11 أفضل برامج إدارة المستندات في عام 2025

نظام إدارة المستندات هو حل آلي قائم على السحابة لإنشاء المستندات والملفات التجارية وتنظيمها ومشاركتها وتأمينها. يمكّنك من تتبع إصدار المستند الخاص بك دون أي متاعب. يوفر نظام التخزين السحابي هذا سير عمل مراجعات وموافقات أسرع لأصحاب المصلحة المختلفين الموجودين في مواقع جغرافية متعددة. انها تسمح لك بالوصول بسهولة إلى الخاص بك المستندات التجارية من الأجهزة اللوحية والهواتف الذكية.

بعد قضاء أكثر من 110 ساعة في البحث، قمت بمراجعة أكثر من 39 نظم إدارة الوثائق لقد قمنا باختيار أفضل البرامج بعناية، بما في ذلك الخيارات المجانية والمدفوعة. يقدم هذا الدليل الشامل والمستند إلى بحث جيد نظرة متعمقة على ميزات كل نظام، وإيجابياته وسلبياته، وأسعاره. إذا كنت تبحث عن رؤى موثوقة، فستوفر لك مقالتي كل التفاصيل التي تحتاجها لاتخاذ قرار مستنير. لا تفوت فرصة اكتشاف أفضل الأدوات التي يمكنها تحويل طريقة إدارة المستندات. اقرأ أكثر…

ل Digiأنظمة إدارة المستندات (التحكم)

الاسم	زوهو WorkDrive	ورقة ذكية	Icedrive	bit.ai
المشاركة العامة	نعم	نعم	نعم	نعم
تجربة مجانيّة	15 يوم تجربة مجانية	30 يوم تجربة مجانية	استرداد الأموال خلال 14 يومًا	مجانًا لـ 5 مستخدمين
برمجة تطبيقات الجوال	نعم	نعم	نعم	نعم
نظام الملفات المحلي Sync	نعم	نعم	نعم	نعم
أذونات المجموعة	نعم	نعم	نعم	لا
إدارة تعارض الملفات	نعم	لا	نعم	نعم
Digiإدارة حقوق التل	لا	نعم	لا	نعم
التخزين السحابي بدون نظام الملفات المحلي Sync	نعم	نعم	نعم	لا يوجد
بلاتفورم	Windowsو Mac و Linux	Windowsو Mac و Linux	Windowsو Mac و Linux Androidو iOS	Windowsو Mac و Linux
الرابط	تعرف على المزيد	تعرف على المزيد	تعرف على المزيد	تعرف على المزيد

1) زوهو WorkDrive

زوهو WorkDrive ممتازة منصة تخزين الملفات والتعاون عبر الإنترنت للفرق والشركات. أقدر بشكل خاص كيف يدعم كل من سيناريوهات العمل في المكتب والعمل عن بُعد، مما يجعله خيارًا رائعًا للفرق الهجينة. تجعل الأداة من السهل إنشاء ومشاركة والتعاون باستخدام وحدة تحكم مركزية. إنها ليست مجرد منصة تخزين. في الواقع، تقدم إصدارات الملفات والبحث المتقدم وتنظيم الفريق، وهي ضرورية لـ إدارة المهام على مدار تقييمي، وجدت أن قدرته على توفير الوصول السريع إلى المعلومات يساعدك على البقاء على رأس عملك واتخاذ قرارات مستنيرة بشكل أسرع.

زوهو WorkDrive يتيح لك مشاركة الملفات وإدارتها وتأمينها بكفاءة. كما يوفر بحثًا ذكيًا لاسترجاع الملفات على الفور تاريخ الإصدار غير محدود لاستعادة المستندات. مع WorkDrive تم تبسيط التعاون غير المتزامن. تعد هذه الأداة رائعة لمزامنة الملفات السحابية مباشرة مع سطح المكتب الخاص بك وتتكامل مع أكثر من 5000 تطبيق. تضمن العلامة التجارية المخصصة والمصادقة الثنائية سلامة بياناتك واحترافيتها.

المميزات:

• مجلدات الفريق: أستطيع التعاون بشكل سلس مع فريقي باستخدام مجلدات الفريق، وهي مثالية لمشاركة الملفات وضمان التحديثات في الوقت الفعلي، مما يساعد في تبسيط سير العمل وتركيز إدارة المستندات.
• قوالب مجموعة الملفات: يساعدك هذا على إنشاء قوالب مخصصة لتنظيم البيانات وتحسين سير العمل وجمع المستندات بطريقة منظمة، وهو أمر مفيد للفرق التي تدير مشاريع كبيرة.
• أمن البيانات المتقدم: أعتقد أنه من الضروري الالتزام بمعايير GDPR وHIPAA فيما يتعلق بالبيانات الحساسة. يساعدك هذا الحل على تجنب المخاطر من خلال التخزين الآمن والمصمم خصيصًا لتلبية احتياجات المؤسسة.
• زوهو WorkDrive التكامل مع التطبيقات: زوهو WorkDrive يتكامل مع Salesforce، SlackوJira وGmail، مما يسمح لك بإنشاء تدفقات عمل مخصصة. وهو أمر رائع للشركات التي تهدف إلى تبسيط العمليات عبر الأنظمة الأساسية.
• زوهو WorkDrive وحدة التحكم الإدارية: زوهو WorkDriveتتيح لك وحدة التحكم الإدارية في 's مراقبة نشاط المستخدم وإدارة الوصول إلى البيانات وضمان الامتثال. وهي واحدة من أفضل الأدوات للتحكم المركزي.
• تخزين قابل للتطوير: إنه رائع للشركات التي تبحث عن تخزين مرن. مع خطط متعددة المستويات من 1 تيرابايت إلى 5 تيرابايت وما فوق، يوفر Zoho WorkDrive تتوسع بسهولة لتلبية احتياجات المؤسسة.

