Проверка на данни в Excel: филтри, групиране, примери за сортиране
Шарлот Милър
Потвърждаване на данни
Валидирането на данните е много важно в смисъл, че ни помага да избегнем грешки, които могат да бъдат избегнати. Да приемем, че записвате оценките на студентските изпити и знаете, че минимумът е 0, а максимумът е 100. Можете да се възползвате от функциите за валидиране, за да сте сигурни, че се въвеждат само стойности между 0 и 100.
Добавете нов лист в работната си книга, като щракнете върху бутона плюс в долната част на работния лист.
Добавете колона за S/N, име и резултат. Вашият лист трябва да изглежда по следния начин
| S / N | Име | Резултат |
|---|---|---|
| 1 | момиче | |
| 2 | Джеймс | |
| 3 | Джоунс | |
| 4 | Джонатан | |
| 5 | клозет |
- Кликнете върху раздела ДАННИ
- Изберете клетките C2 до C6 (клетките, които ще се използват за записване на резултатите)
- Кликнете върху падащия списък за валидиране на данни.
- Кликнете върху Проверка на данни.
- Ще получите следния диалогов прозорец
- Кликнете върху раздела Сигнал за грешка
- Въведете заглавието на предупреждението и съобщението, както е показано на диаграмата по-долу.
- Кликнете върху бутона OK
- Опитайте се да въведете резултат, по-голям от 200. Ще получите следното съобщение за грешка
Филтри за данни
Филтрите за данни ни позволяват да получаваме данни, които отговарят на желаните от нас критерии. Да речем, че искаме да покажем резултатите на всички ученици, чиито имена започват с „ja“ или да получим резултати, които са по-малки, по-големи или равни на определена стойност, можем да използваме филтри, за да получим такива данни.
Изберете колоните за име и резултати, както е показано по-долу
- Кликнете върху раздела ДАННИ на лентата
- Щракнете върху падащия списък Сортиране и филтриране, както е показано на изображението по-долу
- Кликнете върху филтъра за имена
- Изберете текстови филтри
- Изберете започва с
- Ще получите следния прозорец.
- Въведете „ja“ и щракнете върху бутона „OK“.
- Трябва да можете да видите само резултатите за Джейн и Джеймс.
Групиране и разгрупиране
Групите ни позволяват да преглеждаме лесно и да скриваме ненужните детайли от колони или редове. В допълнение към това можем също да използваме групи, за да анализираме данни, които принадлежат към обща категория. Нека илюстрираме това с пример. Ще използваме примера за резултатите на учениците по-горе.
- Щракнете с десния бутон върху резултата и изберете вмъкване на колона. Назовете колоната с име пола.
- Променете Джеймс на Хуанита. Поставете женски за Джанет и Хуанита. Поставете мъжки за останалите ученици. Вашият лист трябва да изглежда по следния начин.
Сега ще групираме женските заедно и ще покажем техния среден резултат и ще направим същото за мъжките.
- Кликнете върху раздела ДАННИ на лентата
- Изберете всички колони и редове с данни
- Кликнете върху падащия бутон Групиране, както е показано на изображението по-долу
Ще получите следния прозорец
- Уверете се, че опциите за редове са избрани
- Кликнете върху бутона OK
- Ще получите следния преглед
- Сега ще изчислим средните резултати за жени и мъже
- Изберете всички данни, както е показано по-долу
Кликнете върху падащия бутон Междинна сума в раздела ДАННИ
Ще получите следния прозорец
- Задайте „При всяка промяна“ в пол
- Задайте „Използване на функция“ на средно
- Изберете „Добавяне на междинна сума“ към резултата
- Кликнете върху бутона „OK“.
Добавяне на изображения към електронни таблици
Понякога бихте искали да брандирате документите, отпечатани в Excel, с информация за бланка и да отпечатате с логото на компанията и т.н. Excel има функции, които ви позволяват да импортирате изображения в Excel. Командата за добавяне на изображения се намира под раздела INSERT на лентата.
Ще получите следния диалогов прозорец
- Можете да разглеждате всяка папка на вашия компютър, която съдържа снимки, и можете да изберете всяка снимка по ваш избор.
- Ще получите резултати, подобни на показаните по-долу
Упражнение 4
Използвайте командата INSERT tab pictures, за да добавите картина по ваш избор към работния лист.
Oбобщение
В тази статия научихме как да извършваме основни аритметични операции с помощта на Excel, да форматираме данните и да прилагаме правила за валидиране, да филтрираме данни и как да се възползваме от групите за по-нататъшен анализ на данните и подобряване на представянето.