Как да добавите, актуализирате и промените подпис в Outlook: 4 метода

Outlook е имейл клиент и мениджър на лична информация, разработен от Microsoft Корпорация. Outlook предлага широк набор от функции за управление на имейли. Способността да добавете подпис Outlook имейлите е една от най-полезните функции. Ако използвате функцията за подпис, вероятно разбирате колко важно е да поддържате професионален имейл подпис. Вашият подпис представлява вашата личност и образа, който искате да предадете на другите, така че е изключително важно да го актуализирате редовно.

Подписът на имейл е блок от текст, който обикновено се добавя в долната част на имейл. Често включва име, длъжност, име на фирма, контакт и имейл адрес на подателя. Може също да включва лого или други брандиращи елементи. Вашият имейл подпис може да служи като инструмент за брандиране и комуникация, независимо от вашата професия.

Човек може лесно да редактира подпис в Outlook като следвате няколко прости стъпки. В този урок ще ви покажем как да промените своя Microsoft Outlook подпис стъпка по стъпка.

Метод 1: Как да промените подписа в Outlook в мрежата

Outlook в мрежата е достъпен през всеки уеб браузър, което улеснява достъпа до вашия имейл отвсякъде. до актуализиране на подпис в Outlook уеб приложение, изпълнете следните стъпки:

Стъпка 1) посещение login.microsoftonline.com в браузъра си и влезте в своя Microsoft сметка. Въведете своя Microsoft имейл и щракнете върху „Напред“.

Стъпка 2) Въведете паролата за акаунта си и щракнете върху „влизане“.

Стъпка 3) Щракнете или докоснете върху Outlook икона от менюто отляво на „Microsoft 365” страница. Ще ви отведе до вашия акаунт в Outlook.

Стъпка 4) Щракнете върху иконата на зъбно колело в горния десен ъгъл на страницата, за да отворите менюто с настройки на Outlook.

Стъпка 5) В прозореца „Настройки“ изберете „Преглед на всички Outlook настройки”, разположен в долната част на списъка.

Стъпка 6) От лявата страна на страницата

Изберете "Mail".
Изберете „Напишете и отговорете“ от появилите се опции.

Стъпка 7) Изберете подписа, който искате да промените, като щракнете върху падащото меню под „Нов подпис“.

Стъпка 8) Щракнете върху бутона „Запазване“ в долната част на полето за редактиране на подпис, след като промените секцията за подпис. Това ще запази новия ви подпис.

Забележка: В интернет има много уебсайтове и ресурси, които предлагат разнообразие от Outlook шаблони за подписи. Можете да копирате всеки шаблон за подпис и да го поставите в полето за редактор на подписи.

Метод 2: Как да промените подписа в настолното приложение Outlook

Outlook настолното приложение има повече функции и възможности за персонализиране от Outlook в мрежата.

Ето стъпките за промяна на подписа в настолното приложение Outlook:

Стъпка 1) Стартирайте или отворете Outlook приложение на вашия работен плот.

Стъпка 2) Кликнете върху раздела „Файл“, разположен в горния ляв ъгъл на Outlook лента с менюта на приложението.

Стъпка 3) От лявата страна на екрана изберете „Опции“ от менюто.

Стъпка 4) Кликнете върху бутона "Mail” в изскачащия прозорец с опции.

Стъпка 5) В секцията „Създаване на съобщения“ щракнете върху бутона „Подписи“.

Стъпка 6) В прозореца Подписи и канцеларски материали изберете от списъка подписа, който искате да редактирате.

Стъпка 7) Редактирайте блока за подпис в „поле за текст на подпис“/„поле за редактиране на подпис“ по желание.

Стъпка 8) Ако бъдете подканени, изберете дали искате да зададете редактирания подпис като стандартен за нови съобщения, отговори или препращания.

Стъпка 9) След като приключите с редактирането на вашия подпис, щракнете върху „OK“, за да запазите промените.

Вашият редактиран подпис вече трябва да бъде запазен и готов за използване във вашия Outlook имейл съобщения.

Метод 3: Как да промените подписа в мобилното приложение Outlook

- Outlook приложението е достъпно както за iOS, така и за Android устройства. С помощта на мобилното приложение можете лесно да проверявате имейла си и да актуализирате своя имейл подпис в Outlook по-бързо. Процесът на актуализиране на вашия подпис в Outlook Android и iOS приложения е по същество същото.

За редактиране или добавете подпис в Outlook мобилно приложение можете да следвате следните стъпки:

Стъпка 1) Отворете Outlook приложение на вашето мобилно устройство.

Стъпка 2) Щракнете върху Microsoft Икона на Office, разположена в горния ляв ъгъл, за отваряне на менюто на страничната лента.

Стъпка 3) Превъртете надолу до дъното на менюто и докоснете настройките или иконата на зъбно колело. Ще ви отведе до екрана с настройки на Outlook.

Стъпка 4) Под "Mail” от настройките, докоснете опцията „Подпис”, за да отворите редактора на подписи.

Стъпка 5) Въведете нов имейл подпис или редактирайте съществуващ подпис в текстовото поле на екрана за подпис.

Стъпка 6) След като приключите с редактирането, докоснете „✓“ или бутона за отметка, за да запазите промените си.

Вашият Актуализиран подпис в Outlook ще бъдат запазени и добавени към нови съобщения или имейли, които съставяте.

