11 НАЙ-ДОБРИЯТ софтуер за управление на документи през 2025 г

Системата за управление на документи е базирано на облак автоматизирано решение за създаване, организиране, споделяне и защита на бизнес документи и файлове. Тя ви позволява да проследявате версията на вашия документ без никакви проблеми. Тази система за съхранение в облак осигурява по-бърз работен процес на прегледи и одобрения за различни заинтересовани страни, разположени на множество географски местоположения. Позволява ви лесен достъп до вашите бизнес документи от таблети и смартфони.

След като прекарах над 110 часа в проучване, прегледах 39+ системи за управление на документи и внимателно подбрани най-добрите, включително безплатни и платени опции. Това изчерпателно и добре проучено ръководство предлага задълбочен поглед върху характеристиките на всяка система, плюсовете и минусите и цените. Ако търсите надеждни прозрения, моята статия ще предостави всички подробности, от които се нуждаете, за да вземете информирано решение. Не пропускайте да откриете най-добрите инструменти, които могат да променят начина, по който управлявате документи. Чети повече…

BEST Digiсистеми за управление (контрол) на документи

Име	Zoho WorkDrive	Smartsheet	Icedrive	DocHub
Публично споделяне	Да	Да	Да	Да
Безплатен пробен период	15-дневна безплатна пробна версия	30-дневна безплатна пробна версия	14 дни връщане на парите	Доживотен безплатен основен план
Мобилни Apps	Да	Да	Да	Да
Локална файлова система Sync	Да	Да	Да	Да
Групови разрешения	Да	Да	Да	Да
Управление на файлови конфликти	Да	Не	Да	Да
Digiуправление на правата	Не	Да	Не	Да
Облачно съхранение без локална файлова система Sync	Да	Да	Да	Да
Платформи	Windows, Mac и Linux	Windows, Mac и Linux	Windows, Mac, Linux, Androidи iOS	Windows, Mac, Linux, iOS, Android
връзка	Научете повече	Научете повече	Научете повече	Научете повече

1) Zoho WorkDrive

Zoho WorkDrive е отлично онлайн платформа за съхранение на файлове и сътрудничество за екипи и фирми. Особено оценявам това, че поддържа както сценарии за работа в офиса, така и сценарии за отдалечена работа, което го прави чудесен вариант за хибридни екипи. Инструментът улеснява създаването, споделянето и сътрудничеството с помощта на централизирана конзола. Това не е просто платформа за съхранение. Всъщност той предлага файлови версии, разширено търсене и организация на екипа, които са от съществено значение за управление на задачи ефективно. В хода на моята оценка открих, че способността му да предоставя бърз достъп до информация ви помага да сте в крак с работата си и да вземате информирани решения по-бързо.

Zoho WorkDrive ви позволява да споделяте, управлявате и защитавате файлове ефективно. Той предлага интелигентно търсене за незабавно извличане на файлове и неограничена история на версиите за възстановяване на документи. с WorkDrive Мигновено, асинхронното сътрудничество е рационализирано. Инструментът е чудесен за синхронизиране на облачни файлове директно на вашия работен плот и се интегрира с над 5000+ приложения. Персонализираното брандиране и MFA гарантират безопасността и професионализма на вашите данни.

Характеристики:

• Екипни папки: Мога да си сътруднича безпроблемно с моя екип, като използвам Team Folders, които са идеални за споделяне на файлове и осигуряване на актуализации в реално време, като помагат за рационализиране на работните потоци и централизират управлението на документи.
• Шаблони за събиране на файлове: Това ви помага да създавате персонализирани шаблони за организиране на данни, подобряване на работните потоци и събиране на документи по структуриран начин, което е полезно за екипи, управляващи големи проекти.
• Разширена сигурност на данните: Считам за изключително важно да има съответствие с GDPR и HIPAA за чувствителни данни. Това решение ви помага да избегнете рискове със сигурно съхранение, пригодено за нуждите на предприятието.
• Zoho WorkDrive Интеграция с приложения: Zoho WorkDrive интегрира се със Salesforce, Slack, Jira и Gmail, което ви позволява да създавате персонализирани работни процеси. Той е чудесен за фирми, които се стремят към рационализирани междуплатформени операции.
• Zoho WorkDrive Административна конзола: Zoho WorkDriveАдминистративната конзола ви позволява да наблюдавате активността на потребителите, да управлявате достъпа до данни и да гарантирате съответствие. Това е един от най-добрите инструменти за централизиран контрол.
• Мащабируемо съхранение: Той е чудесен за фирми, които търсят гъвкаво съхранение. С многостепенни планове от 1TB до 5TB и повече, Zoho WorkDrive се мащабира без усилие, за да отговори на нуждите на предприятието.

