Физическа инвентаризация в SAP ММ: MI01, MI04, MI07
Оливия Търнър
⚡ Умно обобщение
SAP Физическата инвентаризация съгласува наличностите, записани в SAP система с количествата, физически налични в склада. Този урок ще ви преведе през транзакции MI01, MI02, MI04 и MI07, за да създадете документи, да въведете броячи и да осчетоводите разликите точно.
Какво е физическа инвентаризация?
Физическата инвентаризация е процесът на определяне дали количествата на запасите, записани в SAP съответстват на количествата, физически налични в склада. След като физическата инвентаризация е завършена, SAP Системните баланси и действителните физически запаси трябва да съвпадат.
Това е задължително по законови причини и в повечето случаи се провежда веднъж годишно.
За да се опрости процесът, диаграмата по-долу показва най-често срещаните стъпки за цикъл на физическа инвентаризация (не само в SAP ERP).
Освен спазването на законовите изисквания, наличието на правилни количества на складовите наличности в системата, които съответстват на физическите наличности, е изключително ценно. Ръководството получава точна информация за стойността на складовите материали, ATP за продажби отразява реалността и MRP работи с правилните входни параметри.
Без правилни нива на запасите се случва обратното. Ръководството вижда подвеждаща финансова картина на наличните запаси, ATP използва лоши данни (продажбите може да не са в състояние да продадат нещо физически налично или системата може да позволи продажбата на нещо липсващо от склада) и MRP става неточен, което води до проблеми с планирането на производството и снабдяването, които зависят от нивата на запасите.
Очевидно е, че точните нива на запасите са от решаващо значение за много фирмени процеси. Следващите раздели показват как се извършва физическа инвентаризация в модула за управление на запасите (MM).
Видове физическа инвентаризация
SAP поддържа следните процедури за физическа инвентаризация.
- Периодична инвентаризация
- Непрекъсната инвентаризация
- Броене на цикъла
- Вземане на проби от инвентара
Периодична инвентаризация. Повечето компании използват този подход. Обикновено се прави веднъж годишно и се нарича годишна физическа инвентаризация. Наличностите се преброяват веднъж годишно, най-често в края на финансовата година или след края на сезона (за сезонни индустрии).
Непрекъсната инвентаризация. Всеки материал се преброява в даден момент през годината, на всеки избран ден. Един материал може да се преброи през февруари, друг през април и т.н., но един материал се преброява само на една дата. Този подход се използва главно в складове, управлявани от склад, въпреки че може да се прилага и при управление на запасите.
Броене на цикли. За физическа инвентаризация на ниво материал се задава редовен интервал. Бързооборотен материал с висока стойност може да се преброява четири пъти годишно, докато бавнооборотен материал с ниска стойност може да се преброява веднъж годишно. Индикаторът се задава в основния запис на материалите, изглед „Завод/Складово място 1“, в полето CC физика. инвентаризация. промишленост
Вземане на проби от инвентара. Само определен брой произволно избрани материали се преброяват на ключовата дата на баланса. Ако тези извадки показват достатъчно малки разлики, останалите материали също се считат за имащи правилни нива на запасите. Това е по същество приблизителна стойност и се използва рядко.
В следващите раздели е разгледан най-разпространеният метод — годишна периодична инвентаризация.
Създаване на документ за физическа инвентаризация
След избрания метод на инвентаризация, следващата стъпка е да се създаде документ за физическа инвентаризация, който ще съдържа плана за преброяване и резултатите.
Стъпка 1)
- Изпълнение на транзакция MI01.
- Въведете датата на документа и планираната дата на преброяване (оставете стойността по подразбиране за днес).
- Въведете завод, място за съхранение и индикатор за специален запас.
- Изберете дали искате Блок за публикуване (активирайте това, ако някой може да осчетоводи движение, докато инвентаризацията е в процес на изпълнение), Замразяване на инвентара на книгите (текущото салдо по книгата се записва в документа, когато е активирано) и дали да се броят партиди с флага за изтриване. Натиснете Въведете.
Стъпка 2)
- Въведете номера(ата) на материала(ите), които да бъдат включени в този документ за физическа инвентаризация.
