Úvod do nákupu a nákupní žádanky v SAP
Olivie Turnerová
Nákup je součástí SAP MM modul a jeho proces lze zhruba znázornit na níže uvedeném schématu.
MRP (materiálové plánování zdrojů) vytvoří návrh nákupu a později se převede na nákupní žádanku. Dalším krokem je přiřazení zdroje k nákupnímu požadavku a uvolnění nákupního požadavku. PR se převede na nákupní objednávku a po přijetí zboží lze provést příjem faktury pro dokončení nákupního procesu. Dodatečně je zpracována platba (v modulu FI).
Nákup nemusí začínat MRP, může být zahájen plánováním na základě spotřeby nebo přímou tvorbou PR nebo PO.
MRP je systémová funkce pro stanovení požadavků na materiál jak na úrovni materiálu, tak na úrovni kusovníku. BoM (Bill materiálů) je seznam součástí a dílčích součástí, ze kterých se skládá jeden materiál.
Jeden z pouhých základních dokumentů v Nákupu v SAP je nákupní požadavek.
Požadavek k nákupu
Požadavky na nákup lze vytvářet automaticky systémem nebo ručně. Mohou být převedeny v nákupních objednávkách, ale pouze po uvolnění (schválení nákupní žádanky).
V této lekci se budeme zabývat několika tématy, která mohou pomoci pochopit a vytvořit nákupní žádanku.
Číselné řady v požadavcích na nákup jsou vyžadovány stejně jako v jiných dokladech pro účely přiřazení čísla dokladu nově vytvořeným dokladům.
Later, tyto číselné řady jsou přiřazeny různým typům dokladů, které můžeme definovat pro použití při zpracování žádanky.
Budeme se také zabývat sledovacím číslem požadavku, což je v podstatě kombinace číslo/písmeno, které lze jednoznačně přiřadit více dokumentům, aby bylo možné sledovat určité důležité požadavky.
Uvidíte, jak funguje určení zdroje a proč je užitečné, a také jak lze tento zdroj přiřadit k našemu nákupnímu dokladu.
Nakonec zjistíte, jak zpracovat žádanku, od jejího vytvoření až po převedení na objednávku.
Číselné řady pro požadavek na nákup
Přiřazení číselných řad pro nákupní žádanku funguje na typu dokladu. Lze vytvořit několik různých číselných řad a poté je přiřadit ke konkrétnímu typu požadavku na nákup.
To se provádí v přizpůsobení. Typy dokladů žádanky mohou mít přiřazeny dvě číselné řady. Každému typu dokladu je přiřazen jeden interní a jeden externí rozsah. Interní rozsahy čísel jsou automaticky zvyšovány systémem a externí jsou přidělovány ručně.
Níže uvedená obrazovka představuje seznam číselných rozsahů pro požadavek na nákup.
Od číslo je první číslo v rozsahu, Do číslo je poslední dostupné číslo a aktuální číslo je poslední přidělené číslo dokumentu.
Kromě toho je zde zaškrtávací políčko indikující, zda se jedná o externí číselný rozsah.
Interní číselný rozsah lze například definovat jako rozsah od 20000000 do 30000000, v tomto případě budou dokumenty typu dokumentu, kterému je tento interval přiřazen, číslovány od 20000001 a budou se zvyšovat o 1 pro každý nový vytvořený dokument. Poslední dostupné číslo pro tento interval bude 30000000, a pokud vaše dokumenty zaplňují celý číselný rozsah, musí být rozšířen. Stává se to zřídka, protože by to znamenalo, že byste měli 10 milionů dokumentů s žádostí o nákup.
Definice typu dokumentu
Definice typu dokladu je akce definování různých typů dokladů pro nákupní žádanku. Je užitečný při seskupování nákupních požadavků a podrobnější specifikaci jeho použití. Můžeme mít například standardní PR, subdodávky a převod zásob. Každý typ dokumentu vyhovuje zvláštním potřebám a je nakonfigurován tak, aby byl použit.
