Закупуване и заявка за покупка в SAP MM
Редакционен екип
⚡ Умно обобщение
Закупуване и заявка за покупка в SAP ММ започва цикъла на снабдяване. Заявката регистрира вътрешна нужда, получава източник чрез определяне и се преобразува в поръчка за покупка след издаването ѝ.
Какво е пазаруване в SAP ММ?
Покупката е компонент на SAP MM модулът и неговият процес могат грубо да бъдат изобразени на диаграмата по-долу.
MRP (планиране на материални ресурси) създава предложение за обществена поръчка и по-късно се преобразува в заявка за покупка. Следващата стъпка е присвояване на източник на заявка за покупка и освобождаване на заявка за покупка. PR се преобразува в поръчка за покупка и при получаване на стоки може да се направи получаване на фактура, за да завърши процеса на покупка. Допълнително се извършва плащане (във FI модул).
Снабдяването не трябва да започва от MRP, то може да бъде инициирано чрез планиране, базирано на потреблението, или чрез директно създаване на PR или PO.
MRP е системна функция за определяне на изискванията за материали както на ниво материал, така и на ниво BoM. A BoM (Bill на материали) е списък от компоненти и подкомпоненти, от които се състои един материал.
Един от основните документи в Закупуване в SAP е заявка за покупка.
Заявка за покупка
Заявките за покупка могат да се създават автоматично от системата или ръчно. Те могат да бъдат конвертирани в поръчки за покупка, но само при освобождаване (одобрение на заявка за покупка).
В този урок ще разгледаме няколко теми, които могат да помогнат за разбирането и създаването на заявката за покупка.
Диапазоните на номерата в заявките за покупка са необходими точно както в други документи, за целите на присвояването на номера на документа към новосъздадените документи.
Later, тези диапазони от числа се присвояват на различни типове документи, които можем да дефинираме за използване при обработката на заявка за покупка.
Ще покрием и изискванията tracкралски номер, който е комбинация от число/буква, която може да бъде уникално присвоена на множество документи, за да track определени важни изисквания.
Ще видите как работи определянето на източника и защо е полезно, както и как този източник може да бъде присвоен на нашия документ за покупка.
И накрая, ще разберете как да обработите заявката за покупка от нейното създаване до превръщането й в поръчка за покупка.
Числови диапазони за заявка за покупка
Присвояването на диапазони от номера за заявка за покупка работи по тип документ. Няколко различни диапазона от номера могат да бъдат създадени и след това да бъдат присвоени на конкретен тип заявка за покупка.
Това се прави при персонализиране. Типовете документи на заявката могат да имат два присвоени диапазона от номера. Един вътрешен и един външен диапазон са присвоени на всеки тип документ. Вътрешните диапазони от номера се увеличават автоматично от системата, а външните се задават ръчно.
Екранът по-долу представлява списък с диапазони от числа за заявка за покупка.
„От числото“ е първото число в диапазона, „До числото“ е последното налично число, а текущото число е последният присвоен номер на документ.
Освен това има квадратче за отметка, което показва дали това е външен диапазон от номера.
Например, вътрешен диапазон от числа може да бъде дефиниран като диапазон от 20000000 до 30000000, в този случай документите от типа документ, на който е присвоен този интервал, ще бъдат номерирани, започвайки от 20000001 и ще се увеличават с 1 за всеки нов създаден документ. Последният наличен номер за този интервал ще бъде 30000000 и ако вашите документи запълнят целия диапазон от числа, той трябва да бъде разширен. Рядко ще се случи, тъй като би означавало, че ще имате 10 милиона документи за заявка за покупка.
Числовите диапазони стават смислени само след като бъдат прикачени към тип документ, което е следващата стъпка от конфигурирането.
Дефиниция на типа документ
Дефинирането на типа документ е действие за дефиниране на различни типове документи за заявка за покупка. То е полезно в груповиping заявки за покупка и по-подробно уточняване на употребата им. Например, можем да имаме стандартни заявки за покупка, подизпълненияtracобработка и прехвърляне на запаси. Всеки тип документ отговаря на специфични нужди и е конфигуриран да се използва по този начин.
В дефиницията на типа документ можете да дефинирате редица опции. Номерирани интервали (вътрешни и външни), интервал на елементи, ключ за избор на поле, контролен индикатор, общ индикатор за освобождаване (определя дали всички елементи в PR се освобождават едновременно или поотделно).
Въведете документ за стандартна заявка за покупка SAP се определя във всички инсталации като NB.
Изискване tracчислото на краля
Това число се използва за tracспецифични изисквания на краля. Може да се въведе по време на създаването на заявка за покупка и се копира в документа за поръчка. Поддържа се на ниво артикул и артикулите могат да бъдат избрани по този номер в няколко отчета, като например MELB.
- Изпълнение MELB транзакция.
- Щракнете върху Изберете бутон.
Когато щракнете Продължете, ще се върнете към началния екран за избор. Имате и различни опции за избор и трябва да изберете най-подходящите, за да стесните търсенето.
- Въведете изискване tracчисло(а) на краля.
- Изпълни.
Ще ви бъде представен списък с документи, съдържащи tracчислото на краля.