Pricing:

Zoho WorkDrive е онлайн платформа за съхранение на файлове, синхронизиране и сътрудничество. Плановете започват от $2.5/потребител/месец, с наличен 15-дневен безплатен пробен период. Идеален за екипна продуктивност.

Посетете Zoho WorkDrive

15-дневна безплатна пробна версия

---

2) SmartSheet

Smartsheet е система за управление на документи Прегледах и открих, че е идеален инструмент за работа в екип. Това е решение, което автоматизира повтарящи се задачи като изпращане на предупреждения и управление на актуализации. Докато извършвах оценката си, забелязах, че методите му за криптиране (256-AES и TLS 1.2) са надеждни и сигурни. Smartsheet се свързва безпроблемно с инструменти като Google, Salesforce и Slack. Неговите шаблони за маркетинг и поддръжка на многофайлови формати са полезни за управлението на проекти. Според моя опит функциите Check-Out и Check-In са страхотни за организиране на задачите.

Характеристики:

• Централизирано съхранение на документи: SmartSheet предоставя унифицирана платформа за съхраняване и организиране на документи, като гарантира, че файловете са защитени и могат да бъдат извличани от централно хранилище, което е полезно за рационализиране на управлението на файлове.
• Екипни папки: Мога ефективно да си сътруднича с моя екип, като използвам Team Folders, които са чудесни за организиране на споделени документи. Това може да помогне за рационализиране на комуникацията и да гарантира, че всеки има достъп до най-новите файлове.
• Контрол на версиите: Целта ми е да управлявам ревизиите на документи с SmartSheetконтрол на версиите, който ви помага да избегнете объркване, като осигурява достъп до най-актуалните файлове и запазва пълна хронология на редакциите.
• Детайлно разрешение: Той ви помага да контролирате достъпа до файлове с основни настройки за разрешение, чудесен начин да гарантирате, че чувствителните файлове се преглеждат само от оторизирани потребители.
• Облачно базирана достъпност: Това решение ви позволява да осъществявате достъп и да редактирате сигурно документи от всяко място, перфектна опция за подобряване на сътрудничеството в реално време между екипите.
• Работни процеси на документи: Той автоматизира повтарящи се задачи като напомняния за одобрение, което е един от най-добрите начини за намаляване на ръчните усилия и ускоряване на процесите.
• Поддръжка за различни типове файлове: Тази функция е чудесна за посрещане на различни екипи, тъй като поддържа традиционни и модерни формати, полезни за безпроблемна обработка на всеки тип документ.

Pricing:

Smartsheet е динамично работно пространство, което дава възможност на екипите да управляват проекти, да автоматизират работните процеси и бързо да постигат цели. Плановете започват от $9 на месец. Насладете се на 30-дневен безплатен пробен период. Не се изисква кредитна карта.

посещение SmartSheet >>

30-дневен безплатен пробен период (не се изисква кредитна карта)

---

3) Icedrive

Icedrive предоставя забележителни функции за съвместна работа и споделяне на файлове. По време на моята оценка открих, че неговата система за интелигентно кеширане е впечатляваща при предоставянето на бърз и лесен достъп до файлове. Той е идеална алтернатива на Google Drive, предлагайки криптиране с нулево знание, което пази вашата информация в безопасност и достъпни само за вас.

Тя е безплатно облачно хранилище инструмент, който ви кара да се чувствате сякаш използвате физически твърд диск. Получавате всички функции за услуги за хостване на файлове като редактиране, изтриване, качване, отваряне и т.н. Това е една от най-добрите облачни платформи за съхранение който идва с интелигентна операция за контрол на кеша, която ви помага да получите достъп до вашите файлове веднага след инсталиране, без да чакате синхронизиране.

Характеристики:

• Файлови версии: Мога да разчитам на File Versioning за поддържане на предишни файлови версии, което ви помага да се върнете към по-ранни итерации, когато е необходимо. Това е от съществено значение за ефективното проследяване на промените.
• Интегриране на виртуално устройство: Icedrive ви позволява да монтирате облачно хранилище като виртуално устройство на вашия компютър, осигурявайки един от най-лесните начини за безпроблемен достъп до файлове, сякаш се съхраняват локално, избягвайки ръчно синхронизиране.
• Криптиране от страна на клиента: Icedrive осигурява най-ефективното криптиране с нулево знание. Той гарантира, че файловете са криптирани на вашето устройство преди качване, което е от съществено значение за поддържане на поверителността и сигурността.
• Преглед на документи: Той включва вграден преглед на документи, който ви позволява да преглеждате популярни файлови формати, без да ги изтегляте. Това е чудесен начин да подобрите ефективността на работния процес и да спестите време.
• Разширено споделяне: Това позволява сигурно споделяне на файлове със защита с парола и дати на изтичане, което е най-добрият начин да се гарантира, че документите остават достъпни само за предвидените получатели.
• Интелигентно кеширане: Той използва интелигентен механизъм за кеширане, който ви помага да осъществявате бърз достъп до често използвани файлове, като същевременно минимизира използването на локално хранилище, което е чудесна възможност за осигуряване на ефективно извличане на документи.

