Кореспонденция в SAP – Конфигурация и типове

Налични са различни стандартни типове кореспонденция като отпечатване на фактура, извлечение по сметка и т.н. Могат да се създават и потребителски типове кореспонденция.

Кореспонденциите могат да бъдат създадени по време на обработка на конкретна бизнес транзакция или на по-късен етап за вече създадени осчетоводявания на транзакции.

Кореспонденцията може да бъде изпратена до клиент/доставчик в различни формати като имейл и факс. Кореспонденцията е основно писма и т.н., които се изпращат от SAP на продавача/клиента и т.н.

Кореспонденцията може да се създава индивидуално или колективно, ad-hoc или чрез автоматизирана групова работа.

Видове кореспонденция

Следва примерен списък с различни стандартни типове кореспонденция, които могат да бъдат копирани, за да се създаде конкретен потребителски формуляр, програма и т.н.

Тип кореспонденция	кореспонденция Descriptйон	Програма за печат	Необходими данни	Примерен стандарт SAP Скрипт форма
SAP01	Известия за плащане	RFKORD00	Номер на документ	F140_PAY_CONF_01
SAP06	Извлечения от сметката	RFKORD10	Номер на сметката и дата	F140_ACC_STAT_01
SAP07	Bill извлечения от обменни такси	RFKORD20	Номер на документ	F140_BILL_CHA_01
SAP09	Вътрешни документи	RFKORD30	Номер на документ	F140_INT_DOCU_01
SAP10	Индивидуални писма	RFKORD40	Номер на сметка	F140_IND_TEXT_01
SAP11	Извадки от документи	RFKORD50	Номер на документ	F140_DOCU_EXC_01
SAP13	Изявления на клиенти	RFKORD11	Клиентски номер и дата	F140_CUS_STAT_01

Как да направите конфигурация за кореспонденция

Конфигуриране на кореспонденция в SAP може да се извърши в следните стъпки по-долу

Стъпка 1) Определете тип кореспонденция

Път: – SPRO > Финансово счетоводство (ново) > Вземания и задължения > Клиентски акаунти > Поредици > Кореспонденция > Създаване и проверка на настройки за кореспонденция > Дефиниране на типове кореспонденция

Код на транзакцията: -OB77

Тук различни SAP налични са стандартни типове кореспонденция. Можете също да създадете свои персонализирани типове кореспонденция. Можете да укажете какви данни са необходими за генериране на кореспонденция, напр. за извлечение по сметка можете да укажете, че основният клиент/доставчик е необходим за извлечението. Също така можете да посочите параметрите на датата и текста, който да се показва за избор на дата.

Стъпка 2) Задайте програма за тип кореспонденция

Път:-SPRO > Финансово счетоводство (ново) > Вземания и задължения > Клиентски акаунти > Поредици > Кореспонденция > Създаване и проверка на настройки за кореспонденция > Присвояване на програми за типове кореспонденция

Код на транзакцията: –OB78

Тук трябва да свържете програмата за генериране на кореспонденция с типа кореспонденция. Можете също така да посочите различни програми за различни фирмени кодове. (Също така можете да посочите тук варианта по подразбиране, който програмата да изпълни. Можете да създадете такъв вариант от транзакция SE38/ SA38 за програмата.)

Можете също така да създадете своя собствена персонализирана програма като копие на стандартната програма и да направите подходящи промени, за да посрещнете всяка специфична нужда на вашия клиент.

Стъпка 3) Определете функциите за извикване за тип кореспонденция

Път:-SPRO > Финансово счетоводство (ново) > Вземания и задължения > Клиентски акаунти > Поредици > Кореспонденция > Създаване и проверка на настройките за кореспонденция > Определяне на функции за повикване

Код на транзакцията: -OB79

Тук трябва да посочите в кой момент можете да генерирате конкретния тип кореспонденция. Можете също да зададете различна настройка за различни фирмени кодове. Различните налични опции са:-

• В момента на въвеждане на документа (напр. FB50, FB60 и т.н.)
• В момента на осчетоводяване на плащания (напр. F-28, F-26 и т.н.)
• По време на показване или промяна на документа (напр. FB02, FB03 и т.н.)
• По време на показване на акаунта (напр. FBL1N, FBL5N и т.н.)

Стъпка 4) Задайте формуляр за кореспонденция към програмата за печат на кореспонденция

Път:-SPRO > Финансово счетоводство (ново) > Вземания и задължения > Клиентски сметки > Кореспонденция на редови позиции > Създаване и проверка на настройки за кореспонденция > Дефиниране на имена на формуляри за печат на кореспонденция

Код на транзакцията: –OB96

Тук трябва да посочите коя дефиниция на формуляри ще се използва от програмата за печат на кореспонденция. Можете също да зададете различна настройка за различни фирмени кодове. ( SAP Формата на скрипта се дефинира с помощта на транзакцията SE71, където различните данни са подредени в изходния формат, за да бъдат обработени. това SAP Формата на скрипта дефинира оформлението в изхода.)

Можете също да използвате двуцифрени идентификатори на формуляри, чрез които можете да извиквате различни формуляри за различни идентификатори на формуляри в един и същ фирмен код.

Този идентификатор на формуляр може да бъде даден в екрана за избор на програмата за печат, генерираща кореспонденция. Можете да изберете само един ID на формуляр наведнъж за тип кореспонденция. Можете да създадете множество типове кореспонденция, задействайки различни идентификатори на формуляри.

