Валидиране на данни в Excel: Филтри, Групиранеping, Примери за сортиране
Шарлот Милър
⚡ Умно обобщение
Валидирането на данни в Excel ограничава какво приема една клетка, докато филтрирането, сортирането и групирането...ping организирайте записите около него. Тази страница обяснява правилата за валидиране с предупреждения за грешки, текстови и числови филтри, сортиране, групиранеping с междинни суми и вмъкване на изображения в работен лист.
Потвърждаване на данни
Валидирането на данните е много важно в смисъл, че ни помага да избегнем грешки, които могат да бъдат избегнати. Да приемем, че записвате оценките на студентските изпити и знаете, че минимумът е 0, а максимумът е 100. Можете да се възползвате от функциите за валидиране, за да сте сигурни, че се въвеждат само стойности между 0 и 100.
Добавете нов лист в работната си книга, като щракнете върху бутона плюс в долната част на работния лист.
Добавете колона за S/N, име и резултат. Вашият лист трябва да изглежда по следния начин
| S / N | Име | Резултат |
|---|---|---|
| 1 | момиче | |
| 2 | Джеймс | |
| 3 | Джоунс | |
| 4 | Джонатан | |
| 5 | клозет |
- Кликнете върху раздела ДАННИ
- Изберете клетките C2 до C6 (клетките, които ще се използват за записване на резултатите)
- Кликнете върху падащия списък за валидиране на данни.
- Кликнете върху Проверка на данни.
- Ще получите следния диалогов прозорец
- Кликнете върху раздела Сигнал за грешка
- Въведете заглавието на предупреждението и съобщението, както е показано на диаграмата по-долу.
- Кликнете върху бутона OK
- Опитайте се да въведете резултат, по-голям от 200. Ще получите следното съобщение за грешка
Видове критерии за валидиране на данни
Падащото меню „Разрешаване“ в прозореца „Проверка на данни“ предлага няколко критерия, не само цели числа. Избирането на правилния критерий запазва записите чисти в момента на валидиране.pingТаблицата по-долу изброява общите критерии с практически пример.
| критерий | Какво позволява | Пример |
|---|---|---|
| Цяло число | Цели числа в диапазон | Между 0 и 100 за резултат от изпита |
| десетичен | Numbers с десетични числа в диапазон | Между 0 и 1 за дисконтов процент |
| списък | Само стойности от дефиниран списък, показани като падащо меню | Мъж Жена |
| Дата | Дати в рамките на диапазон | На или след днес |
| Дължина на текста | Ограничен брой знаци | Точно 10 за телефонен номер |
| Custom | Всяка формула, която връща TRUE или FALSE | =ISNUMBER(C2) за налагане на число |
💡 Съвет: Използвайте раздела „Входно съобщение“, за да покажете подсказка, когато клетката е избрана, и раздела „Предупреждение за грешка“, за да решите дали грешното въвеждане е твърдо спиране, предупреждение, което може да бъде отменено, или информационна бележка.
Филтри за данни
Филтрите за данни ни позволяват да получаваме данни, които отговарят на желаните от нас критерии. Да речем, че искаме да покажем резултатите на всички ученици, чиито имена започват с „ja“ или да получим резултати, които са по-малки, по-големи или равни на определена стойност, можем да използваме филтри, за да получим такива данни.
Изберете колоните за име и резултати, както е показано по-долу
- Кликнете върху раздела ДАННИ на лентата
- Щракнете върху падащия списък Сортиране и филтриране, както е показано на изображението по-долу
- Кликнете върху филтъра за имена
- Изберете текстови филтри
- Изберете започва с
- Ще получите следния прозорец.
- Въведете „ja“ и щракнете върху бутона „OK“.
- Трябва да можете да видите само резултатите за Джейн и Джеймс.
Сортиране на данни в Excel
Филтрирането скрива редовете, които не съвпадат, докато сортирането запазва всеки ред, но променя реда им. Сортирането на резултатите на учениците от най-високия към най-ниския прави класирането очевидно с един поглед и е друга команда в раздела ДАННИ.
- Изберете клетка в колоната: Щракнете върху произволна клетка в колоната „Резултат“. Няма нужда да маркирате цялата колона, защото Excel разпознава околната таблица.
- Отворете „Сортиране и филтриране“: В раздела ДАННИ изберете Сортиране от най-голямо към най-малко за числа или Сортиране от А до Я за текст.
- Сортиране по няколко колони: За сортиране на няколко нива щракнете върху бутона „Сортиране“, добавете ниво и сортирайте първо по пол, а след това по резултат. Excel прилага нивата отгоре надолу.
- Запазете заглавката: Уверете се, че е отметнато „Моите данни имат заглавки“, така че имената на колоните да останат на мястото си и да не се сортират с данните.
⚠️ Предупреждение: Изберете само една клетка, никога една колона, преди сортиране. Ако само една колона е маркирана и сортирана, имената и резултатите се разделят и записът е повреден. Excel предупреждава с подкана „Разширяване на селекцията“, която винаги трябва да се приема.
Групиране и разгрупиране
Групите ни позволяват да преглеждаме лесно и да скриваме ненужните детайли от колони или редове. В допълнение към това можем също да използваме групи, за да анализираме данни, които принадлежат към обща категория. Нека илюстрираме това с пример. Ще използваме примера за резултатите на учениците по-горе.
- Щракнете с десния бутон върху резултата и изберете вмъкване на колона. Назовете колоната с име пола.
- Променете Джеймс на Хуанита. Поставете женски за Джанет и Хуанита. Поставете мъжки за останалите ученици. Вашият лист трябва да изглежда по следния начин.
Сега ще групираме женските заедно и ще покажем техния среден резултат и ще направим същото за мъжките.
- Кликнете върху раздела ДАННИ на лентата
- Изберете всички колони и редове с данни
- Кликнете върху падащия бутон Групиране, както е показано на изображението по-долу
Ще получите следния прозорец
- Уверете се, че опциите за редове са избрани
- Кликнете върху бутона OK
- Ще получите следния преглед
- Сега ще изчислим средните резултати за жени и мъже
- Изберете всички данни, както е показано по-долу
Кликнете върху падащия бутон Междинна сума в раздела ДАННИ
Ще получите следния прозорец
- Задайте „При всяка промяна“ в пол
- Задайте „Използване на функция“ на средно
- Изберете „Добавяне на междинна сума“ към резултата
- Кликнете върху бутона „OK“.
Изтеглете горния Excel файл Code
Добавяне на изображения към електронни таблици
Понякога бихте искали да брандирате документите, отпечатани в Excel, с информация за бланка и да отпечатате с логото на компанията и т.н. Excel има функции, които ви позволяват да импортирате изображения в Excel. Командата за добавяне на изображения се намира под раздела INSERT на лентата.
Ще получите следния диалогов прозорец
- Можете да разглеждате всяка папка на вашия компютър, която съдържа снимки, и можете да изберете всяка снимка по ваш избор.
- Ще получите резултати, подобни на показаните по-долу
Упражнение 4
Използвайте командата INSERT tab pictures, за да добавите картина по ваш избор към работния лист.
