Интегриране на проекти и управление на обхвата: какво е, определение

Какво е управление на интеграцията на проекти?

Управлението на интеграцията на проекта се занимава главно с процесите, необходими за гарантиране, че различните дейности по проекта са правилно координирани.

С други думи, процесът на управление на интеграцията на проекти се състои от дейности като идентифициране, дефиниране, комбиниране и координиране на различни процеси, свързани с проекта.

Управлението на интеграцията на проекти включва следните дейности.

Процес	Етап на проекта	Ключови резултати
Разработете харта на проекта	Иницииране	Харта на проекта
Разработете план за управление на проекта	Планиране	План за управление на проекти
Насочвайте и управлявайте работата по проекта	Изпълнение	Deliverables
Наблюдавайте и контролирайте работата по проекта	Мониторинг и контрол	Заявки за промяна
Извършване на интегриран контрол на промените	Мониторинг и контрол	Актуализации на състоянието на заявка за промяна
Затворете проекта или фазата	Закриване на проекта	Краен продукт

Ще видим целия този процес стъпка по стъпка по-долу: -

Харта на проекта

Хартата на проекта е неразделна част от управлението на интеграцията на проекта, без харта на проекта проектът не може да започне. Той официално разрешава и определя целите на проекта. Той включва име, описание и резултати от проекта, обикновено написани от по-висш орган от ръководителя на проекта.

Входове	Инструменти и техники	Изходи
Проектна декларация за работа	Експертна преценка	Харта на проекта
Бизнес казус
Договор
Фактори на околната среда на предприятието
Активи на организационния процес

План за управление на проекти

Разработването на план за проект използва резултатите от другите процеси на планиране, за да създаде последователен, логичен документ, който може да се използва за насочване както на контрола на проекта, така и на изпълнението на проекта. Планът за управление на проекта се използва за насочване на изпълнението на проекта, документиране на предположенията за планиране на проекта, комуникация между заинтересованите страни, за по-добър контрол на проекта и т.н.

Входове	Инструменти и техники	Изходи
Харта на проекта	Експертна преценка	План за управление на проекти
Резултат от процесите на планиране
Фактори на околната среда на предприятието
Активи на организационния процес

Насочвайте и управлявайте работата по проекта

Това е процес, при който работата ще се изпълнява, както е определено в плана за управление на проекта и ще се прилагат промени по отношение на изискванията на проекта.

Входове	Инструменти и техники	Изходи
План за управление на проекта	Експертна преценка	Deliverables
Одобрени заявки за промяна	Информационна система за управление на проекти	Информация за изпълнението на работата
Фактори на околната среда на предприятието		Заявки за промяна
Активи на организационния процес		Актуализации на плановете за управление на проекти
		Актуализации на проектни документи

Наблюдавайте и контролирайте работата по проекта

Този етап включва проследяване, преглед и докладване на напредъка на проекта, за да се постигнат целите за изпълнение, определени в плана за управление на проекта.

Входове	Инструменти и техники	Изходи
План за управление на проекта	Експертна преценка	Заявки за промяна
Доклади за ефективността		Актуализации на плановете за управление на проекти
Фактори на околната среда на предприятието		Актуализации на проектни документи
Активи на организационния процес

Извършване на интегриран контрол на промените

Това е фазата, в която въздействието на всяка промяна се оценява спрямо проекта. Изисква се да бъде оценен в рамките на целия проект. В този процес действителната работа се анализира спрямо планирания план и се прави корекция, ако не са вградени или синхронизирани.

Разликата между „мониторинг и контрол на проектната работа“ и „интегриран контрол на промените“ е, че изпълнението на интегриран контрол на промените акцентира върху управлението на всяка промяна в обхвата на проекта, докато първото се фокусира върху управлението на начина, по който се изпълнява този обхват.

Входове	Инструменти и техники	Изходи
План за управление на проекта	Експертна преценка	Актуализации на състоянието на заявките за промяна
Информация за изпълнението на работата	Срещи за контрол на промените	Актуализации на плана за управление на проекта
Заявки за промяна		Актуализации на проектни документи
Фактори на околната среда на предприятието
Активи на организационния процес

Затворете проекта или фазата

Това е фазата на официално завършване на дейностите, свързани с проекта.

Входове	Инструменти и техники	Изходи
План за управление на проекта	Експертна преценка	Преход на краен продукт, услуга или резултат
Приети доставки		Актуализации на активите на организационния процес
Активи на организационния процес

Какво е управление на обхвата на проекта?

Процесите на управление на обхвата определят каква работа трябва да се извърши и гарантират, че проектът включва само тази работа, за да завърши проекта.

