Интегриране на проекти и управление на обхвата: какво е, определение

по: Джонатан Рийд Джонатан Рийд
Hours Обновено

⚡ Умно обобщение

Управлението на интеграцията на проекти координира всяка дейност, план и промяна в рамките на проекта, докато Управлението на обхвата на проекта определя и контролира точната необходима работа, така че екипите да доставят правилния продукт навреме и в рамките на бюджета.

  • 📜 Основи на интеграцията: Областта на знанията за интеграция комбинира идентифицирането, дефинирането и координирането на всяка дейност по планиране, изпълнение и приключване в един последователен план на проекта.
  • 🧭 Шест интеграционни процеса: Разработване на устав, разработване на план, ръководене и управление на работата, наблюдение и контрол на работата, извършване на интегриран контрол на промените и приключване на проект или фаза.
  • 🎯 Обхват Цел: Управлението на обхвата определя каква работа е вътре в проекта и отхвърля всичко извън него, използвайки входни данни, инструменти и изходни данни на всяка стъпка.
  • 📊 Шест процеса на обхват: „Планиране на управлението на обхвата“, „Събиране на изисквания“, „Дефиниране на обхват“, „Създаване на WBS“, „Валидиране на обхвата“ и „Управление на обхвата“ поддържат базовата линия на обхвата стабилна.
  • 🚧 Защита от пълзене на мерника: Ясното описание на обхвата, подробният WBS и интегрираният контрол на промените предотвратяват навлизането на неконтролирана работа в проекта.
  • 🛠️ Поддръжка на инструменти: Microsoft Project, Джира, Смарт шейх, Asanaи Confluence помага на ръководителите на проекти да планират, track и да съобщават решенията за интеграция и обхват.
Прочетете повече

Интеграция на проекти и управление на обхвата

Какво е управление на интеграцията на проекти?

Управлението на интеграцията на проекта се занимава главно с процесите, необходими за гарантиране, че различните дейности по проекта са правилно координирани.

С други думи, процесът на управление на интеграцията на проекти обхваща дейности като идентифициране, дефиниране, комбиниране и координиране на различни процеси, свързани с проекта.

Управлението на интеграцията на проекти включва следните дейности.

Процес Етап на проекта Ключови резултати
Разработете харта на проекта Иницииране Харта на проекта
Разработете план за управление на проекта Планиране План за управление на проекти
Насочвайте и управлявайте работата по проекта Изпълнение Deliverables
Наблюдавайте и контролирайте работата по проекта Мониторинг и контрол Заявки за промяна
Извършване на интегриран контрол на промените Мониторинг и контрол Актуализации на състоянието на заявка за промяна
Затворете проекта или фазата Закриване на проекта Краен продукт

Ще разгледаме всеки процес стъпка по стъпка по-долу: -

Харта на проекта

Хартата на проекта е неразделна част от управлението на интеграцията на проекта, без харта на проекта проектът не може да започне. Той официално разрешава и определя целите на проекта. Той включва име, описание и резултати от проекта, обикновено написани от по-висш орган от ръководителя на проекта.

Входове Инструменти и техники Изходи
Проектна декларация за работа Експертна преценка Харта на проекта
Бизнес казус
Contract
Фактори на околната среда на предприятието
Активи на организационния процес

План за управление на проекти

Разработването на план за проект използва резултатите от другите процеси на планиране, за да създаде последователен, логичен документ, който може да се използва за насочване както на контрола на проекта, така и на изпълнението на проекта. Планът за управление на проекта се използва за насочване на изпълнението на проекта, документиране на предположенията за планиране на проекта, комуникация между заинтересованите страни, за по-добър контрол на проекта и т.н.

Входове Инструменти и техники Изходи
Харта на проекта Експертна преценка План за управление на проекти
Резултат от процесите на планиране
Фактори на околната среда на предприятието
Активи на организационния процес

Насочвайте и управлявайте работата по проекта

Това е процес, при който работата ще се изпълнява, както е определено в плана за управление на проекта и ще се прилагат промени по отношение на изискванията на проекта.

Входове Инструменти и техники Изходи
План за управление на проекта Експертна преценка Deliverables
Одобрени заявки за промяна Информационна система за управление на проекти Информация за изпълнението на работата
Фактори на околната среда на предприятието Заявки за промяна
Активи на организационния процес Актуализации на плановете за управление на проекти
Актуализации на проектни документи

Наблюдавайте и контролирайте работата по проекта

Този етап включва tracкрал, преглед и докладване на напредъка на проекта, за да се постигнат целите за изпълнение, определени в плана за управление на проекта.

