11 NEJLEPŠÍCH Software pro správu dokumentů v roce 2025

Systém správy dokumentů je cloudové automatizované řešení pro vytváření, organizaci, sdílení a zabezpečení obchodních dokumentů a souborů. Umožňuje vám sledovat verzi dokumentu bez jakýchkoli potíží. Tento systém cloudového úložiště poskytuje rychlejší pracovní tok kontrol a schvalování pro různé zúčastněné strany nacházející se na různých geografických místech. Umožňuje vám snadný přístup k vašim obchodní dokumenty z tabletů a chytrých telefonů.

Poté, co jsem strávil více než 110 hodin zkoumáním, zkontroloval jsem 39+ systémy pro správu dokumentů a pečlivě vybrali ty nejlepší, včetně bezplatných i placených možností. Tento komplexní a dobře prozkoumaný průvodce nabízí hloubkový pohled na vlastnosti každého systému, jeho výhody a nevýhody a ceny. Pokud hledáte důvěryhodné poznatky, můj článek vám poskytne všechny podrobnosti, které potřebujete k informovanému rozhodnutí. Nenechte si ujít objevování špičkových nástrojů, které mohou změnit způsob správy dokumentů. Přečtěte si více ...

BEST Digital Systémy správy (kontroly) dokumentů

Jméno	Zoho WorkDrive	Smartsheet	Icedrive	bit.ai
Veřejné sdílení	Ano	Ano	Ano	Ano
Zkušební verze	15denní zkušební verze zdarma	30denní zkušební verze zdarma	14 dní vrácení peněz	Zdarma pro 5 uživatele
mobilní aplikace	Ano	Ano	Ano	Ano
Místní souborový systém Sync	Ano	Ano	Ano	Ano
Oprávnění skupiny	Ano	Ano	Ano	Ne
Správa konfliktů souborů	Ano	Ne	Ano	Ano
DigiSpráva práv	Ne	Ano	Ne	Ano
Cloudové úložiště bez místního souborového systému Sync	Ano	Ano	Ano	N / A
Platformy	Windows, Mac a Linux	Windows, Mac a Linux	Windows, Mac, Linux, Androida iOS	Windows, Mac a Linux
Odkaz	Zjistit více	Zjistit více	Zjistit více	Zjistit více

1) Zoho WorkDrive

Zoho WorkDrive je vynikající online úložiště souborů a platforma pro spolupráci pro týmy a firmy. Obzvláště oceňuji, že podporuje scénáře práce v kanceláři i na dálku, takže je skvělou volbou pro hybridní týmy. Tento nástroj usnadňuje vytváření, sdílení a spolupráci pomocí centralizované konzoly. Není to jen úložná platforma. Ve skutečnosti nabízí verzování souborů, pokročilé vyhledávání a organizaci týmu, které jsou pro to nezbytné řízení úkolů efektivně. V průběhu mého hodnocení jsem zjistil, že jeho schopnost poskytovat rychlý přístup k informacím vám pomáhá zůstat nad svou prací a rychleji činit informovaná rozhodnutí.

Zoho WorkDrive umožňuje efektivně sdílet, spravovat a zabezpečit soubory. Nabízí Smart Search pro okamžité načítání souborů a neomezená historie verzí obnovit dokumenty. S WorkDrive Snap, asynchronní spolupráce je efektivnější. Tento nástroj je skvělý pro synchronizaci cloudových souborů přímo na plochu a integruje se s více než 5000 aplikacemi. Vlastní branding a MFA zajišťují bezpečnost a profesionalitu vašich dat.

Funkce:

• Týmové složky: Mohu hladce spolupracovat se svým týmem pomocí týmových složek, které jsou ideální pro sdílení souborů a zajištění aktualizací v reálném čase, pomáhají zefektivnit pracovní postupy a centralizovat správu dokumentů.
• Šablony kolekce souborů: To vám pomůže vytvořit vlastní šablony pro organizaci dat, vylepšení pracovních postupů a shromažďování dokumentů strukturovaným způsobem, což je užitečné pro týmy spravující velké projekty.
• Pokročilé zabezpečení dat: Za zásadní považuji dodržování GDPR a HIPAA pro citlivá data. Toto řešení vám pomůže vyhnout se rizikům pomocí zabezpečeného úložiště, které je přizpůsobeno potřebám podniku.
• Zoho WorkDrive Integrace s aplikacemi: Zoho WorkDrive integruje se se Salesforce, Slack, Jira a Gmail, což vám umožní vytvářet vlastní pracovní postupy. Je to skvělé pro podniky, které usilují o efektivnější operace napříč platformami.
• Zoho WorkDrive Administrátorská konzole: Zoho WorkDriveAdministrátorská konzole vám umožňuje sledovat aktivitu uživatelů, spravovat přístup k datům a zajišťovat dodržování předpisů. Jedná se o jeden z nejlepších nástrojů pro centralizované řízení.
• Škálovatelné úložiště: Je to skvělé pro podniky, které hledají flexibilní úložiště. S odstupňovanými plány od 1 TB do 5 TB a více, Zoho WorkDrive bez námahy se přizpůsobí potřebám podniku.