Защо мениджърите се нуждаят от управление на обхвата на проекта

• Без определяне на обхвата на проекта, времето или разходите, които проектът ще поеме, не могат да бъдат оценени
• Управлението на обхвата изгражда контролни процеси за справяне с елементи, които могат да променят проекта по време на жизнения цикъл на проекта
• Помага да се избегнат предизвикателствата, които един проект може да срещне с всеки нарастващ обхват и непокорен списък с изисквания.

Този етап включва и двете-

• Управление на обхвата на проекта
• Управление на обхвата на продукта

Процесът на управление на обхвата на проекта включва следните дейности.

Процес	Проектна група	Ключови резултати
Управление на обхвата на плана	Планиране
Събиране на изисквания	Планиране	Необходим документ
Определете обхват	Планиране	Декларация за обхвата на проекта
Създайте WBS	Планиране	WBS директория, WBS
Валидирайте обхвата	Мониторинг и контрол	Приемни резултати
Контролен обхват	Мониторинг и контрол	Искане за промяна

Ще видим целия този процес стъпка по стъпка по-долу: -

Управление на обхвата на плана

Планът за управление на обхвата ще определи как обхватът ще бъде дефиниран, валидиран и контролиран.

Първични входове	Инструменти и техники	Първични изходи
Предварителна декларация за обхвата на проекта
Харта на проекта	Срещи	Планове за управление на изискванията
План за управление на проекти	Експертна преценка	Планове за управление на обхвата
Фактори на околната среда на предприятието
Активи на организационния процес

Събиране на изисквания

По време на този процес мениджърите използват различни техники и инструменти за събиране на изискванията на проекта от заинтересованите страни. Този етап е много важен и ако се направи точно шансовете за грешка по време на проекта ще бъдат минимални.

Първични входове	Инструменти и техники	Първични изходи
Харта на проекта	Интервюта	Документация за изискване
Регистър на заинтересованите страни	Фокус групи	План за управление на изискванията
	Техники за групово творчество	Матрица за проследимост на изискванията
	Фасилитирани работилници
	анкети и въпросници
	прототипи
	Наблюдения
	Техники за групово вземане на решения

Процес на определяне на обхвата

Този процес ясно показва как проектът трябва да напредне и какво не може да направи. По време на този процес се гарантира, че проектът остава на път чрез преглед на подкрепящите документи. След това полученият обхват ще посочи изискванията и очакванията на заинтересованите страни.

Първични входове	Инструменти и техники	Първични изходи
Харта на проекта	Експертна преценка	Изявление за обхвата на проекта
Документация за изискванията	Анализ на продукта	Актуализации на проектни документи
Активи на организационния процес	Алтернативна идентификация
	Фасилитирани работилници

Създаване на WBS (структура на разбивката на работата)

WBS позволява на ръководителя на проекта и неговия екип да разделят резултатите от проекта на високо ниво на по-малки, управляеми единици работа, наречени работни пакети.

Първични входове	Инструменти и техники	Първични изходи
Изявление за обхвата на проекта	разлагане	WBS
Документация за изискванията		WBS речник
Активи на организационния процес		Основна линия на обхвата
		Актуализации на проектни документи

Валидирайте обхвата

Процесът на валидиране на обхват включва приемане на клиенти. Това е, когато клиентът официално приеме всички резултати от проекта. В края на всяка фаза се случва този процес. По време на този процес клиентът дава своята обратна връзка за извършената работа.

Първични входове	Инструменти и техники	Първични изходи
Декларация за обхвата на проекта	Инспекция	Доставки за приемане
План за управление на проекти		Искане за промяна
Матрица за проследяване на изискванията		Актуализации на проектни документи
Валидирани резултати

Контрол на обхвата

Този процес или фаза включва наблюдение на статуса на проекта и управление на промените в обхвата. Освен това, това включва и оценка на допълнителните изисквания от страна на клиента или проактивно пренебрегване на обхвата на проекта.

Първични входове	Инструменти и техники	Първични изходи
План за управление на проекти	Дисперсионен анализ	Измервания на ефективността на работата
Документация за изискванията		Заявки за промяна
Матрица за проследимост на изискванията
Активи на организационния процес
Информация за изпълнението на работата		Актуализации на проектни документи

Ключови точки, които трябва да запомните за управление на обхвата

• За да избегнете надхвърляне на разходите и пропуски в графика, обхватът трябва да бъде пълен и точен.
• Обхватът трябва да бъде ясно определен, за да се избегне ненужна работа и объркване
• Документът за обхват трябва да бъде споделен с всички заинтересовани страни, за да се избегнат грешки в дизайна и изискванията
• Добрата практика за управление на обхвата е, че документът за обхвата трябва да остане непроменен по време на проекта

Oбобщение

Управлението на обхвата се използва за определяне как ще се управляват останалите процеси на планиране на обхвата.

Ключовият аспект на този етап

• Анализ на изискванията на проекта
• Съобщете промяната на обхвата на всички заинтересовани страни
• Роли и отговорности, свързани с обхвата