Оценка на разходите по проекта и бюджетиране в управлението на проекти

Управление на разходите по проекта

Управление на разходите по проекта се определя като процес на ефективно и ефикасно планиране и контролиране на разходите и бюджета на проекта. Той определя какви разходи са необходими за всеки резултат от проекта. Включва различни функции на управлението на проекти, като оценка, контрол на работата, събиране на полеви данни, планиране, счетоводство, проектиране и други.

Цената на проекта може да бъде оценена от различни източници, свързани с процеса (примери по-долу):

• Създаване на структура на разбивка на работата (WBS)
• Разработване на график
• Планирайте човешките ресурси
• Идентифициране на рисковете

Входните данни за управлението на разходите включват:

• План за управление на проекта
• Харта на проекта
• Фактори на околната среда на предприятието
• Активи на организационния процес

Докато резултатът от това е:

• План за управление на разходите

Създаването на оценки и разходи за проект е изключително важна част от всеки управление на проектиПри изчисляване на бюджета за даден проект се вземат предвид различни неща, като разходи за труд, закупуване на необходимо оборудване, разходи за материали и други.

Какво представлява оценката на разходите по проекта?

Оценката на разходите по проекта се определя като процес на приблизително изчисляване на общите разходи по проекта. Точността на оценката на разходите и бюджетирането в управление на проекти зависи от точността и детайлите на обхвата на проекта, който е базовата линия на обхвата. Обхватът ще определи и всички ограничения като дата, ресурси или бюджет. Регистърът на риска ще помогне за изчисляване на прогнозните видове разходи, разходите, направени за условни действия, и разходите, направени за справяне с рисковете.

За да оцените цената на даден проект, трябва да категоризирате различните видове разходи в категории, като например:

• Разходи за труд
• Цената на оборудването
• Разходи за консумативи
• Пътни разходи
• Цена на обучението
• Режийни разходи и др.

Техники, използвани за оценка на разходите по проекта

Има някои техники, използвани за оценка на разходите по проект, като експертна оценка, триточкова оценка, анализ на резервите и цена на качеството.

Въпреки това, за да се оцени цената на проекта, официално се използват няколко основни метода (техники), както следва:

Аналогово оценяване

Тази техника за оценка се основава на експертна преценка и информация от подобни предишни проекти, където цената на подобен проект, осъществен преди това, се разглежда с плюс или минус 20% за съществуващия проект.

Параметрично оценяване

Минали данни или записи се използват за оценка на разходите за текущия проект.

Оценяване отдолу нагоре

След като сте определили обхвата на проекта, това е най-надеждната форма на техника. При тази техника, базирана на WBS (Историята на работата), вие оценявате разходите за всеки ресурс или резултат.

По същия начин, има и други методи (техники), които биха могли да бъдат полезни за оценка на разходите, като например PERT оценка, анализ на офертите на доставчиците и други.

Планиране на бюджета на проекта

Основната цел на тази дейност е да се разпределят и оторизират паричните ресурси, необходими за завършване на проекта. Основният резултат за определяне на бюджета включва базовата линия на разходите и изпълнението. Тя не само определя какви разходи ще бъдат направени, но и кога ще бъдат направени. Входните данни за определяне на бюджета включват следните методи за бюджетиране на проекта:

• Оценки на разходите за дейности
• Основа за оценките
• Основна линия на обхвата
• График на проекта
• Ресурсни календари
• Contracts
• Активи на организационния процес

Резултатът от този процес е:

• Базово ниво на ефективността на разходите
• Изисквания за финансиране на проекта
• Актуализации на проектни документи

Бюджетирането на проекта се извършва паралелно с процеса на планиране на проекта. То е силно зависимо от три компонента:

• Оценка на разходите
• Продължителност на задачите
• Разпределени ресурси

По време на бюджетирането и определянето на разходите по проекта, ръководителят на проекта комуникира с различни хора, отговорни за управлението на работните усилия, както и за оценката на разходите по проекта.

Той или тя ще използва различни перспективи за проекта, като структурата на разбивката на работата по проекта, оценките на разходите, историческите данни и записи, информацията за ресурсите и политиките.

Без оценка на риска, процесът на бюджетиране не е завършен. Процесът на оценка на риска взема предвид фактори като недостиг на време, наличие на ресурси, опит на екипа за разработка, използваната технология и други. Оценката на риска може да бъде сума между 25 и 30 процента от общата стойност на проекта.

План за управление на качеството на проекта

Групата от процеси за управление на качеството се състои от три процеса.

Качество на плана

Процесът на планиране на качеството включва определяне на стандартите за качество, които са от значение за проекта, и как да бъдат изпълнени. Той включва също така определяне на показатели за качество и стандартни мерки за проектните процеси, изисквания за съответствие с регулаторните изисквания, функционалност на продукта, документация и други.