Cena:

Zoho WorkDrive je online úložiště souborů, platforma pro synchronizaci a spolupráci. Plány začínají na 2.5 USD/uživatel/měsíc, přičemž je k dispozici 15denní bezplatná zkušební verze. Ideální pro týmovou produktivitu.

Navštivte Zoho WorkDrive

15denní zkušební verze zdarma

---

2) SmartSheet

Smartsheet je systém správy dokumentů Zkontroloval jsem a zjistil jsem, že je to ideální nástroj pro týmovou práci. Je to řešení, které automatizuje opakující se úkoly jako je odesílání upozornění a správa aktualizací. Když jsem prováděl své hodnocení, všiml jsem si, že jeho metody šifrování (256-AES a TLS 1.2) byly spolehlivé a bezpečné. Smartsheet se hladce propojí s nástroji jako Google, Salesforce a Slack. Jeho šablony pro marketing a podporu vícesouborových formátů jsou užitečné pro řízení projektů. Podle mých zkušeností jsou funkce Check-Out a Check-In skvělé pro udržení pořádku v úkolech.

Funkce:

• Centralizované úložiště dokumentů: SmartSheet poskytuje jednotnou platformu pro ukládání a organizaci dokumentů, která zajišťuje, že soubory jsou bezpečné a lze je získat z centrálního úložiště, což je užitečné pro zjednodušení správy souborů.
• Týmové složky: Mohu efektivně spolupracovat se svým týmem pomocí týmových složek, které jsou skvělé pro organizaci sdílených dokumentů. To může pomoci zefektivnit komunikaci a zajistit, aby každý měl přístup k nejnovějším souborům.
• Řízení verzí: Zaměřuji se na správu revizí dokumentů pomocí SmartSheet's kontrola verzí, která vám pomůže vyhnout se zmatkům tím, že zajistí přístup k nejaktuálnějším souborům a uchovává kompletní historii úprav.
• Granulované oprávnění: Pomáhá vám řídit přístup k souborům pomocí základních nastavení oprávnění, což je skvělý způsob, jak zajistit, aby si citlivé soubory prohlíželi pouze oprávnění uživatelé.
• Cloudová dostupnost: Toto řešení vám umožňuje bezpečně přistupovat k dokumentům a upravovat je odkudkoli, což je perfektní volba pro zlepšení spolupráce mezi týmy v reálném čase.
• Pracovní postupy dokumentů: Automatizuje opakující se úkoly, jako jsou připomenutí schválení, což je jeden z nejlepších způsobů, jak snížit manuální úsilí a urychlit procesy.
• Podpora pro různé typy souborů: Tato funkce je skvělá pro přizpůsobení se různým týmům, protože podporuje tradiční i moderní formáty, což je užitečné pro bezproblémové zpracování jakéhokoli typu dokumentu.

Cena:

Smartsheet je dynamický pracovní prostor, který týmům umožňuje řídit projekty, automatizovat pracovní postupy a rychle dosahovat cílů. Plány začínají na 9 dolarech měsíčně. Užijte si 30denní bezplatnou zkušební verzi. Není vyžadována žádná kreditní karta.

Návštěva SmartSheet >>

30denní bezplatná zkušební verze (bez kreditní karty)

---

3) Icedrive

Icedrive poskytuje pozoruhodné funkce pro spolupráce a sdílení souborů. V průběhu mého hodnocení jsem zjistil, že jeho inteligentní systém ukládání do mezipaměti působivě poskytuje rychlý a snadný přístup k souborům. Je to ideální alternativa k Google Drive, který nabízí šifrování s nulovými znalostmi uchovává vaše informace v bezpečí a k dispozici pouze vám.

Je bezplatné cloudové úložiště nástroj, díky kterému máte pocit, že používáte fyzický pevný disk. Získáte všechny funkce pro služby hostování souborů, jako je úprava, mazání, nahrávání, otevírání atd. Je to jedna z nejlepší cloudové úložné platformy který je dodáván s operací ovládání inteligentní mezipaměti, která vám pomůže přistupovat k souborům ihned po instalaci bez čekání na synchronizaci.

Funkce:

• Verze souboru: Mohl jsem se spolehnout na správu verzí souborů, že udrží předchozí verze souborů, což vám v případě potřeby pomůže vrátit se k dřívějším iteracím. To je nezbytné pro efektivní sledování změn.
• Integrace virtuálního disku: Icedrive umožňuje připojit cloudové úložiště jako virtuální disk na vašem počítači, což poskytuje jeden z nejjednodušších způsobů bezproblémového přístupu k souborům, jako by byly uloženy lokálně, bez nutnosti ruční synchronizace.
• Šifrování na straně klienta: Icedrive poskytuje nejúčinnější šifrování s nulovými znalostmi. Zajišťuje, že soubory jsou ve vašem zařízení před nahráním zašifrovány, což je nezbytné pro zachování důvěrnosti a zabezpečení.
• Prohlížeč dokumentů: Obsahuje vestavěný prohlížeč dokumentů, který vám umožní zobrazit náhled oblíbených formátů souborů, aniž byste je museli stahovat. Je to skvělý způsob, jak zvýšit efektivitu pracovního postupu a ušetřit čas.
• Pokročilé sdílení: To umožňuje bezpečné sdílení souborů s ochranou heslem a datem vypršení platnosti, což je nejlepší způsob, jak zajistit, aby dokumenty zůstaly přístupné pouze určeným příjemcům.
• Inteligentní ukládání do mezipaměti: Využívá inteligentní mechanismus ukládání do mezipaměti, který vám pomáhá rychle přistupovat k často používaným souborům a zároveň minimalizovat využití místního úložiště, což je skvělá volba pro zajištění efektivního načítání dokumentů.