التسعير:

زوهو WorkDrive هي منصة تخزين ملفات ومزامنتها وتعاون عبر الإنترنت. تبدأ الخطط من 2.5 دولار/مستخدم/شهر، مع توفر نسخة تجريبية مجانية لمدة 15 يومًا. مثالية لإنتاجية الفريق.

قم بزيارة Zoho WorkDrive

15 يوم تجربة مجانية

---

2) SmartSheet

ورقة ذكية هو نظام ضبط وترتيب الوثائق لقد قمت بمراجعته ووجدته أداة مثالية للعمل الجماعي. إنه حل أتمتة المهام المتكررة مثل إرسال التنبيهات وإدارة التحديثات. أثناء قيامي بالتقييم، لاحظت أن طرق التشفير (256-AES وTLS 1.2) كانت موثوقة وآمنة. يتصل Smartsheet بسلاسة بأدوات مثل Google وSalesforce و Slack. إن قوالبه المخصصة للتسويق ودعم تنسيقات الملفات المتعددة مفيدة لإدارة المشاريع. وفي تجربتي، فإن ميزات الخروج والدخول رائعة للحفاظ على تنظيم المهام.

المميزات:

• تخزين المستندات المركزي: SmartSheet يوفر منصة موحدة لتخزين وتنظيم المستندات، مما يضمن أمان الملفات وإمكانية استرجاعها من مستودع مركزي، مما يساعد على تبسيط إدارة الملفات.
• مجلدات الفريق: أستطيع التعاون بكفاءة مع فريقي باستخدام مجلدات الفريق، وهي رائعة لتنظيم المستندات المشتركة. وقد يساعد هذا في تبسيط الاتصال وضمان وصول الجميع إلى أحدث الملفات.
• التحكم في الإصدار: هدفي هو إدارة مراجعات المستندات مع SmartSheetالتحكم في الإصدارات، مما يساعدك على تجنب الارتباك من خلال ضمان الوصول إلى الملفات الأكثر تحديثًا والاحتفاظ بسجل كامل للتحرير.
• الإذن الحبيبي: يساعدك على التحكم في الوصول إلى الملفات باستخدام إعدادات الأذونات الأساسية، وهي طريقة رائعة لضمان عرض الملفات الحساسة بواسطة المستخدمين المصرح لهم فقط.
• إمكانية الوصول المستندة إلى السحابة: يتيح لك هذا الحل الوصول إلى المستندات وتحريرها بشكل آمن من أي مكان، وهو خيار مثالي لتعزيز التعاون في الوقت الفعلي بين الفرق.
• سير عمل المستندات: إنه يقوم بأتمتة المهام المتكررة مثل تذكيرات الموافقة، وهي إحدى أفضل الطرق لتقليل الجهد اليدوي وتسريع العمليات.
• دعم لأنواع الملفات المختلفة: تعتبر هذه الميزة رائعة لاستيعاب الفرق المتنوعة، حيث إنها تدعم التنسيقات التقليدية والحديثة، مما يساعد على التعامل مع أي نوع من المستندات بسلاسة.

التسعير:

Smartsheet عبارة عن مساحة عمل ديناميكية تمكن الفرق من إدارة المشاريع وأتمتة سير العمل وتحقيق الأهداف بسرعة. تبدأ الخطط من 9 دولارات أمريكية شهريًا. استمتع بفترة تجريبية مجانية لمدة 30 يومًا. لا يلزم وجود بطاقة ائتمان.

قم بزيارتنا SmartSheet >>

نسخة تجريبية مجانية مدتها 30 يومًا (لا يلزم وجود بطاقة ائتمان)

---

3) Icedrive

Icedrive يوفر ميزات رائعة لـ التعاون على الملفات ومشاركتهاخلال تقييمي، وجدت أن نظام التخزين المؤقت الذكي الخاص به مثير للإعجاب في توفير الوصول السريع والسهل إلى الملفات. إنه بديل مثالي لـ Google Drive، تقدم تشفيرًا بدون معرفة يحافظ على معلوماتك آمنة ومتاحة لك فقط.

هو تخزين سحابي مجاني أداة تجعلك تشعر وكأنك تستخدم محرك أقراص ثابتًا فعليًا. تحصل على جميع الميزات الخاصة بخدمات استضافة الملفات مثل التحرير والحذف والتحميل والفتح وما إلى ذلك. إنها واحدة من أفضل منصات التخزين السحابية يأتي هذا مع عملية التحكم في ذاكرة التخزين المؤقت الذكية التي تساعدك على الوصول إلى ملفاتك فورًا عند التثبيت دون انتظار المزامنة.

المميزات:

• إصدار الملف: يمكنني الاعتماد على إصدارات الملفات للحفاظ على إصدارات الملفات السابقة، مما يساعدك على الرجوع إلى الإصدارات السابقة عند الحاجة. وهذا أمر ضروري لتتبع التغييرات بكفاءة.
• تكامل محرك الأقراص الافتراضي: Icedrive يتيح لك تثبيت التخزين السحابي كمحرك افتراضي على جهاز الكمبيوتر الخاص بك، مما يوفر إحدى أسهل الطرق للوصول إلى الملفات بسلاسة كما لو كانت مخزنة محليًا، وتجنب المزامنة اليدوية.
• تشفير من جانب العميل: Icedrive يوفر تشفيرًا فعالًا بدون معرفة. فهو يضمن تشفير الملفات على جهازك قبل التحميل، وهو أمر ضروري للحفاظ على السرية والأمان.
• عارض المستند: يتضمن هذا البرنامج عارض مستندات مدمجًا يتيح لك معاينة تنسيقات الملفات الشائعة دون تنزيلها. وهذه طريقة رائعة لتحسين كفاءة سير العمل وتوفير الوقت.
• المشاركة المتقدمة: يتيح هذا مشاركة آمنة للملفات مع حماية كلمة المرور وتواريخ انتهاء الصلاحية، وهي أفضل طريقة لضمان بقاء المستندات متاحة فقط للمستلمين المقصودين.
• التخزين المؤقت الذكي: إنه يستخدم آلية تخزين مؤقت ذكية تساعدك على الوصول إلى الملفات المستخدمة بشكل متكرر بسرعة مع تقليل استخدام التخزين المحلي، وهو خيار رائع لضمان استرداد المستندات بكفاءة.

