Оценка на разходите по проекта и бюджетиране в управлението на проекти

Цената на проекта може да бъде оценена от различни източници на процеси (Примери по-долу)

• Създаване на структура на разбивка на работата (WBS)
• Разработване на график
• Планирайте човешките ресурси
• Идентифициране на рисковете

Входящите данни за управление на разходите включват,

• План за управление на проекта
• Харта на проекта
• Фактори на околната среда на предприятието
• Активи на организационния процес

Докато изходът от това е

• План за управление на разходите.

Създаването на оценка и остойностяване на проекта е изключително важна част от всеки управление на проекти. При изчисляването на бюджета за проекта се вземат предвид различни неща, като разходи за труд, придобиване на необходимо оборудване, разходи за материали и др.

Какво представлява оценката на разходите по проекта?

Оценката на разходите по проекта се определя като процес на приблизително изчисляване на общите разходи по проекта. Точността на оценката на разходите и бюджетирането в управление на проекти зависи от точността и детайлите на обхвата на проекта, който е базовата линия на обхвата. Обхватът ще дефинира и всички ограничения като дата, ресурси или бюджет. Регистърът на риска ще помогне да се изчислят прогнозните видове разходи, разходите, направени зад условното действие и разходите, направени за справяне с рисковете.

За да оцените цената на проекта, трябва да категоризирате различни видове разходи в категории като

• Разходи за труд
• Цената на оборудването
• Разходи за консумативи
• Пътни разходи
• Цена на обучението
• Режийни разходи и др.

Техники, използвани за оценка на разходите по проекта

Има някои техники, използвани за оценка на разходите по проекта като: експертна преценка, триточкова оценка, анализ на резерва и цена на качеството.

Въпреки това, за да се оцени цената на проекта, официално има няколко основни метода (техники), използвани както следва:

Аналогово оценяване

Тази техника за оценка се основава на експертни преценки и информация, базирана на подобни предишни проекти. Когато вече е извършен подобен проект, цената се счита с плюс или минус от 20% за съществуващ проект.

Параметрично оценяване

Минали данни или запис се използват за оценка на разходите за текущия проект.

Оценяване отдолу нагоре

След като сте определили обхвата на проекта, това е най-надеждната форма на техника. При тази техника, базирана на WBS, вие оценявате разходите за всеки ресурс или резултати.

По същия начин има други методи (техники), които биха могли да бъдат полезни за оценка на разходите, като PERT оценка, анализ на офертата на доставчика и т.н.

Планиране на бюджета на проекта

Основната цел на тази дейност е да разпредели и оторизира паричните ресурси, необходими за завършване на проекта. Основният изход за определяне на бюджета включва базовата линия на разходите. Той не само определя какви разходи ще бъдат направени, но и кога ще бъдат направени разходи. Входящите данни за определяне на бюджета включват следните методи за бюджетиране на управлението на проекта:

• Оценки на разходите за дейности
• Основа за оценките
• Основна линия на обхвата
• График на проекта
• Ресурсни календари
• Договори
• Активи на организационния процес

Резултатът от този процес е

• Базово ниво на ефективността на разходите
• Изисквания за финансиране на проекта
• Актуализации на проектни документи

Бюджетирането на проекта се извършва успоредно с процеса на планиране на проекта. Той е силно зависим от три компонента –

• Оценка на разходите
• Продължителност на задачите
• Разпределени ресурси

По време на бюджетирането и изчисляването на разходите, ръководителят на проекта комуникира с различни хора, отговорни за управлението на работните усилия, както и за оценката на разходите по проекта.

Той ще използва различни перспективи на проекта като структура на разбивка на работата на проекта, прогнози за разходите, исторически данни и записи, информация за ресурси и политики.

Без оценка на риска процесът на бюджетиране не е завършен. Процесът на оценка на риска взема предвид фактори като недостиг на време, наличие на ресурси, опит на екипа за разработка, използваната технология и т.н. Оценката на риска може да бъде сума между 25 и 30 процента от общата цена на проекта.

План за управление на качеството на проекта

Групата процеси за управление на качеството се състои от три процеса,

Качество на плана

Процесът на планиране на качеството включва идентифициране кои стандарти за качество са подходящи за проекта и как да бъдат изпълнени. Той също така включва идентифициране на показатели за качество и стандартни мерки за проектни процеси, изисквания за съответствие с нормативните изисквания, функционалност на продукта, документация и др.