Pricing:

Icedrive офертите на плановете започват от $3.99 на месец за 150GB съхранение. 20% отстъпка при годишно плащане.

посещение Icedrive >>

Безплатен основен план за цял живот с 10 GB безплатно място за съхранение

---

4) DocHub

DocHub е цялостна платформа за управление на документи и редактиране на PDF файлове. В хода на моята оценка я открих като отлична за рационализиране на работните процеси с документи и повишаване на производителността. Това приложение ви позволява да редактирате, подписвате и споделяте документи безпроблемно, без да превключвате между множество инструменти. То използва усъвършенствани мерки за сигурност, което е един от най-добрите начини за осигуряване на сигурна обработка на документи и съответствие с индустриалните стандарти.

Позволява ви ефективно да управлявате PDF документи с инструменти като електронни подписи, попълване на формуляри и сътрудничество в реално време. Поддръжката на клиенти на DocHub е достъпна чрез множество канали, което гарантира, че помощ е налична, когато е необходима.

Характеристики:

• Редактиране и анотиране на PDF файлове: Мога да кажа, че възможностите за редактиране на PDF файлове на DocHub са един от най-добрите начини за ефикасно редактиране на документи. Те ви позволяват да добавяте текст, изображения и анотации директно към PDF файлове, като по този начин избягвате нуждата от допълнителен софтуер.
• Електронни подписи: С DocHub бих могъл да се стремя да подобря обработката на документи, използвайки правно обвързващи електронни подписи. Той ви помага да намалите времето за обработка, като елиминира нуждата от печат и физически подписи, чудесен начин за ускоряване на бизнес процесите.
• Създаване и попълване на формуляри: От съществено значение е да се рационализира събирането на данни. Функциите за създаване и попълване на формуляри на DocHub предлагат решение с персонализируеми шаблони и автоматизирано разпознаване на полета, идеално за ефективна обработка на документи.
• Интеграция в облак: Това може да ви помогне да унифицирате работния си процес. DocHub ви позволява безпроблемно да се интегрирате с Google Drive, Dropbox, OneDrive, и Box, чудесен вариант за безпроблемна синхронизация на документи между различни платформи.
• Сътрудничество в реално време: Може да е полезно за подобряване на екипната работа. Функциите за сътрудничество в реално време на DocHub позволяват на множество потребители да работят едновременно по документи, осигурявайки структурирани и ефективни работни процеси.
• Шаблони на документи: Един от най-лесните начини за ускоряване на създаването на документи е използването на обширната библиотека с шаблони на DocHub. Тя ви позволява да персонализирате шаблони за най-ефективна стандартизация на документи.
• Подробно търсене: Добра идея за бързо намиране на информация е чрез функцията за разширено търсене на DocHub. Тя ви помага да намерите конкретно съдържание в документи, използвайки ключови думи и метаданни за най-ефективно извличане на документи.

Pricing:

DocHub предлага безплатен план с основни функции. Професионалните планове започват от $8/месец на потребител с разширена функционалност и неограничен брой документи.

Посетете DocHub >>

Доживотен безплатен основен план

---

5) bit.ai

Bit.ai е a интелигентна система за управление на документи който помага на фирмите да управляват информация в проекти, екипи и отдели. По време на проучването си открих, че този инструмент дава възможност за създаване неограничени работни пространства с лекота, Важно е да организирайте вашите документи в папки и подпапки, а Bit.ai предлага лесен начин да направите това. Темите, предоставени от тази програма, са отлични за придаване на нов и модерен дизайн на вашите документи.

Bit.ai, основан през 2016 г., е многостранен инструмент, чудесен за управление и създаване на съдържание. Поддържа над 100 файлови формата и предлага 1 GB безплатно място за съхранение. Потребителите се възползват от безпроблемното интеграция с Tableau, Box, Airtable, Figma, и Dropbox. Освен това Bit.ai предоставя шаблони за различни сектори, включително маркетинг и образование, и гарантира сигурността на вашите данни с 256-AES и TLS криптиране, съвместимо с GDPR и PCI стандартите.