Cena:

Icedrive nabízí plány začínají na 3.99 dolaru měsíčně za 150 GB úložiště. 20% sleva na roční platbu.

Návštěva Icedrive >>

Doživotní bezplatný základní tarif s 10 GB bezplatného úložiště

---

4) bit.ai

Bit.ai je a inteligentní systém správy dokumentů který pomáhá firmám spravovat informace napříč projekty, týmy a odděleními. Během mého výzkumu jsem zjistil, že tento nástroj umožňuje tvořit neomezené pracovní prostory s lehkostí. Je důležité organizovat své dokumenty do složek a podsložek a Bit.ai nabízí jednoduchý způsob, jak toho dosáhnout. Motivy poskytované tímto programem jsou vynikající pro to, aby vaše dokumenty získaly nový a moderní design.

Bit.ai, založený v roce 2016, je mnohostranný nástroj skvělý pro správu a vytváření obsahu. Podporuje více než 100 formátů souborů a nabízí 1 GB bezplatného úložiště. Uživatelé těží z bezproblémovosti integrace s Tableau, Box, Airtable, Figma, a Dropbox. Bit.ai navíc poskytuje šablony pro různé sektory, včetně marketingu a vzdělávání, a zajišťuje bezpečnost vašich dat pomocí šifrování 256-AES a TLS, v souladu s GDPR a standardy PCI.

Funkce:

• Škálovatelné pracovní prostory: K organizaci projektů napříč týmy je nejlepší použít škálovatelné pracovní prostory Bit.ai. To vám umožní zachovat efektivitu, ať už řídíte malou skupinu nebo velkou organizaci.
• Univerzální vyhledávání: Univerzální vyhledávací funkce Bit.ai je perfektní pro rychlé vyhledání vloženého obsahu a dokumentů. Pomáhá vám ušetřit čas tím, že poskytuje vše, co potřebujete, na jednom místě.
• Pokročilé sdílení: Bit.ai umožňuje pokročilé možnosti sdílení, jako jsou sledovatelné odkazy a dokumenty chráněné heslem, které jsou skvělé pro bezpečné sdílení a udržení kontroly nad citlivými informacemi.
• Interaktivní inteligentní dokumenty: Mohu bez problémů vytvářet interaktivní „živé“ dokumenty s Bit.ai, které jsou ideální pro integraci videí, obrázků a dalších bohatých médií. To může pomoci zlepšit týmovou spolupráci.
• Autor AI Genius: AI Genius Writer od Bit.ai je skvělé řešení pro tvorbu obsahu. Pomáhá vám vytvářet šablony, vymýšlet nápady a zefektivnit výzkum, což šetří čas a úsilí.
• Spolupráce v reálném čase: Snažím se spolupracovat se svým týmem v reálném čase pomocí Bit.ai, což mi umožňuje spolupracovat bez námahy bez ohledu na místo. Je to jeden z nejúčinnějších způsobů, jak zvýšit produktivitu.
• Přizpůsobitelné šablony: Tato funkce poskytuje stovky předem připravených šablon pro SOP, poznámky ze schůzek a výukové programy. Je to skvělý způsob, jak vytvořit obsah rychle a profesionálně.

Cena:

Tool Bit.ai nabízí plány začínající na 8 $ měsíčně s 25% slevou na roční platby. Můžete to také vyzkoušet se 7denní bezplatnou zkušební verzí.

Odkaz: https://bit.ai/

---

5) IncoDocs

IncoDocs je řešení, které vám pomůže spravovat dokumenty digitálně pro exportéry a obchodní společnosti. Během své analýzy jsem zjistil, že je to jeden z nejlepších nástrojů pro vytváření prodejních a expedičních souborů za kratší dobu. Minimalizuje ruční zadávání dat a pomáhá vyhnout se zpožděním v zásilkách. IncoDocs umožňuje týmům spolupracovat ve sdíleném pracovním prostoru, což je nezbytné pro vzdálené úkoly. Šablony dokumentů také bezpečně ukládá do cloudu a nabízí efektivnější proces exportu.

IncoDocs je všestranný software pro správu dokumentů, založený v roce 2016, přístupný z jakéhokoli zařízení. Umožňuje vám to snadno vytvářet obchodní faktury a nabízí šablony pro různé prodejní doklady. Tento nástroj se hladce integruje s Xero a QuickBooks a podporuje více formátů souborů.