التسعير:

Icedrive تبدأ الخطط بسعر 3.99 دولارًا شهريًا لتخزين 150 جيجابايت. خصم 20% على الدفع السنوي.

قم بزيارتنا Icedrive >>

خطة أساسية مجانية مدى الحياة مع سعة تخزينية مجانية تبلغ 10 جيجابايت

---

4) bit.ai

Bit.ai هو نظام إدارة المستندات الذكي تساعد الشركات على إدارة المعلومات عبر المشاريع والفرق والأقسام. أثناء بحثي، وجدت أن هذه الأداة تجعل من الممكن إنشاء مساحات عمل غير محدودة بكل سهولة. من المهم تنظيم المستندات الخاصة بك يمكنك تقسيم المستندات إلى مجلدات ومجلدات فرعية، ويوفر لك برنامج Bit.ai طريقة بسيطة للقيام بذلك. وتعتبر السمات التي يوفرها هذا البرنامج ممتازة لإضفاء تصميم جديد وحديث على مستنداتك.

Bit.ai، التي تأسست عام 2016، هي أداة متعددة الأوجه رائعة لإدارة وإنشاء المحتوى. وهو يدعم أكثر من 100 تنسيق ملف ويوفر مساحة تخزين مجانية تبلغ 1 جيجابايت. يستفيد المستخدمون من السلاسة التكامل مع Tableau, Boxطاولة هوائية, Figmaو Dropbox. بالإضافة إلى ذلك، توفر Bit.ai قوالب تلبي احتياجات مختلف القطاعات، بما في ذلك التسويق والتعليم، وتضمن أمان بياناتك من خلال تشفير 256-AES وTLS، المتوافق مع معايير القانون العام لحماية البيانات (GDPR) وPCI.

المميزات:

• مساحات العمل القابلة للتطوير: من الأفضل استخدام مساحات العمل القابلة للتوسع في Bit.ai لتنظيم المشاريع عبر الفرق. يتيح لك هذا الحفاظ على الكفاءة، سواء كنت تدير مجموعة صغيرة أو منظمة كبيرة.
• البحث الشامل: تُعد ميزة البحث الشامل في Bit.ai مثالية لتحديد موقع المحتوى والمستندات المضمنة بسرعة. فهي تساعدك على توفير الوقت من خلال توفير كل ما تحتاج إليه في مكان واحد.
• المشاركة المتقدمة: يتيح Bit.ai خيارات مشاركة متقدمة مثل الروابط القابلة للتتبع والمستندات المحمية بكلمة مرور، وهي رائعة للمشاركة الآمنة والحفاظ على التحكم في المعلومات الحساسة.
• المستندات الذكية التفاعلية: أستطيع إنشاء مستندات "حية" تفاعلية بسلاسة باستخدام Bit.ai، وهي مثالية لدمج مقاطع الفيديو والصور والوسائط الغنية الأخرى. وقد يساعد هذا في تعزيز التعاون بين الفريق.
• كاتب عبقري الذكاء الاصطناعي: يُعد برنامج AI Genius Writer من Bit.ai حلاً رائعًا لإنشاء المحتوى. فهو يساعدك على إنشاء قوالب وتبادل الأفكار وتبسيط البحث، مما يوفر الوقت والجهد.
• التعاون في الوقت الفعلي: أهدف إلى التعاون مع فريقي في الوقت الفعلي باستخدام Bit.ai، الذي يسمح لي بالعمل معًا دون عناء، بغض النظر عن الموقع. إنها واحدة من أكثر الطرق فعالية لتعزيز الإنتاجية.
• قوالب قابلة للتخصيص: توفر هذه الميزة مئات القوالب المعدة مسبقًا لإجراءات التشغيل القياسية وملاحظات الاجتماعات والبرامج التعليمية. إنها طريقة رائعة لجعل إنشاء المحتوى سريعًا واحترافيًا.

التسعير:

تقدم Tool Bit.ai خططًا تبدأ من 8 دولارًا شهريًا، مع خصم 25% على الدفعات السنوية. يمكنك أيضًا تجربتها من خلال نسخة تجريبية مجانية مدتها 7 أيام.

الرابط: https://bit.ai/

---

5) إنكودوكس

IncoDocs هو الحل الذي يساعدك إدارة المستندات رقميًا للمصدرين والشركات التجاريةأثناء تحليلي، وجدت أنه أحد أفضل الأدوات لإنشاء ملفات المبيعات والشحن في وقت أقل. فهو يقلل من إدخال البيانات يدويًا ويساعد في تجنب التأخير في الشحنات. يتيح IncoDocs للفرق العمل معًا في مساحة عمل مشتركة، وهو أمر ضروري للمهام عن بُعد. كما يخزن قوالب المستندات بشكل آمن في السحابة، مما يوفر عملية تصدير أكثر كفاءة.

IncoDocs هو برنامج متعدد الاستخدامات لإدارة المستندات، تم تأسيسه في عام 2016، ويمكن الوصول إليه من أي جهاز. انها تسمح لك إنشاء الفواتير التجارية بسهولة وتقدم قوالب لمستندات المبيعات المتنوعة. تتكامل الأداة بسلاسة مع Xero وQuickBooks وتدعم تنسيقات ملفات متعددة.

