Jak zaúčtovat došlé platby odběratele SAP F-28
Mason Garcia
⚡ Chytré shrnutí
Zaúčtování došlých plateb odběratele SAP Finanční oddělení používá k vyrovnání otevřených faktur pohledávek kód transakce F-28. Tento návod vysvětluje data záhlaví, výběr otevřených položek a pracovní postup účtování, aby finanční týmy mohly přesně aplikovat příjemky a odsouhlasit zůstatky zákazníků.
Co jsou to příchozí platby od zákazníků SAP FI?
Příchozí platby od zákazníka SAP FI představuje příjem peněz od zákazníků proti neuhrazené fakturě k pohledávkám (AR). Standardní kód transakce F-28 zaznamená tyto příjmy, zaúčtuje na debet peněžního nebo bankovního účtu hlavní knihy a vyrovná odpovídající otevřené položky v dílčí knize odběratele. Výsledkem je synchronizované zaúčtování mezi generálním účetnictvím Ledger a pomocnou knihu AR, která odráží skutečnou hotovostní pozici společnosti.
Tento proces je klíčovou součástí cyklu od objednávky k hotovosti (O2C). Jakmile zákazník zaplatí fakturu, pokladní nebo účetní AR použije formulář F-28 k provedení platby, vyrovnání otevřené faktury a snížení nesplaceného zůstatku zákazníka. Zaúčtování také aktualizuje následné sestavy, jako jsou položky zákazníků (FBL5N), analýza stáří (S_ALR_87012178) a zobrazení bankovního odsouhlasení.
Proč používat transakci F-28 pro zaúčtování dokladů AR?
Transakce F-28 je doporučeným vstupním bodem pro manuální příchozí platby, protože nabízí vestavěný výběr otevřených položek, zpracování částečných plateb a vytváření zbytkových položek na jedné obrazovce. Vynucuje podvojné účetnictví propojením bankovního debetu s kreditem zákazníka, což udržuje obecné Ledger a odsouhlasená dílčí kniha AR.
F-28 také podporuje několik scénářů vyúčtování, včetně standardních úplných plateb, částečných plateb, které ponechají fakturu otevřenou, a zbytkových položek, které rozdělí původní fakturu. Tato transakce je upřednostňována před nástroji pro zápisy do deníku, jako je FB50, protože zachovává propojení mezi příjemkou a původní fakturou, což je nezbytné pro audit. tracSnadnost a logika upomínání ve FI-AR.
Kroky k odeslání tkódu platby zákazníka SAP
Pro zaúčtování příchozí platby odběratele pomocí transakce F-28 postupujte podle níže uvedeného postupu. Každý krok navazuje na předchozí, proto se před zahájením ujistěte, že jsou správně uchovávány kód společnosti, měna a kmenová data odběratele.
Krok 1) Otevření transakce F-28
Zadejte kód transakce F-28 do pole Příkaz a stisknutím klávesy Enter spusťte obrazovku Zaúčtovat došlé platby.
Krok 2) Zadejte záhlaví a bankovní údaje
Na další obrazovce zadejte do záhlaví a sekcí Bankovní údaje následující údaje:
- Zadejte Datum dokumentu
- Vstupte do společnosti Code
- Zadejte měnu platby
- Zadejte hotovost/bankovní účet, na který má být platba zaúčtována
- Zadejte Částku platby
- Zadejte ID zákazníka zákazníka, který provádí platbu
Krok 3) Zpracování otevřených položek
Stiskněte Zpracovat otevřené položky pro zobrazení seznamu čekajících faktur pro vybraného zákazníka.
Krok 4) Přiřaďte platbu k faktuře
Přiřaďte částku platby k příslušné faktuře tak, aby byla platba vyrovnána s částkou faktury. Před zaúčtováním se ujistěte, že částka „Nepřiřazeno“ v dolní části obrazovky je nula.
Krok 5) Zaúčtování příchozí platby
Pro média Post ze standardního panelu nástrojů pro zaúčtování příchozí platby. SAP ověří zápis a zapíše dokument do pomocné knihy AR a generálního účtu Ledger zároveň.
Krok 6) Ověřte číslo dokumentu
Zkontrolujte stavový řádek, zda se zobrazuje číslo dokumentu, který se má vygenerovat. Tím se potvrdí, že příjemka je zaznamenána a otevřená faktura je ve FI-AR vyrovnaná.
Úspěšně jste zaúčtovali došlou platbu. SAP s použitím F-28.
Jak ověřit zaslanou platbu zákazníka
Po zaúčtování byste měli vždy ověřit výsledek, aby dílčí kniha AR a účet hlavní knihy banky zůstaly odsouhlaseny. Použijte transakci. FB03 pro zobrazení dokumentu potvrďte debet z hotovostního/bankovního účtu a potvrďte dobropis z účtu odsouhlasení odběratele. Zkontrolujte vyrovnané otevřené položky v FBL5N přepnutím stavu položky na „Vyčištěné položky“ a filtrováním podle ID zákazníka.
Pro splatnost a dopad DSO aktualizujte sestavu analýzy splatnosti (S_ALR_87012178). Pro bankovní odsouhlasení by se měl zaúčtovaný dokument zobrazit v zobrazení párování bankovních výpisů (FF67 nebo FEBAN), čímž se uzavře smyčka mezi potvrzením od zákazníka a bankovní knihou.
Časté chyby a tipy pro řešení problémů
Při odesílání prostřednictvím F-28 se může zobrazit několik ověřovacích zpráv. Níže jsou uvedeny nejčastější zprávy spolu s typickým řešením:
- „Období pro zveřejňování příspěvků není otevřeno“: Období v datu dokumentu je uzavřeno pro účtování; otevřete období pomocí OB52 nebo změňte datum dokumentu.
- „Zákazník XXXX není spravován v kódu společnosti YYYY“: Před zaúčtováním rozšířte kmenový soubor zákazníka na účet společnosti pomocí XD01/FD01.
- „Rozdíl je příliš velký pro vymazání“: Nepřiřazená částka překračuje toleranci; buď přiřaďte příjemku plně, nebo rozdíl zaúčtujte jako zbytkovou položku.
- „Chybí daňový kód“: Udržujte na účtu hlavní knihy výchozí daňový kód nebo jej zadejte ručně do položky řádku.
Nejlepší postupy pro zaúčtování účtenek od zákazníků
Pro udržení přehlednosti a připravenosti účetních výkazů k auditu používejte následující postupy. Snižují manuální přepracování, urychlují uzávěrku měsíce a zlepšují přesnost přijímání hotovosti.
- Pro zákaznické doklady vždy používejte formulář F-28 (ne FB50), aby se zachoval odkaz na otevřenou položku.
- Použijte referenční pole, jako například Odkaz a Přiřazení zaznamenat ID bankovního výpisu pro snadné odsouhlasení.
- U částečných příjmů se s kontrolorem rozhodněte mezi částečnou platbou a zbytkovou položkou; částečné platby zachovají původní fakturu, zatímco zbytkové položky vytvoří novou otevřenou položku.
- Udržujte toleranční skupiny (OBA3 a OBA4), aby se malé rozdíly automaticky vynulovaly bez ručního odepisování.
- Naplánujte denní zúčtování pomocí F.13 pro automatické zúčtování spárovaných debetů a kreditů na účtu zákazníka.