Funkce:

• Opakovaně použitelné datové knihovny: Považuji za užitečné používat opakovaně použitelné datové knihovny, které vám umožňují ukládat podrobnosti o produktu a kontaktní informace. Toto je jeden z nejjednodušších způsobů, jak ušetřit čas při opakujících se záznamech.
• Digital podpis: Toto skvělé řešení vám pomůže digitálně podepisovat a razítkem dokumenty Digipodpisů a firemních pečetí, eliminující tisk a skenování pro bezproblémový, bezpapírový pracovní postup.
• Integrace: Je dobré zvážit jeho API a systémové integrace, které vám umožní propojit se s ERP, TMS a dalšími systémy. Jedná se o jeden z nejúčinnějších způsobů, jak snížit manuální zátěž.
• Šablony dokumentů: Je nezbytné mít přístup k více než 30 šablonám zarovnaným UNLK, včetně obchodních faktur, BillNákladní listy a osvědčení o původu. To vám pomůže zajistit shodu s mezinárodními standardy.
• Data Synchronizace: Tato funkce vám pomáhá minimalizovat chyby tím, že jednou zadáte podrobnosti o zásilce do hlavního souboru, přičemž data se automaticky synchronizují mezi souvisejícími dokumenty.
• Cloudový pracovní prostor: Je ideální pro spolupráci se členy týmu ve sdíleném cloudovém prostředí, umožňuje vám přistupovat k dokumentům v reálném čase a zvyšuje provozní transparentnost.
• Zabezpečené sdílení dokumentů: Tato funkce je skvělá pro bezpečný přenos citlivých informací partnerům a klientům, pomáhá vám vyhnout se úniku dat a zajišťuje efektivitu.

Cena:

IncoDocs zjednodušuje importní/exportní dokumentaci a zvyšuje efektivitu globálního obchodu. Cena: 29 $/měsíc, 20% sleva ročně. Užijte si doživotní bezplatný základní tarif. Zefektivněte, organizujte a urychlete svůj obchod.

Odkaz: https://incodocs.com/

---

6) Templafy

Templafy je vynikající řešení pro správu dokumentů. Analyzoval jsem jeho vlastnosti a zaujal mě svou schopností ukazovat zaměstnancům správný obsah na základě jejich rolí. The dashboard je snadno ovladatelný a umožňuje vám bez problémů spravovat obsah. V průběhu mého hodnocení jsem viděl, jak propojuje data DMS přímo s dokumenty a vytváří rychlejší pracovní postupy. Doporučuji to firmám, které chtějí udržovat své úložiště dokumentů přesné a spolehlivé.

Společnost Templafy, založená v roce 2016, umožňuje propojovat a kombinovat data z DMS, nabízí a cloudové úložné řešení který zajišťuje váš přístup k dokumentům z různých zařízení, jako jsou tablety a chytré telefony.

Funkce:

• Automatické generování dokumentů: Mohl jsem sestavit plně formované dokumenty pomocí automatizace založené na pravidlech a GenAI. Toto je jeden z nejjednodušších způsobů, jak získat aktuální obsah z interních knihoven nebo integrací třetích stran.
• Centralizované knihovny obsahu: Templafy umožňuje přístup ke všem aktivům na jednom místě, což je skvělé pro vytváření personalizovaných knihoven. To může pomoci zvýšit efektivitu bez přepínání mezi různými aplikacemi.
• Správa e-mailových podpisů: Templafy vám pomáhá vytvářet a spravovat e-mailové podpisy v prostředí s nízkým kódem. Aktualizace nebo kampaně je nejlepší zavádět rychle, aniž byste potřebovali asistenci IT.
• Chytré šablony: Mohu zajistit konzistenci a soulad automatickým začleněním vizuální identity, pokynů pro značku a právního vyloučení odpovědnosti do šablon. To vám pomůže ušetřit čas a vyhnout se ručním chybám u různých typů dokumentů.
• Integrace dynamického obsahu: Je to skvělý způsob, jak automatizovat potřebné prvky stahováním obsahu z interních a externích knihoven. To vám umožní efektivní přizpůsobení při zachování souladu tam, kde je to potřeba.
• Správa šablon v reálném čase: To vám pomůže udržovat vše aktuální díky centralizované správě šablon. Může být užitečné zajistit, aby všichni uživatelé měli přístup k nejnovějším verzím v reálném čase.
• Správa uživatelů: Je nezbytné spravovat uživatelské profily a úrovně přístupu prostřednictvím centralizovaného administrátorského panelu. To vám umožní intuitivně škálovat a zabezpečit správu obsahu.

Cena:

Templafy zvyšuje efektivitu při vytváření a správě dokumentů. Pro cenu kontaktujte prodejní tým.

Odkaz: https://www.templafy.com/home/platform/

---

7) Bitrix24

Bitrix24 nabízí vynikající řešení pro týmy, které potřebují software pro správu dokumentů. Zkontroloval jsem jeho vlastnosti a jsou ideální pro malé i velké týmy. Podporuje cloudové i on-premise systémy a poskytuje přístup ke zdrojovému kódu. Tento nástroj je užitečný pro ukládání důležitých souborů, včetně videí, dokumentů a prezentací, pro soukromé nebo sdílené použití. Zjistil jsem, že jeho systém sledování verzí je působivý pro organizaci souborů.