Характеристики:

• Мащабируеми работни пространства: Най-добре е да използвате мащабируемите работни пространства на Bit.ai, за да организирате проекти в екипи. Това ви позволява да поддържате ефективност, независимо дали управлявате малка група или голяма организация.
• Универсално търсене: Функцията за универсално търсене на Bit.ai е идеална за бързо намиране на вградено съдържание и документи. Помага ви да спестите време, като предоставя всичко необходимо на едно място.
• Разширено споделяне: Bit.ai позволява разширени опции за споделяне като проследими връзки и защитени с парола документи, които са страхотни за сигурно споделяне и поддържане на контрол върху чувствителна информация.
• Интерактивни смарт документи: Мога безпроблемно да създавам интерактивни „живи“ документи с Bit.ai, които са идеални за интегриране на видеоклипове, изображения и други богати медии. Това може да помогне за засилване на екипното сътрудничество.
• AI Genius Сценарист: AI Genius Writer на Bit.ai е чудесно решение за създаване на съдържание. Помага ви да генерирате шаблони, да обмисляте идеи и да рационализирате изследванията, спестявайки време и усилия.
• Сътрудничество в реално време: Целта ми е да си сътруднича с екипа си в реално време с помощта на Bit.ai, което ми позволява да работя заедно без усилие, независимо от местоположението. Това е един от най-ефективните начини за повишаване на производителността.
• Персонализируеми шаблони: Тази функция предоставя стотици предварително направени шаблони за SOP, бележки от срещи и уроци. Това е чудесен начин да направите създаването на съдържание бързо и професионално.

Pricing:

Инструмент Bit.ai предлага планове, започващи от $8 на месец, с 25% отстъпка за годишни плащания. Можете също да го изпробвате със 7-дневен безплатен пробен период.

Връзка: https://bit.ai/

---

6) IncoDocs

IncoDocs е решение, което ви помага управлявайте цифрово документи за износители и търговски дружества. По време на моя анализ открих, че това е един от най-добрите инструменти за създаване на файлове за продажби и доставка за по-малко време. Минимизира ръчното въвеждане на данни и помага да се избегнат забавяния на пратките. IncoDocs дава възможност на екипите да работят заедно в споделено работно пространство, което е от съществено значение за отдалечени задачи. Той също така съхранява шаблони на документи сигурно в облака, предлагайки по-ефективен процес на експортиране.

IncoDocs е универсален софтуер за управление на документи, основан през 2016 г., достъпен от всяко устройство. Тя ви позволява да лесно създаване на търговски фактури и предлага шаблони за различни документи за продажба. Инструментът се интегрира безпроблемно с Xero и QuickBooks и поддържа множество файлови формати.

Характеристики:

• Библиотеки с данни за многократна употреба: Намирам за полезно използването на библиотеки с данни за многократна употреба, които ви позволяват да съхранявате подробности за продукта и информация за контакт. Това е един от най-лесните начини да спестите време от повтарящи се записи.
• Digital Подпис: Това страхотно решение ви помага да подписвате и подпечатвате документи цифрово Digiподписи и фирмени печати, елиминирайки печатането и сканирането за безпроблемен работен процес без хартия.
• интеграция: Добра идея е да разгледате неговите API и системни интеграции, които ви позволяват да се свързвате с ERP, TMS и други системи. Това е един от най-ефективните начини за намаляване на ръчното натоварване.
• Шаблони на документи: Важно е да имате достъп до над 30 шаблона, съобразени с UNLK, включително търговски фактури, Billтоварителница и сертификати за произход. Това ви помага да гарантирате съответствие с международните стандарти.
• Дата Syncхронизация: Тази функция ви помага да минимизирате грешките, като въвеждате подробности за пратката веднъж в основния файл, като данните автоматично се синхронизират между свързаните документи.
• Облачно базирано работно пространство: Той е идеален за сътрудничество с членовете на екипа в споделена среда, базирана на облак, което ви позволява достъп до документи в реално време и подобрява оперативната прозрачност.
• Сигурно споделяне на документи: Тази функция е чудесна за сигурно предаване на чувствителна информация на партньори и клиенти, като ви помага да избегнете нарушения на данните и гарантира ефективност.

Pricing:

IncoDocs опростява документацията за внос/износ, повишавайки ефективността на глобалната търговия. Цена: $29/месец, 20% отстъпка годишно. Насладете се на доживотен безплатен основен план. Рационализирайте, организирайте и ускорете търговията си.

Връзка: https://incodocs.com/

---

7) Templafy

Templafy е отлично решение за управление на документи. Анализирах функциите му и ме впечатли със способността си да показва правилното съдържание на служителите въз основа на техните роли. The таблото за управление е лесно за навигация и ви позволява да управлявате съдържание без проблеми. По време на моята оценка видях как свързва DMS данни директно с документи, създавайки по-бързи работни процеси. Препоръчвам го за фирми, които искат да поддържат точното и надеждно съхранение на документи.

