Pohledávky v SAP FI

Co jsou pohledávky v SAP FI?

Pohledávky (AR) jsou dílčí knihou uvnitř SAP FI slouží ke správě a záznamu účetnictví data pro každého zákazníka firmy. Modul zpracovává faktury od zákazníků, schválení, příchozí platby, kontroly úvěruschopnosti, upomínání a související reportingové aktivity, které řídí cyklus od zákazníka k hotovosti.

Každé zaúčtování provedené v Pohledávkách se aktualizuje v Obecných Ledger (hlavní kniha) v reálném čase prostřednictvím odsouhlasovacího účtu. Díky tomu je dílčí účet odběratele a hlavní kniha trvale v rovnováze, což znamená, že finanční týmy nemusí při uzávěrce období spouštět další synchronizační úlohy.

Podmodul Pohledávky také nabízí rozsáhlou sadu standardních reportů a funkcí pro prognózování. Týmy je používají k track neuhrazených zůstatků zákazníků, dnů neuhrazených prodejů (DSO), trendů plateb a sporných položek.

Proč jsou pohledávky důležité pro finanční týmy

Pohledávky jsou více než jen nástroj pro účtování. Je to finanční kontrolní bod pro vše, co společnost dluží svým zákazníkům. Přehledný proces AR chrání peněžní tok, podporuje plánování provozního kapitálu a snižuje odpisy nedobytných pohledávek.

In SAP FI, AR nabízí tři hlavní výhody:

• Integrované příspěvky: Prodejní faktury od SAP SD se automaticky odesílá do AR, čímž se eliminuje ruční překódování.
• Viditelnost v reálném čase: Otevřené položky, částečné platby a úvěrové limity jsou pro úvěrové kontrolory okamžitě viditelné.
• Připravenost na audit: Čísla dokumentů, protokoly změn a pravidla storna poskytují auditorům kompletní papírovou stopu.

Základní procesy zahrnuté v SAP Pohledávky z finančních nástrojů

Submodul Pohledávky podporuje hlavní procesy uvedené níže. Každý z nich je mapován na sadu transakčních kódů (T-kódů), které finanční uživatelé denně spouštějí.

• Správa kmenových dat zákazníků
• Řízení úvěrů a kategorie rizik
• Zpracování faktur a dobropisů
• Příjmy z hotovosti a příchozí platby
• Analýza a odsouhlasení účtů
• Hlášení, upomínání a výkazy

Klíč SAP T-Codes pro pohledávky

Níže uvedená tabulka uvádí SAP transakční kódy, na které se finanční uživatelé nejvíce spoléhají. Uložte si je do záložek, protože pokrývají zhruba osmdesát procent denní práce s pohledávkami.

FD01  Create Customer Master (Company Code)
XD01  Create Customer Master (Centrally)
FD02  Change Customer Master
FD03  Display Customer Master
FB70  Post Customer Invoice
FB75  Post Customer Credit Memo
F-28  Post Incoming Payment
F-32  Clear Customer Open Items
FBL5N View Customer Line Items
FD10N Display Customer Balances
F.27  Customer Statement Print
F150  Dunning Run

Jak pohledávky souvisí s generálem Ledger

Každý kmenový záznam zákazníka je propojen s účtem odsouhlasení ve všeobecných LedgerKdyž uživatel zaúčtuje fakturu pomocí FB70, SAP zaúčtuje řádek odběratele v AR a zároveň zaúčtuje protiúčet na účet odsouhlasení v hlavní knihě.

Díky tomuto návrhu jsou dílčí účetní kniha AR a hlavní kniha vždy v rovnováze. Výkazy jako FBL3N (položky hlavní knihy) a FBL5N (položky zákazníka) lze kdykoli odsouhlasit bez dávkové úlohy.

In SAP U S/4HANA je toto propojení ještě těsnější díky univerzálnímu deníku (tabulka ACDOCA). Všechny finanční záznamy, včetně dokumentů AR, jsou uloženy v jedné tabulce položek, což odstraňuje redundanci dat a umožňuje integrovanou analýzu dat AR v reálném čase.

Podrobný příklad: Zaúčtování a vyrovnání faktury odběratele

Níže uvedený postup ukazuje typický cyklus pohledávek, od vytvoření zákazníka až po vyúčtování platby. Každý krok odkazuje na SAP T-kód používaný v produkčních systémech.

Krok 1) Použijte FD01 (nebo BP v S/4HANA) k vytvoření kmenového záznamu zákazníka. Uchovávejte obecná data, data kódu společnosti a data prodejní oblasti.

Krok 2) Použijte FB70 k zaúčtování faktury odběratele, řekněme, na 10 000 USD. SAP zaúčtuje na debetní účet odsouhlasení zákazníka a připíše výnosy k dobru.

Krok 3) Když zákazník zaplatí, zaúčtujte došlou platbu pomocí formuláře F-28. SAP zaúčtuje na debet bankovní hlavní knihu a připíše zákazníkovi, čímž se vyrovná otevřená položka.

Krok 4) Spuštěním příkazu FBL5N ověřte, zda se faktura nyní zobrazuje jako vyrovnaná položka a zda je zůstatek zákazníka zpět na nulu.