Bitrix24, založená v roce 2012, poskytuje a centrum pro správu dokumentů s 5 GB bezplatného úložiště. Automaticky ukládá dokumenty na váš účet, podporuje více formátů souborů a nabízí konfigurovatelná přístupová oprávnění. Bitrix24 je ideální pro ty, kteří hledají komplexní, bezpečné a efektivní řešení správy dokumentů.

Funkce:

• Spolupráce v reálném čase: Zásadní je bezproblémová týmová spolupráce. Bitrix24 vám umožňuje souběžně upravovat dokumenty s kolegy nebo externími uživateli, což zajišťuje, že projekty zůstanou aktuální a organizované.
• Ukládání a sdílení souborů: Skvělý způsob, jak zabezpečit soubory, je použití možností úložiště souborů Bitrix24. Pomáhá vám ukládat a sdílet soubory bez námahy a zároveň zajišťuje přístup ze stolních počítačů a mobilních zařízení.
• Historie verzí: Tato funkce vám umožňuje sledovat úpravy prostřednictvím historie verzí a zamykání dokumentů vám pomáhá vyhnout se náhodným změnám během kritických aktualizací. Je to nejlepší pro zajištění integrity dat.
• Přístupová oprávnění: Dobrý nápad nakonfigurovat přístupová práva za účelem ochrany citlivých dat. Bitrix24 vám pomůže zajistit, aby kritické dokumenty mohli prohlížet a upravovat pouze oprávnění pracovníci.
• Tvorba a úprava dokumentu: Mohu vytvářet a upravovat dokumenty, tabulky a prezentace v reálném čase pomocí Bitrix24, který podporuje formáty jako docx, pptx a xlsx. To může pomoci efektivně zlepšit spolupráci mezi týmy.
• Mobilní přístup: Je užitečné používat mobilní aplikaci Bitrix24 pro přístup, úpravy a sdílení dokumentů na cestách. To je ideální pro udržení produktivity mimo kancelář.
• Automatizované pracovní postupy dokumentů: Jedním z nejúčinnějších způsobů, jak zefektivnit schvalování dokumentů, jsou automatizované pracovní postupy Bitrix24. Pomáhá vám zajistit konzistenci a včasné zpracování napříč týmy.

Cena:

Bitrix24 nabízí cenově dostupné plány začínající na 49 $ měsíčně. Využijte až 20% slevu na roční platby. Prozkoumejte s 30denní bezplatnou zkušební verzí.

Odkaz: https://www.bitrix24.com/tools/communications/online-documents-and-cloud-file-storage.php

---

8) Bynder

Bynder je nejlépe hodnocená volba pro správu obsahu. Otestoval jsem jeho možnosti správy dokumentů a mé pracovní postupy byly rychlejší a efektivnější. Je skvělá pro profesionály, kteří potřebují rychle vytvářet videa a dodávat je svým týmům. Doporučuji věnovat pozornost jeho schopnosti zajistit soulad se značkou. Podle mých zkušeností je tento nástroj vynikající pro zjednodušení správy majetku.

Společnost Bynder byla založena v roce 2013 a je chválena za urychlení životního cyklu kreativního obsahu a umožnění bezpečné sdílení souborů, interně i externě. Je to skvělé pro organizace, které usilují o efektivní a bezpečnou správu obsahu a spolupráci.

Funkce:

• Digital Asset Management (DAM): Bynder vám pomůže organizovat a ovládat aktiva, jako jsou obrázky, videa a dokumenty, v jednom systému. To může pomoci zefektivnit pracovní postupy a zajistit co nejefektivnější využití zdrojů.
• Podpora multimédií: Mohu s jistotou říci, že Bynder je skvělý pro správu složitých typů souborů. Umožňuje vám snadno zpracovávat obrázky a videa a zvyšuje flexibilitu správy dokumentů.
• Automatické označování obrázků: Bynder vám umožňuje automatizovat označování obrázků pomocí AI, což usnadňuje kategorizaci a efektivní vyhledávání souborů. Je nejlepší pro zjednodušení opakujících se úkolů.
• Přehrávání videa: Díky funkci přímého přehrávání jsem mohl použít Bynder ke kontrole a spolupráci na video obsahu bez námahy. Toto je skvělá volba pro týmy, které potřebují bezproblémové sdílení videa.
• Centralizovaná knihovna: Je nezbytné mít jednotné úložiště a Bynder vám pomáhá udržovat zabezpečenou knihovnu pro konzistentní týmový přístup a organizaci aktiv.
• Konzistence značky: Toto řešení je skvělé pro zajištění identity značky pomocí nástrojů, které vám umožní sladit materiály s pokyny pro vaši značku. Může to být užitečné pro konzistentní zasílání zpráv.

Cena:

Bynder nabízí řadu funkcí pro správu značek a digitálních aktiv. Kontaktujte prodejní tým a získejte cenovou nabídku.

