SAP Урок за физическа инвентаризация: MI01, MI02, MI04, MI07
Оливия Търнър
Какво е физическа инвентаризация?
Физическата инвентаризация е процес на определяне дали количествата в инвентара са точни или дали има разлики в количеството, посочено физически присъстващо, и това, споменато в SAP система. По принцип, след като приключите с физическата инвентаризация, нивата на вашата система и физически запаси трябва да бъдат същите.
То е задължително по законови причини и в повечето случаи се провежда веднъж годишно.
За да опростите процеса, проверете диаграмата по-долу, това са най-честите стъпки за извършване на физическа инвентаризация (не само в SAP ERP).
Освен правните причини е изключително полезно да разполагате с правилните складови количества в системата, съответстващи на физическия склад. Ръководството може да има правилната информация за стойността на складовите материали. ATP за продажби е правилен. MRP се извършва с помощта на правилните входни параметри (количества материални запаси).
Липсата на правилните нива на запаси в системата означава точно обратното. Ръководството има грешна представа за финансовия аспект на притежаваните акции. ATP използва грешни данни (продажбите може да не са в състояние да продадат нещо физически на склад, но не съществуващо в системата, или системата може да позволи продажбата на нещо, което физически не присъства в склада). MRP е неточен (планирането на производството и други процеси на планиране на материали може да са в голям проблем, тъй като от тях се изисква да изчислят нуждите за производство/доставяне въз основа на нивата на запасите и няколко друга информация).
Сега виждате, че наличието на ясни и правилни нива на запаси е от огромно значение за много процеси в една компания. Сега ще видите как се извършва физическата инвентаризация в модула MM.
Видове физическа инвентаризация
Могат да се използват следните процедури за физическа инвентаризация SAP система:
- Периодична инвентаризация
- Непрекъсната инвентаризация
- Броене на цикъла
- Вземане на проби от инвентара
Периодична инвентаризация През повечето време компаниите използват този вид инвентар. В повечето случаи се прави веднъж годишно и този вид инвентаризация се нарича годишна физическа инвентаризация. Това означава, че материалната наличност се отчита веднъж годишно. Най-често в края на годината или след края на сезона (в сезонни отрасли).
Непрекъсната инвентаризация Всички материали се отчитат в определен момент от годината, но това може да бъде във всеки определен ден. Така че можем да преброим някои материали през февруари, други през април и така нататък. Един материал може да се брои на една дата. Този тип инвентаризация се използва главно в складове, базирани на управление на складове, но може да се направи и при управление на инвентаризация.
Броене на цикъла Този тип инвентаризация ни позволява да зададем период за редовни интервали за физическа инвентаризация на материално ниво. Така че бързо движещ се материал с висока стойност може да се брои четири пъти годишно, докато бавно движещ се материал и материал с ниска стойност може да се брои веднъж годишно. Индикаторът за това е зададен в основния материал на изгледа 1 на завода/склада, в полето
CC физ. инв. Инд. Вземане на проби от инвентара Само определен брой произволно избрани материали се отчитат на ключовата дата на баланса и ако тези материали показват достатъчно малки разлики, може да се счита, че другите материали също имат правилни нива на запаси. Всъщност не се използва толкова често, тъй като по същество е приблизително, но в някои случаи може да се използва, ако структурата на материала и склада предполага това.
Ще разгледаме най-често срещаната опция – годишна инвентаризация в следващата тема.
Създаване на документ за физическа инвентаризация
Следната процедура може да се използва при създаване и обработка на документа за физическа наличност.
Стъпка 1)
- Изпълнете транзакцията MI01.
- Въведете дата на документа и планирана дата за броене (оставете стойността по подразбиране за днес).
- Въведете индикатор за завод/място на склад/специален запас.
- Изберете дали искате Блокиране на осчетоводяване (ако има възможност някой да извърши осчетоводяване, докато се извършва физическа инвентаризация, активирайте това – ниво на материал), Замразяване на инвентара в книгата (текущото салдо на инвентара в книгата ще бъде записано в документа за физическа инвентаризация, ако тази опция е активиран) и ако искате да преброите партиди с флаг за изтриване (разбираемо от само себе си). Натиснете ENTER.
Стъпка 2)
- Въведете номера(ата) на материала, който искате да включите в този документ за физическа наличност.
- Запазете данните за транзакцията.
Ще бъдете информирани за новосъздадения номер на документ за физическа инвентаризация.
