Jak vytvořit jednorázového zákazníka FD01 in SAP
Mason Garcia
⚡ Chytré shrnutí
Kmenové záznamy jednorázových zákazníků v SAP Finanční instituce zachycují nepravidelné kupující, aniž by uchovávaly samostatná, trvalá kmenová data. Tento návod vysvětluje, jak kód transakce FD01 a skupina účtů ve stylu CPDA umožňují finančním týmům zaznamenávat adresy, komunikaci a podrobnosti o odsouhlasovacích účtech v době účtování.
Co je to jednorázový master zákazník v... SAP FI?
Jednorázový zákazník Master v SAP FI je speciální typ záznamu o zákaznících používaný pro kupující, kteří negenerují časté obchody, a proto nepotřebují vlastní trvalá kmenová data. Místo vytváření individuálního záznamu pro každého zákazníka, který přijde nebo je příležitostný, se vytvoří jeden sdílený kmenový záznam a skutečné jméno, adresa, telefonní číslo a další obecné údaje se zadají později, v okamžiku transakce.
Záznam je vytvořen s kódem transakce FD01 a je přiřazen ke skupině jednorázových zákazníků (obvykle CPDA). Výběr této skupiny účtů určuje SAP aby se během zaúčtování faktury ponechala otevřená pole s obecnými daty, namísto jejich načítání z kmenové knihy zákazníka. Výsledkem je štíhlá podkniha pohledávek, která podporuje okamžitý prodej bez nafukování objemů kmenových dat.
Proč používat jednorázový kmenový záznam zákazníka?
Udržování úplného kmenového záznamu pro každého občasného zákazníka přidává šum do dílčí knihy AR, zpomaluje reporting a zvyšuje úsilí o údržbu dat. Kmenový záznam pro jednorázového zákazníka to řeší tím, že funguje jako zástupný symbol, který při každém zaúčtování přijímá novou sadu obecných dat a zároveň čistě zaúčtuje na stejný účet hlavní knihy odsouhlasení.
Tento přístup je upřednostňován před generickými zápisy do deníku hlavní knihy, protože zachovává analytiku na úrovni zákazníka, podporuje stanovení daně a udržuje logiku otevřených položek neporušenou v transakcích, jako je FB70 (faktura odběratele) a F-28 (příchozí platba). Finanční týmy tak získají výhody účtování hotovosti AR bez režijních nákladů na trvalá kmenová data pro každého příležitostného kupujícího.
Kroky k vytvoření jednorázového zákazníka v SAP
Postupujte podle níže uvedeného postupu a vytvořte hlavní záznam jednorázového zákazníka v SAP FI používá transakci FD01. Před zahájením se ujistěte, že skupina účtů jednorázového zákazníka (CPDA) a účet hlavní knihy pro odsouhlasení jsou již nakonfigurovány v cílovém účetním kódu společnosti.
Krok 1) Otevření transakce FD01
Chcete-li vytvořit kmenový záznam jednorázového zákazníka, zadejte kód transakce. FD01 v SAP Příkazové pole a stiskněte Enter.
Krok 2) Otevřete přehled skupiny účtů
Na úvodní obrazovce FD01 vyberte Skupina účtů tlačítko přehledu, abyste si mohli vybrat správnou skupinu jednorázových zákaznických účtů.
Krok 3) Vyberte skupinu jednorázových zákaznických účtů
V dialogovém okně vyberte skupinu účtů, kde se Jednorázový zákazník vlastnost je zaškrtnuta (obvykle skupina účtů CPDA). Tím se zajistí, že pole adresy zůstanou při zaúčtování faktury otevřená.
Krok 4) Zadejte ID zákazníka a společnost Code
Zpět na hlavní obrazovce FD01 zadejte následující:
- Zadejte ID zákazníka podle číselného rozsahu přiřazeného skupině účtů jednorázových zákazníků.
- Vstupte do společnosti Code ve kterém má být vytvořen hlavní záznam.
Krok 5) Správa karty Obecná adresa dat
Na další obrazovce na kartě Obecné údaje – Adresa zadejte následující:
- Zadejte název pro kmenový záznam jednorázového zákazníka.
- Zadejte hledaný výraz.
- Zadejte komunikační jazyk.