Входове Инструменти и техники Изходи
План за управление на проекта Експертна преценка Заявки за промяна
Доклади за ефективността Актуализации на плановете за управление на проекти
Фактори на околната среда на предприятието Актуализации на проектни документи
Активи на организационния процес

Извършване на интегриран контрол на промените

Това е фазата, в която въздействието на всяка промяна се оценява спрямо проекта. Изисква се да бъде оценен в рамките на целия проект. В този процес действителната работа се анализира спрямо планирания план и се прави корекция, ако не са вградени или синхронизирани.

Разликата между „мониторинг и контрол на проектната работа“ и „интегриран контрол на промените“ е, че изпълнението на интегриран контрол на промените акцентира върху управлението на всяка промяна в обхвата на проекта, докато първото се фокусира върху управлението на начина, по който се изпълнява този обхват.

Входове Инструменти и техники Изходи
План за управление на проекта Експертна преценка Актуализации на състоянието на заявките за промяна
Информация за изпълнението на работата Срещи за контрол на промените Актуализации на плана за управление на проекта
Заявки за промяна Актуализации на проектни документи
Фактори на околната среда на предприятието
Активи на организационния процес

Затворете проекта или фазата

Това е фазата на официално завършване на дейностите, свързани с проекта.

Входове Инструменти и техники Изходи
План за управление на проекта Експертна преценка Преход на краен продукт, услуга или резултат
Приети доставки Актуализации на активите на организационния процес
Активи на организационния процес

СВЪРЗАНИ СТАТИИ

Какво е управление на обхвата на проекта?

Процесите на управление на обхвата определят каква работа трябва да се извърши и гарантират, че проектът включва само тази работа, за да завърши проекта.

Защо мениджърите се нуждаят от управление на обхвата на проекта

  • Без определяне на обхвата на проекта, времето или разходите, които проектът ще поеме, не могат да бъдат оценени
  • Управлението на обхвата изгражда контролни процеси за справяне с елементи, които могат да променят проекта по време на жизнения цикъл на проекта
  • Това помага да се избегнат предизвикателствата, с които един проект може да се сблъска с постоянно нарастващ обхват и необуздан списък с изисквания.

Този етап включва и двете-

  • Управление на обхвата на проекта
  • Управление на обхвата на продукта

Процесът на управление на обхвата на проекта включва следните дейности.

Процес Проектна група Ключови резултати
Управление на обхвата на плана Планиране
Събиране на изисквания Планиране Необходим документ
Определете обхват Планиране Декларация за обхвата на проекта
Създайте WBS Планиране WBS директория, WBS
Валидирайте обхвата Мониторинг и контрол Приемни резултати
Контролен обхват Мониторинг и контрол Искане за промяна

Ще разгледаме всеки процес стъпка по стъпка по-долу: -

Управление на обхвата на плана

Планът за управление на обхвата ще определи как обхватът ще бъде дефиниран, валидиран и контролиран.

Първични входове Инструменти и техники Първични изходи
Предварителна декларация за обхвата на проекта
Харта на проекта Срещи Планове за управление на изискванията
План за управление на проекти Експертна преценка Планове за управление на обхвата
Фактори на околната среда на предприятието
Активи на организационния процес

Събиране на изисквания

По време на този процес мениджърите използват различни техники и инструменти за събиране на изискванията към проекта от заинтересованите страни. Този етап е много важен и ако се извърши точно, шансовете за грешки по време на проекта ще бъдат минимални.

Първични входове Инструменти и техники Първични изходи
Харта на проекта Интервюта Документация за изискване
Регистър на заинтересованите страни Фокус групи План за управление на изискванията
Техники за групово творчество Изисквания tracматрица на ефективността
Фасилитирани работилници
Анкети и въпросници
прототипи
Наблюдения
Техники за групово вземане на решения

Процес на определяне на обхвата

Този процес ясно показва как трябва да се развива проектът и какво не може да се прави. По време на този процес се гарантира, че проектът остава в track чрез преглед на подкрепящите документи. Полученият обхват ще посочи изискванията и очакванията на заинтересованите страни.