Templafy, основана през 2016 г., ви позволява да свързвате и комбинирате данни от DMS, предлагайки решение за съхранение в облак който осигурява достъп до документи от различни устройства като таблети и смартфони.

Характеристики:

• Автоматизирано генериране на документи: Мога да компилирам напълно оформени документи, използвайки базирана на правила автоматизация и GenAI. Това е един от най-лесните начини за изтегляне на актуално съдържание от вътрешни библиотеки или интеграции на трети страни.
• Централизирани библиотеки със съдържание: Templafy ви позволява достъп до всички активи на едно място, което е чудесно за изграждане на персонализирани библиотеки. Това може да помогне за подобряване на ефективността, без да превключвате между различни приложения.
• Управление на имейл подпис: Templafy ви помага да създавате и управлявате имейл подписи в среда с нисък код. Най-добре е да пускате актуализации или кампании бързо, без да се нуждаете от ИТ помощ.
• Интелигентни шаблони: Мога да осигуря последователност и съответствие чрез автоматично включване на визуална идентичност, указания за марката и законови откази от отговорност в шаблони. Това ви помага да спестите време и да избегнете ръчни грешки в различните видове документи.
• Интегриране на динамично съдържание: Това е чудесен начин за автоматизиране на необходимите елементи чрез изтегляне на съдържание от вътрешни и външни библиотеки. Това ви позволява да персонализирате ефективно, като същевременно поддържате съответствие, където е необходимо.
• Управление на шаблони в реално време: Това ви помага да поддържате всичко актуално с централизирано управление на шаблони. Може да е полезно да се гарантира, че всички потребители имат достъп до най-новите версии в реално време.
• Управление на потребители: От съществено значение е да управлявате потребителските профили и нивата на достъп чрез централизиран административен панел. Това ви позволява интуитивно да мащабирате и защитите управлението на съдържанието.

Pricing:

Templafy подобрява ефективността при създаването и управлението на документи. Свържете се с екипа по продажбите за ценообразуване.

Връзка: https://www.templafy.com/home/platform/

---

8) Битрикс24

Bitrix24 предлага отлично решение за екипи, нуждаещи се от софтуер за управление на документи. Прегледах характеристиките му и те са идеален за малки или големи екипи. Той поддържа както облачни, така и локални системи и осигурява достъп до изходния код. Този инструмент е полезен за съхраняване на важни файлове, включително видеоклипове, документи и презентации, за лична или споделена употреба. Намерих неговата система за проследяване на версиите впечатляваща за организиране на файлове.

Bitrix24, основана през 2012 г., предоставя a център за управление на документи с 5 GB безплатно място за съхранение. Той автоматично записва документи във вашия акаунт, поддържа множество файлови формати и предлага конфигурируеми разрешения за достъп. Bitrix24 е идеален за тези, които търсят цялостно, сигурно и ефективно решение за управление на документи.

Характеристики:

• Сътрудничество в реално време: От съществено значение е безпроблемната работа в екип. Bitrix24 ви позволява да редактирате документи едновременно с колеги или външни потребители, като гарантирате, че проектите остават актуални и организирани.
• Съхранение и споделяне на файлове: Чудесен начин за защита на файлове е използването на опциите за съхранение на файлове на Bitrix24. Той ви помага да съхранявате и споделяте файлове без усилие, като същевременно осигурява достъп от настолни компютри и мобилни устройства.
• История на версиите: Тази функция ви позволява да проследявате редакциите през хронологията на версиите, а заключването на документи ви помага да избегнете случайни промени по време на критични актуализации. Това е най-доброто за осигуряване на целостта на данните.
• Разрешения за достъп: Добра идея е да конфигурирате права за достъп, за да защитите чувствителните данни. Bitrix24 ви помага да гарантирате, че само оторизиран персонал може да преглежда и редактира критични документи.
• Създаване и редактиране на документ: Мога да създавам и редактирам документи, електронни таблици и презентации в реално време с Bitrix24, който поддържа формати като docx, pptx и xlsx. Това може да помогне за подобряване на ефективното сътрудничество между екипите.
• Мобилен достъп: Полезно е да използвате мобилното приложение на Bitrix24 за достъп, редактиране и споделяне на документи, докато сте в движение. Това е идеално за продуктивност извън офиса.
• Автоматизирани работни потоци на документи: Един от най-ефективните начини за рационализиране на одобрението на документи е чрез автоматизираните работни процеси на Bitrix24. Помага ви да осигурите последователност и навременна обработка в екипите.