المميزات:

• مكتبات البيانات القابلة لإعادة الاستخدام: أجد أنه من المفيد استخدام مكتبات البيانات القابلة لإعادة الاستخدام، والتي تسمح لك بتخزين تفاصيل المنتج ومعلومات الاتصال. هذه إحدى أسهل الطرق لتوفير الوقت في الإدخالات المتكررة.
• Digiالتوقيع: يساعدك هذا الحل الرائع على التوقيع والختم رقميًا على المستندات Digiالتوقيعات وأختام الشركة، مما يلغي الحاجة إلى الطباعة والمسح الضوئي لضمان سير عمل سلس بدون ورق.
• دمج: من الجيد أن تفكر في تكاملات واجهة برمجة التطبيقات والنظام، والتي تسمح لك بالاتصال بأنظمة ERP وTMS وغيرها من الأنظمة. هذه واحدة من أكثر الطرق فعالية لتقليل عبء العمل اليدوي.
• قوالب المستندات: من الضروري أن يكون لديك إمكانية الوصول إلى أكثر من 30 قالبًا متوافقًا مع UNLK، بما في ذلك الفواتير التجارية، Billوثائق الشحن وشهادات المنشأ. وهذا يساعدك على ضمان الامتثال للمعايير الدولية.
• البيانات Syncالتسلسل: تساعدك هذه الميزة على تقليل الأخطاء عن طريق إدخال تفاصيل الشحنة مرة واحدة في الملف الرئيسي، مع مزامنة البيانات تلقائيًا عبر المستندات ذات الصلة.
• مساحة عمل قائمة على السحابة: إنه مثالي للتعاون مع أعضاء الفريق في بيئة مشتركة تعتمد على السحابة، مما يسمح لك بالوصول إلى المستندات في الوقت الفعلي وتعزيز الشفافية التشغيلية.
• مشاركة المستندات بشكل آمن: تعتبر هذه الميزة رائعة لنقل المعلومات الحساسة إلى الشركاء والعملاء بشكل آمن، مما يساعدك على تجنب خروقات البيانات وضمان الكفاءة.

التسعير:

تعمل IncoDocs على تبسيط وثائق الاستيراد/التصدير، مما يعزز كفاءة التجارة العالمية. السعر: 29 دولارًا شهريًا، خصم 20% سنويًا. استمتع بخطة أساسية مجانية مدى الحياة. تبسيط وتنظيم وتسريع تجارتك.

الرابط: https://incodocs.com/

---

6) تمبلافي

يعد Templafy حلاً ممتازًا لإدارة المستندات. لقد قمت بتحليل ميزاته، وأعجبتني قدرته على عرض المحتوى المناسب للموظفين بناءً على أدوارهم. لوحة التحكم سهلة التنقل وتتيح لك إدارة المحتوى دون أي متاعبخلال عملية التقييم، رأيت كيف يربط البرنامج بيانات DMS مباشرة بالمستندات، مما يؤدي إلى إنشاء تدفقات عمل أسرع. أوصي به للشركات التي تتطلع إلى الحفاظ على دقة وموثوقية تخزين المستندات لديها.

تتيح لك شركة Templafy، التي تأسست عام 2016، إمكانية الاتصال ودمج البيانات من نظام إدارة الوجهات السياحية (DMS)، مما يوفر خدمة حل التخزين السحابي الذي يضمن لك الوصول إلى المستندات من أجهزة مختلفة مثل الأجهزة اللوحية والهواتف الذكية.

المميزات:

• إنشاء المستندات تلقائيًا: أستطيع تجميع مستندات كاملة باستخدام الأتمتة القائمة على القواعد وGenAI. هذه إحدى أسهل الطرق لاستخراج محتوى محدث من المكتبات الداخلية أو التكاملات مع جهات خارجية.
• مكتبات المحتوى المركزية: يتيح لك Templafy الوصول إلى جميع الأصول في مكان واحد، وهو أمر رائع لبناء مكتبات مخصصة. قد يساعد هذا في تحسين الكفاءة دون التبديل بين التطبيقات المختلفة.
• إدارة توقيع البريد الإلكتروني: يساعدك Templafy على إنشاء وإدارة توقيعات البريد الإلكتروني في بيئة منخفضة التعليمات البرمجية. من الأفضل طرح التحديثات أو الحملات بسرعة دون الحاجة إلى مساعدة من قسم تكنولوجيا المعلومات.
• القوالب الذكية: يمكنني ضمان الاتساق والامتثال من خلال دمج الهوية البصرية وإرشادات العلامة التجارية وإخلاء المسؤولية القانونية تلقائيًا في القوالب. يساعدك هذا في توفير الوقت وتجنب الأخطاء اليدوية عبر أنواع المستندات.
• التكامل الديناميكي للمحتوى: إنها طريقة رائعة لأتمتة العناصر الضرورية من خلال سحب المحتوى من المكتبات الداخلية والخارجية. وهذا يسمح لك بالتخصيص بكفاءة مع الحفاظ على الامتثال عند الحاجة.
• إدارة القوالب في الوقت الفعلي: يساعدك هذا في تحديث كل شيء باستخدام إدارة القوالب المركزية. قد يكون من المفيد التأكد من أن جميع المستخدمين يمكنهم الوصول إلى أحدث الإصدارات في الوقت الفعلي.
• إدارةالمستخدم: من الضروري إدارة ملفات تعريف المستخدمين ومستويات الوصول من خلال لوحة إدارة مركزية. يتيح لك ذلك توسيع نطاق إدارة المحتوى وتأمينها بشكل حدسي.

التسعير:

يعمل Templafy على تعزيز الكفاءة في إنشاء المستندات وإدارتها. اتصل بفريق المبيعات لمعرفة الأسعار.

الرابط: https://www.templafy.com/home/platform/

---

7) بيتريكس24

يقدم Bitrix24 حل ممتاز للفرق التي تحتاج إلى برنامج إدارة المستنداتلقد قمت بمراجعة مميزاته وهي مثالية للفرق الصغيرة أو الكبيرةيدعم كل من الأنظمة السحابية والمحلية ويوفر إمكانية الوصول إلى الكود المصدر. تعد هذه الأداة مفيدة لتخزين الملفات المهمة، بما في ذلك مقاطع الفيديو والمستندات والعروض التقديمية، للاستخدام الخاص أو المشترك. لقد وجدت نظام تتبع الإصدارات الخاص بها مثيرًا للإعجاب لتنظيم الملفات.

