المراسلة في SAP - التكوين والأنواع
ميسون جارسيا
⚡ ملخص ذكي
مراسلات حسابات القبض في SAP يقوم النظام بتسليم الرسائل مثل الفواتير وكشوف الحسابات إلى العملاء. يتم تكوين أنواع المراسلات القياسية والمخصصة، وإنشاؤها أثناء عملية الإرسال أو لاحقاً، وإصدارها كمخرجات مطبوعة أو عبر البريد الإلكتروني أو الفاكس.
هناك العديد من أنواع المراسلات القياسية المتاحة مثل طباعة الفاتورة وكشف الحساب وما إلى ذلك. ويمكن أيضًا إنشاء أنواع المراسلات المخصصة.
يمكن إنشاء المراسلات في وقت معالجة معاملة تجارية معينة أو في مرحلة لاحقة لعمليات نشر المعاملات التي تم إنشاؤها بالفعل.
يمكن إرسال المراسلات إلى العميل/البائع بصيغ مختلفة مثل البريد الإلكتروني والفاكس. المراسلات هي في الأساس عبارة عن خطابات وما إلى ذلك يتم إرسالها من SAP للبائع / العميل الخ
يمكن إنشاء المراسلات بشكل فردي أو جماعي، بشكل مخصص أو عبر مهمة مجمعة آلية.
أنواع المراسلات
فيما يلي قائمة أمثلة لأنواع المراسلات القياسية المختلفة، والتي يمكن نسخها لإنشاء نموذج مخصص أو برنامج محدد وما إلى ذلك.
| نوع المراسلة | مراسلة Descriptأيون | برنامج الطباعة | البيانات المطلوبة | معيار العينة SAP نموذج البرنامج النصي |
|---|---|---|---|---|
| SAP01 | إشعارات الدفع | RFKORD00 | رقم المستند | F140_PAY_CONF_01 |
| SAP06 | كشف حساب | RFKORD10 | رقم الحساب والتاريخ | F140_ACC_STAT_01 |
| SAP07 | Bill من بيانات رسوم الصرف | RFKORD20 | رقم المستند | ف140_بيل_CHA_01 |
| SAP09 | المستندات الداخلية | RFKORD30 | رقم المستند | F140_INT_DOCU_01 |
| SAP10 | رسائل فردية | RFKORD40 | رقم الحساب | F140_IND_TEXT_01 |
| SAP11 | مستند مثالtracts | RFKORD50 | رقم المستند | F140_DOCU_EXC_01 |
| SAP13 | بيانات العملاء | RFKORD11 | رقم العميل والتاريخ | F140_CUS_STAT_01 |
كيفية القيام بتكوين المراسلات
تكوين المراسلات في SAP يمكن تنفيذها بالخطوات التالية
الخطوة 1) تحديد نوع المراسلات
المسار: - SPRO > المحاسبة المالية (جديد) > حسابات القبض والحسابات الدائنة > حسابات العملاء > البنود > المراسلات > إنشاء إعدادات المراسلات والتحقق منها > تحديد أنواع المراسلات
تقديم Code:-OB77
هنا مختلفة SAP تتوفر أنواع المراسلات القياسية. يمكنك أيضًا إنشاء أنواع المراسلات المخصصة الخاصة بك. يمكنك تحديد البيانات المطلوبة لإنشاء المراسلات، على سبيل المثال بالنسبة لكشف الحساب، يمكنك تحديد أن العميل/المورد الرئيسي ضروري لكشف الحساب. يمكنك أيضًا تحديد معلمات التاريخ والنص الذي سيظهر لاختيار التاريخ.
الخطوة 2) تعيين البرنامج لنوع المراسلات
المسار: -SPRO > المحاسبة المالية (جديد) > حسابات القبض والحسابات الدائنة > حسابات العملاء > البنود > المراسلات > إنشاء والتحقق من إعدادات المراسلات > تعيين البرامج لأنواع المراسلات
تقديم Code: -OB78
هنا تحتاج إلى ربط برنامج إنشاء المراسلات بنوع المراسلات. يمكنك أيضًا تحديد برامج مختلفة لرموز شركات مختلفة. (يمكنك أيضًا تحديد المتغير الافتراضي هنا لتنفيذ البرنامج. يمكنك إنشاء مثل هذا المتغير من المعاملة SE38/ SA38 للبرنامج.)
يمكنك أيضًا إنشاء برنامجك المخصص كنسخة من البرنامج القياسي ويمكنك إجراء التغييرات المناسبة لتلبية أي من احتياجات العميل الخاصة بك.
الخطوة 3) تحديد وظائف الاستدعاء لنوع المراسلات
المسار: -SPRO > المحاسبة المالية (جديد) > حسابات القبض والحسابات الدائنة > حسابات العملاء > البنود > المراسلات > إنشاء والتحقق من إعدادات المراسلات > تحديد وظائف الاستدعاء
تقديم Code:-OB79
هنا تحتاج إلى تحديد أنه في أي وقت يمكنك إنشاء نوع المراسلات المعين. يمكنك أيضًا تحديد إعداد مختلف لرموز الشركات المختلفة. الخيارات المختلفة المتاحة هي:-
- في وقت إدخال المستند (على سبيل المثال FB50، FB60، وما إلى ذلك)
- في وقت ترحيل الدفعات (على سبيل المثال F-28، F-26، وما إلى ذلك)
- في وقت عرض المستند أو تغييره (على سبيل المثال FB02، FB03، وما إلى ذلك)
- في وقت عرض الحساب (على سبيل المثال FBL1N، FBL5N، وما إلى ذلك)
الخطوة 4) تعيين نموذج المراسلات لبرنامج طباعة المراسلات
المسار: -SPRO > المحاسبة المالية (جديد) > حسابات القبض والحسابات الدائنة > حسابات العملاء > مراسلات البنود > إنشاء إعدادات المراسلات والتحقق منها > تحديد أسماء النماذج لطباعة المراسلات
تقديم Code: -OB96
تحتاج هنا إلى تحديد تعريف النماذج الذي سيتم استخدامه بواسطة برنامج طباعة المراسلات. يمكنك أيضًا تحديد إعداد مختلف لرموز الشركات المختلفة. (ال SAP يتم تعريف نموذج البرنامج النصي باستخدام المعاملة SE71، حيث يتم ترتيب البيانات المختلفة بتنسيق الإخراج لتتم معالجتها. هذا SAP يحدد نموذج البرنامج النصي التخطيط في الإخراج.)
يمكنك أيضًا استخدام معرفات النماذج المكونة من رقمين، والتي يمكنك من خلالها استدعاء نماذج مختلفة لمعرفات نماذج مختلفة في نفس رمز الشركة.
يمكن تقديم معرف النموذج هذا في شاشة التحديد لبرنامج الطباعة الذي يقوم بإنشاء المراسلات. يمكنك تحديد معرف نموذج واحد فقط في المرة الواحدة لنوع المراسلات. يمكنك إنشاء أنواع مراسلات متعددة، مما يؤدي إلى تشغيل معرفات نماذج مختلفة.
الخطوة 5) تحديد تفاصيل المرسل للمراسلات
المسار:-SPRO > المحاسبة المالية (جديد) > الحسابات المدينة والحسابات الدائنة > حسابات العملاء > بنود السطور > المراسلات > إنشاء إعدادات المراسلات والتحقق منها > تحديد تفاصيل المرسل لنموذج المراسلات
تقديم Code:-OBB1
يمكنك هنا ربط التفاصيل الخاصة بالرأس والتذييل والتوقيع والمرسل. يتم تعريف هذا النص باستخدام المعاملة SO10 مع معرف النص كما هو مرتبط أعلاه (على سبيل المثال ADRS). يمكنك أيضًا تحديد إعداد مختلف لرموز الشركات المختلفة. (كما يمكن تعريف متغير المرسل المكون من رقمين، والذي يمكنك إعطاؤه لمعلمات التحديد لبرنامج الطباعة. سيسمح هذا بتفاصيل مرسل مختلفة ضمن رمز الشركة نفسه.)
الخطوة 6) تحديد متغيرات الفرز للمراسلات
المسار: -SPRO > المحاسبة المالية (جديد) > حسابات القبض والحسابات الدائنة > حسابات العملاء > البنود > المراسلات > إنشاء إعدادات المراسلات والتحقق منها > تحديد متغيرات الفرز للمراسلات
تقديم Code: -O7S4
يمكنك هنا تحديد الترتيب الذي سيتم به إنشاء رسائل المراسلات. على سبيل المثال، إذا كنت تقوم بإنشاء كشف حساب لبائعين متعددين، فسيتم فرز البائعين بهذا الترتيب ثم سيتم إنشاء الخطاب. يمكن توفير متغير الفرز هذا في شاشة التحديد الخاصة ببرنامج الطباعة الذي يقوم بإنشاء المراسلات.
الخطوة 7) تحديد متغيرات الفرز لعناصر المراسلات
المسار: -SPRO > المحاسبة المالية (جديد) > حسابات القبض والحسابات الدائنة > حسابات العملاء > عناصر السطر > المراسلات > إنشاء إعدادات المراسلات والتحقق منها > تحديد متغيرات الفرز لعناصر السطر
تقديم Code: -O7S6
يمكنك هنا تحديد الترتيب الذي ستظهر به العناصر المختلفة في رسائل المراسلة. على سبيل المثال، إذا كان كشف حساب المورد يحتوي على فواتير متعددة، فسيتم فرز الفواتير بهذا الترتيب ثم سيتم إنشاء الخطاب.