Входящите данни на плана за управление на качеството включват

• План за управление на проекта
• Регистър на заинтересованите страни
• Регистър на риска
• Документация за изискванията
• Фактори на околната среда на предприятието
• Активи на организационния процес

Резултатът от управлението на качеството е

• План за управление на качеството
• План за подобряване на процеса
• Качествени показатели
• Списъци за проверка на качеството
• Актуализации на проектни документи

осигуряване на качеството

Този етап включва главно две дейности, първо анализиране на качеството на проекта и подобряване на качеството на проекта. Това е процес на одит на изискванията за качество и резултатите от измерването на контрола на качеството, за да се гарантира, че стандартът за качество се поддържа през целия процес. Входът за това ще бъде същият като изхода от управлението на качеството на плана, докато

Резултатът от този процес ще бъде

• Искане за промяна
• План за управление на проекта
• Актуализации на проектни документи
• Актуализации на активите на организационния процес

Контрол на качеството

Това ще се извършва, за да се контролира качеството през целия жизнен цикъл на проекта. Той определя как стандартът за качество може да съответства на определените стандарти за качество. Изходът на осигуряване на качеството ще бъде вход за контрол на качеството. Докато продукцията ще

• Измервания за контрол на качеството
• Валидирайте промените
• Проверени резултати
• Информация за изпълнението на работата
• Искане за промяна
• План за управление на проекта
• Актуализации на проектни документи
• Актуализации на активите на организационния процес

Управление на човешките ресурси на проекта

Управлението на човешките ресурси включва процеса на организиране, управление и ръководене на екипа по проекта. Състои се от хора с разпределени роли и отговорности за завършване на проекта. Управлението на човешките ресурси ще се занимава с четири процеса.

Разработете план за човешки ресурси

Този етап определя ролите и отговорностите на проекта, организационните схеми на проекта и плана за управление на персонала

Входът за това ще

• План за управление на проекта
• Изисквания за ресурси за дейността
• Фактори на околната среда на предприятието
• Активи на организационния процес

Резултатът за това ще бъде

• План за управление на човешките ресурси

Придобийте екип по проекта

Този етап потвърждава наличието на човешки ресурс и набиране на необходимия екип за изпълнение на дейностите по проекта. Входът за този етап ще бъде изходът от предишната стъпка. Докато изходът от този етап би бил

• Задачи на персонала по проекта
• Ресурсни календари
• Актуализации на плана за управление на проекта

Разработете екип по проекта

На този етап фокусът е подобряване на ефективността на екипа, взаимодействието между членовете на екипа и подобряване на цялостното представяне на екипа и проекта. Входът за този етап ще бъде изходът от предишната стъпка. Докато изходът за този етап ще бъде

• Оценки на екипното представяне
• Актуализации на факторите на околната среда на предприятието

Управлявайте екипа на проекта

Този процес включва проследяване на представянето на членовете на екипа, разрешаване на проблеми, предоставяне на обратна връзка и управление на екип за оптимизиране на изпълнението на проекта. Входът за този етап ще бъде изходът от предишната стъпка. Докато изходът за този етап ще бъде

• Искане за промяна
• Актуализации на плана за управление на проекта
• Актуализации на проектни документи
• Актуализации на факторите на околната среда на предприятието
• Актуализации на активите на организационния процес

Управление на комуникацията на проекта

Тук комуникацията на проекта не означава вербално взаимодействие помежду си, а ефективно предаване на информация, свързана с проекта, с екипа на проекта, заинтересованите страни, ръководителите на проекти и т.н. Тя трябва да се занимава с действия и оценки на риска, планове на проекти, управление на срещи и действия, прегледи и разходки -през и др.

Този сегмент обхваща основно пет области

Комуникация със заинтересованите страни

Това е процес на разработване на подход за ефективна комуникация със заинтересованите страни и разбиране на техните изисквания. Входът за това ще бъде

• План за управление на проекта
• Регистър на заинтересованите страни
• Фактори на околната среда на предприятието
• Активи на организационния процес

Докато продукцията за това ще бъде

• План за управление на комуникацията
• Актуализации на проектни документи

Управление на комуникациите

Това е процес на съхраняване, разпространение, събиране и извличане на информация за проекта в съответствие с комуникационен план. Входът на този етап ще бъде

• Фактори на околната среда на предприятието
• Активи на организационния процес
• Доклади за изпълнение на работата
• План за управление на комуникацията

Докато продукцията ще бъде

• Проектни комуникации
• Актуализации на плана за управление на проекта
• Актуализации на проектни документи
• Актуализации на активите на организационния процес

Контролни комуникации

Това е процес на контролиране и наблюдение на комуникацията през целия жизнен цикъл на проекта. Входът за този етап ще бъде

• План за управление на проекта
• Проектни комуникации
• Регистър на проблемите
• Данни за ефективността на работата
• Активи на организационния процес

Докато резултатът от този етап ще бъде

• Информация за изпълнението на работата
• Заявки за промяна
• Актуализации на плана за управление на проекта
• Актуализации на проектни документи
• Актуализации на организационния процес

Oбобщение

Управлението на разходите е процес на планиране и контролиране на разходите по проекта. Бюджетирането на разходите в управлението на проекти ви помага да записвате и проследявате разходите, направени след проекта.

За да видите, че вашият проект е завършен в даден график и бюджет, ще видим какъв рисков фактор трябва да смекчим в следващия урок.

Оценката на разходите и бюджетирането на проекта се определя като процес на приблизително изчисляване на общите разходи на проекта.