تأسست شركة Bitrix24 في عام 2012، وهي تقدم مركز لإدارة المستندات مع 5 جيجا بايت من مساحة التخزين المجانيةيقوم بحفظ المستندات تلقائيًا في حسابك، ويدعم تنسيقات ملفات متعددة، ويقدم أذونات وصول قابلة للتكوين. يعد Bitrix24 مثاليًا لأولئك الذين يبحثون عن حل شامل وآمن وفعال لإدارة المستندات.

المميزات:

• التعاون في الوقت الفعلي: من الضروري أن يكون العمل الجماعي سلسًا. يتيح لك Bitrix24 تحرير المستندات مع الزملاء أو المستخدمين الخارجيين في نفس الوقت، مما يضمن بقاء المشاريع محدثة ومنظمة.
• تخزين الملفات ومشاركتها: إن استخدام خيارات تخزين الملفات في Bitrix24 يعد طريقة رائعة لتأمين الملفات. فهو يساعدك على تخزين الملفات ومشاركتها دون عناء مع ضمان الوصول إليها من أجهزة سطح المكتب والأجهزة المحمولة.
• تاريخ النسخة: تتيح لك هذه الميزة تتبع التعديلات من خلال سجل الإصدارات، كما تساعدك ميزة قفل المستندات على تجنب التغييرات العرضية أثناء التحديثات الحرجة. وهي الأفضل لضمان سلامة البيانات.
• أذونات الوصول: من الجيد تكوين حقوق الوصول لحماية البيانات الحساسة. يساعدك Bitrix24 على ضمان أن يتمكن فقط الأفراد المصرح لهم من عرض وتحرير المستندات الهامة.
• إنشاء المستندات وتحريرها: يمكنني إنشاء وتحرير المستندات وجداول البيانات والعروض التقديمية في الوقت الفعلي باستخدام Bitrix24، الذي يدعم تنسيقات مثل docx وpptx وxlsx. قد يساعد هذا في تعزيز التعاون بين الفرق بشكل فعال.
• الوصول المحمول: من المفيد استخدام تطبيق Bitrix24 المحمول للوصول إلى المستندات وتحريرها ومشاركتها أثناء التنقل. وهذا مثالي للحفاظ على الإنتاجية خارج المكتب.
• عمليات سير العمل التلقائية للمستندات: تعد عمليات سير العمل الآلية في Bitrix24 واحدة من أكثر الطرق فعالية لتبسيط عمليات الموافقة على المستندات. فهي تساعدك على ضمان الاتساق والمعالجة في الوقت المناسب عبر الفرق.

التسعير:

تقدم Bitrix24 خططًا ميسورة التكلفة تبدأ من 49 دولارًا شهريًا. استفد من خصم يصل إلى 20% على المدفوعات السنوية. استكشف مع فترة تجريبية مجانية لمدة 30 يومًا.

الرابط: https://www.bitrix24.com/tools/communications/online-documents-and-cloud-file-storage.php

---

8) بيندر

يعد Bynder خيارًا متميزًا لإدارة المحتوى. لقد اختبرت قدراته في إدارة المستندات، وقد جعل سير العمل الخاص بي أسرع وأكثر كفاءة. إنه رائع للمحترفين الذين يحتاجون إلى إنشاء مقاطع فيديو بسرعة وتسليمها إلى فرقهم. أنصحك بالاهتمام بقدرته على ضمان الامتثال للعلامة التجارية. في تجربتي، هذه الأداة ممتازة لتبسيط إدارة الأصول.

تأسست Bynder في عام 2013، وقد تم الإشادة بها لتسريع دورة حياة المحتوى الإبداعي وتمكينه مشاركة آمنة للملفاتداخليًا وخارجيًا. إنه رائع للمؤسسات التي تهدف إلى إدارة المحتوى والتعاون بشكل فعال وآمن.

المميزات:

• Digiإدارة الأصول (DAM): يساعدك Bynder على تنظيم الأصول والتحكم فيها مثل الصور ومقاطع الفيديو والمستندات ضمن نظام واحد. وقد يساعد هذا في تبسيط سير العمل وضمان الاستخدام الأكثر فعالية للموارد.
• دعم الوسائط الغنية: أستطيع أن أقول بثقة أن برنامج Bynder رائع لإدارة أنواع الملفات المعقدة. فهو يسمح لك بالتعامل مع الصور ومقاطع الفيديو بسهولة، مما يعزز مرونة إدارة المستندات.
• وضع علامات تلقائية على الصور: يتيح لك تطبيق Bynder أتمتة عملية وسم الصور باستخدام الذكاء الاصطناعي، مما يسهل تصنيف الملفات والبحث عنها بكفاءة. وهو الأفضل لتبسيط المهام المتكررة.
• تشغيل الفيديو: أستطيع استخدام Bynder لمراجعة محتوى الفيديو والتعاون فيه دون عناء، وذلك بفضل ميزة التشغيل المباشر. وهذا خيار رائع للفرق التي تحتاج إلى مشاركة فيديو سلسة.
• المكتبة المركزية: من الضروري أن يكون لديك مستودع موحد، ويساعدك Bynder في الحفاظ على مكتبة آمنة لتمكين الفريق من الوصول بشكل متسق وتنظيم الأصول.
• اتساق العلامة التجارية: يعد هذا الحل رائعًا لضمان هوية العلامة التجارية باستخدام أدوات تتيح لك مواءمة المواد مع إرشادات علامتك التجارية. وقد يكون مفيدًا في اتساق الرسائل.

التسعير:

تقدم Bynder مجموعة من ميزات إدارة العلامة التجارية والأصول الرقمية. اتصل بفريق المبيعات للحصول على عرض أسعار.

