Jak vytvořit žádost o opravu faktury v SAP SD

Co je oprava faktur?

Oprava faktury je proces opravy množství nebo cen u jedné nebo více položek faktury. Místo zrušení původní faktury SAP vytvoří požadavek na opravu faktury, prodejní doklad (typ objednávky RK), který zachycuje opravené hodnoty a vyrovnává se zákazníkem pouze rozdíl.

Systém vypočítá rozdíl mezi původní a opravenou částkou. Pro zachování kontroly je požadavek na opravu faktury automaticky zablokován systémem s fakturačním blokováním, dokud není zkontrolován; po schválení lze blokování odstranit. V závislosti na celkové hodnotě požadavku systém vytvoří buď dobropis, nebo vrubopis. Tímto způsobem poskytuje oprava faktury čistý a auditovatelný způsob, jak opravit chyby ve fakturaci, protože požadavek vždy odkazuje na původní fakturační dokument a přesně zaznamenává, co se změnilo a proč. Proto finanční týmy dávají přednost opravě před úpravou nebo zrušením původní faktury, což by narušilo auditní stopu.

Jak oprava faktury vytváří dobropis nebo debet

Když vytváříte požadavek na opravu faktury, SAP Z původní faktury se každá položka dvakrát zkopíruje. První položka je vždy kreditní, která zákazníkovi připíše původní hodnotu, a druhá je debetní, která účtuje opravenou hodnotu. Protože se obě položky vzájemně kompenzují, zůstává pouze čistý rozdíl.

Pokud je čistá hodnota záporná, což znamená, že zákazníkovi byla účtována nadměrná částka, výsledkem požadavku je dobropis. Pokud je čistá hodnota kladná, což znamená, že zákazníkovi byla účtována podměrná částka, výsledkem je vrubopis. Právě tento párový design položek dělá opravu faktury tak užitečnou: jeden požadavek může navýšit kreditní i debetní položky napříč mnoha řádky, přesto je zákazníkovi účtován nebo vrácen pouze přesný rozdíl. Upravíte debetní položky na opravené množství nebo cenu, kreditní položky ponecháte nedotčené a systém automaticky vypočítá zůstatek. Díky tomu je oprava transparentní jak pro firmu, tak pro zákazníka.

Kroky k vytvoření žádosti o opravu faktury

Postupujte podle těchto kroků k vytvoření požadavku na opravu faktury v transakci VA01 s odkazem na fakturační doklad, který má být opraven.

Krok 1) Spusťte požadavek.

1. Do příkazového pole zadejte T-kód VA01.
2. Do pole Typ objednávky zadejte „Žádost o opravu faktury“.
3. Do organizačních dat zadejte prodejní organizaci, distribuční kanál a divizi.
4. Kliknutím na tlačítko „Vytvořit s odkazem“ vytvoříte opravu faktury s odkazem na fakturační doklad.

Krok 2) Okopírujte z faktury.

1. Zadejte číslo faktury (dokladu), který je třeba opravit.
2. Klikněte na tlačítko Kopírovat.

Krok 3) Použijte a uložte opravu.

1. Příjemce a číslo objednávky lze změnit.
2. Zadejte požadovaný termín doručení.
3. Objednané množství lze změnit na opravenou hodnotu.
4. Klikněte na tlačítko Uložit.

Zobrazí se zpráva „Data byla uložena“.

Klíčové body o žádostech o opravu faktur

Žádost o opravu faktury se od běžných dobropisů nebo vrubopisů liší několika charakteristikami. Mějte na paměti tyto klíčové body:

• Typ objednávky RK: Žádost o opravu faktury používá typ prodejního dokladu RK a je vytvořena v transakci VA01.
• Odkaz na fakturační doklad: Žádost o RK musí být vytvořena s odkazem na existující fakturu, což vede k jasné auditní stopě.
• Automatické blokování fakturace: Žádost je blokována, dokud není zkontrolována, takže k zákazníkovi se bez schválení nedostane žádná kreditní ani debetní částka.
• Výsledek kreditu nebo debetu: Čistá hodnota požadavku rozhoduje o tom, zda bude vytvořen dobropis nebo vrubopis.
• Párované položky: Každá položka faktury se kopíruje jako položka na straně kreditu i na straně debetu, takže se vyrovná pouze opravený rozdíl.

Díky těmto bodům je oprava faktur kontrolovaným způsobem, jak opravit chyby ve fakturaci pomocí jediného dokumentu, aniž by bylo nutné zrušit a znovu vystavit původní fakturu, což chrání auditní stopu a urychluje a zjednodušuje řešení sporů.

Nejčastější dotazy