Pricing:

Bitrix24 предлага достъпни планове, започващи от $49 на месец. Възползвайте се от до 20% отстъпка при годишни плащания. Изследвайте с 30-дневен безплатен пробен период.

Връзка: https://www.bitrix24.com/tools/communications/online-documents-and-cloud-file-storage.php

---

9) Байндер

Bynder е най-високо оценен избор за управление на съдържание. Тествах неговите възможности за управление на документи и това направи моите работни процеси по-бързи и по-ефективни. Той е чудесен за професионалисти, които трябва бързо да създават видеоклипове и да ги доставят на своите екипи. Съветвам ви да обърнете внимание на способността му да гарантира съответствие с марката. Според моя опит този инструмент е отличен за опростяване на управлението на активи.

Bynder е основана през 2013 г., е възхвалявана за ускоряване на жизнения цикъл на творческото съдържание и позволяване защитено споделяне на файлове, вътрешно и външно. Той е чудесен за организации, които се стремят към ефективно, сигурно управление на съдържание и сътрудничество.

Характеристики:

• Digital Asset Management (DAM): Bynder ви помага да организирате и контролирате активи като изображения, видеоклипове и документи в една система. Това може да помогне за рационализиране на работните процеси и да осигури най-ефективното използване на ресурсите.
• Поддръжка на мултимедия: Мога уверено да кажа, че Bynder е страхотен за управление на сложни типове файлове. Позволява ви да боравите с изображения и видеоклипове с лекота, подобрявайки гъвкавостта на управлението на документи.
• Автоматично маркиране на изображения: Bynder ви позволява да автоматизирате маркирането на изображения с помощта на AI, което улеснява ефективното категоризиране и търсене на файлове. Най-добре е за опростяване на повтарящи се задачи.
• Възпроизвеждане на видео: Бих могъл да използвам Bynder, за да преглеждам и сътруднича върху видеосъдържание без усилие, благодарение на неговата функция за директно възпроизвеждане. Това е страхотна опция за екипи, които се нуждаят от безпроблемно споделяне на видео.
• Централизирана библиотека: От съществено значение е да имате унифицирано хранилище и Bynder ви помага да поддържате защитена библиотека за последователен екипен достъп и организация на активи.
• Съгласуваност на марката: Това решение е чудесно за осигуряване на идентичност на марката с инструменти, които ви позволяват да приведете материалите в съответствие с указанията на вашата марка. Може да е полезно за последователни съобщения.

Pricing:

Bynder предлага набор от функции за управление на марка и цифрови активи. Свържете се с екипа по продажбите, за да получите ценова оферта.

Връзка: https://www.bynder.com/en/document-management-system/

---

10) FileNet Content Manager

FileNet Content Manager е забележителен инструмент, който ви позволява да извличате ценна информация от документи. Прегледах характеристиките му и открих, че го предоставя решения за сигурност, съхранение и съдържание на корпоративно ниво заедно с работните процеси които са лесни за изпълнение. Имах сигурен достъп до множество магазини за съдържание и забелязах как безпроблемно автоматизира класифицирането на файлове. Това може да помогне на екипи, които искат да си сътрудничат по-бързо и с по-малко проблеми, което го прави превъзходен избор за управление на документи.

FileNet Content Manager, основан през 1982 г., ви позволява безпроблемно да изграждате и интегрирате услуги за съдържание във вашия бизнес чрез неговия API. Възползвайки се от интеграции като Salesforce, той предоставя шаблони за PowerPoint и имейл.

Характеристики:

• Заснемане и индексиране на съдържание: С FileNet Content Manager мога автоматично да заснема, индексирам и организирам документи, намалявайки ръчните усилия. Това е чудесно за осигуряване на безпроблемен достъп и извличане, особено когато се работи с огромни количества данни.
• Разширени възможности за търсене: FileNet Content Manager ви позволява бързо да намирате документи с помощта на метаданни и търсене в пълен текст. Това ви помага да намирате конкретно съдържание ефективно, което е чудесно за спестяване на време при задачи за управление на документи.
• Прозрения за съдържанието, задвижвани от AI: От съществено значение е да се анализират неструктурирани данни и FileNet Content Manager прави това възможно чрез използване на инструменти, базирани на AI. Това ви помага да извличате прозрения и да автоматизирате класификацията на съдържанието, което е чудесен начин за подобряване на продуктивността.
• Сътрудничество за съдържание: Тази функция е идеална за улесняване на сътрудничеството в реално време. Мога лесно да споделям, редактирам и коментирам документи в рамките на FileNet Content Manager, без да превключвам между инструментите. Това е един от най-добрите варианти за рационализиране на екипната работа.
• Сигурно съхранение на документи: Полезно е да се гарантира сигурността на данните с ролеви контроли за достъп и криптиране. FileNet Content Manager има за цел да защити поверителна информация, като същевременно поддържа съответствие с индустриалните разпоредби.
• Автоматизация на работния процес: Това решение е чудесно за автоматизиране на работни потоци, ориентирани към документи. FileNet Content Manager ви позволява да подобрите ефективността и да управлявате задачите последователно, което е най-ефективният начин за опростяване на повтарящи се процеси.
• Мащабируемо управление на съдържанието: Смятам мащабируемостта за съществена при управлението на нарастващите бизнес нужди. FileNet Content Manager предлага чудесен начин за работа с големи обеми документи със своята мащабируема архитектура, което го прави идеално решение за организации от всякакъв размер.