Определяне на източника
Определянето на източника помага при намирането на най-подходящия източник за дадено изискване, например може да предложи кое рамково споразумение, кой вътрешен източник на доставка (завод) или кой доставчик може да се използва за поръчване на конкретни материали в даден момент.
Определянето на източника приема различни данни като параметри за действителния процес на определяне. Те включват споразумение за опашка, информационен запис за покупка, завод в нашата компания, споразумение за квота, списък с източници.
Всичко това се взема предвид при определяне на най-добрия възможен източник за изискване.
Първата проверка се извършва чрез Споразумение за квота където системата определя дали има подходящ източник със съответната квота за материала и ако бъде намерен подходящ източник, той се избира и допълнителното търсене на източника се прекъсва.
Ако не, системата поема списък с източници взема предвид и търси валидни източници там. Списъкът с източници се състои от фиксирани и блокирани записи. Фиксирани записи са за фиксирани доставчици за конкретен материал, валидни за определен период. Блокирани записи не могат да се използват като източник, докато са в това състояние.
Най-накрая системата търси схематично споразумение намлява информационен запис за достоверни източници и им възлага заявката. В предишния урок видяхте какво е запис с информация за покупкатаа споразумението за планиране е споразумение или споразумение за графикtract, който също се използва в процеса на определяне на източника като входна информация.
За да използвате определянето на източника, трябва да отметнете квадратчето „Определяне на източник“ на началния екран на заявката за покупка.
Задаване на източник
Системата може да извършва присвояване на източник на фон или на преден план.
Ако търсенето се извърши в режим на преден план и се намери повече от един валиден източник, се появява списък за избор, от който потребителят трябва да избере подходящия източник. Ако бъде намерен само един подходящ източник, той се присвоява автоматично.
Ако търсенето се извършва във фонов режим, трябва да се определи един източник и за да се постигне, че системата ще изпълнява различни функции при търсенето.
Например структурните споразумения имат приоритет пред източника на информационния запис за покупка и в случай на конфликт се избира източник на схематично споразумение.
Ако повече от един валиден източник е намерен в планови споразумения, уникалният валиден източник ще бъде този за обикновения доставчик и ако нито един запис не е за обикновен доставчик, източникът ще трябва да бъде определен ръчно.
Виждате как системата предлага два източника, от които ръчно трябва да изберем по-добрия.
Как да създадете и обработите заявка за покупка
Конфигурацията вече е завършена, така че самата заявка може да бъде създадена. Транзакция ME51N е стандартната входна точка и следва фиксирана последователност от пет действия.
- Отворете ME51N и изберете типа на документа. Избраният в горната част на екрана тип определя диапазона от номера, избора на полета и дали освобождаването се извършва за всеки артикул или за целия документ. NB е стандартната заявка по подразбиране.
- Въведете данните за артикула. Всеки ред се нуждае от номер на материал, количество, дата на доставка и завод. За материал без главен запис използвайте категория за присвояване на сметка с кратък текст и група материали.
- Попълнете разделите с подробности за артикула. Разделът „Източник на доставка“ съдържа споразумението за доставчик или рамковото споразумение, създадено чрез определяне на източника. Разделът „Оценка“ съдържа цената, използвана за лимити за одобрение. Изискването tracОписаният по-горе номер на краля също е въведен в детайлите на артикула.
- Проверете и запазете. Бутонът „Проверка“ валидира присвояването на акаунт, датата на доставка и източника преди запазване. При запазване, SAP присвоява номера на документа от конфигурирания по-рано диапазон.
- Публикувайте заявката. Индивидуалното освобождаване използва ME54N, а колективното освобождаване използва ME55. Заявка, предмет на стратегия за освобождаване, не може да бъде конвертирана, докато не бъдат зададени всички кодове за освобождаване.
След като бъде пуснато, преобразуването е лесно. ME57 присвоява източник и създава поръчката интерактивно, ME58 поръчва заявки, които вече имат присвоен източник, а ME59N изпълнява автоматично създаване на поръчки като фонова задача за заявки, където съществува уникален източник. Резултатът във всеки случай е документ, който продължава през... обработка на поръчки за покупка, получаване на стоки и проверка на фактури.
Заявка за покупка срещу поръчка за покупка
И двата документа посочват материал, количество и дата, поради което начинаещите често ги бъркат. Разликата е по-скоро правна и насочена, отколкото козметична.
| Параметър | Заявка за покупка | Поръчка за покупка |
|---|---|---|
| природа | Вътрешна заявка за доставка | Външен ангажимент към доставчик |
| Публика | Циркулира вътре в компанията | Изпратено до доставчика |
| Производител | По избор, може да се открие чрез определяне на източника | задължителен |
| Цена | Очаквана цена на оценката | Договорена цена от информационния запис или договорtract |
| Създаване на транзакция | ME51N | ME21N |
| Стандартен тип | NB | NB |
| Ефект на освобождаването | Позволява преобразуване в поръчка | Позволява предаване на доставчика |
Казано по-просто, заявката изисква от отдела за покупки да закупи нещо, докато поръчката казва на доставчика да го достави. По-нататъшните стъпки от цикъла са обхванати в SAP Урок за ММ серия.
