Как да създадете заявка за корекция на фактура в SAP SD
Джесика Блейк
⚡ Умно обобщение
Корекция на фактура в SAP е процес, който фиксира количеството или цената на отделните елементи във фактура. Този ресурс обяснява какво представлява заявката за корекция на фактура, как тя генерира кредитно или дебитно известие и как да се създаде такова.
Какво е корекция на фактура?
Корекцията на фактура е процес на коригиране на количеството или цените на един или повече редове от фактура. Вместо да се анулира оригиналната фактура, SAP създава заявка за корекция на фактура, документ за продажба (тип поръчка RK), който обхваща коригираните стойности и урежда само разликата с клиента.
Системата изчислява разликата между първоначалната сума и коригираната сума. За да се запази контрол, заявката за корекция на фактура се блокира автоматично от системата с блокировка за фактуриране, докато не бъде проверена; след като бъде одобрена, блокировката може да бъде премахната. В зависимост от общата стойност на заявката, системата създава кредитно известие или дебитно известие. По този начин корекцията на фактура предоставя ясен и проверим начин за отстраняване на грешки във фактурирането, защото заявката винаги се отнася до оригиналния документ за фактуриране и записва точно какво се е променило и защо. Ето защо финансовите екипи предпочитат това пред редактирането или анулирането на оригиналната фактура, което би прекъснало одитната следа.
Как корекция на фактура създава кредитно или дебитно известие
Когато създавате заявка за корекция на фактура, SAP копира всеки артикул от оригиналната фактура два пъти. Първият артикул винаги е кредитен, който кредитира клиента с оригиналната стойност, а вторият е дебитен, който таксува коригираната стойност. Тъй като двата артикула се компенсират взаимно, остава само нетната разлика.
Ако нетната стойност е отрицателна, което означава, че клиентът е бил надплатен, заявката води до кредитно известие. Ако нетната стойност е положителна, което означава, че клиентът е бил недоплатен, това води до дебитно известие. Този дизайн със сдвоени елементи е това, което прави корекцията на фактурата толкова полезна: една заявка може да увеличи както кредити, така и дебити по много редове, но на клиента се таксува или възстановява само точната разлика. Вие коригирате дебитните елементи до коригираното количество или цена, оставяте кредитните елементи недокоснати и системата автоматично изчислява салдото. Това прави корекцията прозрачна както за бизнеса, така и за клиента.
Стъпки за създаване на заявка за корекция на фактура
Следвайте тези стъпки, за да създадете заявка за корекция на фактура в транзакция VA01, с препратка към документа за фактуриране, който трябва да бъде коригиран.
Стъпка 1) Стартирайте заявката.
- Въведете Т-код VA01 в командното поле.
- Въведете „Заявка за корекция на фактура“ в полето „Тип поръчка“.
- Въведете търговската организация, дистрибуторския канал и дивизията в данните за организацията.
- Кликнете върху бутона „Създаване с препратка“, за да създадете корекцията на фактурата с препратка към документа за фактуриране.
Стъпка 2) Копие от фактурата.
- Въведете номера на документа за фактуриране (фактурата), който изисква корекция.
- Кликнете върху бутона „Копиране“.
Стъпка 3) Приложете и запазете корекцията.
- Доставчикът и номерът на поръчката могат да бъдат променени.
- Въведете заявената дата на доставка.
- Количеството на поръчката може да бъде променено на коригираната стойност.
- Щракнете върху бутона Запиши.
Показва се съобщение „Данните бяха запазени“.
Ключови моменти относно заявките за корекция на фактури
Няколко характеристики правят заявката за корекция на фактура различна от обикновено кредитно или дебитно известие. Имайте предвид следните ключови моменти:
- Тип поръчка RK: Заявката за корекция на фактура използва тип документ за продажба RK и е създадена в транзакция VA01.
- Препратка към документ за фактуриране: Заявка за RK трябва да бъде създадена с препратка към съществуваща фактура, което води до ясна одитна следа.
- Блок за автоматично фактуриране: Заявката е блокирана, докато не бъде проверена, така че никакъв кредит или дебит не достига до клиента без одобрение.
- Резултат от кредит или дебит: Нетната стойност на заявката определя дали се създава кредитно или дебитно известие.
- Сдвоени артикули: Всеки елемент от фактурата се копира като кредитен и дебитен елемент, така че се урежда само коригираната разлика.
Заедно тези точки правят корекцията на фактури контролиран, с един документ начин за отстраняване на грешки във фактурирането, без анулиране и повторно издаване на оригиналната фактура, което защитава одитната следа и прави разрешаването на спорове по-бързо и по-чисто.
