízení projektu
• Požadavky na zdroje aktivity
• Podnikové environmentální faktory
• Aktiva organizačního procesu

Výstupem bude:

• Plán řízení lidských zdrojů

Získejte projektový tým

Tato fáze potvrzuje dostupnost lidských zdrojů a získání týmu potřebného k dokončení projektových aktivit. Vstupem pro tuto fázi by byl výstup z předchozího kroku. Výstupem této fáze by bylo:

• Úkoly projektových pracovníků
• Kalendáře zdrojů
• Aktualizace plánu řízení projektů

Vyvinout projektový tým

V této fázi se zaměřujeme na zlepšení efektivity týmu, interakce mezi členy týmu a zlepšení celkové výkonnosti týmu a projektu. Vstupem pro tuto fázi by byl výstup z předchozího kroku. Výstupem pro tuto fázi by bylo:

• Hodnocení týmového výkonu
• Aktualizace podnikových environmentálních faktorů

Řídit projektový tým

Tento proces zahrnuje tracvýkon členů královského týmu, řešení problémů, poskytování zpětné vazby a řízení týmu s cílem optimalizovat výkon projektu. Vstupem pro tuto fázi by byl výstup z předchozího kroku. Výstupem pro tuto fázi by byl:

• Změnit požadavek
• Aktualizace plánu řízení projektů
• Aktualizace projektových dokumentů
• Aktualizace podnikových environmentálních faktorů
• Aktualizace aktiv organizačního procesu

Řízení komunikace projektu

Projektová komunikace zde neznamená verbální interakci mezi sebou navzájem, ale transmitefektivní sdílení informací souvisejících s projektem s projektovým týmem, zainteresovanými stranami, projektovými manažery a dalšími. Mělo by se zabývat opatřeními a hodnocením rizik, projektovými plány, řízením schůzek a jejich opatřeními, kontrolami a průchody projektů a dalšími aspekty.

Tento segment pokrývá následující klíčové oblasti:

Komunikace se stakeholdery

Je to proces vývojeping přístup k efektivní komunikaci se zainteresovanými stranami a pochopení jejich požadavků. Vstupy pro to by byly:

• Plán řízení projektu
• Registr zúčastněných stran
• Podnikové environmentální faktory
• Aktiva organizačního procesu

Výstup pro to bude:

• Plán řízení komunikace
• Aktualizace projektových dokumentů

Správa komunikace

Jedná se o proces ukládání, distribuce, shromažďování a vyhledávání informací o projektu v souladu s komunikačním plánem. Vstupy v této fázi by byly:

• Podnikové environmentální faktory
• Aktiva organizačního procesu
• Zprávy o pracovním výkonu
• Plán řízení komunikace

Výstup by byl:

• Projektová komunikace
• Aktualizace plánu řízení projektů
• Aktualizace projektových dokumentů
• Aktualizace aktiv organizačního procesu

Řízení komunikace

Jedná se o proces řízení a monitorování komunikace v průběhu celého životního cyklu projektu. Vstupy pro tuto fázi by byly:

• Plán řízení projektu
• Projektová komunikace
• Protokol problému
• Údaje o pracovním výkonu
• Aktiva organizačního procesu

Výstupem této fáze by však bylo:

• Informace o pracovním výkonu
• Požadavky na změnu
• Aktualizace plánu řízení projektů
• Aktualizace projektových dokumentů
• Aktualizace organizačních procesů

Nejčastější dotazy