Korespondence v SAP – Konfigurace a typy

K dispozici jsou různé standardní typy korespondence, jako je tisk faktury, výpis z účtu atd. Lze také vytvořit vlastní typy korespondence.

Korespondence lze vytvářet v době zpracování konkrétní obchodní transakce nebo v pozdější fázi pro již vytvořené účtování transakcí.

Korespondenci lze zasílat zákazníkovi/dodavateli v různých formátech, jako je e-mail a fax. Korespondence jsou v podstatě dopisy atd., které se odesílají SAP k prodejci/zákazníkovi atd.

Korespondenci lze vytvářet individuálně nebo hromadně, ad-hoc nebo prostřednictvím automatizované dávkové úlohy.

Druhy korespondence

Následuje ukázkový seznam různých standardních typů korespondence, které lze zkopírovat za účelem vytvoření specifického vlastního formuláře, programu atd.

Typ korespondence	Korespondence Description	Tiskový program	Požadovaná data	Vzorový standard SAP Formulář skriptu
SAP01	Platební výměry	RFKORD00	Číslo dokumentu	F140_PAY_CONF_01
SAP06	Výpisy z účtu	RFKORD10	Číslo účtu a datum	F140_ACC_STAT_01
SAP07	Bill výpisy směnných poplatků	RFKORD20	Číslo dokumentu	F140_BILL_CHA_01
SAP09	Interní dokumenty	RFKORD30	Číslo dokumentu	F140_INT_DOCU_01
SAP10	Jednotlivá písmena	RFKORD40	Číslo účtu	F140_IND_TEXT_01
SAP11	Výňatky z dokumentů	RFKORD50	Číslo dokumentu	F140_DOCU_EXC_01
SAP13	Prohlášení zákazníků	RFKORD11	Číslo a datum zákazníka	F140_CUS_STAT_01

Jak provést konfiguraci korespondence

Konfigurace korespondence v SAP lze provést v následujících krocích níže

Krok 1) Definujte typ korespondence

Cesta: – SPRO > Finanční účetnictví (nové) > Pohledávky a závazky > Účty zákazníků > Řádkové položky > Korespondence > Vytvořit a zkontrolovat nastavení korespondence > Definovat typy korespondence

Kód transakce:-OB77

Zde různé SAP k dispozici jsou standardní typy korespondence. Můžete si také vytvořit vlastní typy korespondence. Můžete určit, jaká data jsou vyžadována pro generování korespondence, např. pro výpis z účtu můžete určit, že pro výpis je nezbytný kmenový zákazník/dodavatel. Můžete také zadat parametry data a text, který se zobrazí při výběru data.

Krok 2) Přiřaďte programu typu korespondence

Cesta:-SPRO > Finanční účetnictví (nové) > Pohledávky a závazky > Účty zákazníků > Řádkové položky > Korespondence > Nastavení a kontrola korespondence > Přiřazení programů pro typy korespondence

Kód transakce: -OB78

Zde je potřeba propojit program generátoru korespondence s typem korespondence. Můžete také zadat různé programy pro různé kódy společnosti. (Také zde můžete zadat výchozí variantu, kterou má program spustit. Takovou variantu můžete vytvořit z transakce SE38/ SA38 pro program.)

Můžete si také vytvořit svůj vlastní program jako kopii standardního programu a můžete provést vhodné změny, aby vyhovovaly jakýmkoli specifickým potřebám vašeho klienta.

Krok 3) Určete vyvolávací funkce pro typ korespondence

Cesta:-SPRO > Finanční účetnictví (nové) > Pohledávky a závazky > Účty zákazníků > Řádkové položky > Korespondence > Proveďte a zkontrolujte nastavení korespondence > Určete vyvolávací funkce

Kód transakce:-OB79

Zde musíte určit, v jakém okamžiku můžete generovat konkrétní typ korespondence. Můžete také zadat jiné nastavení pro různé kódy společnosti. K dispozici jsou různé možnosti: -

• V okamžiku vložení dokumentu (např. FB50, FB60 atd.)
• V době zaúčtování plateb (např. F-28, F-26 atd.)
• V době zobrazení nebo změny dokumentu (např. FB02, FB03 atd.)
• V době zobrazení účtu (např. FBL1N, FBL5N atd.)

Krok 4) Přiřaďte formulář korespondence k programu pro tisk korespondence

Cesta:-SPRO > Finanční účetnictví (nové) > Pohledávky a závazky > Účty zákazníků > Korespondence řádkových položek > Proveďte a zkontrolujte nastavení pro korespondenci > Definujte názvy formulářů pro tisk korespondence

Kód transakce: -OB96

Zde je třeba určit, které definice formulářů bude program pro tisk korespondence používat. Můžete také zadat jiné nastavení pro různé kódy společnosti. (The SAP Forma skriptu je definována pomocí transakce SE71, kde jsou různá data uspořádána ve výstupním formátu ke zpracování. Tento SAP Formulář skriptu definuje rozvržení ve výstupu.)

Můžete také použít dvoumístná ID formulářů, pomocí kterých můžete volat různé formuláře pro různá ID formulářů ve stejném kódu společnosti.

Toto ID formuláře lze zadat na obrazovce výběru tiskového programu generujícího korespondenci. Pro typ korespondence můžete vybrat pouze jedno ID formuláře najednou. Můžete vytvořit více typů korespondence a spouštět různá ID formulářů.

