Как да осчетоводя входящи плащания на клиенти в SAP F-28
Мейсън Гарсия
⚡ Умно обобщение
Осчетоводяване на входящи плащания на клиенти в SAP FI използва код на транзакция F-28 за изчистване на открити фактури за вземания. Това ръководство обяснява данните от заглавката, избора на отворени позиции и работния процес за осчетоводяване, така че финансовите екипи да могат точно да прилагат разписките и да съгласуват салдата на клиентите.
Какво представляват входящите плащания на клиенти SAP FI?
Входящи плащания на клиенти SAP ФИ представлява получаването на пари от клиенти срещу неплатени фактури за вземания (AR). Стандартният код на транзакцията F-28 записва тези постъпления, дебитира паричната или банковата сметка в главната книга и изравнява съответстващите открити позиции в спомагателната книга на клиента. Резултатът е синхронизирано осчетоводяване между Главната Ledger и под-книгата за AR, която отразява действителната парична позиция на компанията.
Този процес е основна част от цикъла „от поръчка до осребряване“ (O2C). След като клиент плати фактура, касиерът или счетоводителят по AR използва F-28, за да приложи паричните средства, да уреди откритата фактура и да намали непогасения баланс на клиента. Осчетоводяването също така актуализира отчети надолу по веригата, като например позиции на клиента (FBL5N), анализ на стареенето (S_ALR_87012178) и изгледи за банково съгласуване.
Защо да използваме транзакция F-28 за осчетоводяване на AR разписки?
Транзакция F-28 е препоръчителната входна точка за ръчни входящи плащания, тъй като осигурява вграден избор на отворени артикули, обработка на частични плащания и създаване на остатъчни артикули на един екран. Тя налага двойно счетоводство, като свързва банковия дебит с кредита на клиента, което запазва общия... Ledger и съгласуваната помощна книга за AR.
F-28 поддържа и множество сценарии за изчистване, включително стандартни пълни плащания, частични плащания, които оставят фактурата отворена, и остатъчни елементи, които разделят оригиналната фактура. Транзакцията е за предпочитане пред инструменти за записване в дневник като FB50, защото запазва връзката между разписката и оригиналната фактура, което е от съществено значение за одита. tracУдобство и логика за напомняне за неизпълнение във FI-AR.
Стъпки за публикуване на tcode на плащане на клиент SAP
Следвайте последователността по-долу, за да осчетоводите входящо плащане на клиент, използвайки транзакция F-28. Всяка стъпка се основава на предишната, така че се уверете, че фирменият код, валутата и основните данни на клиента са правилно поддържани, преди да започнете.
Стъпка 1) Отваряне на транзакция F-28
Въведете кода на транзакцията F-28 в полето за команди и натиснете Enter, за да стартирате екрана „Осчетоводяване на входящи плащания“.
Стъпка 2) Въведете заглавката и банковите данни
На следващия екран въведете следните данни в секциите „Заглавие“ и „Банкови данни“:
- Въведете датата на документа
- Влезте в компанията Code
- Въведете валутата на плащане
- Въведете пари в брой/банкова сметка, по която плащането трябва да бъде осчетоводено
- Въведете сумата за плащане
- Въведете клиентския идентификатор на клиента, който извършва плащането
Стъпка 3) Обработка на отворени елементи
Натиснете Обработка на отворени елементи бутон, за да се покаже списъкът с чакащи фактури за избрания клиент.
Стъпка 4) Присвояване на плащането към фактурата
Присвоете сумата на плащането към съответната фактура, така че да балансирате плащането със сумата на фактурата. Уверете се, че сумата „Не е присвоено“ в долната част на екрана е нула, преди да осчетоводите.
Стъпка 5) Осчетоводяване на входящото плащане
Натискане пост от стандартната лента с инструменти, за да осчетоводите входящото плащане. SAP ще валидира записа и ще запише документа в под-книгата за AR и главния регистър Ledger едновременно.
Стъпка 6) Проверете номера на документа
Проверете лентата на състоянието за номера на документа, който ще бъде генериран. Това потвърждава, че разписката е регистрирана и отворената фактура е изчистена във FI-AR.
Успешно осчетоводихте входящото плащане в SAP използвайки F-28.
Как да проверя осчетоводеното плащане на клиента
След осчетоводяване винаги трябва да проверявате резултата, така че помощната книга за AR и банковата сметка да останат съгласувани. Използвайте транзакция FB03 за да покажете документа, потвърдете дебитирането на паричната/банковата сметка и потвърдете кредитирането на сметката за съгласуване на клиента. Проверете изчистените открити позиции в FBL5N като превключите състоянието на договорената позиция на „Изчистени артикули“ и филтрирате по идентификатор на клиента.
За стареене и въздействие върху DSO, обновете отчета за анализ на стареене (S_ALR_87012178). За банково съгласуване, осчетоводеният документ трябва да се появи в изгледа за съпоставяне на банкови извлечения (FF67 или FEBAN), което затваря цикъла между разписката на клиента и банковата книга.
Често срещани грешки и съвети за отстраняване на неизправности
При публикуване чрез F-28 могат да се появят няколко съобщения за валидиране. Най-често срещаните са изброени по-долу, заедно с типичното решение:
- „Периодът за публикуване не е отворен“: Периодът в датата на документа е затворен за осчетоводяване; отворете периода чрез OB52 или променете датата на документа.
- „Клиент XXXX не се поддържа във фирмен код YYYY“: Разширете основния запис на клиента до фирмения код, използвайки XD01/FD01, преди да осчетоводите.
- „Разликата е твърде голяма за изчистване“: Неприсвоената сума надвишава толеранса; или присвоете изцяло разписката, или осчетоводете разликата като остатъчен елемент.
- „Липсва данъчен код“: Поддържайте данъчен код по подразбиране в сметката на главната книга или въведете такъв ръчно в единичния елемент.
Най-добри практики за осчетоводяване на клиентски разписки
Прилагайте следните практики, за да поддържате AR чист и готов за одит. Те намаляват ръчната преработка, ускоряват приключването на месеца и подобряват точността на прилагането на паричните средства.
- Винаги използвайте F-28 (не FB50) за клиентски разписки, за да се запази връзката към отворения артикул.
- Използвайте референтни полета, като например препратка намлява Задание да запишете идентификационния номер на банковото извлечение за лесно сверяване.
- За частични постъпления, изберете с контролера между Частично плащане и Остатъчна позиция; частичните плащания запазват оригиналната фактура, докато остатъчните позиции създават нова отворена позиция.
- Поддържайте групите за толеранс (OBA3 и OBA4), така че малките разлики да се изчистват автоматично без ръчно отписване.
- Планирайте ежедневно изчистване чрез F.13 за автоматично изчистване на съвпадащи дебити и кредити по клиентската сметка.
