Odhad nákladů na projekt a rozpočtování v projektovém řízení

Náklady na projekt lze odhadnout z různých zdrojů procesu (příklady níže)

• Vytvoření struktury rozpisu práce (WBS)
• Vypracovat plán
• Plánujte lidské zdroje
• Identifikace rizik

Mezi vstupy řízení nákladů patří např.

• Plán řízení projektu
• Charta projektu
• Podnikové environmentální faktory
• Aktiva organizačního procesu

Zatímco, výstup tohoto je

• Plán řízení nákladů.

Vytvoření odhadu a kalkulace pro projekt je nesmírně důležitou součástí každého projektu řízení projektů. Při výpočtu rozpočtu projektu se berou v úvahu různé věci, jako jsou mzdové náklady, pořízení potřebného vybavení, náklady na materiál atd.

Co je odhad nákladů na projekt?

Odhad nákladů na projekt je definován jako proces aproximace celkových výdajů projektu. Přesnost odhadu nákladů a rozpočtování v řízení projektů závisí na přesnosti a podrobnostech rozsahu projektu, který je základní linií rozsahu. Rozsah bude také definovat všechna omezení, jako je datum, zdroje nebo rozpočet. Registr rizik pomůže spočítat odhadované druhy nákladů, výdaje vynaložené na případnou akci a výdaje vynaložené na zvládnutí rizik.

Chcete-li odhadnout náklady na projekt, musíte kategorizovat různé typy nákladů do kategorií jako

• Cena práce
• Náklady na vybavení
• Náklady na dodávky
• Cestovní náklady
• Náklady na školení
• Režijní náklady atd.

Techniky používané k odhadu nákladů na projekt

K odhadu nákladů na projekt se používají některé techniky, jako jsou: odborný posudek, tříbodový odhad, analýza rezerv a náklady na kvalitu.

Pro odhad nákladů projektu však formálně existuje několik hlavních metod (technik), které se používají takto:

Analogický odhad

Tato technika odhadu je založena na odborných úsudcích a informacích založených na podobných předchozích projektech. Tam, kde byl podobný projekt proveden dříve, jsou náklady na projekt uvažovány plus nebo mínus 20 % pro stávající projekt.

Parametrický odhad

Minulá data nebo záznam se používají k odhadu nákladů na aktuální projekt.

Odhad zdola nahoru

Jakmile definujete rozsah projektu, je to nejspolehlivější forma techniky. V této technice na základě WBS odhadujete náklady na každý zdroj nebo výstup.

Podobně existují další metody (techniky), které by mohly být užitečné pro odhad nákladů, jako je odhad PERT, analýza nabídek dodavatele atd.

Plánování rozpočtu projektu

Hlavním účelem této činnosti je alokovat a schvalovat peněžní prostředky potřebné k dokončení projektu. Hlavním výstupem pro stanovení rozpočtu je základní linie nákladů a výkonnosti. Nejenže specifikuje, jaké náklady vzniknou, ale také kdy náklady vzniknou. Vstupy pro stanovení rozpočtu zahrnují následující metody rozpočtování projektového řízení:

• Odhady nákladů na činnost
• Základ pro odhady
• Základní linie rozsahu
• Plán projektu
• Kalendáře zdrojů
• Smlouvy
• Aktiva organizačního procesu

Výstupem tohoto procesu je

• Základní úroveň nákladů a výkonu
• Požadavky na financování projektu
• Aktualizace projektových dokumentů

Rozpočet projektu se provádí souběžně s procesem plánování projektu. Velmi závisí na třech složkách –

• Přibližná cena
• Trvání úkolů
• Přidělené zdroje

Během projektového rozpočtování a kalkulace projektový manažer komunikuje s různými lidmi zodpovědnými za řízení pracovního úsilí a také za odhadování nákladů projektu.

Bude používat různé vyhlídky projektu, jako je struktura rozpisu práce projektu, odhady nákladů, historická data a záznamy, informace o zdrojích a zásady.

Bez posouzení rizik není proces sestavování rozpočtu dokončen. Proces hodnocení rizik bere v úvahu faktory, jako je nedostatek času, dostupnost zdrojů, zkušenosti vývojového týmu, použitá technologie atd. Hodnocení rizik může představovat částku mezi 25 a 30 procenty celkových nákladů projektu.

Plán řízení kvality projektu

Skupina procesů řízení kvality se skládá ze tří procesů,

Plán kvality

Proces plánování kvality zahrnuje identifikaci, které standardní kvality jsou pro projekt relevantní a jak je naplnit. Zahrnuje také identifikaci kvalitativních metrik a standardních opatření pro projektové procesy, požadavky na shodu s předpisy, funkčnost produktu, dokumentaci atd.