Стъпка 3) Стъпка по избор.
- Изпълнете транзакцията MI02 за извършване на промени в документа (ако е необходимо).
- Double щракнете върху елемента, ако искате да проверите дали преброяването вече е извършено.ž
- Ако трябва да изтриете документа, можете да зададете индикатора за изтриване.
Стъпка 4) Стъпка по избор.
- Можете да видите в нивото на артикула, че нашият материал все още не е отчетен.
Стъпка 5) Стъпка по избор.
- На ниво заглавка можете да редактирате данните, въведени по време на създаването на документ за физическа инвентаризация.
Вече сте готови със създаването (и промяната на документа за физическа инвентаризация). Можете да покажете документа с MI03 код на сделката.
Въвеждане на резултатите от преброяването
В следващата тема ще ви покажа как можете да въведете резултатите от преброяването в документа за физическа инвентаризация.
Процесът е сравнително лесен, но трябва да се изпълни точно, тъй като грешката при въвеждане на броенето води до лоши салда по-късно. Така че има голяма необходимост както процесът на преброяване, така и процесът на въвеждане да бъдат точни.
Стъпка 1)
- Изпълнете кода на транзакцията MI04.
- Въведете номера на физическия документ и фискална година.
- Въведете датата на броене, ако се различава от предложената.
-
Въведете процента на отклонението. Това означава, че ако сте имали 100 броя на склад преди процеса на физическа инвентаризация и въведете 107 броя като резултат от преброяването, ще бъдете информирани с предупредително съобщение за разликата между предишното количество на склад и преброеното количество.
Натискане ENTER.
Стъпка 2)
- Въведете количеството, което се брои за този материал.
- Натиснете ENTER.
Ще бъдете информирани, че има разлика в количеството от 20 бр. Ако не сте сгрешили при въвеждане на количеството, можете да заобиколите предупреждението с натискане на ENTER. Ако сте допуснали грешка при въвеждане на количеството, можете да коригирате въведеното (124 бр. в моя случай) и да натиснете отново ENTER.
Ако получите предупредителното съобщение и мислите, че може да има грешка в процеса на преброяване, можете да преброите елемента отново и да коригирате резултатите (вижте MI05 код на транзакция и MI11 ако е необходимо).
След като коригирам въведеното си на 124 бр., ще го направя запишете данните за транзакцията.
Публикуване на разликите
След като евентуално сте преброили и въвели отново информация за количеството за проблемни материали, можете да осчетоводите разликите, като използвате транзакцията MI07.
Стъпка 1)
- Изпълнете транзакцията MI07.
- Въведете вашия физически инвентар и фискална година.
- Въведете дата на публикуване. Осчетоводяването на стоки ще бъде извършено в съответствие с тази дата. Някои компании използват 31.12. В годишната физическа инвентаризация като последния ден от фискалната година.
- Можете да използвате праговата стойност, за да въведете максимално допустимата стойност на разликите в местна валута. Ако не желаете ограничение, оставете това поле празно. За да работи това, материалите трябва да имат стандартна или променлива цена, която се поддържа.
- Натискане ENTER.
Стъпка 2)
- Можете да видите разликата в количеството. Това означава, че сме намерили 4 бройки повече, отколкото беше посочено преди това в системата.
- Стойността не е показана, тъй като нашият контролен/счетоводен отдел все още не е публикувал цените за този материал. Това трябва да се направи в производствена среда. Не можете да осчетоводите разлика от 4 броя със съответната стойност от 0,00 Eur.
Можем да видим, че нашето осчетоводяване се извършва чрез създаване на получения материален документ 4900547510.
Стъпка 3) Не е задължително.
Можем да проверим документа за материала MB03.
- В документа за материала виждаме количество от 4 бр.
- Типът движение, използван за получаване на стоки от осчетоводяване на разлики във физическата наличност, е 701.
Това означава, че 4 броя се добавят към инвентара.
За справка на стандартните типове движения, използвани за физическа инвентаризация, вижте таблицата по-долу.
- 701 – Стокова разписка за неограничен запас
- 702 – Издаване на стоки за неограничен запас
- 703 – Стокова разписка за проверка на качеството на склада
- 704 – Издаване на стоки за склад за проверка на качеството
- 707 – Стокова разписка за блокирана наличност
- 708 – Издаване на стоки за блокиран склад
Готови сте с физическата инвентаризация. Вече можете да продължите с обичайните складови дейности.