Odkaz: https://www.bynder.com/en/document-management-system/

---

9) Docuware

Docuware je a nástroj pro správu dokumentů a automatizaci pracovních postupů. V průběhu mého hodnocení jsem to našel skvělé pro uchování důležitých obchodních dat v bezpečí a snadný přístup. Tato aplikace vám umožňuje sdílet, aktualizovat a ukládat smlouvy bez potíží. Využívá šifrování dat, což je jeden z nejlepších způsobů, jak zajistit bezpečný přístup k souborům.

DocuWare, založený v roce 1988, se může pochlubit pozitivní zpětnou vazbou od zákazníků a množstvím funkcí. Umožňuje vám to efektivně spravovat dokumenty s nástroji jako Intelligent Indexing and Automatizace pracovních postupů. Software se hladce integruje s SAP, Oraclea další a podporuje různé formáty souborů. Zákaznická podpora DocuWare je dostupná různými způsoby, což zajišťuje, že pomoc je v případě potřeby k dispozici.

Funkce:

• Inteligentní indexování: Mohu říci, že Inteligentní indexování v Docuware je jedním z nejlepších způsobů, jak zajistit rychlé načítání dat. Umožňuje vám automatizovat indexování a z důvodu efektivity se vyhnout ručnímu zadávání dat.
• Automatizace pracovního postupu: S Docuware bych se mohl zaměřit na zvýšení produktivity pomocí Workflow Automation. Pomáhá vám omezit opakující se úkoly automatizací schvalování a oznámení, což je skvělý způsob, jak urychlit rozhodování.
• Zabezpečený dokument Archiving: Je nezbytné uchovávat citlivé informace v bezpečí. Zabezpečený dokument Docuware Archiving nabízí řešení s šifrování a řízení přístupu, ideální pro dodržování předpisů.
• Integrační schopnosti: To může pomoci sjednotit váš pracovní postup. Docuware vám umožňuje bezproblémovou integraci s Microsoft Teams, Outlook, a SAP, skvělá volba pro hladký tok informací.
• Inteligentní zpracování dokumentů: Může být užitečné zefektivnit zadávání dat. Docuware Intelligent Document Processing zachycuje informace z různých zdrojů a automatizuje rutiny, čímž zajišťuje strukturované a efektivní pracovní postupy.
• Elektronické formuláře: Jedním z nejjednodušších způsobů, jak urychlit sběr dat, je použití elektronických formulářů společnosti Docuware. Umožňuje vám přizpůsobit formuláře pro co nejefektivnější sdílení informací.
• Fulltextové vyhledávání: Dobrý nápad, jak rychle najít informace, je pomocí Full-Text Search společnosti Docuware. Pomáhá vám generovat přesné, přizpůsobitelné vyhledávací dotazy pro co nejefektivnější vyhledávání dokumentů.

Cena:

Informace o cenách vám poskytne prodejní tým Docuware.

Odkaz: https://start.docuware.com/

---

10) Správce obsahu FileNet

FileNet Content Manager je pozoruhodný nástroj, který vám umožňuje získávat cenné informace z dokumentů. Zkontroloval jsem jeho vlastnosti a zjistil jsem, že ano dodává řešení zabezpečení, úložiště a obsahu na podnikové úrovni vedle pracovních postupů které se snadno implementují. Mohl jsem bezpečně přistupovat k více úložištím obsahu a všiml jsem si, jak to bezproblémově automatizuje klasifikaci souborů. To může pomoci týmům, které chtějí spolupracovat rychleji a s menšími problémy, což z něj činí vynikající volbu pro správu dokumentů.

FileNet Content Manager, založený v roce 1982, vám umožňuje bezproblémově budovat a integrovat obsahové služby do vašeho podnikání prostřednictvím rozhraní API. Díky integracím, jako je Salesforce, poskytuje šablony pro PowerPoint a e-mail.

Funkce:

• Zachycování a indexování obsahu: S FileNet Content Manager mohu automaticky zaznamenávat, indexovat a organizovat dokumenty, což snižuje manuální úsilí. To je skvělé pro zajištění bezproblémového přístupu a načítání, zejména při práci s obrovským množstvím dat.
• Pokročilé možnosti vyhledávání: FileNet Content Manager umožňuje rychle najít dokumenty pomocí metadat a fulltextového vyhledávání. To vám pomůže efektivně najít konkrétní obsah, což je skvělé pro úsporu času při úlohách správy dokumentů.
• Statistiky obsahu založeného na umělé inteligenci: Je nezbytné analyzovat nestrukturovaná data a FileNet Content Manager to umožňuje využitím nástrojů poháněných umělou inteligencí. To vám pomůže extrahovat statistiky a automatizovat klasifikaci obsahu, což je skvělý způsob, jak zvýšit produktivitu.
• Spolupráce na obsahu: Tato funkce je ideální pro usnadnění spolupráce v reálném čase. Mohu snadno sdílet, upravovat a komentovat dokumenty v rámci FileNet Content Manager bez přepínání mezi nástroji. Je to jedna z nejlepších možností pro zefektivnění týmové práce.
• Zabezpečené úložiště dokumentů: Je užitečné zajistit zabezpečení dat pomocí řízení přístupu na základě rolí a šifrování. FileNet Content Manager si klade za cíl chránit citlivé informace při zachování souladu s průmyslovými předpisy.
• Automatizace pracovního postupu: Toto řešení je skvělé pro automatizaci pracovních postupů zaměřených na dokumenty. FileNet Content Manager vám umožňuje zlepšit efektivitu a konzistentně spravovat úkoly, což je nejefektivnější způsob, jak zjednodušit opakující se procesy.
• Škálovatelná správa obsahu: Při řízení rostoucích obchodních potřeb považuji škálovatelnost za zásadní. FileNet Content Manager nabízí díky své škálovatelné architektuře skvělý způsob, jak zpracovávat velké objemy dokumentů, což z něj dělá perfektní řešení pro organizace všech velikostí.