Vstupy plánu řízení kvality zahrnuje

• Plán řízení projektu
• Registr zúčastněných stran
• Registr rizik
• Dokumentace požadavků
• Podnikové environmentální faktory
• Aktiva organizačního procesu

Výstupem pro řízení kvality je

• Plán řízení kvality
• Plán zlepšování procesu
• Metriky kvality
• Kontrolní seznamy kvality
• Aktualizace projektových dokumentů

Quality Assurance

Tato fáze zahrnuje především dvě činnosti, nejprve analýzu kvality projektu a zlepšení kvality projektu. Jedná se o proces auditu požadavků na kvalitu a výsledků měření kontroly kvality, aby se zajistilo, že standard kvality je udržován v průběhu celého procesu. Vstup pro to bude stejný jako výstup řízení kvality plánu, zatímco

Výstupem tohoto procesu bude

• Změnit požadavek
• Plán řízení projektu
• Aktualizace projektových dokumentů
• Aktualizace aktiv procesu organizace

Kontrola kvality

To bude prováděno za účelem kontroly kvality během životního cyklu projektu. Definuje, jak může standard kvality odpovídat definovaným standardům kvality. Výstup z Quality Assurance bude vstupem pro kontrolu kvality. Zatímco výstup bude

• Měření kontroly kvality
• Potvrďte změny
• Ověřené dodávky
• Informace o pracovním výkonu
• Změnit požadavek
• Plán řízení projektu
• Aktualizace projektových dokumentů
• Aktualizace aktiv organizačního procesu

Řízení lidských zdrojů projektu

Řízení lidských zdrojů zahrnuje proces organizace, řízení a vedení projektového týmu. Skládá se z lidí s přidělenými rolemi a odpovědnostmi za dokončení projektu. HR management se bude zabývat čtyřmi procesy.

Vypracujte plán lidských zdrojů

Tato fáze definuje projektové role a odpovědnosti, organizační schémata projektu a plán řízení zaměstnanců

Vstup pro toto bude

• Plán řízení projektu
• Požadavky na zdroje aktivity
• Podnikové environmentální faktory
• Aktiva organizačního procesu

Výstupem pro to bude

• Plán řízení lidských zdrojů

Získejte projektový tým

Tato fáze potvrzuje dostupnost lidských zdrojů a získání týmu potřebného k dokončení projektových aktivit. Vstupem pro tuto fázi by byl výstup z předchozího kroku. Zatímco výstup této etapy by byl

• Úkoly projektových pracovníků
• Kalendáře zdrojů
• Aktualizace plánu řízení projektů

Vyvinout projektový tým

V této fázi se zaměřujeme na zlepšení efektivity týmu, interakci členů týmu a zvýšení celkového výkonu týmu a projektu. Vstupem pro tuto fázi by byl výstup z předchozího kroku. Zatímco výstup pro tuto fázi by byl

• Hodnocení týmového výkonu
• Aktualizace podnikových environmentálních faktorů

Řídit projektový tým

Tento proces zahrnuje sledování výkonu členů týmu, řešení problémů, poskytování zpětné vazby a řízení týmu za účelem optimalizace výkonu projektu. Vstupem pro tuto fázi by byl výstup z předchozího kroku. Zatímco výstup pro tuto fázi by byl

• Změnit požadavek
• Aktualizace plánu řízení projektů
• Aktualizace projektových dokumentů
• Aktualizace podnikových environmentálních faktorů
• Aktualizace aktiv organizačního procesu

Řízení komunikace projektu

Projektová komunikace zde neznamená vzájemnou verbální interakci, ale efektivní přenos informací souvisejících s projektem s projektovým týmem, zainteresovanými stranami, projektovými manažery atd. Měla by se zabývat rizikovými akcemi a hodnocením, projektovými plány, řízením schůzek a akcemi, kontrolami a procházením - průchody atd.

Tento segment pokrývá převážně pět oblastí

Komunikace se stakeholdery

Je to proces rozvoje přístupu k efektivní komunikaci se zúčastněnými stranami a porozumění jejich požadavkům. Vstup pro toto by byl

• Plán řízení projektu
• Registr zúčastněných stran
• Podnikové environmentální faktory
• Aktiva organizačního procesu

Zatímco výstup pro toto bude

• Plán řízení komunikace
• Aktualizace projektových dokumentů

Správa komunikace

Je to proces ukládání, distribuce, shromažďování a získávání informací o projektu v souladu s komunikačním plánem. Vstup této etapy by byl

• Podnikové environmentální faktory
• Aktiva organizačního procesu
• Zprávy o pracovním výkonu
• Plán řízení komunikace

Zatímco výstup by byl

• Projektová komunikace
• Aktualizace plánu řízení projektů
• Aktualizace projektových dokumentů
• Aktualizace aktiv organizačního procesu

Řízení komunikace

Jde o proces řízení a monitorování komunikace v průběhu celého životního cyklu projektu. Vstup pro tuto fázi by byl

• Plán řízení projektu
• Projektová komunikace
• Protokol problému
• Údaje o pracovním výkonu
• Aktiva organizačního procesu

Zatímco výstup této etapy by byl

• Informace o pracovním výkonu
• Požadavky na změnu
• Aktualizace plánu řízení projektů
• Aktualizace projektových dokumentů
• Aktualizace organizačních procesů

Shrnutí

Řízení nákladů je proces plánování a řízení nákladově efektivního projektu. Rozpočtování nákladů v projektovém řízení vám pomůže zaznamenat a sledovat výdaje vynaložené po projektu.

Abychom viděli, že je váš projekt dokončen v daném časovém horizontu a rozpočtu, uvidíme, jaký rizikový faktor je třeba zmírnit v dalším tutoriálu.

Odhad nákladů a rozpočtování projektu je definován jako proces aproximace celkových výdajů projektu.