V definici typu dokumentu můžete definovat řadu možností. Číselné intervaly (interní a externí), interval položek, tlačítko pro výběr pole, kontrolní indikátor, indikátor celkového uvolnění (definuje, zda jsou všechny položky v PR uvolněny současně nebo jednotlivě).
Typ dokumentu Standardní nákupní žádanka SAP je definován ve všech instalacích jako NB.
Sledovací číslo požadavku
Toto číslo se používá pro sledování specifických požadavků. Lze jej zadat při vytváření nákupní žádanky a zkopíruje se do dokladu nákupní objednávky. Je udržována na úrovni položek a položky lze podle tohoto čísla vybírat v několika sestavách, např MELB.
- Provést MELB transakce.
- Klepněte na tlačítko Vybrat .
Když kliknete Pokračovat, vrátíte se na úvodní obrazovku výběru. K dispozici máte také různé možnosti výběru a měli byste vybrat ty nejvhodnější možnosti pro zúžení vyhledávání.
- Zadejte sledovací číslo požadavku.
- Vykonat.
Zobrazí se vám seznam dokumentů obsahujících sledovací číslo.
Určení zdroje
Určení zdroje pomáhá při hledání nejvhodnějšího zdroje pro požadavek, například může navrhnout, jakou rámcovou smlouvu, který interní zdroj nákupu (závod) nebo kterého dodavatele lze použít pro objednávání konkrétních materiálů v daném čase.
Určení zdroje bere různé údaje jako parametry pro vlastní proces stanovení. Patří mezi ně dohoda o obrysu, informační záznam o nákupu, závod v naší společnosti, ujednání o kvótě, seznam zdrojů.
To vše se bere v úvahu při určování nejlepšího možného zdroje pro požadavek.
První kontrola se provádí přes Ujednání o kvótách kde systém určí, zda existuje vhodný zdroj s příslušným kvótním uspořádáním pro materiál, a pokud je vhodný zdroj nalezen, je vybrán a další hledání zdroje je přerušeno.
Pokud ne, systém to vezme zdrojový seznam v úvahu a hledali tam platné zdroje. Zdrojový seznam se skládá z pevných a blokovaných záznamů. Pevné záznamy jsou pro stálé dodavatele pro konkrétní materiál platné po určité období. Blokované záznamy nelze použít jako zdroj, dokud jsou v tomto stavu.
Nakonec systém vyhledá rámcová dohoda si informační záznam za věrohodné zdroje a přiděluje jim žádanku. V předchozí lekci jste viděli, co je záznam informací o nákupu, a rámcová dohoda je plánovací dohoda nebo smlouva, která se také používá v procesu určování zdroje jako vstupní informace.
Chcete-li použít určení zdroje, musíte zaškrtnout políčko Určit zdroj na úvodní obrazovce žádosti o nákup.
Přiřazení zdroje
Systém může provádět přiřazení zdroje na pozadí nebo na popředí.
Pokud se vyhledávání provádí v režimu popředí a je nalezen více než jeden platný zdroj, zobrazí se výběrový seznam, ze kterého by měl uživatel vybrat vhodný zdroj. Pokud je nalezen pouze jeden vhodný zdroj, je automaticky přiřazen.
Pokud se vyhledávání provádí na pozadí, musí být určen jeden zdroj, aby systém mohl při vyhledávání provádět různé funkce.
Například rámcové smlouvy mají přednost před zdrojem nákupních informací a v případě konfliktu je vybrán zdroj rámcové smlouvy.
Pokud je v rámcových dohodách nalezeno více než jeden platný zdroj, bude jedinečný platný zdroj ten pro běžného dodavatele, a pokud žádný záznam není pro běžného dodavatele, bude nutné zdroj určit ručně.
Vidíte, jak systém nabízí dva zdroje, ze kterých si musíme ručně vybrat ten lepší.