Входните данни за управлението на качеството на плана включват:

• План за управление на проекта
• Регистър на заинтересованите страни
• Регистър на риска
• Документация за изискванията
• Фактори на околната среда на предприятието
• Активи на организационния процес

Резултатът от управлението на качеството е:

• План за управление на качеството
• План за подобряване на процеса
• Качествени показатели
• Списъци за проверка на качеството
• Актуализации на проектни документи

осигуряване на качеството

Този етап включва основно две дейности: първо, анализ на качеството на проекта и второ, подобряване на качеството на проекта. Това е процес на одит на изискванията за качество и резултатите от измерванията за контрол на качеството, за да се гарантира, че стандартът за качество се поддържа през целия процес. Входните данни за това ще бъдат същите като резултата от управлението на качеството на плана.

Резултатът от този процес ще бъде:

• Искане за промяна
• План за управление на проекта
• Актуализации на проектни документи
• Актуализации на активите на организационния процес

Контрол на качеството

Това ще се провежда за контрол на качеството през целия жизнен цикъл на проекта. То определя как стандартът за качество може да отговаря на определените стандарти за качество. Резултатът от осигуряване на качеството ще бъде входът за контрол на качеството.

Докато резултатът ще бъде:

• Измервания за контрол на качеството
• Валидирайте промените
• Проверени резултати
• Информация за изпълнението на работата
• Искане за промяна
• План за управление на проекта
• Актуализации на проектни документи
• Актуализации на активите на организационния процес

Управление на човешките ресурси на проекта

Управлението на човешките ресурси включва процеса на организиране, управление и ръководене на екипа по проекта. То се състои от хора с разпределени роли и отговорности за завършването на проекта. Управлението на човешките ресурси ще се занимава с четири процеса.

Разработете план за човешки ресурси

Този етап определя ролите и отговорностите по проекта, организационните схеми на проекта и плана за управление на персонала.

Входните данни за това ще бъдат:

• План за управление на проекта
• Изисквания за ресурси за дейността
• Фактори на околната среда на предприятието
• Активи на организационния процес

Резултатът за това ще бъде:

• План за управление на човешките ресурси

Придобийте екип по проекта

Този етап потвърждава наличието на човешки ресурси и осигуряването на екипа, необходим за завършване на дейностите по проекта. Входните данни за този етап биха били резултатите от предишната стъпка. Резултатът от този етап би бил:

• Задачи на персонала по проекта
• Ресурсни календари
• Актуализации на плана за управление на проекта

Разработете екип по проекта

На този етап фокусът е върху подобряването на ефективността на екипа, взаимодействието между членовете на екипа и подобряването на цялостната производителност на екипа и проекта. Входните данни за този етап биха били резултатът от предишната стъпка. Резултатът за този етап би бил:

• Оценки на екипното представяне
• Актуализации на факторите на околната среда на предприятието

Управлявайте екипа на проекта

Този процес включва tracпредставяне на членовете на екипа, разрешаване на проблеми, предоставяне на обратна връзка и управление на екип за оптимизиране на производителността на проекта. Входните данни за този етап биха били резултатът от предишната стъпка. Резултатът за този етап би бил:

• Искане за промяна
• Актуализации на плана за управление на проекта
• Актуализации на проектни документи
• Актуализации на факторите на околната среда на предприятието
• Актуализации на активите на организационния процес

Управление на комуникацията на проекта

Тук, проектната комуникация не означава вербално взаимодействие помежду си, а transmitефективно обменяне на информация, свързана с проекта, с екипа на проекта, заинтересованите страни, ръководителите на проекти и други. Това трябва да обхваща действия и оценки на риска, планове на проекта, управление на срещи и действия, прегледи и обзори и други.

Този сегмент обхваща следните ключови области:

Комуникация със заинтересованите страни

Това е процесът на развитиеping подход за ефикасна комуникация със заинтересованите страни и разбиране на техните изисквания. Входните данни за това биха били:

• План за управление на проекта
• Регистър на заинтересованите страни
• Фактори на околната среда на предприятието
• Активи на организационния процес

Докато резултатът за това ще бъде:

• План за управление на комуникацията
• Актуализации на проектни документи

Управление на комуникациите

Това е процес на съхраняване, разпространение, събиране и извличане на информация за проекта в съответствие с комуникационен план. Входните данни на този етап биха били:

• Фактори на околната среда на предприятието
• Активи на организационния процес
• Доклади за изпълнение на работата
• План за управление на комуникацията

Докато резултатът би бил:

• Проектни комуникации
• Актуализации на плана за управление на проекта
• Актуализации на проектни документи
• Актуализации на активите на организационния процес

Контролни комуникации

Това е процес на контролиране и наблюдение на комуникацията през целия жизнен цикъл на проекта. Входните данни за този етап биха били:

• План за управление на проекта
• Проектни комуникации
• Регистър на проблемите
• Данни за ефективността на работата
• Активи на организационния процес

Докато резултатът от този етап би бил:

• Информация за изпълнението на работата
• Заявки за промяна
• Актуализации на плана за управление на проекта
• Актуализации на проектни документи
• Актуализации на организационния процес

Въпроси и Отговори