Първични входове Инструменти и техники Първични изходи
Харта на проекта Експертна преценка Изявление за обхвата на проекта
Документация за изискванията Анализ на продукта Актуализации на проектни документи
Активи на организационния процес Алтернативна идентификация
Фасилитирани работилници

Създаване на WBS (структура на разбивката на работата)

WBS позволява на ръководителя на проекта и неговия екип да разделят резултатите от проекта на високо ниво на по-малки, управляеми единици работа, наречени работни пакети.

Първични входове Инструменти и техники Първични изходи
Изявление за обхвата на проекта разлагане WBS
Документация за изискванията WBS речник
Активи на организационния процес Основна линия на обхвата
Актуализации на проектни документи

Валидирайте обхвата

Процесът на валидиране на обхвата включва приемане от клиента. Това е моментът, в който клиентът официално приема всички резултати от проекта. В края на всяка фаза се осъществява този процес. По време на този процес клиентът дава обратна връзка за извършената работа.

Първични входове Инструменти и техники Първични изходи
Декларация за обхвата на проекта Инспекция Доставки за приемане
План за управление на проекти Искане за промяна
Изискване TracМатрица на възможностите Актуализации на проектни документи
Валидирани резултати

Контрол на обхвата

Този процес или фаза включва наблюдение на състоянието на проекта и управление на промените в обхвата. Освен това, той включва и оценка на допълнителни изисквания от страна на клиента или проактивно наблюдение на обхвата на проекта.

Първични входове Инструменти и техники Първични изходи
План за управление на проекти Дисперсионен анализ Измервания на ефективността на работата
Документация за изискванията Заявки за промяна
Изискване tracматрица на ефективността
Активи на организационния процес
Информация за изпълнението на работата Актуализации на проектни документи

Ключови точки, които трябва да запомните за управление на обхвата

  • За да избегнете надхвърляне на разходите и пропуски в графика, обхватът трябва да бъде пълен и точен.
  • Обхватът трябва да бъде ясно определен, за да се избегне ненужна работа и объркване
  • Документът за обхват трябва да бъде споделен с всички заинтересовани страни, за да се избегнат грешки в дизайна и изискванията
  • Добрата практика за управление на обхвата е, че документът за обхвата трябва да остане непроменен по време на проекта

Ключови разлики между интеграцията на проекти и управлението на обхвата на проекта

Въпреки че и двете области на знанието принадлежат към рамката PMBOK и споделят няколко входни данни, те отговарят на различни въпроси.

Управлението на интеграцията на проекти пита как всеки план, резултат и промяна се вписват заедно в целия жизнен цикъл на проекта. Управлението на обхвата на проекта пита каква работа ще изпълни проектът и каква не.

Разликите се виждат ясно в следващата таблица.

Аспект Управление на интеграцията на проекти Управление на обхвата на проекта
Главна цел Координирайте всяка област на знанието в един последователен план. Дефинирайте, валидирайте и контролирайте работата, необходима за предоставянето на продукта.
Ключов резултат Устав на проекта и план за управление на проекта. Декларация за обхват, структура на разбивката на работата и базова линия на обхвата.
Типична мощност Одобрени заявки за промени и актуализирани планове. Приети резултати и заявки за промени, обвързани само с обхвата.
собственик Ръководител на проекта, работещ със спонсора. Ръководител на проекта, работещ с бизнес анализатора и заинтересованите страни.

Накратко, интеграцията поддържа частите на проекта да работят като единна система, докато управлението на обхвата поддържа границите на работата ясни и стабилни.

Как да предотвратим пълзенето на обхвата в проект

Пълзенето на обхвата е неконтролирано разширяване на работата по проекта след одобряване на базовата линия на обхвата. То изчерпва бюджета, забавя графиците и вреди на качеството, когато не се идентифицира рано.

Следните практики помагат на ръководителя на проекта да контролира разширяването на обхвата от началото до края му.

