مقدمة عن الشراء وطلبات الشراء في SAP

الشراء هو أحد مكونات SAP يمكن تصوير وحدة MM وعمليتها بشكل تقريبي في الرسم البياني أدناه.

يقوم تخطيط الموارد المادية (MRP) بإنشاء اقتراح شراء ثم يتم تحويله لاحقًا إلى طلب شراء. الخطوة التالية هي تعيين المصدر لطلب الشراء وإصدار طلب الشراء. يتم تحويل طلب الشراء إلى أمر شراء وعند استلام البضائع يمكن إصدار إيصال فاتورة لإكمال عملية الشراء. بالإضافة إلى ذلك تتم معالجة الدفع (في وحدة FI).

ليس من الضروري أن يبدأ الاقتناء بواسطة MRP، بل يمكن أن يبدأ عن طريق التخطيط المستند إلى الاستهلاك أو عن طريق الإنشاء المباشر للعلاقات العامة أو أمر الشراء.

MRP هي وظيفة نظام لتحديد متطلبات المواد على كل من مستوى المادة وقائمة المواد. قنبلة (Bill من المواد) هي قائمة المكونات والمكونات الفرعية التي تتكون منها مادة واحدة.

واحدة من الوثائق الأساسية في الشراء SAP هو طلب شراء.

طلب شراء

يمكن إنشاء طلبات الشراء تلقائيًا عن طريق النظام أو يدويًا. ويمكن تحويلها في أوامر الشراء ولكن فقط عند إصدارها (الموافقة على طلب الشراء).

سنغطي العديد من المواضيع في هذا الدرس والتي يمكن أن تساعد في فهم طلب الشراء وإنشائه.

تكون نطاقات الأرقام في طلبات الشراء مطلوبة تمامًا كما هو الحال في المستندات الأخرى، بغرض تعيين رقم المستند للمستندات الجديدة التي تم إنشاؤها.

Later، يتم تعيين نطاقات الأرقام هذه لأنواع مختلفة من المستندات التي يمكننا تحديدها لاستخدامها في معالجة طلب الشراء.

سنقوم أيضًا بتغطية رقم تتبع المتطلبات وهو في الأساس مجموعة أرقام/حروف يمكن تخصيصها بشكل فريد لمستندات متعددة من أجل تتبع بعض المتطلبات المهمة.

ستتعرف على كيفية عمل تحديد المصدر وسبب فائدته، بالإضافة إلى كيفية تعيين هذا المصدر لمستند الشراء الخاص بنا.

وأخيرًا، ستتعرف على كيفية معالجة طلب الشراء، منذ إنشائه وحتى تحويله إلى أمر شراء.

نطاقات الأرقام لطلبات الشراء

يعمل تعيين نطاقات الأرقام لطلبات الشراء على نوع المستند. يمكن إنشاء عدة نطاقات أرقام مختلفة ثم تعيينها لنوع طلب شراء محدد.

ويتم ذلك في التخصيص. يمكن أن تحتوي أنواع مستندات الطلب على نطاقين رقميين معينين. يتم تخصيص نطاق داخلي ونطاق خارجي واحد لكل نوع مستند. تتم زيادة نطاقات الأرقام الداخلية تلقائيًا بواسطة النظام، ويتم تعيين النطاقات الخارجية يدويًا.

تمثل الشاشة أدناه قائمة بنطاقات الأرقام لطلبات الشراء.

من الرقم هو الرقم الأول في النطاق، ومن الرقم هو آخر رقم متاح والرقم الحالي هو آخر رقم مخصص للمستند.

بالإضافة إلى ذلك، هناك مربع اختيار يشير إلى ما إذا كان هذا نطاق رقم خارجي.

على سبيل المثال، يمكن تعريف نطاق الأرقام الداخلي كنطاق من 20000000 إلى 30000000، في هذه الحالة، سيتم ترقيم المستندات من نوع المستند الذي تم تعيينه لهذا الفاصل الزمني بدءًا من 20000001 وستتم زيادتها بمقدار 1 لكل مستند جديد تم إنشاؤه. سيكون آخر رقم متاح لهذه الفترة هو 30000000، وإذا كانت مستنداتك تملأ نطاق الأرقام بالكامل، فيجب تمديده. نادرًا ما يحدث ذلك لأنه يعني أنه سيكون لديك 10 ملايين مستند طلب شراء.

تعريف نوع الوثيقة

تعريف نوع المستند هو إجراء لتحديد أنواع المستندات المختلفة لطلب الشراء. وهو مفيد في تجميع طلبات الشراء وتحديد استخدامها بمزيد من التفصيل. على سبيل المثال، يمكن أن يكون لدينا علاقات عامة قياسية، والتعاقد من الباطن ونقل المخزون. يناسب كل نوع مستند احتياجات خاصة ويتم تهيئته لاستخدامه بهذه الطريقة.