Cena:

FileNet Content Manager je robustní řešení pro správu obsahu. Vyžádejte si cenovou nabídku od Sales.

Odkaz: https://www.ibm.com/products/filenet-content-manager

---

11) Projekty Zoho

Zoho Projects je úžasný nástroj pro správu dokumentů a spolupráci. Testoval jsem tento nástroj a zjistil jsem, že je vynikající plánování projektů, zadávání úkolů a udržování kontaktu s mým týmem. Podle mého názoru je to jedno z nejlepších řešení pro správu různých typů souborů, jako jsou dokumenty, grafika, videa, zprávy a tabulky, na jednom místě. Je užitečné sdílet soubory vaší organizace bez jakékoli složitosti. Doporučuji tento nástroj pro sledování a správa verzí dokumentů s lehkostí. Jeho funkce vyhledávání vám umožňuje rychle najít soubory podle klíčových slov v názvu nebo obsahu, což z něj činí vynikající volbu.

Funkce:

• Centralizované úložiště souborů: Zoho Projects vám umožňuje spravovat všechny vaše soubory, včetně dokumentů, tabulek a grafiky, na jednom centralizovaném místě. To vám pomůže vyhnout se nepořádku a mít vše uspořádané na jednom místě.
• Řízení verzí: Mohu potvrdit, že Zoho Projects poskytuje jeden z nejlepších způsobů sledování změn, revizí a aktualizací. Díky podrobným poznámkám a informacím o autorovi vám pomůže zachovat přehlednost verzí souborů.
• Výkonné vyhledávací nástroje: Je nezbytné rychle najít soubory a výkonné vyhledávací nástroje Zoho Projects vám umožní najít dokumenty pomocí názvů nebo klíčových slov. To může pomoci zefektivnit pracovní postupy projektu.
• Spolupráce v reálném čase: Tato funkce vám umožňuje v reálném čase přidávat poznámky, komentáře a recenze souborů. Je to skvělý způsob, jak omezit nedorozumění a zajistit bezproblémovou týmovou práci.
• Hierarchická organizace složek: V Zoho Projects je dobré používat hierarchické složky. To vám umožní organizovat soubory na základě pracovního postupu vašeho týmu, takže navigace bude snadná a intuitivní.
• Protokoly auditu: Protokoly auditu v Zoho Projects vám pomohou zachovat transparentnost a dodržování předpisů. To může pomoci strukturovaně sledovat veškerou aktivitu dokumentů, včetně úprav a návštěv.
• Automatizovaná správa pracovních postupů: Automatizace opakujících se úloh, jako je sledování revizí, je jedním z nejjednodušších způsobů, jak ušetřit čas. Zoho Projects vám pomůže zvýšit efektivitu bezproblémovou správou pracovních postupů.

Cena:

Zoho Projects nabízí plány začínající na 4.25 $ měsíčně s 20% slevou na roční platby. Vyzkoušejte to zdarma s 10denní zkušební verzí. Není vyžadována žádná kreditní karta.

Odkaz: https://www.zoho.com/projects/

Co je systém správy dokumentů?

Systém správy dokumentů je cloudové automatizované řešení pro vytváření, organizaci, sdílení a zabezpečení obchodních dokumentů a souborů. Umožňuje vám sledovat verzi dokumentu bez jakýchkoli potíží. Tento systém cloudového úložiště poskytuje rychlejší pracovní tok kontrol a schvalování pro různé zúčastněné strany nacházející se na různých geografických místech. Umožňuje snadný přístup k obchodním dokumentům z tabletů a chytrých telefonů.

Jak jsme vybrali nejlepší software pro správu dokumentů?

At Guru99, upřednostňujeme důvěryhodnost a snažíme se poskytovat přesné, relevantní a objektivní informace. Poté, co jsem výzkumu 110+ věnoval více než 39 hodin nejlepší systémy pro správu dokumentů, pečlivě jsem vybral nejlepší možnosti, jak zdarma, tak placené. Tento komplexní průvodce nabízí hloubku podívejte se na vlastnosti každého systému, klady a zápory a ceny a ujistěte se, že je máte důvěryhodné poznatky potřeba učinit informované rozhodnutí. Při výběru nejlepšího softwaru pro řízení nebo správu dokumentů jsou rozhodující faktory, jako je zabezpečení, uživatelské rozhraní a možnosti integrace. Podívejte se na níže uvedené důležité faktory, abyste zajistili, že software bude odpovídat vašim konkrétním požadavkům.