Pricing:

FileNet Content Manager е стабилно решение за управление на съдържанието. Поискайте ценова оферта от Продажби.

Връзка: https://www.ibm.com/products/filenet-content-manager

---

11) Zoho проекти

Zoho Projects е невероятен инструмент за управление на документи и сътрудничество. Тествах този инструмент и го намерих за отличен за планиране на проекти, възлагане на задачи и поддържане на връзка с моя екип. По мое мнение това е едно от най-добрите решения за управление на различни видове файлове като документи, графики, видеоклипове, отчети и електронни таблици на едно място. Полезно е да споделяте файлове на вашата организация без никаква сложност. Препоръчвам този инструмент за проследяване и управление на версии на документи с лекота. Неговата функция за търсене ви позволява бързо да намирате файлове по ключови думи в заглавието или съдържанието, което го прави превъзходен избор.

Характеристики:

• Централизирано съхранение на файлове: Zoho Projects ви позволява да управлявате всичките си файлове, включително документи, електронни таблици и графики, на едно централизирано място. Това ви помага да избегнете бъркотията и да поддържате всичко организирано на едно място.
• Контрол на версиите: Мога да потвърдя, че Zoho Projects предоставя един от най-добрите начини за проследяване на промени, ревизии и актуализации. Помага ви да поддържате яснота относно файловите версии с подробни бележки и информация за автора.
• Мощни инструменти за търсене: От съществено значение е бързото намиране на файлове, а мощните инструменти за търсене на Zoho Projects ви позволяват да намирате документи, като използвате заглавия или ключови думи. Това може да помогне за рационализиране на работните процеси на проекта.
• Сътрудничество в реално време: Тази функция ви позволява да коментирате, коментирате и преглеждате файлове в реално време. Това е чудесен начин за намаляване на неразбирателството и осигуряване на безпроблемна работа в екип.
• Йерархична организация на папките: Добра идея е да използвате йерархични папки в Zoho Projects. Това ви позволява да организирате файлове въз основа на работния процес на вашия екип, което прави навигацията лесна и интуитивна.
• Одитни регистрационни файлове: Одитните регистрационни файлове в Zoho Projects ви помагат да поддържате прозрачност и съответствие. Това може да помогне за проследяване на цялата дейност по документи, включително редакции и посещения, по структуриран начин.
• Автоматизирано управление на работния процес: Автоматизирането на повтарящи се задачи като проследяване на ревизии е един от най-лесните начини да спестите време. Zoho Projects ви помага да подобрите ефективността чрез безпроблемно управление на работните процеси.

Pricing:

Zoho Projects предлага планове, започващи от $4.25 на месец, с 20% отстъпка за годишни плащания. Изпробвайте го безплатно с 10-дневен пробен период. Не се изисква кредитна карта.

Връзка: https://www.zoho.com/projects/

Какво представлява системата за управление на документи?

Системата за управление на документи е базирано на облак автоматизирано решение за създаване, организиране, споделяне и защита на бизнес документи и файлове. Тя ви позволява да проследявате версията на вашия документ без никакви проблеми. Тази система за съхранение в облак осигурява по-бърз работен процес на прегледи и одобрения за различни заинтересовани страни, разположени на множество географски местоположения. Позволява ви лесен достъп до бизнес документи от таблети и смартфони.

Как избрахме най-добрия софтуер за управление на документи?

At Guru99, ние даваме приоритет на достоверността и се стремим да предоставяме точна, подходяща и обективна информация. След като посветихте над 110 часа на изследване на 39+ най-добрите системи за управление на документи, внимателно подбрах най-добрите опции, безплатни и платени. Този изчерпателен ръководство предлага задълбочено разгледайте характеристиките на всяка система, плюсовете и минусите и цената, за да сте сигурни, че имате надеждни прозрения необходими за вземане на информирано решение. Когато избирате най-добрия софтуер за контрол или управление на документи, фактори като сигурност, потребителски интерфейс и възможности за интеграция са от решаващо значение. Вижте важните фактори по-долу, за да сте сигурни, че софтуерът отговаря на вашите специфични изисквания.