Krok 5) Definujte podrobnosti o odesílateli pro korespondenci

Cesta:-SPRO > Finanční účetnictví (nové) > Pohledávky a závazky > Účty zákazníků > Řádkové položky > Korespondence > Proveďte a zkontrolujte nastavení pro korespondenci > Definujte podrobnosti odesílatele pro formulář korespondence

Kód transakce:-OBB1

Zde můžete propojit podrobnosti pro záhlaví, zápatí, podpis a odesílatele. Tento text je definován pomocí transakce SO10 s textovým ID uvedeným výše (např. ADRS). Můžete také zadat různé nastavení pro různé kódy společnosti. (Lze také definovat dvoumístnou variantu odesílatele, kterou můžete zadat do parametrů výběru tiskového programu. To umožní různé údaje odesílatele v rámci stejného kódu společnosti.)

Krok 6) Definujte varianty řazení pro korespondenci

Cesta:-SPRO > Finanční účetnictví (nové) > Pohledávky a závazky > Účty zákazníků > Řádkové položky > Korespondence > Vytvořte a zkontrolujte nastavení korespondence > Definujte varianty řazení pro korespondenci

Kód transakce: -O7S4

Zde můžete určit, v jakém pořadí budou generovány korespondenční dopisy. Např. pokud generujete výpis z účtu pro více dodavatelů, pak se dodavatelé seřadí v tomto pořadí a následně se vygeneruje dopis. Tuto variantu řazení lze zadat na obrazovce výběru tiskového programu generujícího korespondenci.

Krok 7) Definujte varianty řazení pro řádkové položky v korespondenci

Cesta:-SPRO > Finanční účetnictví (nové) > Pohledávky a závazky > Účty zákazníků > Řádkové položky > Korespondence > Vytvořit a zkontrolovat nastavení korespondence > Definovat varianty řazení pro řádkové položky

Kód transakce: -O7S6

Zde můžete určit, v jakém pořadí se budou různé řádkové položky zobrazovat v korespondenčních dopisech. Např. pokud má výpis z účtu dodavatele více faktur, pak se faktury seřadí v tomto pořadí a následně se vygeneruje dopis.

Tuto variantu řazení lze zadat na obrazovce výběru tiskového programu generujícího korespondenci.

Generování korespondence

Jak bylo ukázáno dříve také při konfiguraci volacího bodu, korespondence může být generována v níže uvedených bodech: -

1. V okamžiku vložení dokumentu (např. FB50, FB60 atd.)
2. V době zaúčtování plateb (např. F-28, F-26 atd.)
3. V době zobrazení nebo změny dokumentu (např. FB02, FB03 atd.)
4. V době zobrazení účtu (např. FBL1N, FBL5N atd.)

Korespondence může být generována pro konkrétní dokument nebo pro účet dodavatele(ů)/zákazníka(ů). Následující snímky vysvětlí generování korespondence různými způsoby a její tisk.

Generování korespondence (metoda A):-

Korespondenci lze generovat při vytváření, změně nebo zobrazení dokumentu.

Chcete-li to provést, přejděte do části Prostředí > Korespondence a vyberte příslušný typ korespondence, např. viz níže uvedená obrazovka FB70 vytvoření zákaznické faktury: -

Podobně můžete vytvořit korespondenci ze zobrazení dokumentu/změny z transakce, jako v FB02/ FB03/ FBl1N/ FLB5N atd.

Generování korespondence (metoda B)

Pro stávající účetnictví dokumenty, můžete použít kód transakce FB12.

Po zadání kódu společnosti se zeptá na typ korespondence. Vyberte Typ korespondence a budete požádáni o zadání čísla dokladu/čísla účtu. atd. na základě nastavení typu korespondence. Poté je požadována korespondence.

Generování korespondence (metoda C)

Z transakce F.27 můžete vygenerovat korespondenci (výpis z účtu) pro dodavatele/odběratele/zákazníky.

Zde „Ukazatel v kmenovém záznamu“ by se uvedená hodnota měla shodovat s hodnotou uvedenou v kmenových datech zákazníka/dodavatele > Kód společnosti > Korespondence.

Pokud zaškrtnete políčko „Individuální požadavek“, pak pokud má stejný dodavatel/zákazník řádkové položky ve více kódech společnosti, bude pro každý kód společnosti vygenerován samostatný výpis.

Korespondenční tisk

Korespondenční tisk (metoda A):-

Použijte kód transakce F.61 vytisknout již vygenerovaný příslušný typ korespondence. Při spuštění jednoduše vytiskne korespondenci (pokud je nakonfigurován e-mail/fax atd., výstup bude generován v tomto formátu)

Korespondenční tisk (metoda B):-

Z transakce F.64, můžete vidět vygenerovaný korespondenční dopis (Spool) a můžete jej vytisknout. (Rozdíl od F.61 je v tom, že ve F.64 můžete také provádět další operace (jako je mazání, náhled tisku atd.) pro již vygenerovanou žádost o korespondenci.)

Vygenerovanou cívku lze vidět a vytisknout z transakce SP02 nebo Systém > Požadavek na vlastní zařazování.

Korespondence přes email

Udržujte e-mailovou adresu v nastavení v customer/ mistr prodejce > Obecná data > karta Adresa > Komunikace a vyberte způsob komunikace jako e-mail.

Udržujte také e-mailové ID v hlavním serveru zákazníka/dodavatele > Data kódu společnosti > karta Korespondence.

Poté bude korespondence pro tohoto zákazníka/dodavatele generována ve formátu e-mailu namísto tiskového výstupu (s přihlédnutím k nastavení ukončení uživatele, které bylo provedeno pro určení způsobu komunikace v uživatelském výstupu uvedeném na dalším snímku.)

(Poznámka: Podobně můžete nastavit výstup faxu výběrem standardní komunikace jako FAX a zachováním čísla faxu.)