SAP PA03: Výukový program pro záznam kontroly mezd
Kaelyn Flynnová
⚡ Chytré shrnutí
SAP PA03 udržuje záznam kontroly mezd, který řídí každé běhání výplatní listiny pro oblast výplat. Tento zdroj vysvětluje čtyři části obrazovky, fáze stavu, proč je záznam důležitý a jak uvolnit, opravit a ukončit výplatní listinu pomocí PA03.
Jedno Mzdy Kontrolní záznam definuje aktuální mzdové období a mzdovou minulost pro zpětné účtování.
- Zamyká to SAP Kmenová data HR proti změnám během zpracování mezd, což platí pro minulé i současné mezdní výplaty. Změny, které ovlivní budoucnost, jsou stále možné.
- Definuje nejranější retroaktivitu Účetnictví období.
Záznam o kontrole mezd
Obrazovka Záznam kontroly mezd je rozdělena do 4 částí:
- Oblast mezd: Tato část označuje oblast mezd, pro kterou je záznam o kontrole mezd použitelný. Pro každou oblast mezd může v daném okamžiku existovat pouze JEDEN záznam o kontrole mezd.
- Stav mezd: Tato část se zeleným zaškrtnutím označuje, v jaké fázi se aktuálně zpracování mezd nachází. Definuje také aktuální mzdové období s přesnými daty a udává, kolikrát byla mzda zpracována.
- Nejstarší období retro Acctg: Tato část uvádí nejranější mzdové období pro retroaktivní účtování.
- Poslední změna v personálním kontrolním záznamu: Tato část uvádí, kdo spustil změnu v záznamu o kontrole mezd, kdy a k jaké změně došlo.
Na obrazovce Záznam kontroly mezd můžete použít následující tlačítka:
- Nesprávné os. Č.: Kliknutím na toto tlačítko zobrazíte seznam zaměstnanců SAP HR zamítnuto během posledního zpracování mezd.
- Seznam zaměstnanců Numbers: Kliknutím na toto tlačítko získáte seznam zaměstnanců zahrnutých do mzdové oblasti.
- Uzamčené os. Č.: Kliknutím na toto tlačítko získáte seznam zaměstnanců v SAP Personální oddělení má zablokované přístup k výplatám v infotypu 0003 (Stav výplat), což znemožňuje provedení běhu výplaty pro něj.
Fáze stavu záznamu kontroly mezd
Záznam kontroly mezd dělá více než jen blokování dat – řídí průběh mzdové agendy definovanou sekvencí stavů. Každý stav řídí, co můžete dělat a co se stane s kmenovými daty:
- Uvolnění mzdové agendy: Řídicí záznam je nastaven na „Uvolnění pro výplatní pásku“. Starší i současná kmenová data jsou uzamčena a výplatní období je otevřeno pro zpracování.
- Zahájení výplatní listiny: Ovladač mzdových služeb se spouští pro oblast mzdových služeb. Odmítnutí zaměstnanci jsou shromažďováni pod kódem shody W pro opravu.
- Zveřejněno k opravě: Kmenová data jsou dočasně odemčena, abyste mohli opravit chyby nalezené v běhu, poté uvolnit a restartovat výplatní pásku.
- Výplatní páska: Období je uzavřeno, kmenová data jsou odemčena a kontrolní záznam se přesune do dalšího výplatního období.
Mezi Uvolněním a Opravou se můžete přepínat tak často, jak je potřeba, ale pouze Ukončení uzavře období a posune kontrolní záznam do dalšího cyklu.
Proč je záznam o kontrole mezd důležitý
Protože v každé mzdové oblasti může existovat pouze jeden kontrolní záznam, funguje jako jediný strážce pro každé běhání mzdových výplat v dané oblasti. Jeho stav určuje, zda lze mzdové výplaty spustit, zda lze upravovat kmenová data a jak daleko zpět systém provede přepočet.
Keeping Správný stav kontrolního záznamu je důležitý, protože:
- Zabraňuje tomu, aby změny kmenových dat poškodily již probíhající běh výplatní pásky.
- Zajišťuje, že zpětné účtování sahá pouze do nejranějšího povoleného období.
- Poskytuje administrátorům jasný a auditovatelný záznam o tom, kdo a kdy změnil stav mzdy.
- Koordinuje velké týmy tak, aby pro danou oblast běžel vždy pouze jeden mzdový cyklus.
Pokud je kontrolní záznam ponechán v nesprávném stavu – například stále otevřený v části Korekce – může se výplata mezd pro celou oblast zastavit, takže jej administrátoři po celou dobu běhu pečlivě sledují.
Jak vést záznamy o kontrole mezd (PA03)
Záznam kontroly mezd se spravuje pomocí transakce PA03. Toto je obrazovka, kde administrátor uvolňuje, spouští, opravuje nebo ukončuje běh mzdové agendy pro oblast mezd.
Chcete-li otevřít a změnit kontrolní záznam, postupujte takto:
Krok 1) Zadejte transakci PA03 do SAP příkazové pole a stiskněte Enter.
Krok 2) Zadejte oblast výplat, jejíž kontrolní záznam chcete uchovávat. Protože pro každou oblast existuje pouze jeden kontrolní záznam, SAP automaticky načte aktuální stav.
Krok 3) RevProhlédněte si čtyři sekce – Oblast mezd, Stav mezd, Nejstarší retroaktivní účetní období a Poslední změna – a ověřte si aktuální období a fázi.
Krok 4) Vyberte požadovanou akci. Pomocí stavových tlačítek přesunete záznam na Uvolnění mezd, Uvolněno k opravě nebo Ukončení mezd, v závislosti na tom, kde se v cyklu nacházíte.
Krok 5) Použijte tlačítka nástrojů – Nesprávná čísla osob, Seznam osob Numbersa Čísla uzamčených osob – pro kontrolu, kteří zaměstnanci byli odmítnuti, kteří patří do dané oblasti a kteří jsou uzamčeni v infotypu 0003.
Krok 6) Uložte změny. V části Poslední změna se poté zaznamená vaše uživatelské jméno, datum a provedená akce.
Protože kontrolní záznam ovlivňuje každého zaměstnance ve výplatní oblasti, změny by měly být prováděny pečlivě a obvykle by je měl provádět jeden odpovědný administrátor. Koordinace změn stavu s výplatním kalendářem zabraňuje konfliktům a kontrola seznamů odmítnutých a uzamčených zaměstnanců před každou fází udržuje běh čistý. Po dokončení období se po ukončení kontrolního záznamu přesune do dalšího cyklu.