• търсене: Трябва да търсите голямо разнообразие от опции за бързо намиране на необходимите файлове. Добре е, че ви позволява да търсите документи по име, съдържание, тип и дата на промяна.
• Проста файлова структура: Системата за управление на документи трябва да има лесна за използване файлова структура.
• Контрол на версиите: Контролът на версиите или управлението на версии е важна характеристика на софтуера за управление на документи, която ви позволява да проследявате промените във файловете. Най-добрият DMS също трябва да поддържа архив от стари версии. Следователно можете лесно да видите промените в документите.
• Мобилен достъп: Трябва да потърсите системата за управление на документи, която е достъпна чрез таблети и смартфони. Това ще ви позволи да преглеждате, променяте и споделяте файлове от всяко място.
• интеграция: Системата за управление на документи трябва лесно да се интегрира с друг софтуер, който вече използвате, като CRM софтуер и имейл клиент.
• Сканиране: Софтуерът за управление на документи трябва да предоставя функция за сканиране на документи.
• Сигурност: Системата за управление на документи трябва да ви позволява да задавате разрешения за конкретен потребител за достъп до папки и файлове.

Кой е най-добрият начин за подаване на документи?

Ето най-добрите начини за подаване на документи:

• Система за архивиране по азбучен ред: Най-добрият начин да подадете документи е да ги подредите по азбучен ред. Името на папка трябва да отговаря на името на документите.
• Числова система за архивиране: Фирмите, които се нуждаят от редица документи като фактури, трябва да създадат цифрова система за архивиране.
• Система за архивиране на категории: Трябва да подредите файловете си според категории като лични, маркетингови, административни и клиентски данни. Също така е възможно да включите подтеми за всяка категория според вашите нужди.

Как работи електронната система за управление на документи?

Ето работния процес на системата за управление на документи:

• Заснемане на документи: Механизмът за заснемане на документи ще ви помогне да запазите вашите файлове, така че лесно да ги намерите по-късно. Това е възможно поради функцията за индексиране на DMS. Можете също така да добавите някои метаданни за търсене в тях без проблеми.
• Централно съхранение на документи: DMS има централно съхранение на документи. Това е важно за управление и запазване на документи, които идват от различни места.
• Извличане и разпространение на документи: DMS включва извличане и разпространение на документи. Важно е да се уверите, че използвате и споделяте вашите документи без никакви проблеми.

Какви са опциите за внедряване на софтуера за управление на документи?

Има две опции за внедряване на софтуер за управление на документи: 1) Облачен софтуер и 2) Локален софтуер.

1. Облачен софтуер:

Базираният в облак софтуер се хоства в интернет, вместо да се инсталира на вашия компютър. Позволява ви достъп до вашите документи от всяко място.

Базираният в облак софтуер има следните опции за внедряване:

• Има по-ниски разходи за управление на документи и осигурява лесна мащабируемост.
• Данните се съхраняват в сървъри на трети страни. Това ще намали тежестта на контрола му.
• Достъпен от всяко устройство, свързано с интернет.

2. Локален софтуер:

Локалният софтуер обикновено са приложения, които се инсталират на локалната система. Той ви позволява да конфигурирате, управлявате и контролирате вашите данни с лекота.

Локалният софтуер има следните опции за внедряване:

• Този тип софтуер има по-високи първоначални разходи, но няма повтарящи се разходи.
• Отнема много време за изпълнение.
• Актуализациите са отговорност на потребителя.
• Всички ваши данни се съхраняват на самостоятелно управлявани сървъри, които дават на потребителите добър контрол върху тях.
• Той може да се персонализира по отношение на контрола на данните и сигурността.

Присъда

Софтуер за управление на документи опростява организирането, съхраняването и достъпа до файлове по сигурен начин. Смятам, че е от съществено значение за фирмите, които искат да рационализират работните процеси и да подобрят екипното сътрудничество. Това е сигурно и надеждно решение, предлагащо функции за контрол на версиите, съответствие и интеграция. Вижте моята присъда по-долу за най-високо оценените инструменти в тази категория.

• Zoho WorkDrive: Здрава платформа, предлагаща интелигентно търсене, неограничен брой версии, безпроблемно сътрудничество и интеграция с над 5000 приложения. Той е сигурен, удобен за потребителя и идеален за фирми от всякакъв размер.
• Smartsheet: Цялостен инструмент за автоматизиране на работни потоци и управление на проекти с отчитане на живо и опции за интеграция.
• Icedrive: Сигурно и рентабилно решение с криптиране с нулево знание, интелигентно кеширане и надеждни функции за споделяне на файлове.

Въпроси и Отговори