Krok 5) Na konci měsíce spusťte příkaz F.27 pro odeslání výpisů a příkaz F150 pro spuštění upomínání pro účty po splatnosti.

Kmenová data zákazníků a přístup obchodních partnerů

Kmenový účet zákazníka je základem pohledávek. Ukládá název společnosti, adresu, platební podmínky, daňové údaje, údaje o upomínání a účet pro odsouhlasení.

Klasicky SAP V ERP byli zákazníci vytvořeni pomocí FD01 nebo XD01. V SAP S/4HANA, přístup obchodního partnera (BP), tyto transakce nahrazuje. Jeden záznam obchodního partnera může nést více rolí (zákazník, dodavatel, zaměstnanec), což odstraňuje duplicitní data a podporuje jednotný pohled na obchodní vztah.

Další podrobnosti naleznete v návodech k vytváření, změně a blokování záznamů o zákaznících, na které odkazujeme v dolní části tohoto článku.

Správa úvěrů a upomínání

SAP FI nabízí dvě vrstvy kontroly úvěrů. Klasická správa úvěrů FI-AR využívá oblasti kontroly úvěrů, kategorie rizika zákazníků a úvěrové limity uložené v kmenovém záznamu zákazníků. SAP Modul S/4HANA Credit Management (FIN-FSCM-CR) přidává systém založený na pravidlech, externí úvěrová data a bodování prostřednictvím SAP Správa úvěrů.

Upomínání je formální proces upomínání. Finanční týmy pomocí F150 provádějí upomínání podle kódu společnosti, oblasti upomínání a zákazníka. SAP vybírá položky po splatnosti, přiřazuje úrovně upomínání a tiskne nebo zasílá e-mailem upomínky se správným textem pro každou úroveň.

Příchozí platby, částečné platby a zbytkové položky

SAP podporuje tři způsoby úhrady faktury odběratele:

• Standardní příchozí platba: Platba se rovná faktuře. Pomocí F-28 vyrovnáte otevřenou položku v jednom kroku.
• Částečná platba: Zákazník zaplatí méně, než je uvedeno na faktuře. SAP ponechá původní fakturu otevřenou a platbu zaúčtuje jako samostatnou otevřenou položku propojenou referenčním číslem faktury.
• Zbývající položka: Zákazník zaplatí méně, než je uvedeno na faktuře. SAP vyrovná původní fakturu a vytvoří novou otevřenou položku pro zbývající zůstatek.

Volba mezi částečnou a zbytkovou platbou závisí na interních pravidlech. Částečná platba uchovává auditní stopu původní faktury. Zbývající položka vytváří čistý zůstatek k pozdějšímu uhrazení.

SAP Aplikace hotovosti: Strojové učení pro AR

SAP Žádost o hotovost je SAP Služba platformy pro obchodní technologie, která využívá strojové učení k porovnávání položek příchozích bankovních výpisů s otevřenými fakturami AR. Model se učí z minulých shod a navrhuje nejlepšího kandidáta, což snižuje manuální práci týmů pro zpracování žádostí o hotovost.

Zákazníci hlásí míru shody plateb v rozmezí sedmdesáti až devadesáti procent u stabilních platebních modelů, což finanční pracovníky osvobozuje od nutnosti překódování a urychluje projekty na zlepšení DSO.

SAP Joule a vestavěná analytika pro AR

SAP Joule je generativní kopilot umělé inteligence zabudovaný napříč SAP S/4HANA Cloud. V oblasti pohledávek dokáže Joule odpovídat na otázky v přirozeném jazyce, jako například „ukaž mi zákazníky s pozdější splatností nad padesát tisíc dolarů“ nebo „shrň sporné faktury pro tuto oblast“, aniž by musel psát dotaz.

V kombinaci s Universal Journal a integrovanou analytikou nyní finanční týmy přecházejí od statických reportů o stáří k živým, prohledávatelným AR dashboardům. Toto je směr, kterým se ubírají moderní SAP Nadpis Pohledávky finančních subjektů.

Aplikujte to: SAP Série tutoriálů o pohledávkách FI

Níže uvedené články procházejí jednotlivými aktivitami v oblasti pohledávek. SAP krok za krokem. Řiďte se jimi, abyste získali úplné a praktické pochopení cyklu od zákazníka k hotovosti.

1. Vytvořte kmenová data zákazníka
2. Změna zákaznických dokumentů
3. Jak zobrazit změny v hlavním serveru zákazníků
4. Jak zablokovat nebo smazat zákazníka
5. Vytvořte skupinu zákaznických účtů
6. Jednorázový zákazník
7. Jak zaúčtovat prodejní fakturu
8. Dokument Reversal
9. Vrácení prodeje – dobropis
10. Jak zaúčtovat příchozí platbu
11. Jak zaúčtovat fakturu v cizí měně
12. Příchozí částečné platby zbytkovou metodou
13. Příchozí částečné platby metodou částečné platby
14. Jak resetovat AR vymazané položky
15. Kontrola kreditu pro zákazníka

Nejčastější dotazy