Стъпка 5) Дефинирайте данните за изпращача за кореспонденция

Път:-SPRO > Финансово счетоводство (ново) > Вземания и задължения > Клиентски акаунти > Поредици > Кореспонденция > Създаване и проверка на настройки за кореспонденция > Дефиниране на данни за изпращача за формуляр за кореспонденция

Код на транзакцията: -OBB1

Тук можете да свържете подробностите за горен, долен колонтитул, подпис и подател. Този текст се дефинира с помощта на транзакцията SO10 с текстов ID, както е свързан по-горе (напр. ADRS). Можете също така да зададете различна настройка за различни фирмени кодове. (Също така може да се дефинира двуцифрен вариант на изпращача, който можете да зададете на параметрите за избор на програмата за печат. Това ще даде възможност за различни данни за изпращача в рамките на един и същ фирмен код.)

Стъпка 6) Дефинирайте варианти на сортиране за кореспонденция

Път:-SPRO > Финансово счетоводство (ново) > Вземания и задължения > Клиентски сметки > Поредици > Кореспонденция > Създаване и проверка на настройки за кореспонденция > Дефиниране на варианти за сортиране за кореспонденция

Код на транзакцията: –O7S4

Тук можете да посочите в какъв ред да се генерират писмата за кореспонденция. Например, ако генерирате извлечение за сметка за множество доставчици, тогава доставчиците ще бъдат сортирани в този ред и след това писмото ще бъде генерирано. Този вариант на сортиране може да бъде даден в екрана за избор на програмата за печат, генерираща кореспонденция.

Стъпка 7) Дефинирайте варианти на сортиране за договорени позиции в кореспонденция

Път:-SPRO > Финансово счетоводство (ново) > Вземания и задължения > Клиентски акаунти > Поредици > Кореспонденция > Създаване и проверка на настройки за кореспонденция > Дефиниране на варианти за сортиране за договорени позиции

Код на транзакцията: –O7S6

Тук можете да посочите в какъв ред ще се появяват различните позиции в кореспонденцията. Например, ако извлечение от сметка на доставчик има множество фактури, тогава фактурите ще бъдат сортирани в този ред и след това писмото ще бъде генерирано.

Този вариант на сортиране може да бъде даден в екрана за избор на програмата за печат, генерираща кореспонденция.

Генериране на кореспонденция

Както беше показано по-рано, също докато конфигурирате точката за повикване, кореспонденцията може да бъде генерирана в по-долу време: -

1. В момента на въвеждане на документа (напр. FB50, FB60 и т.н.)
2. В момента на осчетоводяване на плащания (напр. F-28, F-26 и т.н.)
3. По време на показване или промяна на документа (напр. FB02, FB03 и т.н.)
4. По време на показване на акаунта (напр. FBL1N, FBL5N и т.н.)

Кореспонденцията може да се генерира за конкретен документ или за сметка на доставчик(и)/клиент(и). Следващите слайдове ще обяснят генерирането на кореспонденция по различни начини и нейното отпечатване.

Генериране на кореспонденция (Метод A): -

Кореспонденцията може да се генерира, докато създавате, променяте или показвате документа.

За целта отидете на Околна среда > Кореспонденция и изберете съответния тип кореспонденция, напр. вижте екрана по-долу в FB70 създаване на клиентска фактура:-

По подобен начин можете да създадете кореспонденция от показване на документ/промяна от транзакцията, като във FB02/ FB03/ FBl1N/ FLB5N и т.н.

Генериране на кореспонденция (метод B)

За съществуващи счетоводство документи можете да използвате код на транзакция FB12.

След въвеждане на кода на фирмата, той ще поиска вида на кореспонденцията. Изберете Тип кореспонденция и той ще ви помоли да въведете номер на документ/номер на сметка. и т.н. въз основа на настройката за тип кореспонденция. След това се иска кореспонденцията.

Генериране на кореспонденция (метод C)

От транзакция F.27 можете да генерирате кореспонденцията (извлечение по сметка) за доставчик(и)/клиент(и).

Тук „Индикатор в главния запис“ дадената стойност трябва да съвпада със стойността, дадена в основните данни на клиент/доставчик > Фирмен код > Кореспонденция.

Ако поставите отметка в квадратчето „Индивидуална заявка“, тогава ако един и същ доставчик/клиент има редови позиции в множество фирмени кодове, тогава за всеки фирмен код ще се генерира отделно извлечение.

Печат на кореспонденция

Отпечатване на кореспонденция (метод A): -

Използвайте код на транзакция F.61 за отпечатване на вече генерирания съответен тип кореспонденция. При изпълнение просто ще отпечата кореспонденцията (ако е конфигуриран имейл/факс и т.н., изходът ще бъде генериран в този формат)

Отпечатване на кореспонденция (Метод B): -

От транзакцията F.64, можете да видите генерираното писмо за кореспонденция (Spool) и да го отпечатате. (Разликата от F.61 е, че във F.64 можете да извършвате и други операции (като изтриване, преглед на печат и т.н.) за вече генерирана заявка за кореспонденция.)

Генерираният спул може да се види и отпечата от транзакцията SP02 или System > Own Spool request.

Кореспонденция чрез имейл

Поддържайте имейл адреса в настройката в customer/ майстор на продавача > Общи данни > Раздел Адрес > Комуникация и изберете метода на комуникация като имейл.

Също така поддържайте имейл идентификатора в основния клиент/доставчик > Данни за фирмен код > Раздел Кореспонденция.

Тогава кореспонденцията за този клиент/доставчик ще бъде генерирана във формат на имейл вместо изход за печат (като се вземе предвид настройката за изход на потребителя, направена за определяне на метода на комуникация в изхода на потребителя, даден в следващия слайд.)

(Забележка: По подобен начин можете да направите настройка за извеждане на факс, като изберете стандартната комуникация като ФАКС и поддържате номер на факс.)