• Vyhledávání: Musíte hledat širokou škálu možností pro rychlé nalezení potřebných souborů. Je dobré, že umožňuje vyhledávat dokumenty podle názvu, obsahu, typu a data změny.
• Jednoduchá struktura souborů: Systém správy dokumentů musí mít snadno použitelnou strukturu souborů.
• Řízení verzí: Správa verzí nebo verzování je důležitou funkcí softwaru pro správu dokumentů, která umožňuje sledovat změny v souborech. Nejlepší DMS by také měl udržovat archiv starých verzí. Změny tedy můžete snadno vidět v dokumentech.
• Mobilní přístup: Musíte hledat Systém správy dokumentů, který je dostupný prostřednictvím tabletů a chytrých telefonů. To vám umožní prohlížet, upravovat a sdílet soubory z libovolného místa.
• Integrace: Systém správy dokumentů by se měl snadno integrovat s dalším softwarem, který již používáte, jako je software CRM a e-mailový klient.
• Snímání: Software pro správu dokumentů by měl poskytovat funkci skenování dokumentů.
• Zabezpečení Systém správy dokumentů vám musí umožňovat přiřadit oprávnění pro přístup ke složkám a souborům pro konkrétního uživatele.

Jaký je nejlepší způsob ukládání dokumentů?

Zde jsou nejlepší způsoby ukládání dokumentů:

• Abecední systém evidence: Nejlepší způsob, jak zařadit dokumenty, je zařadit je abecedně. Název složky by měl odpovídat názvu dokumentů.
• Numerický systém evidence: Podniky, které potřebují řadu dokumentů, jako jsou faktury, by si měly vytvořit numerický systém evidence.
• Systém evidence kategorií: Své soubory musíte uspořádat podle kategorií, jako jsou osobní, marketingové, administrativní a zákaznické údaje. Je také možné zahrnout podtémata pro každou kategorii podle vašich potřeb.

Jak funguje elektronický systém správy dokumentů?

Zde je pracovní proces systému správy dokumentů:

• Zachyťte dokumenty: Funkce zachytávání dokumentů vám pomůže uložit soubory, abyste je později snadno našli. To je možné díky funkci indexování DMS. Můžete také přidat některá metadata pro jejich bezproblémové vyhledávání.
• Centrální úložiště dokumentů: DMS má centrální úložiště dokumentů. To je důležité pro správu a uchovávání dokumentů, které pocházejí z více míst.
• Stahování a distribuce dokumentů: DMS zahrnuje vyhledávání a distribuci dokumentů. Je důležité zajistit, abyste své dokumenty používali a sdíleli bez problémů.

Jaké jsou možnosti nasazení softwaru pro správu dokumentů?

Software pro správu dokumentů má dvě možnosti nasazení: 1) Cloudový software a 2) On-premise software.

1. Cloudový software:

Cloudový software je hostován přes internet namísto instalace do vašeho PC. Umožňuje přístup k dokumentům odkudkoli.

Cloudový software má následující možnosti nasazení:

• Má nižší náklady na správu dokumentů a poskytuje snadnou škálovatelnost.
• Data jsou uložena na serverech třetích stran. Tím se sníží zátěž spojená s jeho kontrolou.
• Přístupné z jakéhokoli zařízení připojeného k internetu.

2. On-premise Software:

On-premise software jsou obecně aplikace, které jsou nainstalovány v místním systému. Umožňuje vám snadno konfigurovat, spravovat a ovládat vaše data.

On-premise software má následující možnosti nasazení:

• Tento typ softwaru má vyšší počáteční náklady, ale nemá žádné opakované výdaje.
• Trvá to dlouhou dobu implementace.
• Za aktualizace odpovídá uživatel.
• Všechna vaše data jsou uložena na samoobslužných serverech, které uživatelům poskytují dobrou kontrolu nad nimi.
• Je přizpůsobitelný z hlediska kontroly dat a zabezpečení.

Verdikt

Software pro správu dokumentů zjednodušuje organizaci, ukládání a bezpečný přístup k souborům. Považuji to za zásadní pro podniky, které chtějí zefektivnit pracovní postupy a zlepšit týmovou spolupráci. Jedná se o bezpečné a spolehlivé řešení nabízející funkce pro správu verzí, dodržování předpisů a integraci. Podívejte se na můj verdikt níže pro nejlépe hodnocené nástroje v této kategorii.

• Zoho WorkDrive: Robustní platforma nabízející chytré vyhledávání, neomezené vytváření verzí, bezproblémovou spolupráci a integraci s více než 5000 aplikacemi. Je bezpečný, uživatelsky přívětivý a ideální pro podniky všech velikostí.
• Smartsheet: Komplexní nástroj pro automatizaci pracovních postupů a správu projektů s živými reporty a možnostmi integrace.
• Icedrive: Bezpečné a cenově výhodné řešení s šifrováním s nulovými znalostmi, inteligentním ukládáním do mezipaměti a spolehlivými funkcemi pro sdílení souborů.

Nejčastější dotazy