الرابط: https://www.bynder.com/en/document-management-system/

---

9) البرامج الوثائقية

Docuware هو أداة إدارة المستندات وأتمتة سير العمل. خلال تقييمي، وجدت أنه ممتاز للحفاظ على بيانات العمل المهمة بشكل آمن وسهل الوصول إليهايتيح لك هذا التطبيق مشاركة العقود وتحديثها وحفظها دون أي متاعب. فهو يستخدم تشفير البيانات، وهو أحد أفضل الطرق لضمان الوصول الآمن إلى الملفات.

تتمتع DocuWare، التي تأسست في عام 1988، بتعليقات إيجابية من العملاء ووفرة من الميزات. فهي تتيح لك إدارة المستندات بكفاءة مع أدوات مثل الفهرسة الذكية و أتمتة سير العمليتكامل البرنامج بسلاسة مع SAP, Oracle، والمزيد ويدعم تنسيقات ملفات مختلفة. يمكن الوصول إلى دعم عملاء DocuWare عبر وسائل مختلفة، مما يضمن توفر المساعدة عند الحاجة إليها.

المميزات:

• الفهرسة الذكية: أستطيع أن أقول إن الفهرسة الذكية في Docuware هي إحدى أفضل الطرق لضمان استرجاع البيانات بسرعة. فهي تسمح لك بأتمتة الفهرسة، وتجنب إدخال البيانات يدويًا لتحقيق الكفاءة.
• أتمتة سير العمل: باستخدام Docuware، يمكنني أن أهدف إلى تعزيز الإنتاجية باستخدام أتمتة سير العمل. فهي تساعدك على تقليل المهام المتكررة من خلال أتمتة الموافقات والإشعارات، وهي طريقة رائعة لتسريع عملية اتخاذ القرار.
• وثيقة آمنة Archiفينج: من الضروري الحفاظ على أمان المعلومات الحساسة. وثيقة Docuware الآمنة Archiيقدم ving حلاً مع التشفير وضوابط الوصول، مثالية للامتثال للوائح.
• قدرات التكامل: قد يساعد هذا في توحيد سير عملك. يتيح لك Docuware التكامل بسلاسة مع Microsoft Teams, Outlookو SAP، خيار رائع لتدفق المعلومات بسلاسة.
• معالجة المستندات الذكية: قد يكون من المفيد تبسيط عملية إدخال البيانات. تعمل تقنية معالجة المستندات الذكية من Docuware على التقاط المعلومات من مصادر متنوعة وأتمتة الروتينات، مما يضمن سير العمل المنظم والفعال.
• النماذج الإلكترونية: تعد النماذج الإلكترونية من Docuware إحدى أسهل الطرق لتسريع عملية جمع البيانات. فهي تتيح لك تخصيص النماذج لتحقيق أقصى قدر من فعالية مشاركة المعلومات.
• البحث عن النص الكامل: إن فكرة البحث عن النص الكامل في Docuware هي فكرة جيدة للعثور على المعلومات بسرعة. فهي تساعدك على إنشاء استعلامات بحث دقيقة وقابلة للتخصيص للحصول على أفضل استرجاع للمستندات.

التسعير:

يرجى التواصل مع فريق مبيعات Docuware للحصول على معلومات التسعير.

الرابط: https://start.docuware.com/

---

10) مدير محتوى FileNet

FileNet Content Manager هي أداة رائعة تتيح لك استرداد معلومات قيمة من المستندات. لقد قمت بمراجعة ميزاتها ووجدت أنها توفر حلول الأمان والتخزين والمحتوى على مستوى المؤسسة إلى جانب سير العمل يمكن تنفيذه بسهولة. يمكنني الوصول إلى مخازن محتوى متعددة بأمان ولاحظت كيف يعمل على أتمتة تصنيف الملفات بسلاسة. قد يساعد هذا الفرق التي تريد التعاون بشكل أسرع وبأقل قدر من المتاعب، مما يجعله خيارًا متفوقًا لإدارة المستندات.

يتيح لك FileNet Content Manager، الذي تأسس في عام 1982، إنشاء خدمات المحتوى ودمجها في عملك بسلاسة من خلال واجهة برمجة التطبيقات الخاصة به. ومن خلال الاستفادة من التكاملات مثل Salesforce، يوفر قوالب لبرنامج PowerPoint والبريد الإلكتروني.

المميزات:

• التقاط المحتوى وفهرسته: باستخدام FileNet Content Manager، يمكنني التقاط المستندات وفهرستها وتنظيمها تلقائيًا، مما يقلل من الجهد اليدوي. وهذا أمر رائع لضمان الوصول والاسترجاع السلس، وخاصة عند التعامل مع كميات هائلة من البيانات.
• قدرات البحث المتقدم: يتيح لك FileNet Content Manager تحديد موقع المستندات بسرعة باستخدام البيانات الوصفية والبحث عن النص الكامل. يساعدك هذا في العثور على محتوى معين بكفاءة، وهو أمر رائع لتوفير الوقت في مهام إدارة المستندات.
• رؤى المحتوى المدعومة بالذكاء الاصطناعي: من الضروري تحليل البيانات غير المنظمة، ويجعل FileNet Content Manager ذلك ممكنًا من خلال الاستفادة من الأدوات التي تعمل بالذكاء الاصطناعي. يساعدك هذا في استخراج الأفكار وأتمتة تصنيف المحتوى، وهي طريقة رائعة لتعزيز الإنتاجية.
• التعاون في المحتوى: هذه الميزة مثالية لتسهيل التعاون في الوقت الفعلي. يمكنني بسهولة مشاركة المستندات وتحريرها وإضافة التعليقات التوضيحية إليها داخل FileNet Content Manager دون التبديل بين الأدوات. إنها واحدة من أفضل الخيارات لتبسيط العمل الجماعي.
• تخزين المستندات الآمن: من المفيد ضمان أمان البيانات من خلال عناصر التحكم في الوصول القائمة على الأدوار والتشفير. يهدف FileNet Content Manager إلى حماية المعلومات الحساسة مع الحفاظ على الامتثال للوائح الصناعة.
• أتمتة سير العمل: يعد هذا الحل رائعًا لأتمتة سير العمل التي تركز على المستندات. يتيح لك FileNet Content Manager تحسين الكفاءة وإدارة المهام بشكل متسق، وهي الطريقة الأكثر فعالية لتبسيط العمليات المتكررة.
• إدارة المحتوى القابل للتطوير: أعتبر قابلية التوسع أمرًا ضروريًا عند إدارة احتياجات الأعمال المتنامية. يوفر FileNet Content Manager طريقة رائعة للتعامل مع أحجام كبيرة من المستندات بفضل بنيته القابلة للتوسع، مما يجعله حلاً مثاليًا للمؤسسات من جميع الأحجام.