- Запазете данните за транзакцията.
SAP потвърждава с новосъздадения номер на документа за физическа инвентаризация.
Стъпка 3) По избор
- Изпълнение на транзакция MI02 да се направят промени в документа, ако е необходимо.
- Double-щракнете върху елемент, за да проверите дали преброяването вече е извършено.
- Ако документът вече не е необходим, можете да зададете индикатора за изтриване.
Стъпка 4) По избор
- На ниво артикул, статусът на материала показва, че той все още не е преброен.
Стъпка 5) По избор
- На ниво заглавка можете да редактирате данните, въведени по време на създаването на документ за физическа инвентаризация.
Вече сте готови със създаването и промяната на документа за физическа инвентаризация. Можете да покажете документа по всяко време, използвайки транзакция MI03.
Въвеждане на резултатите от преброяването
След като документът е налице, следващата фаза е записване на действително преброените количества. Процесът е лесен, но трябва да се изпълнява точно, защото грешките тук водят до лоши баланси на запасите надолу по веригата. Както преброяването, така и въвеждането на данни трябва да бъдат прецизни.
Стъпка 1)
- Изпълнете кода на транзакцията MI04.
- Въведете номера на документа за физическа инвентаризация и фискална година.
- Въведете датата на броене, ако тя се различава от предложената.
- Въведете процента на отклонение. Например, ако преди инвентаризацията са били на склад 100 броя и въведете 107 броя като резултат от преброяването, системата показва предупредително съобщение за разликата между предишния склад и преброеното количество. Натиснете Въведете.
Стъпка 2)
- Въведете преброеното количество за този материал.
- Натискане Въведете.
Ако се открие разлика от 20 броя и въведените данни са правилни, натиснете Въведете за да заобиколите предупреждението. Ако записът е бил typing грешка, поправете я (до 124 части в този пример) и натиснете Въведете отново.
Ако подозирате грешка в броенето, а не запетаяping грешка, преброяване и коригиране на резултата (транзакция MI05, и MI11 (ако е необходимо). След коригиране на записа на 124 броя, запишете данните за транзакцията.
Публикуване на разликите
След евентуални преизчислявания и корекции, последната стъпка е осчетоводяване на разликите чрез транзакция MI07.
Стъпка 1)
- Изпълнение на транзакция MI07.
- Въведете документа за физическа инвентаризация и фискалната година.
- Въведете датата на осчетоводяване. Осчетоводяването на стоки се извършва на тази дата. Много компании използват 31 декември като дата на годишна физическа инвентаризация, последният ден от фискалната година.
- Можете да зададете прагова стойност, за да определите максимално допустимата разлика в местна валута. Оставете я празно, за да няма ограничение. Материалът трябва да има поддържана стандартна или променлива цена, за да работи тази опция.
- Натискане Въведете.
Стъпка 2)
- Показано е разликата в количеството. В този пример са намерени четири броя повече, отколкото системата е записала.
- Не се показва стойност, тъй като екипът по контролинг/счетоводство все още не е публикувал цени за този материал. В производството това е задължително — не можете да осчетоводите разлика от четири части със стойност 0.00 EUR.
Публикуването вече е завършено и е предоставен материален документ, като например 4900547510 се генерира.
Стъпка 3) По избор
Можете да проверите материалния документ в MB03.
- Количеството от четири броя е видимо в документа за материалите.
- Вид движение 701 се използва за получаването на стоки, произтичащо от разликата във физическата инвентаризация.
Това добавя четири части към инвентара.
Видове движения за физическа инвентаризация
За справка, таблицата по-долу изброява стандарта SAP видове движения, използвани при осчетоводяване на физическа инвентаризация.
| Тип на движение | Цел |
|---|---|
| 701 | Стокова разписка за неограничен склад |
| 702 | Издаване на стоки за неограничени запаси |
| 703 | Стокова разписка за проверка на качеството на склад |
| 704 | Издаване на стоки за инспекция на качеството |
| 707 | Стокова разписка за блокиран склад |
| 708 | Издаване на стоки за блокиран запас |
Цикълът на физическа инвентаризация вече е завършен и складът може да възобнови нормалните си дейности.