في تعريف نوع المستند، يمكنك تعريف عدد من الخيارات. فترات الأرقام (داخلية وخارجية)، وفترة العنصر، ومفتاح اختيار الحقل، ومؤشر التحكم، ومؤشر الإصدار الإجمالي (يحدد ما إذا كانت جميع العناصر في طلب الإصدار يتم إصدارها في وقت واحد أو بشكل فردي).

اكتب مستند طلب الشراء القياسي SAP يتم تعريفه في كافة المنشآت كما NB.

رقم تتبع المتطلبات

يُستخدم هذا الرقم لتتبع متطلبات محددة. ويمكن إدخاله أثناء إنشاء طلب الشراء ويتم نسخه في مستند أمر الشراء. يتم الاحتفاظ به على مستوى العنصر ويمكن اختيار العناصر من خلال هذا الرقم في عدة تقارير مثل ميلب.

• تنفيذ ميلب عملية تجارية.
• انقر على اختار .

عند النقر اتبع الدورة، ستعود إلى شاشة الاختيار الأولية.. لديك أيضًا مجموعة متنوعة من خيارات التحديد ويجب عليك اختيار الخيارات الأكثر ملاءمة لتضييق نطاق البحث.

• أدخل رقم (أرقام) تتبع المتطلبات.
• نفذ - اعدم.

ستظهر لك قائمة بالمستندات التي تحتوي على رقم التتبع.

تحديد المصدر

يساعد تحديد المصدر في العثور على المصدر الأكثر ملاءمة لأحد المتطلبات، على سبيل المثال، يمكن أن يقترح أي اتفاقية تفصيلية أو مصدر المشتريات الداخلي (المصنع) أو أي بائع يمكن استخدامه لطلب مواد محددة في وقت معين.

يأخذ تحديد المصدر بيانات مختلفة كمعلمات لعملية التحديد الفعلية. وتشمل هذه الاتفاقية المخطط التفصيلي، وسجل معلومات الشراء، والمصنع في شركتنا، وترتيب الحصص، وقائمة المصادر.

يتم أخذ كل هذا في الاعتبار عند تحديد أفضل مصدر ممكن للمتطلبات.

يتم الفحص الأول عبر ترتيب الحصص حيث يحدد النظام ما إذا كان هناك مصدر مناسب مع ترتيب الحصص ذات الصلة للمادة، وإذا تم العثور على مصدر مناسب يتم تحديده، ويتم إلغاء البحث الإضافي عن المصدر.

إذا لم يكن الأمر كذلك، يأخذ النظام قائمة مصدر في الاعتبار والبحث عن مصادر صحيحة هناك. تتكون قائمة المصدر من السجلات الثابتة والمحظورة. السجلات الثابتة مخصصة للبائعين الثابتين لمواد محددة صالحة لفترة معينة. السجلات المحظورة لا يمكن استخدامها كمصدر أثناء وجودهم في هذه الحالة.

وأخيرا يبحث النظام عن اتفاق الخطوط العريضة سجل المعلومات لمصادر موثوقة ويعين لهم الطلب. لقد رأيت في الدرس السابق ما هو سجل معلومات الشراء، واتفاقية المخطط التفصيلي هي اتفاقية جدولة أو عقد يتم استخدامه أيضًا في عملية تحديد المصدر كمعلومات إدخال.

لاستخدام تحديد المصدر، يجب عليك تحديد مربع الاختيار "تحديد المصدر" على الشاشة الأولية لطلب الشراء.

تعيين المصدر

يمكن للنظام إجراء تعيين مصدر الخلفية أو المقدمة.

إذا تم البحث في وضع المقدمة، وتم العثور على أكثر من مصدر صالح، فستظهر قائمة اختيار يجب على المستخدم تحديد المصدر المناسب منها. إذا تم العثور على مصدر واحد مناسب فقط، فسيتم تعيينه تلقائيًا.

إذا تم إجراء البحث في الخلفية، فيجب تحديد مصدر واحد ولتحقيق ذلك، سيقوم النظام بأداء وظائف مختلفة في البحث.

على سبيل المثال، تتمتع الاتفاقيات التفصيلية بالأولوية على مصدر سجل معلومات الشراء وفي حالة التعارض، يتم تحديد مصدر اتفاقية المخطط التفصيلي.

إذا تم العثور على أكثر من مصدر صالح في اتفاقيات المخطط التفصيلي، فسيكون المصدر الصالح الفريد هو المصدر الخاص بالمورد العادي، وإذا لم يكن أي من السجلين خاصًا بالمورد العادي، فيجب تحديد المصدر يدويًا.

يمكنك أن ترى كيف يقدم النظام مصدرين، وعلينا أن نختار الأفضل منهما يدويًا.