يمكن توفير متغير الفرز هذا في شاشة التحديد الخاصة ببرنامج الطباعة الذي يقوم بإنشاء المراسلات.
توليد المراسلات
كما هو موضح سابقًا أيضًا أثناء تكوين نقطة الاستدعاء، يمكن إنشاء المراسلات في الأوقات التالية:-
- في وقت إدخال المستند (على سبيل المثال FB50، FB60، وما إلى ذلك)
- في وقت ترحيل الدفعات (على سبيل المثال F-28، F-26، وما إلى ذلك)
- في وقت عرض المستند أو تغييره (على سبيل المثال FB02، FB03، وما إلى ذلك)
- في وقت عرض الحساب (على سبيل المثال FBL1N، FBL5N، وما إلى ذلك)
يمكن إنشاء المراسلات لمستند معين أو لحساب البائع (الموردين)/العميل (العملاء). سوف تشرح الشرائح التالية كيفية إنشاء المراسلات عبر الطرق المختلفة وطباعتها.
إنشاء المراسلات (الطريقة أ):-
يمكن إنشاء المراسلات أثناء إنشاء المستند أو تغييره أو عرضه.
للقيام بذلك، انتقل إلى البيئة > المراسلات وحدد نوع المراسلات ذات الصلة، على سبيل المثال، انظر الشاشة أدناه FB70 إنشاء فاتورة العميل:-
وبالمثل، يمكنك إنشاء المراسلات من عرض المستندات/التغيير من المعاملة، كما هو الحال في FB02/ FB03/ FBl1N/ FLB5N، إلخ.
إنشاء المراسلات (الطريقة ب)
للحالية محاسبة المستندات التي يمكنك استخدام رمز المعاملة FB12.
بعد إدخال رمز الشركة، سيتم سؤالك عن نوع المراسلة. حدد نوع المراسلات وسيطلب منك إدخال رقم المستند/رقم الحساب. وما إلى ذلك بناءً على إعداد نوع المراسلات. بعد ذلك يتم طلب المراسلة.
إنشاء المراسلات (الطريقة ج)
من المعاملة F.27، يمكنك إنشاء المراسلات (كشف الحساب) للمورد (الموردين) / العميل (العملاء).
هنا "المؤشر في السجل الرئيسي"، يجب أن تتطابق القيمة المُدخلة مع القيمة المُدخلة في بيانات العميل/المورد الرئيسية > الشركة Code > المراسلات.
إذا قمت بتحديد مربع الاختيار "طلب فردي"، فإذا كان لدى نفس البائع/العميل عناصر سطر في رموز شركات متعددة، فسيتم إنشاء بيان منفصل لكل رمز شركة.
طباعة المراسلات
طباعة المراسلات (الطريقة أ):-
استخدم رمز المعاملة F.61 لطباعة نوع المراسلات ذات الصلة التي تم إنشاؤها بالفعل. عند التنفيذ، سيتم ببساطة طباعة المراسلات (إذا تم تكوين البريد الإلكتروني/الفاكس، وما إلى ذلك، فسيتم إنشاء الإخراج بهذا التنسيق)
طباعة المراسلات (الطريقة ب):-
من الصفقة F.64يمكنك رؤية خطاب المراسلة (Spool) الذي تم إنشاؤه ويمكنك طباعته. (الفرق عن F.61 هو أنه في F.64 يمكنك أيضًا إجراء عمليات أخرى (مثل الحذف ومعاينة الطباعة وما إلى ذلك) لطلبات المراسلة التي تم إنشاؤها بالفعل.)
يمكن رؤية التخزين المؤقت الذي تم إنشاؤه وطباعته من المعاملة SP02 أو النظام > طلب التخزين المؤقت الخاص.
المراسلة عبر البريد الإلكتروني
الحفاظ على عنوان البريد الإلكتروني في الإعداد في العميل/ سيد البائع > البيانات العامة > علامة التبويب العنوان > الاتصالات وحدد طريقة الاتصال مثل البريد الإلكتروني.
قم أيضًا بتحديث عنوان البريد الإلكتروني في بيانات العملاء/الموردين الرئيسية > الشركة Code البيانات > علامة تبويب المراسلات.
سيتم بعد ذلك إنشاء المراسلات الخاصة بهذا العميل/البائع بتنسيق البريد الإلكتروني بدلاً من إخراج الطباعة (مع الأخذ في الاعتبار إعداد خروج المستخدم الذي تم إجراؤه لتحديد طريقة الاتصال في خروج المستخدم الموضحة في الشريحة التالية.)
(ملاحظة: وبالمثل، يمكنك ضبط إعداد إخراج الفاكس عن طريق تحديد الاتصال القياسي كفاكس والحفاظ على رقم الفاكس.)