  1. Напишете ясно описание на обхвата. Опишете всеки резултат, изключение, предположение и ограничение в описанието на обхвата, така че заинтересованите страни да споделят едно интерпретиране на работата.
  2. Създайте подробна структура за разбивка на работата. Разделете резултатите на работни пакети, които са достатъчно малки, за да бъдат оценени в часове или дни. Прецизната WBS прави новите заявки очевидни, защото те не се вписват в нито един съществуващ работен пакет.
  3. Определете обхвата рано. Замразете оператора за обхват, WBS и WBS речника като базова линия за обхват и ги съхранете в контрола на версиите, така че всяко отклонение да е измеримо.
  4. Насочвайте всяка заявка чрез интегриран контрол на промените. Когато заинтересована страна поиска нова функция, регистрирайте заявката, оценете нейното въздействие върху разходите, графика, качеството и риска, след което я одобрявайте или отхвърляйте в борда за контрол на промените.
  5. Track изисквания с a tracматрица на ефективността. Свържете всяко изискване с бизнес нужда, резултат и тест за приемане. Заявки, които не могат да бъдат tracвърнатите към бизнес нужда са силни кандидати за отхвърляне.
  6. Съобщавайте решенията относно обхвата. Споделяйте всяка одобрена и отхвърлена промяна с по-широкия екип, така че никой да не започне случайно работа, която не е била планирана в бюджета.

Тези стъпки не елиминират промяната. Те я правят видима и платена, което е разликата между здравословната еволюция и разрушителното пълзене по обхвата.

Популярни инструменти за интеграция на проекти и управление на обхвата

Съвременните мениджъри на проекти рядко track интеграция и обхват само в електронни таблици. Следните инструменти покриват общите нужди в двете области на знанието.

  • Microsoft Project: Планировчик за настолни компютри и облак със силен Гант, ресурсен и базов план tracкрал за средни и големи проекти.
  • Джира и Джира Алайънг: Широко използван в гъвкави екипи за управление на епични задачи, истории и зависимости между екипите, като същевременно се поддържа натрупан обхват.
  • Smartsheet: Инструмент, базиран на мрежа, който поддържа структури за разбивка на работата, регистрационни файлове за промени и интегрирани табла за управление без големи разходи за обучение.
  • Asana и monday.com: Платформи за сътрудничество, които комбинират списъци със задачи, изгледи на портфолио и работни процеси за заявки за промени в едно работно пространство.
  • Confluence и SharePoint: Платформи за документи, които поддържат устава на проекта, описанието на обхвата и решенията за промени, достъпни за търсене на едно място.

Правилният избор зависи от размера на екипа, метода на изпълнение и стандарта за отчитане, използван от спонсора.

Въпроси и Отговори

Асистентите с изкуствен интелект могат да изготвят проектна харта от бизнес казус, напр.tracизисквания от преписи от срещи, заявки за промяна на клъстери по област на въздействие и отклонение на обхвата на флага чрез сравняване на нови задачи спрямо одобрената базова линия на обхвата за по-бърз преглед.

Да. Моделите GitHub Copilot Chat и GPT могат да създадат първи проект на WBS от описание на обхвата, да групират дейностите в работни пакети и да оценят продължителността. Ръководителят на проекта все още валидира декомпозицията, зависимостите и усилията с екипа по изпълнението.

Управление на обхвата на планиране, Събиране на изисквания, Дефиниране на обхват, Създаване на WBS, Валидиране на обхвата и Контрол на обхвата. Първите четири са в групата на процеса на планиране, докато Валидиране и Контрол на обхвата принадлежат към наблюдение и контрол.

Обхватът на продукта описва характеристиките и функциите на крайния продукт, услуга или резултат. Обхватът на проекта описва работата, която екипът трябва да извърши, за да достави този продукт, включително дейности по планиране, координация и отчитане.

Хартата на проекта официално разрешава проекта, посочва ръководителя на проекта и свързва работата с бизнес нужди. Без харта не могат да бъдат ангажирани ресурси и заинтересованите страни нямат споделена референция за цели и критерии за успех.

A tracМатрицата на ефективността свързва всяко изискване с бизнес цел, елемент от дизайна, резултат и тест за приемане. Тя доказва покритието по време на валидиране и помага за оценка на въздействието на заявките за промяна върху интеграцията и обхвата.

Контролът на обхвата идентифицира разликите между действителния и планирания обхват и повдига заявки за промени. Интегрираният контрол на промените оценява всяка заявка по отношение на разходи, график, качество и риск, след което я одобрява, отхвърля или отлага, преди планът да бъде актуализиран.

Agile екипите използват продуктов backlog за обхвата, планиране на спринтове за решения за интеграция и управление на промените във всеки спринт. Собственикът на продукта контролира обхвата, докато scrum master и ръководителят на проекта поддържат интеграцията между екипите последователна.

Обобщете тази публикация с: