Въведение в закупуването и заявката за покупка в SAP
Оливия Търнър
Покупката е компонент на SAP MM модулът и неговият процес могат грубо да бъдат изобразени на диаграмата по-долу.
MRP (планиране на материални ресурси) създава предложение за обществена поръчка и по-късно се преобразува в заявка за покупка. Следващата стъпка е присвояване на източник на заявка за покупка и освобождаване на заявка за покупка. PR се преобразува в поръчка за покупка и при получаване на стоки може да се направи получаване на фактура, за да завърши процеса на покупка. Допълнително се извършва плащане (във FI модул).
Снабдяването не трябва да започва от MRP, то може да бъде инициирано чрез планиране, базирано на потреблението, или чрез директно създаване на PR или PO.
MRP е системна функция за определяне на изискванията за материали както на ниво материал, така и на ниво BoM. A BoM (Bill на материали) е списък от компоненти и подкомпоненти, от които се състои един материал.
Един от основните документи в Закупуване в SAP е заявка за покупка.
Заявка за покупка
Заявките за покупка могат да се създават автоматично от системата или ръчно. Те могат да бъдат конвертирани в поръчки за покупка, но само при освобождаване (одобрение на заявка за покупка).
В този урок ще разгледаме няколко теми, които могат да помогнат за разбирането и създаването на заявката за покупка.
Диапазоните на номерата в заявките за покупка са необходими точно както в други документи, за целите на присвояването на номера на документа към новосъздадените документи.
Later, тези диапазони от числа се присвояват на различни типове документи, които можем да дефинираме за използване при обработката на заявка за покупка.
Ние също така ще покрием номера за проследяване на изискване, който всъщност е комбинация от цифри и букви, която може да бъде уникално присвоена на множество документи, за да се проследят определени важни изисквания.
Ще видите как работи определянето на източника и защо е полезно, както и как този източник може да бъде присвоен на нашия документ за покупка.
И накрая, ще разберете как да обработите заявката за покупка от нейното създаване до превръщането й в поръчка за покупка.
Числови диапазони за заявка за покупка
Присвояването на диапазони от номера за заявка за покупка работи по тип документ. Няколко различни диапазона от номера могат да бъдат създадени и след това да бъдат присвоени на конкретен тип заявка за покупка.
Това се прави при персонализиране. Типовете документи на заявката могат да имат два присвоени диапазона от номера. Един вътрешен и един външен диапазон са присвоени на всеки тип документ. Вътрешните диапазони от номера се увеличават автоматично от системата, а външните се задават ръчно.
Екранът по-долу представлява списък с диапазони от числа за заявка за покупка.
От номер е първият номер в диапазона, До номер е последният наличен номер, а текущият номер е последният присвоен номер на документ.
Освен това има квадратче за отметка, което показва дали това е външен диапазон от номера.
Например, вътрешен диапазон от числа може да бъде дефиниран като диапазон от 20000000 до 30000000, в този случай документите от типа документ, на който е присвоен този интервал, ще бъдат номерирани, започвайки от 20000001 и ще се увеличават с 1 за всеки нов създаден документ. Последният наличен номер за този интервал ще бъде 30000000 и ако вашите документи запълнят целия диапазон от числа, той трябва да бъде разширен. Рядко ще се случи, тъй като би означавало, че ще имате 10 милиона документи за заявка за покупка.
Дефиниция на типа документ
Дефинирането на тип документ е действие за дефиниране на различни типове документи за заявка за покупка. Той е полезен при групиране на заявки за покупка и уточняване на употребата му по-подробно. Например, можем да имаме стандартни PR, подизпълнители и прехвърляне на склад. Всеки тип документ отговаря на специални нужди и е конфигуриран да се използва по този начин.
В дефиницията на типа документ можете да дефинирате редица опции. Номерирани интервали (вътрешни и външни), интервал на елементи, ключ за избор на поле, контролен индикатор, общ индикатор за освобождаване (определя дали всички елементи в PR се освобождават едновременно или поотделно).
Въведете документ за стандартна заявка за покупка SAP се определя във всички инсталации като NB.
Номер за проследяване на изискване
Този номер се използва за проследяване на специфични изисквания. Може да се въведе по време на създаването на заявка за покупка и се копира в документа за поръчка за покупка. Поддържа се на ниво артикул и артикулите могат да бъдат избрани по този номер в няколко отчета като MELB.
- Изпълнение MELB транзакция.
- Щракнете върху Изберете бутон.
Когато щракнете Продължете, ще се върнете към екрана за първоначален избор. Освен това имате различни опции за избор и трябва да изберете най-подходящите опции, за да стесните търсенето.
- Въведете номер(а) за проследяване на изискване.
- Изпълни.
Ще ви бъде представен списък с документи, съдържащи номера за проследяване.
Определяне на източника
Определянето на източника помага при намирането на най-подходящия източник за дадено изискване, например може да предложи кое рамково споразумение, кой вътрешен източник на доставка (завод) или кой доставчик може да се използва за поръчване на конкретни материали в даден момент.
Определянето на източника приема различни данни като параметри за действителния процес на определяне. Те включват планово споразумение, информационен запис за покупка, завод в нашата компания, споразумение за квота, списък с източници.
Всичко това се взема предвид при определяне на най-добрия възможен източник за изискване.
Първата проверка се извършва чрез Споразумение за квота където системата определя дали има подходящ източник със съответната квота за материала и ако бъде намерен подходящ източник, той се избира и допълнителното търсене на източника се прекъсва.
Ако не, системата поема списък с източници взе предвид и потърси валидни източници там. Списъкът с източници се състои от фиксирани и блокирани записи. Фиксирани записи са за фиксирани доставчици за конкретен материал, валидни за определен период. Блокирани записи не могат да се използват като източник, докато са в това състояние.
Най-накрая системата търси схематично споразумение намлява информационен запис за достоверни източници и им възлага заявката. Видяхте в предишния урок какво е информационен запис за покупка, а схематичното споразумение е споразумение за планиране или договор, който също се използва в процеса на определяне на източника като входна информация.
За да използвате определянето на източника, трябва да поставите отметка в квадратчето за отметка „Определяне на източника“ на началния екран на заявката за покупка.
Задаване на източник
Системата може да извършва присвояване на източник на фон или на преден план.
Ако търсенето се извърши в режим на преден план и се намери повече от един валиден източник, се появява списък за избор, от който потребителят трябва да избере подходящия източник. Ако бъде намерен само един подходящ източник, той се присвоява автоматично.
Ако търсенето се извършва във фонов режим, трябва да се определи един източник и за да се постигне, че системата ще изпълнява различни функции при търсенето.
Например структурните споразумения имат приоритет пред източника на информационния запис за покупка и в случай на конфликт се избира източник на схематично споразумение.
Ако повече от един валиден източник е намерен в планови споразумения, уникалният валиден източник ще бъде този за обикновения доставчик и ако нито един запис не е за обикновен доставчик, източникът ще трябва да бъде определен ръчно.
Виждате как системата предлага два източника, от които ръчно трябва да изберем по-добрия.