Метод 4: Добавете „визитна картичка“ към вашата Outlook подпис

Цифрово представяне на вашата лична информация и информация за контакт може да се нарече визитка. Използване на визитна картичка във вашия Outlook подписът е професионален начин да споделяте вашата информация с други.

Можете да следвате тези стъпки, за да добавите визитна картичка към вашата Outlook подпис:

Стъпка 1) Стартиране на Outlook приложение, след което щракнете върху раздела „Файл“.

Стъпка 2) Сега щракнете върху „Опции“ от менюто, за да отворите Outlook Изскачащ прозорец с опции.

Стъпка 3) Кликнете върху бутона "Mail” от менюто в изскачащия прозорец с опции.

Стъпка 4) Щракнете върху бутона „Подпис“, който се намира под секцията „Ново съобщение“.

Стъпка 5) В прозореца Подписи и канцеларски материали изберете съществуващ подпис от полето „Избор на подпис за редактиране“. Ако не съществува или е наличен, можете да създадете такъв.

Стъпка 6) В полето Редактиране на подпис щракнете върху бутона „Визитка“ в лентата с инструменти.

Стъпка 7) В прозореца „Вмъкване на визитка“ изберете контакт, който да включите като визитка към вашата Outlook подпис.

Стъпка 8) Щракнете върху „OK“, за да запазите промените в избрания от вас подпис след добавяне и редактиране на визитката.

Съвети: Вашият нов подпис с визитката вече трябва да бъде записан. Освен това ще се добавя автоматично към всички нови съобщения или имейли, които съставяте Outlook.

Забележка: Ако няма налична визитка във вашата Outlook Контакти, ще трябва първо да го създадете.

Съвети за добър имейл подпис

Ето няколко съвета за създаване на добър имейл подпис:

Не го усложнявай: Най-добре е вашият имейл подпис да е прост. Използването на твърде много цветове, шрифтове и графики може да го направи да изглежда объркано и по-малко интерактивно.
Включете подходяща информация: Трябва да добавите правилна информация за вашето име, длъжност, име на фирма, контакт и др.
Използвайте професионална снимка: Ако сте решили да добавите снимка към своя имейл подпис, изберете добре изглеждащ портрет, който изглежда професионално. Можете също така да използвате логото на вашата компания, ако желаете.
Използвайте последователно брандиране: Добра практика е съдържанието на вашия имейл подпис да съответства на марката на вашата компания. Това може да включва цветове и лога.
Включете подканваща фраза: Включете връзки към вашите профили в социалните медии в имейл подписите си. Това ще даде на имейл клиентите или получателите повече възможности за ангажиране или взаимодействие с вас.
Направете го удобно за мобилни устройства: Вашите имейл подписи трябва да бъдат оптимизирани за мобилен екран. Това е така, защото много потребители проверяват имейлите си на мобилни устройства.

Въпроси и Отговори

Има няколко причини, поради които може да помислите за промяна на вашите имейл подписи. Следват няколко добри причини:

Професионално проектираният имейл подпис може да ви помогне да направите положително впечатление на вашите получатели. Освен това ви представя като надежден и надежден човек.
Ако сте част от организация, може да се наложи да използвате конкретен имейл подпис, който се придържа към указанията за брандиране.
Актуализирането на имейл подписи с актуална информация помага да се избегне объркване.

Можете да създавате различни подписи в Outlook и ги присвоете на конкретни имейл акаунти или типове имейли. Следвайте тези стъпки, за да го направите:

Стъпка 1) отворено Outlook и отидете до прозореца „Съобщение“, като щракнете върху „Нов имейл“ от горния ляв ъгъл.

Стъпка 2) Кликнете върху „Подпис“, намиращ се в лентата с инструменти под раздела „Съобщение“, след което изберете „Подписи“.

Стъпка 3) Щракнете върху „Ново“ в прозореца „Подписи и канцеларски материали“, за да добавите нов имейл подпис.

Стъпка 4) За да използвате подпис за конкретен имейл акаунт, изберете този имейл акаунт в секцията „Избор на подпис по подразбиране“.

Стъпка 5) Изберете подписа, който сте създали, от падащото меню под „Нови съобщения“ и „Отговори/препращания“.

Стъпка 6) Щракнете върху „OK“, за да запазите подписа си и да затворите прозореца.

Стъпка 7) Повторете стъпки 3-6, за да създадете и присвоите подписи към други имейл акаунти или типове имейли.

Забележка: Вашият актуализиран подпис в Outlook ще бъде вмъкнат автоматично, когато съставяте ново имейл съобщение или отговаряте/препращате. Ако желаете да промените подписа, отидете в лентата с инструменти и изберете друг от падащото меню „Подпис“.

За да добавите ръкописен подпис към имейл в Outlook, можете да сканирате собственоръчния си подпис. Можете също да използвате цифров стилус, за да напишете своя подпис върху устройство със сензорен екран и да го запишете като файл с изображение. След това можете да вмъкнете изображението на подписа във вашия Outlook подпис и го използвайте, когато съставяте имейли.

Заключение

Outlook подписите отразяват личността и имиджа на другите.
Можем да променим сигнатурата на Outlook, независимо дали използваме онлайн уеб приложението, настолното приложение за компютър или мобилното приложение.
Добавянето на визитна картичка към вашия подпис може да бъде чудесен начин да споделите вашата информация за контакт с други. Ето списък на най-добрият безплатен софтуер за електронен подпис може да намерите полезен.