التسعير:

FileNet Content Manager هو حل قوي لإدارة المحتوى. اطلب عرض أسعار من قسم المبيعات.

الرابط: https://www.ibm.com/products/filenet-content-manager

---

11) مشاريع زوهو

Zoho Projects هي أداة رائعة لإدارة المستندات والتعاون. لقد اختبرت هذه الأداة ووجدتها ممتازة تخطيط المشاريع، وتوزيع المهام، والبقاء على اتصال مع فريقيفي رأيي، يعد هذا أحد أفضل الحلول لإدارة أنواع مختلفة من الملفات مثل المستندات والرسومات ومقاطع الفيديو والتقارير وجداول البيانات في مكان واحد. إنه مفيد لمشاركة ملفات مؤسستك دون أي تعقيد. أوصي بهذه الأداة تتبع وإدارة إصدارات المستندات بكل سهولة. تتيح لك ميزة البحث تحديد موقع الملفات بسرعة من خلال الكلمات الرئيسية في العنوان أو المحتوى، مما يجعلها خيارًا ممتازًا.

المميزات:

• تخزين الملفات المركزية: يتيح لك Zoho Projects إدارة جميع ملفاتك، بما في ذلك المستندات وجداول البيانات والرسومات، في مكان مركزي واحد. يساعدك هذا على تجنب الفوضى والحفاظ على كل شيء منظمًا في مكان واحد.
• التحكم في الإصدار: أستطيع أن أؤكد أن Zoho Projects يوفر إحدى أفضل الطرق لتتبع التغييرات والمراجعات والتحديثات. فهو يساعدك على الحفاظ على الوضوح فيما يتعلق بإصدارات الملفات من خلال الملاحظات التفصيلية ومعلومات المؤلف.
• أدوات بحث قوية: من الضروري تحديد موقع الملفات بسرعة، وتتيح لك أدوات البحث القوية في Zoho Projects العثور على المستندات باستخدام العناوين أو الكلمات الرئيسية. وقد يساعد هذا في تبسيط سير عمل المشروع.
• التعاون في الوقت الفعلي: تتيح لك هذه الميزة التعليق على الملفات ومراجعتها في الوقت الفعلي. وهي طريقة رائعة للحد من سوء التواصل وضمان العمل الجماعي السلس.
• تنظيم المجلد الهرمي: من الجيد استخدام المجلدات الهرمية في Zoho Projects. يتيح لك هذا تنظيم الملفات بناءً على سير عمل فريقك، مما يجعل التنقل سهلاً وبديهيًا.
• سجلات التدقيق: تساعدك سجلات التدقيق في Zoho Projects على الحفاظ على الشفافية والامتثال. وقد يساعد هذا في تتبع جميع أنشطة المستندات، بما في ذلك عمليات التحرير والزيارات، بطريقة منظمة.
• إدارة سير العمل الآلية: تُعد أتمتة المهام المتكررة مثل تتبع المراجعة إحدى أسهل الطرق لتوفير الوقت. يساعدك Zoho Projects على تعزيز الكفاءة من خلال إدارة سير العمل بسلاسة.

التسعير:

تقدم Zoho Projects خططًا تبدأ من 4.25 دولارًا أمريكيًا شهريًا، مع خصم 20% على الدفعات السنوية. جربه مجانًا مع نسخة تجريبية مدتها 10 أيام. لا يلزم بطاقة الائتمان.

الرابط: https://www.zoho.com/projects/

ما هو نظام إدارة الوثائق؟

نظام إدارة المستندات هو حل آلي قائم على السحابة لإنشاء المستندات والملفات التجارية وتنظيمها ومشاركتها وتأمينها. يمكّنك من تتبع إصدار المستند الخاص بك دون أي متاعب. يوفر نظام التخزين السحابي هذا سير عمل مراجعات وموافقات أسرع لأصحاب المصلحة المختلفين الموجودين في مواقع جغرافية متعددة. يتيح لك الوصول بسهولة إلى مستندات العمل من الأجهزة اللوحية والهواتف الذكية.

كيف اخترنا أفضل برامج إدارة المستندات؟

At Guru99نحن نعطي الأولوية للمصداقية ونسعى جاهدين لتوفير معلومات دقيقة وذات صلة وموضوعية. بعد تخصيص أكثر من 110 ساعة للبحث في أكثر من 39 أفضل أنظمة إدارة الوثائقلقد قمت باختيار أفضل الخيارات بعناية، سواء المجانية أو المدفوعة. هذا البرنامج الشامل يقدم الدليل معلومات متعمقة ألق نظرة على ميزات كل نظام، وإيجابياته وسلبياته، والأسعار، وتأكد من حصولك على رؤى موثوقة هناك العديد من العوامل التي يجب مراعاتها عند اختيار أفضل برنامج لإدارة أو التحكم في المستندات، مثل الأمان وواجهة المستخدم وقدرات التكامل. تحقق من العوامل المهمة أدناه لضمان توافق البرنامج مع متطلباتك المحددة.