Krok 6) Přejděte ke společnosti Code Sekce
V nabídce aplikace vyberte možnost Společnost Code Sekce pro správu dat specifických pro finanční úvěr o jednorázovém zákazníkovi.
Krok 7) Zadejte účet hlavní knihy pro odsouhlasení
Ve společnosti Code sekce:
- Vybrat Management účtu Karta.
- Zadejte odsouhlasení Účet hlavní knihy číslo, na které má být dílčí kniha AR zaúčtována.
Krok 8) Uložení kmenového souboru jednorázového zákazníka
Pro média Uložit pro vytvoření nového kmenového záznamu jednorázového odběratele ve vybraném kódu společnosti.
Krok 9) Ověření vytvoření ve stavovém řádku
Zkontrolujte stavový řádek v dolní části obrazovky, zda se nezobrazuje potvrzovací zpráva vygenerovaná funkcí FD01. Zpráva obsahuje nové číslo zákazníka, které potvrzuje, že byl vytvořen jednorázový kmenový účet zákazníka.
Jednorázový kmenový účet zákazníka je nyní připraven k použití v následných transakcích FI-AR.
Jak ověřit a používat záznam jednorázového zákazníka
Po uložení použijte FD03 or XD03 zobrazit nový kmenový účet jednorázového zákazníka a potvrdit skupinu účtů, účet odsouhlasení a zástupný symbol na kartě adresy. Protože je kmenový účet sdílen mezi mnoha nepravidelnými kupujícími, ověřte, že nejsou uložena žádná trvalá data adresy: adresa musí zůstat prázdná nebo generická, aby každé zaúčtování faktury zachytilo skutečná data zákazníka.
Při zaúčtování faktury odběratele s FB70 pro tento záznam, SAP zobrazí se vám obrazovka s jednorázovými údaji, na které musíte zadat jméno, adresu a bankovní údaje kupujícího. Zaúčtování se stále projeví na nakonfigurovaném účtu hlavní knihy pro odsouhlasení, takže zápis se správně přenese do obecné bilance. Ledger a do zpráv, jako je FBL5N a analýza stárnutí AR.
Časté chyby a tipy pro řešení problémů
Při vytváření nebo zaúčtování v rámci jednorázového kmenového záznamu zákazníka se může zobrazit několik ověřovacích zpráv. Níže jsou uvedeny nejčastější zprávy spolu s typickým řešením.
- „Skupina účtů není povolena“: Pro firemní kód chybí skupina účtů jednorázových zákazníků ve stylu CPDA; nakonfigurujte ji pomocí transakce OBD2.
- „Rozsah čísel není udržován“: Před vytvořením hlavního účtu přiřaďte platný číselný rozsah skupině účtů jednorázových zákazníků pomocí XDN1.
- „Chybí účet pro odsouhlasení“: Účet hlavní knihy pro odsouhlasení udržujte na kartě Správa účtů; toto pole je povinné pro účtování AR.
- „Zákazník XXXX nebyl rozšířen na kód společnosti YYYY“: Spusťte znovu FD01 v chybějícím kódu společnosti, aby jednorázový zákazník mohl zaúčtovat do této účetní knihy.
Nejlepší postupy pro jednorázová kmenová data zákazníků
Pro udržení přehlednosti a připravenosti k auditu kmenových údajů jednorázových zákazníků používejte následující postupy. Tyto postupy snižují vytváření duplicit, zabraňují chybám v účtování a udržují dílčí účetní knihu AR spolehlivou.
- Používejte vyhrazenou skupinu účtů ve stylu CPDA pouze pro kupující, kteří skutečně nepotřebují trvalý záznam; opakované zákazníky směrujte na běžný hlavní účet.
- Pole pro adresu a bankovní účet nechte na hlavním účtu prázdná, aby každé zaúčtování FB70 obsahovalo údaje o skutečném kupujícím.
- Pro jednorázové zákazníky veďte jeden účet hlavní knihy pro odsouhlasení, což zjednoduší reporting a odsouhlasování.
- Omezit práva na vytváření jednorázových klíčových souborů zákazníka prostřednictvím SAP autorizační role, aby se zabránilo duplicitním nebo neoprávněným záznamům.
- Pravidelně kontrolujte jednorázové příspěvky prostřednictvím FBL5N, abyste odhalili opakující se kupující, kteří by měli být povýšeni na stálé zákazníky.