• تبحث: يجب عليك البحث عن مجموعة واسعة من الخيارات للعثور بسرعة على الملفات المطلوبة. من الجيد أنه يسمح لك بالبحث في المستندات حسب الاسم والمحتوى والنوع وتاريخ التعديل.
• هيكل الملف البسيط: يجب أن يتمتع نظام إدارة المستندات ببنية ملفات سهلة الاستخدام.
• التحكم في الإصدار: يعد التحكم في الإصدارات أو إدارة الإصدارات ميزة مهمة في برامج إدارة المستندات التي تمكنك من تتبع التغييرات في الملفات. يجب أن يحتفظ أفضل برنامج لإدارة المستندات أيضًا بأرشيف للإصدارات القديمة. وبالتالي، يمكنك بسهولة رؤية التعديلات في المستندات.
• الوصول المحمول: عليك أن تبحث عن نظام إدارة المستندات الذي يمكن الوصول إليه عبر الأجهزة اللوحية والهواتف الذكية. سيسمح لك هذا بعرض الملفات وتعديلها ومشاركتها من أي مكان.
• دمج: يجب أن يتكامل نظام إدارة المستندات بسهولة مع البرامج الأخرى التي تستخدمها بالفعل، مثل برنامج إدارة علاقات العملاء وعميل البريد الإلكتروني.
• الفحص: يجب أن يوفر برنامج إدارة المستندات ميزة مسح المستندات ضوئيًا.
• الأمن: يجب أن يسمح لك نظام إدارة المستندات بتعيين الأذونات لمستخدم معين للوصول إلى المجلدات والملفات.

ما هي أفضل طريقة لحفظ المستندات؟

فيما يلي أفضل الطرق لحفظ المستندات:

• نظام التصنيف الأبجدي: أفضل طريقة لحفظ المستندات هي حفظ المستندات أبجديًا. يجب أن يكون اسم المجلد مطابقًا لاسم المستندات.
• نظام الملفات الرقمية: يجب على الشركات التي تحتاج إلى عدد من المستندات مثل الفواتير إنشاء نظام حفظ رقمي.
• نظام الملفات الفئة: تحتاج إلى ترتيب ملفاتك وفقًا لفئات مثل البيانات الشخصية والتسويقية والإدارية وبيانات العملاء. ومن الممكن أيضًا تضمين موضوعات فرعية لكل فئة حسب حاجتك.

كيف يعمل نظام إدارة الوثائق الإلكترونية؟

فيما يلي عملية عمل نظام إدارة المستندات:

• التقاط المستندات: ستساعدك ميزة التقاط المستندات على حفظ ملفاتك حتى تتمكن من العثور عليها بسهولة لاحقًا. وهذا ممكن بفضل ميزة الفهرسة في DMS. يمكنك أيضًا إضافة بعض البيانات الوصفية للبحث عنها دون أي متاعب.
• تخزين المستندات المركزي: يحتوي نظام إدارة الوجهات السياحية (DMS) على مخزن مركزي للمستندات. يعد هذا أمرًا مهمًا لإدارة المستندات التي تأتي من أماكن متعددة والاحتفاظ بها.
• استرجاع الوثائق وتوزيعها: يتضمن نظام إدارة الوجهات السياحية (DMS) استرجاع المستندات وتوزيعها. من المهم التأكد من أنك تستخدم مستنداتك ومشاركتها دون أي مشكلة.

ما هي خيارات النشر لبرنامج إدارة المستندات؟

هناك خياران لنشر برامج إدارة المستندات: 1) البرامج المستندة إلى السحابة و2) البرامج المحلية.

1. البرمجيات المستندة إلى السحابة:

تتم استضافة البرامج المستندة إلى السحابة عبر الإنترنت بدلاً من تثبيتها على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. تمكنك من الوصول إلى المستندات الخاصة بك من أي مكان.

يتمتع البرنامج المستند إلى السحابة بخيارات النشر التالية:

• يتميز بتكاليف أقل لإدارة المستندات ويوفر إمكانية التوسع بسهولة.
• يتم تخزين البيانات في خوادم الطرف الثالث. وهذا سوف يقلل من عبء السيطرة عليه.
• يمكن الوصول إليها من أي جهاز متصل بالإنترنت.

2. البرامج المحلية:

البرامج المحلية هي عمومًا تطبيقات مثبتة على النظام المحلي. فهو يمكّنك من تكوين بياناتك وإدارتها والتحكم فيها بسهولة.

يحتوي البرنامج المحلي على خيارات النشر التالية:

• هذا النوع من البرامج له تكاليف أولية أعلى ولكن ليس لديه أي نفقات متكررة.
• يستغرق وقتا طويلا للتنفيذ.
• التحديثات هي مسؤولية المستخدم.
• يتم تخزين جميع بياناتك على خوادم مُدارة ذاتيًا تمنح المستخدمين تحكمًا جيدًا فيها.
• إنه قابل للتخصيص من حيث التحكم في البيانات والأمن.

حكم

برنامج إدارة الوثائق يسهل تنظيم الملفات وتخزينها والوصول إليها بشكل آمنأجد أنه ضروري للشركات التي تسعى إلى تبسيط سير العمل وتعزيز التعاون بين أفراد الفريق. إنه حل آمن وموثوق به يوفر ميزات التحكم في الإصدارات والامتثال والتكامل. تحقق من حكمي أدناه للحصول على أفضل الأدوات في هذه الفئة.

• زوهو WorkDrive: منصة قوية توفر البحث الذكي، وإصدارات غير محدودة، والتعاون السلس، والتكامل مع أكثر من 5000 تطبيق. إنها آمنة وسهلة الاستخدام ومثالية للشركات من جميع الأحجام.
• ورقة ذكية: أداة شاملة لأتمتة سير العمل وإدارة المشاريع باستخدام خيارات التقارير المباشرة والتكامل.
• Icedrive: حل آمن وفعال من حيث التكلفة مع تشفير بدون معرفة، وتخزين مؤقت ذكي، وميزات موثوقة لمشاركة الملفات.

الأسئلة المتكررة